Adobes dokumentsky standardvurdering og vurdering

Adobe er merkevaren når det kommer til desktop-publisering og kreativt innhold. Samtidig er selskapet ledende på PDF-filområdet også med Acrobat. Ved å kombinere disse to styrkeområdene, kan Adobe tilby en dokumenthåndteringsplattform som Adobe Document Cloud (som begynner på $ 12.99 per måned).

Du vil ikke bli overrasket over at selskapet, gitt Acrobat-merkevaren og dets styrker, fokuserer de fleste av Adobe Document Cloud-verktøyene på å håndtere PDF-filer så vel som områder som vanligvis er dominert av markøren, papir, penn og bud. Selv om det betyr at du kan finne det mer begrenset enn dokumenthåndtere som er mindre formatspesifikke, for eksempel våre Editors 'Choice-vinnere Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online, er Adobe Document Cloud fremdeles et solid valg for små bedrifter som har standardisert PDF eller bare ønsker å samle underskrifter, og dele og spore viktige dokumenter.

Adobe Document Cloud-pakker

Du kan abonnere på Adobe Document Cloud på egen hånd eller som en del av Creative Cloud, en pakke med ni Adobe-verktøy som også inkluderer Adobe Illustrator og Adobe Photoshop. Adobe Document Cloud leveres sammen med Adobe Acrobat DC, et stasjonært produkt, selv om hver og en også kan stå alene. Den leveres også med Adobe Sign for å be om digitale signaturer og spore tilknyttede dokumenter. Det er ingen gratis versjon eller en gratis prøveversjon av Adobe Document Cloud, men den er inkludert i Adobes Creative Cloud-pakke, som har en gratis 30-dagers prøveperiode.

Adobe Document Cloud har to betalte planer. Standardplanen koster $ 12, 99 per måned (som vi vurderte) med et år langt abonnement, eller du kan gå månedlig for $ 22, 99 per måned. Med denne planen kan du opprette, redigere og eksportere PDF-filer og sende dokumenter som skal signeres elektronisk. Standardplanen inkluderer Acrobat Standard DC, som bare er kompatibel med Windows 7, 8 og 10.

Pro-planen koster $ 14.99 per måned for et år langt abonnement eller $ 24.99 per måned for en månedlig plan. Den leveres med en lisens for Acrobat Pro DC, som gir muligheten til å sette inn lyd- og videofiler i PDF-filer og redigere skannede dokumenter. Acrobat Pro DC er både Windows og Mac-kompatibel (OS X v10.9 og v10.10). Det inkluderer også 30-dagers tilgang til Adobe Photoshop, Lightroom og annen Creative Cloud-programvare. Begge abonnementsplanene inkluderer gratisoppdateringer. Hvis du velger å kjøpe Creative Cloud, begynner planene som inkluderer Adobe Document Cloud på 49, 99 dollar per måned.

Komme i gang med Adobe Document Cloud

For å registrere deg med Adobe Document Cloud, kan du enten logge deg på din eksisterende konto eller opprette en konto hos Adobe. Enten du bestemmer deg for å abonnere på Creative Cloud eller bare Adobe Document Cloud, må du oppgi kontakt- og betalingsinformasjonen din og bestemme om du vil ha en månedlig eller årlig plan.

Du har sannsynligvis brukt et Adobe-produkt før, selv om du bare vil se PDF-filer, så brukergrensesnittet til Adobe Document Cloud (UI) kan se kjent ut. Funksjonene er delt mellom PDF-tjenester og Adobe Sign-tjenester. Fra oversikten kan du få tilgang til filene dine, og eksportere, redigere og opprette PDF-filer. Du kan også kombinere filer og bruke tre forretningsfunksjoner: Fyll og signer, Send & Spor og Send for signatur. Adobe Document Cloud er kompatibel med berøringsskjerm-brukergrensesnitt.

Dokumentdeling og samarbeid

Adobe Document Cloud handler mindre om lagring av filer og mer om samarbeidende arbeidsflyter med PDF, enten du redigerer og foredler bedriftsdokumenter, eller trenger å sende ut kontrakter for flere signaturer. Adobe Document Cloud støtter lagring av flere filtyper, men disse filene må konverteres til PDF-format for å aktivere redigering. Denne begrensningen er brukbar for visse brukstilfeller, for eksempel samarbeid på kontoret med kolleger med egen Acrobat-lisens, men det kan være en kritisk utelatelse for organisasjoner som koordinerer med eksterne brukere for dokumentoppretting. Filer kan eksporteres som Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint eller andre filer etter det faktum. På den annen side kan Adobe Acrobat DC (ikke Adobe Document Cloud men Acrobat desktop-applikasjonen så vel som mobilappene) nå ut til leverandører av skylagring, for eksempel Microsoft OneDrive for Business og DropBox Business for å administrere PDF-filer du måtte ha i en av disse stedene.

