Agiloft anmeldelse og vurdering

Grensesnitt og kjernefunksjoner

Agiloft tilpasser hver implementering basert på individuelle forretningsbehov, så det du ser i Agiloft er helt knyttet til brukerrollen din og de spesifikke arbeidsstyringene for kontraktstyring tilpasset organisasjonen din. I motsetning til en plattform som Coupa Contract Lifecycle Management, som fokuserer sin kontraktsstyring utelukkende på bruksstyrings- og anskaffelsesscenarier, er Agiloft en tom skifer som du kan skreddersy til enhver sak for forretningsbruk.

Vanilje-brukergrensesnittet (UI) kan se ut datert hvis det brukes uten å bruke noen tilpasning. Men Agiloft lar deg justere farger, merkevarebygging og layout til din smak eller for å matche bedriftens nettsted. For å teste den oppdaterte plattformen logget jeg inn i fire forskjellige portaler tilpasset spesifikke roller. Avhengig av om jeg logget inn som administrator, kontraktsansvarlig, kontraktsgodkjenner eller kontraktsbruker, så jeg et annet arrangement av tilgjengelige funksjoner og felt.

I alle de brukerdefinerte dashbordene er det første du ser et tilpasset dashbord med diagrammer og widgeter og en navigasjonsmeny til venstre som viser tilgjengelige "tabeller" for plattformen, nylig åpnede poster og kontrakter, og enhver oppgave du ' har blitt tildelt. Det er også en universell søkefelt øverst i brukergrensesnittet som kan kjøre spørsmål på hver kontrakt, fil, side og post i databasen. I forbindelse med denne gjennomgangen testet vi fra perspektivet til en kontraktsansvarlig, godkjenner og bruker fra forskjellige tilpassede brukergrensesnitt.

Når jeg logget inn på kontraktens lederportal, fikk jeg umiddelbart widget-baserte diagrammer over pågående kontrakter og kommende kontraktutløp og fornyelser. Jeg fikk også en liste over poster for å administrere aktive kontrakter. Et postikon ved siden av hver kontrakt ga meg muligheter til å sette opp varsler eller automatiserte handlinger på en bestemt kontrakthandling eller tilordne en oppgave til en annen bruker. Fra denne siden kunne jeg også importere og eksportere kontrakter, sjekke kontrakten jeg ønsket å redigere osv. Som kontraktsjef hadde jeg da en rekke alternativer i menyen til venstre. Jeg kunne se kataloglister over alle personer og selskaper tilknyttet kontrakter i og utenfor organisasjonen, samt alle kontraktene i systemet med et treikon. Dette lar meg se et forholdsskjema over brukere og selskaper tilknyttet den kontrakten. I likhet med Onit Contract Administration og Contract Review & Approval, er det også godkjenningsarbeidsflyter for å spore kontrakter, så vel som avtaletyper og muligheten til å lage forskjellige maler. Agiloft lar deg også søke etter de spesifikke klausulene i en kontrakt og søke i et klausulspesifikt bibliotek. For å illustrere forskjellen i brukerroller, viste avtalegodkjenningsportalen bare de grunnleggende katalog- og avtalegodkjenningstabellene uten noe av den dypere funksjonaliteten; kontraktsbrukeren vil ikke se godkjenningsalternativet.

For å teste hvordan Agiloft håndterer kontraktens livssyklus opprettet jeg en ny kontrakt, satte opp en godkjenningsarbeidsflyt for den og sporet kontrakten fra begynnelse til signatur. Når du klikker på knappen Ny kontrakt, åpner Agiloft et detaljert vindu med en svimlende rekke alternativer. Hver nye post får et ID-nummer som standard, og da hadde jeg muligheten til å velge om denne posten var en kontrakt, underleverandør, hovedavtale eller en endring av en eksisterende kontrakt. Det finnes også kontraktstype, som gir deg alle de tilpassede typene og malene virksomheten din har laget å velge mellom. Disse typene og malene inkluderer en slik kundeservicekontrakt, ikke-avsløringsavtale, arbeidsavtale, leverandør og partnerkontrakt.

Jeg valgte en kundeservicekontrakt og tildelte den til det interne kundeteamet (Agiloft lar deg opprette tilpassede grupper, team og avdelinger). Derfra konfigurerte jeg PCMag-testkontrakten til automatisk fornyelse hver 12. måned, og la deretter inn kontraktens start- og sluttdato, beløp og firmainformasjon knyttet til kontrakten. Du kan komme så dypt inn i detaljene du vil med kontraktsveiviseren. Denne veiviseren lar deg knytte vedlagte dokumenter og eiendeler, konfigurere e-poster og oppgaver og selvfølgelig sette opp godkjenningsarbeidsflyter og signaturer med en fullstendig historie og revisjonsspor tilknyttet posten. Tilknyttede vedlegg og eiendeler kan til og med inkludere forsikringsbevis tilknyttet et selskap eller kontrakt.

Avhengig av brukertillatelsene dine, kan en kontraktsansvarlig eller administrator lagre endringene i kontrakten når du er ferdig, eller klikke på "Send til vurdering" -knappen for å sende den til neste trinn i prosessen. Totalt sett føltes kontraktopprettelsesprosessen noe overveldende sammenlignet med de mer strømlinjeformede opplevelsene av plattformer som Concord og ContractWorks. Men dette er bare fordi Agiloft gir deg flere kornformede alternativer og felt enn noen annen løsning vi testet. Tilpasningsevnen lar deg gjøre arbeidsstyrken til kontraktsadministrasjon så enkel eller kompleks som du ønsker.

