I en verden av samarbeidsprogramvare er det lett hundre tjenester som lover å få teamet ditt til å samarbeide i et kommunikasjonsapplikasjon som fører en søkbar oversikt over alt arbeidet deres. Hvis organisasjonen din allerede bruker programsporingsprogramvare Jira av Atlassian, kan du vurdere å legge til Confluence som ditt virtuelle arbeidsrom. Confluence er en tjeneste der teammedlemmer kan diskutere arbeid, registrere beslutninger, kommentere dokumenter og ellers samarbeide som et team. Når nye teammedlemmer kommer om bord, gir Confluence dem kontekst og historie om både prosjektene som er tilgjengelig og teamet selv. Både Confluence og Jira er laget av Atlassian, så de er designet for å fungere godt sammen.
Selskapet lager også teamprat-appen HipChat, et redaktørvalg, for å fullføre en trifekta av verktøy for teamarbeidssamarbeid. Hvis du allerede bruker andre Atlassian-tjenester, er Confluence et flott tillegg, spesielt for større organisasjoner. Små til mellomstore bedrifter, spesielt de som ikke trenger Jira for sitt arbeid, men foretrekker imidlertid Editors 'Choice Podio, en mer fleksibel og mer tilpassbar tjeneste som lett skalerer med en virksomhet når den vokser.
Priser og planer
Prisene på Atlassian Confluence varierer dramatisk med antall brukere og funksjonene du velger. Kjerneproduktet, som inkluderer Jira-integrasjon, for ti brukere koster $ 10 per måned. For 15 brukere stiger prisen til $ 50 per måned, og for 25 brukere dobler den til $ 100 per måned. Den går opp derfra. Merk at dette er priser for tjenesten som vert av Atlassian; Det er en annen pris hvis du er vert for Confluence på dine egne servere (med unntak av team på 10 personer eller færre, i så fall er prisene de samme). For eksempel vil et lag på 25 betale 1.200 dollar for en evigvarende lisens til å være selv vert.
Det er to tilleggsmuligheter kalt Confluence Team Calendars og Confluence Questions. Team Kalendere legger til en sentral kalender for å holde oversikt over hvem som tar fri og når, så vel som for prosjekt- og eventplanlegging. Jira-brukere ser på denne kalenderdatoer for utgivelser, spurter og mer. Confluence Team Calendar har også integrasjonsalternativer med Google Kalender, Outlook og iCal. For Confluence pluss lagkalendere kan en gruppe på 15 regne med å betale $ 75 per måned.
Confluence Questions, det andre tillegget, lar lag stille, stemme på og svare på spørsmål samarbeid. Spørsmål-delen er ment å blomstre i et kunnskapsdelingsområde når brukerne legger til innhold. Alt innholdet blir søkbart, akkurat som den andre teamkommunikasjonen som er holdt i Confluence, og det er et spillaspekt der folk tjener poeng for å legge ut og vise frem sin ekspertise. Spørsmål om sammenflytning og sammenflytning for 15 brukere koster 75 dollar per måned også, og hvis du legger til lagkalendere og får alle tre stykkene i samme pakke, ser du på $ 100 per måned. Men husk at den totale kostnaden varierer ganske mye basert på antall brukere.
Podio, PCMags redaktørvalg for arbeidsstyringssystemer, belaster $ 9, $ 14 og $ 24 per bruker per måned for de tre grunnleggende tjenesteneivåene. Den har også en forretningsplan, som har tilpassede priser.
En stor vurdering i samarbeidsverktøyet du velger, er størrelsen på organisasjonen, og hvor mye du forventer at størrelsen endres. Tenk på dette: Hver gang du legger til en person til antall ansatte, ender du opp med å betale litt mer per måned med et Podio-abonnement. Med Confluence forblir imidlertid prisen stabil til du treffer en terskel, men da kan den kanskje doble seg over natten.
For å gi deg et nytt mål for prisfastsettelse, er Workfront en enterprise-grade samarbeidsplattform som koster rundt $ 30 per bruker per måned. Prisen varierer, ettersom hver installasjon er unik, så $ 30 per person per måned er gjennomsnittet.
En annen samarbeidsplattform som passer for bedrifter er Igloo. Igloo vil være alt fra $ 3 per bruker til $ 12, avhengig av oppsettet.
Med et skritt ned i størrelse, er Clarizen best egnet for mellomstore til store bedrifter og bedrifter, men ikke for små bedrifter. På tvers av de tre tjenestegradene koster Clarizen alt fra $ 30 til $ 60 per bruker per måned.
Confluences samarbeidstil
Å opprette en Confluence-konto er ganske enkelt og raskt, og du kan koble den til Google Apps, som er et stort pluss for mange organisasjoner. Hvem som helst kan prøve tjenesten i to uker gratis uten å måtte legge ned et kredittkort, selv om to uker ikke er så lenge for å teste vannet. Noen andre samarbeidsverktøy lar deg prøve et produkt gratis i ubegrenset tid, men med andre begrensninger, som antall brukere eller datamengde du kan laste opp.
Jeg liker at alle som melder seg inn i Confluence-teamet blir bedt med en gang om å laste opp et profilbilde. Det er en liten detalj, men det hjelper til med å unngå at folk ikke laster opp profilbildet sitt bare fordi de aldri kom seg rundt det.
