Ascensio system bare gjennomgang og vurdering av kontorer

Slår bakken løpende

Å komme i gang med skyutgaven av Ascensio System OnlyOffice innebærer å registrere deg for en 30-dagers prøveperiode. Når registreringsprosessen er fullført, får du tilgang til dokumentlagring, online dokumentredigerere, e-post, kalender, kontakter og chat. Du får også tilgang til mer avansert forretningsfunksjonalitet som CRM (Customer Relationship Management) og prosjektstyring.

Administratorer vil sannsynligvis starte med å legge til brukere og grupper, en prosess som kan startes ved å importere brukere fra Gmail- eller Yahoo-kontaktene dine, eller ved å importere en riktig formatert CSV-fil. På ulempen er integrering med Microsoft Active Directory (AD) begrenset til de kundene som bruker den via en Enterprise-lisens, som betyr en lokal installasjon av Ascensio System OnlyOffice. Når en brukerkonto er opprettet, kan de knytte sine sosiale nettverkskontoer som Facebook, Google, LinkedIn og Twitter for å utnytte eksisterende (og lett å huske) legitimasjon for autentisering. I tillegg til fulle brukerkontoer, har du muligheten til å identifisere gjester, som gir en undergruppe av funksjonalitet som å laste opp og laste ned filer, jobbe med kalenderen og bruke chattefunksjoner.

Samarbeid gjort enkelt

Når brukere logger seg på Ascensio System OnlyOffice og åpner Dokumentmodulen, er det flere alternativer på toppnivå presentert i Navigasjonsmenyen. Overskriften Mine dokumenter inneholder dokumenter som tilhører den nåværende brukeren. Disse dokumentene kan deles, redigeres, lastes ned eller legges til av den eier eier. Dokumenter som har blitt delt med den nåværende brukeren, enten direkte eller gjennom brukerens gruppemedlemskap, vil bli oppført under overskriften Delt med meg. Vanlige dokumenter inneholder et område der administratorer kan opprette mapper som skal brukes av flere brukere. Filer og mapper som er lagt til i vanlige dokumenter, kan konfigureres med finkornede tillatelser, og gi grupper eller brukere bare lesing eller full tilgang eller til og med spesifikt nekte tilgang til en bruker eller gruppe. Prosjektdokumenter inneholder bilder og dokumenter tilknyttet Ascensio System OnlyOffice-prosjekter.

Ascensio System OnlyOffice har noen samarbeidsfunksjoner som er på nivå med de beste kandidatene i denne kategorien, og begynner med revisjonshistorikk. En nøkkelstyrke for Ascensio System OnlyOffice, revisjoner lar deg ikke bare se hvem som har gjort endringer i et dokument og se en forhåndsvisning eller laste ned revisjonen, men du kan også kommentere revisjoner, gjenopprette en tidligere revisjon av den nåværende aktive revisjonen, eller velge å fullføre dokumentet. I tillegg til mulighetene som tilbys av revisjoner, støtter Ascensio System OnlyOffice også samtidig dokumentredigering. Dette lar brukere arbeide på et dokument i samarbeid med en annen bruker, også inkludere et chatvindu i online redigeringsprogrammer.

Ikke stopp der

Sjansen er stor for at du bruker andre skylagringstjenester for å inneholde noen av forretningsfilene dine, og Ascensio System OnlyOffice dømmer ikke. Administratorer kan enkelt aktivere integrasjon med en håndfull skylagringsleverandører, og brukere kan koble DropBox Business-, Google Drive for Work- eller Microsoft OneDrive for Business-kontoer til Ascensio System OnlyOffice-kontoene sine, sammen med noen få andre alternativer. Dette kan gjøres enten for forretningsversjoner av disse tjenestene eller ved å bruke deres personlige ekvivalenter til forbrukerklasse. Enten kan legges til området Common Documents for tilgjengelighet for flere brukere. Filer og mapper fra disse tjenestene kan redigeres direkte med skyredaktørene; de har de samme delingsfunksjonene som filer som er lagret i andre områder av Ascensio System OnlyOffice, selv om du ikke har endringssporing innen tredjeparts tjenester.

En nøkkelfaktor når du evaluerer en hvilken som helst dokumenthåndteringssuite, er hvor effektivt du kan jobbe med dokumentene dine under forskjellige forhold - fra en mobil enhet, bærbar datamaskin, datamaskin eller til og med en enhet i et hotells forretningssenter. Ascensio System OnlyOffice skyredaktører gjør arbeid fra alle datamaskiner med internettforbindelse og en moderne nettleser til et fullstendig levedyktig alternativ, og gir deg fullverdige dokumentredaktører uansett hvor du måtte befinne deg. I tillegg til skyredaktørene, lar appen Ascensio System OnlyOffice mobilappen deg arbeide med dokumentene dine, om enn med et skalert bakgrensesnitt. Men samarbeidsfunksjoner som samtidig redigeringsarbeid som om du bruker en fullstendig dokumentredigerer.

Kraftig samarbeid om en skuddring

Sammenligner Ascensio System OnlyOffice gunstig med Microsoft Office 365 eller til og med Microsoft SharePoint Online på bare funksjoner? Egentlig ikke, men så igjen, det trenger ikke å gjøre det. Det er et sterkt marked for selskaper eller til og med enkeltbrukere som ønsker et sett med dokumentstyringsverktøy uten å trenge alle klokkene og fløytene til en løsning som Microsoft SharePoint Online.

I tillegg tilbyr Ascensio System OnlyOffice en utrolig konkurransedyktig prisstruktur. Som nevnt tidligere, koster det $ 40 per måned for 6-10 aktive brukere og inkluderer 40 GB lagringsplass. Men det starter så lavt som $ 1 per bruker per måned hvis du forplikter deg til et 3-årig abonnement (sammenlign det med Microsoft SharePoint Online, som starter på $ 5 per bruker per måned). Funksjonene du får med Ascensio System OnlyOffice, sammen med prisfastsettelsen, gjør Ascensio System OnlyOffice til en av våre vinnere av Editors Choice i kategorien dokumenthåndtering.

Det store skillet mellom Mirosoft SharePoint Online der vi sitter har å gjøre med sikkerhets- og samsvarsfunksjonene som Microsoft har bakt inn i Office 365. Ascensio System OnlyOffice (og for den saks skyld, resten av dokumentstyringsverktøyene vi har gjennomgått) kan kan ikke konkurrere med Microsoft om ting som merking, forebygging av tap av data og juridiske holdfunksjoner. Hvis disse avanserte sikkerhets- og overholdelsesfunksjonene ikke er nødvendige for din virksomhetssituasjon, er det ikke en hel del insentiver til å bruke de ekstra pengene på SharePoint Online via Ascensio System OnlyOffice.