Avanserte arbeidsflyter, rapporter og integrasjoner

Agiloft lyser når det gjelder avanserte kontraktstyringsfunksjoner og arbeidsflytautomatisering. Fra adminportalen kan du se hele spekteret av funksjonalitet i plattformen hvis du bestemmer deg for å tilpasse den til den grad. Dette starter med avansert søk og mer dynamiske native redigeringsfunksjoner.

Den nye hurtigsøkfeltet er standard for et tekstsøk, slik at du kan skrive inn et hvilket som helst nøkkelord og Agiloft skanner alle tabellene i databasen sammen med alle dokumenter og PDF-filer i systemet ved hjelp av OCR. Du kan også konfigurere rullegardinmenyen for søk til å søke etter spesifikke felt, for eksempel å finne hver kontrakt som har en ventende status knyttet til den. Administratorer velger hvilke felt som skal vises i rullegardinmenyen for søk, og du kan også lagre søk etter en rask gjentakelsespørsel. Hvis du har søkt etter en bestemt post og ønsker å gjøre endringer mens du er klar, kan nye redigering i tabellen og direkte filredigeringsfunksjoner sjekke ut og redigere et dokument i Microsoft Word. Du kan deretter lagre det når du er ferdig, med en full endringslogg, men uten å måtte lagre en lokal kopi av dokumentet.

Rapporteringen er også omfattende. I administratorgrensesnittet inneholder hver fane i venstre meny et diagram / rapporter-alternativ som lar deg trekke ut analyser på ethvert aspekt av livssyklusen til kontraktstyring. I Oppgaver kan du for eksempel se gjennomsnittlig tid det tar ansatte å lukke oppgaver, eller du kan dele opp informasjonen etter team eller avdeling. Godkjenningsrapporter kan hjelpe deg med å identifisere flaskehalser for ventende kontrakter. Rapporter som kjøres på hele kontraktsdatabasen, kan hjelpe deg med å prioritere basert på pengeverdi, utløp, fremdrift eller en rekke andre faktorer. Når jeg opprettet en ny rapport, kunne jeg velge mellom 10 forskjellige diagramtyper (linje, stolpe, flere akser, målere, kake, trakt osv.), Legge til dato- og postfilter, legge til ytterligere formatering og tilpasning, planlegge rapporten til å gjenta seg på ethvert grunnlag, og send rapporten via e-post til bestemte brukere, avdelinger eller team. De ferdige diagrammer og rapporter er ikke de peneste sammenlignet med Concord eller Coupa Contract Lifecycle Management, men Agiloft tilbyr den desidert mest avanserte rapporttilpasningen vi testet.

Hvis du trekker inn Agilofts arbeidsflyt BPM-funksjoner (uten ekstra kostnad hvis du har en betalt plan), kan du legge til kraftig arbeidsflytautomatisering på kontraktsstyringslivssyklus. Den forbedrede grafiske arbeidsflyteditoren gir deg en oversikt over alle tilstandene en post kan være i, og alle transaksjonene som foregår i en kontraktsprosess. Derfra er det enkelt å legge til handlinger og utløsere i ethvert trinn i den kontraktens livssyklus, utløst av endringer i en post. Så hvis en kontrakt treffes 60 dager før den er klar til fornyelse, kan du stille en e-postutløser for å avbryte en e-post på det trinnet i arbeidsflyten.

Endelig tilbyr Agiloft en sterk liste over integrasjoner og applikasjonsprogrammeringsgrensesnitt (API) -tilgang. Plattformen tilbyr ikke en egen eSigning-funksjon, og velger i stedet å tilpasse opplevelsen med Adobe Sign og DocuSign-integrasjoner avhengig av forretningsbehov eller preferanser. Agiloft tilbyr også en innebygd integrasjon med Salesforce for selgere for å synkronisere kontakter, selskaper og kontraktsregistreringer direkte med ditt CRM-system (Customer Relationship Management). Agiloft tilbyr også kalenderintegrasjoner med Apple iCal, Google Kalender, Microsoft Outlook, Microsoft Exchange og Rescue av LogMeIn. På API- og sikkerhetsfronten synkroniserer Agiloft med OAuth 2 og SAML 2. Den integreres også med LDAP og Active Directory (AD) -protokoller. Hvis du abonnerer på Enterprise plan, får du også tilgang til Agilofts REST API, web API, Python og Perl scripting og JSON integrasjon.

Hvor tilpasning oppfyller enkelhet

Agiloft er de mest tilpassbare kontraktsstyringssystemene på markedet. Den veivisarbaserte tilnærmingen til tilpasning gjør det enklere å konfigurere enn mange andre systemer. Den kan være klar til å gå ut av esken, og dets gratis servicenivå gjør det like mulig for små bedrifter som det er kraftig for store bedrifter. Agiloft var allerede redaktørens valgverktøy i fortiden, og forbedringene av brukervennlighet, dynamisk redigering og arbeidsflytautomasjon styrker bare sin posisjon på toppen av kontraktsstyringsområdet.