Det er flere verktøy for å håndtere vanlige oppgaver med PDF-filer i Adobe Document Cloud, inkludert oppretting av PDF-filer (virkelig, konvertering av dokumenter til PDF da du ikke kan opprette en fra bunnen av), kombinere flere filer til en PDF, omorganisere PDF-sider og eksportere filer til PDF. Disse verktøyene er absolutt ikke eksklusivt for Adobe Document Cloud UI ettersom lisensierte brukere kan utføre de samme oppgavene i Adobe Acrobat DC eller mobilapper på Android eller iOS. Men å ha et skybasert alternativ for disse jobbene gir absolutt noen fordeler for brukere som kan utføre arbeid fra flere datamaskiner. PDF-filer redigert i Adobe Document Cloud kan til og med utnytte OCR (Optical Character Recognition) for å konvertere skannede PDF-filer til redigerbar eller søkbar tekst. Dette er en funksjon som er spesielt nyttig for organisasjoner med et eksisterende papirdokumentbibliotek.

Der Adobe Document Cloud virkelig kommer til sin rett er dens evne til å håndtere oppgaver som ofte er nødvendige etter at et dokument har nådd en endelig eller nær endelig tilstand. Det er ikke tilfeldig at dette er det samme søte stedet Adobe har bebodd med Acrobat og PDF-format generelt i over et tiår. Funksjoner som mange brukere tar for gitt, for eksempel muligheten til å legge inn skrifter, komprimere bilder og håndtere formfunksjoner, gjør Acrobat til et solid valg for alt fra å publisere salgsdokumenter til produktmanualer til juridiske dokumenter og alt mellom.

Bedrifter som bruker tid på å rutere dokumenter frem og tilbake for gjennomgang eller signatur, kan ha stor fordel av Adobe Document Cloud. Bruken av e-post for å sende dokumenter som skal skrives ut, signeres, skannes og sendes tilbake, er utrolig ineffektiv sammenlignet med Adobe Document Cloud evne til å håndtere dirigering av et dokument til flere signaturer. Alternativer som passordbeskyttelse, daglige eller ukentlige påminnelser og sporingsfunksjoner er helt ærlig de siste neglene i kisten til ethvert argument om kostnadsfordeler av Adobe Document Cloud. Det er også verdt å merke seg at signaturfunksjonene som er oppnådd med Adobe Document Cloud, lett er i toppnivået til dokumenthåndteringssystemene vi har gjennomgått. Microsoft SharePoint Online bringer liknende funksjonalitet til spillet og støtter flere filformater, men håndterer ikke PDF-filer så bra som Adobe Document Cloud.

Du kan enkelt fylle ut skjemaer ved å bruke Fill & Sign-funksjonen. Praktisk kan du lagre ofte brukte felt, inkludert navn, adresse, e-post og telefon, slik at du ikke trenger å skrive denne informasjonen gjentatte ganger. Når du har fullført et skjema, kan du lagre det som en PDF-fil eller skrive ut det. Du kan dele filer med hvem som helst (forutsatt at du har e-postadressen deres) ved å bruke Send & Track og velge å motta varsler når mottakeren viser filen. Disse funksjonene er også tilgjengelige for alle filer du har lagret i en Creative Cloud-konto.

Når du har valgt en fil, kan du deretter legge til et signaturfelt, et startfelt eller en signaturblokk samt navn og dato. Det endelige dokumentet kan deretter lagres i dokumentbiblioteket ditt for fremtidig bruk, noe som er nyttig hvis du sender ut samme kontrakt konsekvent. Mottakere kan velge å delegere signaturen til noen andre. Ellers kan de deretter fylle ut alle nødvendige felt og opprette en e-signatur ved å skrive navnet sitt, tegne det eller laste opp en bildefil. Skrivealternativet genererer noen få signaturvalg. Etter at mottakeren har sendt den signerte filen, kan de laste ned en kopi eller registrere seg for en gratis 14-dagers prøveversjon av Adobe Sign ($ 9.99 per måned og oppover).

Et problem med denne funksjonen er at den omdirigerer deg til Adobe Sign UI, og det er ikke umiddelbart klart hvordan du kommer tilbake til Adobe Document Cloud eller til Creative Cloud-dashbordet. Vi sparer deg litt tid: Klikk på Adobe Sign-logoen øverst til venstre på skjermen.