Når du setter opp en konto for å prøve Confluence, ser du også et alternativ for å legge til HipChat, Atlassians teamchattprogram. Jeg liker HipChat mye, men jeg var litt forvirret over at det ikke var et alternativ å integrere en eksisterende HipChat-konto. Under en prøveoppsett så jeg bare et alternativ for å opprette en ny HipChat-konto, noe som ville gjøre det vanskelig å vurdere Confluence som en eksisterende HipChat-bruker. Det kan være lurt å kontakte Atlassian hvis du allerede bruker noen av produktene og ønsker å prøve ut Confluence.
Med en konto og noen få teammedlemmer ombord, kan du begynne med å lage forskjellige Spaces in Confluence, som kan være for spesifikke avdelinger eller typer arbeid som blir gjort, for eksempel et redaksjonelt rom og et designere.
Spaces in Confluence er forskjellige fra prosjekter eller til og med team du kanskje ser i andre samarbeidsverktøy, for eksempel Asana (et redaktørvalg for samarbeid og styring av arbeidsflyter). Mellomrom ligner mer på landingssider, hvor du kan beholde all slags informasjon, inkludert lenker til flere sider. For eksempel kan du ha et mellomrom for designteamet ditt, og at Space kan ha en navigeringslinje med sider som lenker til designspesifikasjoner, en stilguide og notater fra nylige møter.
Som nevnt er kompatibilitet med Jira et av salgspunktene til Confluence, hvis ikke det viktigste salgsstedet. Når du integrerer de to, kan du vise Jira-problemer på en Confluence-side. Omvendt kan du lage problemer i Jira fra Confluence. Når du legger til innhold eller kommenterer andres innhold, kan du, som med de fleste samarbeidsprogrammer, bruke et @-tegn for å nevne folk slik at de får beskjed om at noe krever oppmerksomhet, som å fortelle noen om at de trenger å logge et problem i Jira. Alle disse diskusjonene blir lagret og gjort søkbare.
Du kan om hvordan du bruker Jira og Confluence sammen på Atlassians nettsted.
Design og brukervennlighet
Da jeg la til noe innhold og filer i Confluence, fant jeg det enkelt å navigere og bruke både som teammedlem og som administrator. Men det er noen få områder der det føles litt bak andre arbeidsplasser og samarbeidsverktøy.
Den delte kalenderen lar deg se når folk har tidsplanlagt samt tidsfrister på arbeidsplassen, og det hele kan fargekodes. Jeg syntes den delte kalenderen var ganske mye en nødvendig funksjon, og jeg synes det er litt rart at det anses som et tillegg for en ekstra kostnad. Kalenderen er grei nok til å bruke, men for å få en ny avtale planlagt på ettermiddagen planlagt, måtte jeg bruke militær tid. Hver gang jeg skrev 4:00, la Confluence til "am"
Når du legger til kommentarer på andre områder, er jeg overrasket over at Confluence gir deg en enorm avsnittsboks med mange formateringsalternativer. Dette er langt fra de mer forenklet kommenterte tekstfeltene jeg er vant til å se i andre samarbeidsverktøy. Det får Confluence til å virke litt datert eller kanskje bare ikke i takt med dagens trender.
Et annet eksempel på å ligge litt bak andre samarbeidsverktøy er hvordan Confluence håndterer dokumentsamarbeid. Hvis et teammedlem laster opp en fil, kan alle diskutere den og kommentere rett ved å plassere en lapp på området de ønsker å utheve. Det er nyttig, og ligner det du ser i prosjektstyringstjenesten Volerro, men det er ikke så imponerende som hvordan Igloo håndterer dokumentsamarbeid. Igloo legger til andre PDF-merkingsverktøy, slik at du kan gå til bytegningen rett på dokumentet for å gjøre poeng. Igloo har også et stjerneklassifiseringssystem, som er genialt i de tider hvor noen presenterer noen få alternativer for et dokument og trenger å spørre en gruppe: "Hvilken liker du best?"
Clarizen, en annen utmerket prosjektledelsesapplikasjon, har dokumentkommenteringsverktøy som ligner Confluences, men for team som gjør mye med PDF-er og bildefiler, tilbyr den en integrasjon med en spesiell tjeneste kalt Proof HQ som effektiviserer prosessen med korrektur og godkjenning.
Det er enkelt å laste opp dokumenter på Confluence, og jeg testet funksjonen ved å legge til både bilder og PDF-filer. Det er et alternativ å legge til enkle effekter til et bilde, for eksempel en dråpe-skygge, selv om jeg gjorde det fikk bildet mitt til å gå i bunn og forhindret siden i å laste.
Alle disse små knekkene og quirksene må strykes ut, men de er ikke show-stoppere på noen måte. Noen lag vil kanskje aldri engang støte på dem eller legge merke til dem, selv om andre kan ende opp med å trekke håret ut på grunn av disse enkle frustrasjonene.
Velge riktig samarbeidsapp for laget ditt
Å velge et samarbeidsverktøy som er riktig for teamet ditt tar en god del vurdering, fra å vurdere teamstørrelse og fremtidig vekst til å finne ut hva som kan fungere med din nåværende verktøyverktøy. Lag som bruker Jira og HipChat av Atlassian kan synes at Confluence er fornuftig fordi det er designet for å fungere med disse plattformene. Den støtter også Google Apps.
Andre organisasjoner som leter etter noe som er mer fleksibelt, kan vurdere arbeidsplattformen Podio, et redaktørvalg, for sin markedsplass for apper som du kan utnytte for å lage akkurat det arbeidsområdet du trenger.