Adobe Document Cloud støtter også biblioteksmaler, som er gjenbrukbare objekter (enten et dokument eller et skjemaoverlegg) som kan utnyttes for å utføre repeterende oppgaver mer effektivt. Dokumentmaler inkluderer dokumentinnhold og skjema Enger, og er ideelle for sending et fullstendig dokument for signatur (tenk kundeavtaler, ikke-avsløringsavtaler, etc.). Skjemaoverlegg er litt mer stødige, men gir deg muligheten til å legge til et forhåndskonfigurert skjema til ethvert dokument med samme layout. Dette er nyttig for ting som en signaturblokk for bedriftsbrev, skjemaer som krever annen merkevarebygging eller ordbruk avhengig av kunden, pluss et utall andre tilfeller av annen bruk.

Adobe har flere mobilapper for Android og iOS som utvider funksjonene til Adobe Document Cloud. Acrobat Reader Mobile speiler det du ser på skrivebordet ditt og online. Du kan se og redigere PDF-filer mens du er på farten. Du kan også få tilgang til filer i Dropbox, OneDrive eller andre leverandører av skylagring hvis du har koblet til kontoen din. Med Adobe Sign Mobile kan du signere dokumenter, be om e-signaturer fra andre og spore fremgang. Du kan også enkelt fange signaturen din ved å bruke berøringsskjermen på telefonen, lagre den og bruke den på tvers av Adobe Document Cloud. Du kan logge deg på appen ved å bruke din logge-ID eller din Adobe-ID, slik at den er koblet opp til kontoen din.

Fill & Sign Mobile kan brukes til å fylle ut og signere skjemaer mens du er på farten, selv om denne appen ikke er tilkoblet med Adobe-kontoen din. Du trenger faktisk ikke noen Adobe-ID i det hele tatt. Med det kan du til og med knipse et bilde av et skjema og fylle det ut på din mobile enhet. Apropos snap bilder, Adobe Scan gjør mobilenhetskameraet ditt til en bærbar dokumentskanner, og til og med lar deg laste opp en PDF-fil til Adobe Document Cloud der OCR kan konvertere dokumentet fra et enkelt bilde til tekst du kan redigere eller kopiere.

Adobe tilbyr god hjelp hvis du får problemer. Du kan søke på Adobes grundig online supportdokumentasjon, selv om vi fikk noen feilmeldinger da vi gjorde enkle søk. Du kan også besøke brukerfora. Hvis du trenger å komme i kontakt med Adobe, kan du bruke live chat, som er tilgjengelig 24/7 eller anrop supportteamet på hverdager mellom kl. 17-19 (PST). Før du kan kontakte Adobe direkte, må du imidlertid først fylle ut et interaktivt skjema til spesifikk problemet ditt. Dette er litt irriterende (selv om det prøver å tilby mulige løsninger før du ringer eller starter en chat).

En solid e-signatur- og samarbeidstjeneste

I oktober introduserte Adobe oppdateringer til Adobe Document Cloud som inkluderer et sentralt dokumentnav og støtte for tilkoblede mobilapper. Selskapet sa også at det har strømlinjeformet dokumentanmeldelser og lagt til berøringsaktivert redigering på nettbrett. I tillegg hjelper en kunstig intelligens (A) -funksjon kalt Adobe Sensei med å automatisere repeterende oppgaver når du bruker Adobe Scan og Adobe DC.

Adobe Document Cloud er ikke ment å være en fullverdig dokumenthåndteringstjeneste, noe som betyr at den ikke sammenligner med Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online når det gjelder bred filtypestøtte, synkronisering, robust sikkerhet og tilpasning. For å være rettferdig, men , Adobe Document Cloud utmerker seg med å tilby nøkkelfunksjonalitet i fokusområdene for kundene. I tillegg tilbyr Adobe også integrasjon i store enterprise skysystemer som Microsoft Office 365, Microsoft SharePoint Online, Salesforce og flere andre. Disse integrasjonene tjener til å effektivisere virksomheten din ved å utnytte styrken til flere skytjenester, slik at du kan utføre vanlige arbeidsoppgaver innenfor konteksten av ditt fokusområde - enten det er å legge ut et dokument til et SharePoint-nettsted for kommentar eller sende kontraktsdokumenter for signatur til kunder innen Salesforce.

Hvis bedriften din trenger å bli mer effektiv til å dele og spore viktige papirer og samle underskrifter, gjør Adobe Document Cloud susen. Dette er spesielt når det er parret med Acrobat DC, som har mer filkompatibilitet, integrasjoner og redigeringsalternativer. For full dokumentstyring, vil du sannsynligvis se andre steder, selv om det er en sterk mulighet for at du bør vurdere Adobe Document Cloud selv om det ikke er ditt valg for et dokumentstyringssystem. Tid er penger, og den digitale signaturen og formfunksjonene alene kan gjøre Adobe Document Cloud til en verdig investering og en viktig del av virksomheten din.