Bluefolder gjennomgang og vurdering

BlueFolder er en tjenesteledelsesløsning som inkluderer funksjoner for arbeidsordrestyring, teamplanlegging og kunde- / kontaktadministrasjon. Den tilbys som en vertstjeneste for både ansattportalen (de som leverer tjenesten) og kundeportalen (de som ber om tjenesten). En mobilportal er også tilgjengelig, hvor ansatte kan logge inn og se oppdragene sine, få kundeinformasjon og administrere kalendere. Alt i alt er det en utmerket løsning for styring av arbeidsordrer, men dens begrensede fakturering, utstyrssporing og kundeadministrasjon vil forlate større butikker å slå til mer robuste løsninger.

Installasjon

Å komme i gang tok litt mer krefter enn å opprette en konto hvor BlueFolder sendte e-post til meg brukernavn og passord. Det er aldri en god ide å sende et brukernavn og et passord sammen i samme e-post, så jeg vil anbefale å endre passordet ditt med en gang. Første gang jeg logget inn på BlueFolder-kontoen, var det en liste over oppgaver som ble vist for å hjelpe meg i gang, for eksempel å legge til brukere, administrere elementer, tilpasse portalen, integrere med QuickBooks og konfigurere tilleggsinnstillinger. Det var også introduksjonsvideoer, en lenke til brukerstøttesenteret og informasjon om å kjøre BlueFolder fra en mobil enhet.

Når jeg kom til oppgavene mine i gang, la jeg til noen flere brukere og tildelte dem forskjellige roller som planlegger og tekniker; disse rollene bestemmer deres tillatelser i BlueFolder. Deretter opprettet jeg elementer som skal inkluderes i serviceordrer og fakturering som utgifter, arbeidskraftsrater og materialer. Deretter lastet jeg opp firmalogoen min og tilpasset kundeportalen der kundene kan legge inn nye serviceforespørsler og spore deres status. Du har også valget mellom å integrere BlueFolder med QuickBooks, som er en flott funksjon for de som allerede har investert mye tid og krefter på å konfigurere det programmet. Jeg fikk også muligheten til å importere kunder, kontakter, adresse, utstyr eller gjenstander som tekstfiler. Basert på testen min, kunne jeg se at en liten virksomhet ville være i stand til å konfigurere og tilpasse BlueFolder på et halvt døgn på det meste.

BlueFolder nettportal er organisert ved hjelp av et tabbet grensesnitt på toppen av websiden som viser funksjoner som ofte er tilgjengelige, inkludert komme i gang, favoritter, dashbord, kunder, arbeidsordrer, kalender, utstyr, kontrakter, fakturering og rapporter. Ved å holde musepekeren over en fane får du opp en liste over vanlige oppgaver; for eksempel viser kundefanen en meny med ny kunde, kundeliste, kontaktliste og import av kundeposter. Disse oppgavene vises også rett under fanen etter å ha klikket på en fane og navigert til den delen. De fleste sider, for eksempel kunder, arbeidsordrer og utstyr, vises som tabeller eller rutenett fylt med relevant informasjon. BlueFolder gjør en god jobb med å skjule granularitet under innstillingsfanen slik at hovedgrensesnittet forblir strømlinjeformet og ujevn.

Jobber med BlueFolder

Dashboard er den mest informative fanen i BlueFolder-grensesnittet. Det er et servicedashbord og et personlig dashbord. Forskjellen er at det personlige dashbordet viser timeplanen og arbeidsordrene mine, og servicedashbordet viser arbeidsordrer, fakturering og aktivitet for alle i systemet. Det er veldig enkelt å sette hvilken som helst side i portalen som favoritt; Jeg kunne se en tekniker stille det personlige instrumentbordet som favoritt og bruke det som sitt viktigste grensesnitt til BlueFolder.

Ved å klikke på en arbeidsordre får du detaljert informasjon. Herfra kunne jeg raskt se verdien av BlueFolder: det er raskt og enkelt å implementere et komplett arbeidsordresystem som sporer kunder, utstyr, plassering av utstyr, kontaktinformasjon, detaljerte beskrivelser av arbeidet som skal gjøres, deler, fakturering og dato og klokkeslett for prosjektet ble åpnet og lukket. Jeg kunne også legge vedlegg til arbeidsordrer, for eksempel kontrakter eller bilder av utstyr. Hver arbeidsordre inneholder kommentarer der teknikere kan dele detaljert informasjon. Arbeidsordrer kan også klones for å lindre byrden ved å legge inn ofte påkrevd informasjon.

Utstyrsstyring er langt fra konkurrerende programvare for kapitalforvaltning og sporer en minste mengde informasjon for hvert element, inkludert navnet, kunden det er tilordnet, informasjon om plassering, merke, modell, serienummer og kjøp. Utstyr kan legges til manuelt eller importeres som en kommaseparert eller tabulatoravgrenset fil (maksimal filstørrelse 4 MB). Dette er en grunnleggende varebeholdning som er nyttig for servicestyring. Hvis du trenger større funksjonalitet, kan du se etter mer robuste kapitalforvaltningsmuligheter andre steder, for eksempel LanGuard eller ManageEngine.

Det er en hjelpeknapp på hver skjerm på BlueFolder nettportal, men knappen er ikke kontekstsensitiv. den tar deg ganske enkelt til hovedsiden for BlueFolder. Online-hjelp er imidlertid grundig. Jeg kunne enkelt søke etter et emne eller navigere gjennom fire seksjoner: komme i gang, konfigurering og tilpasning, brukerveiledning og utviklere. Komme i gang inkluderte en trinn-for-trinn-guide som bare dekket "bli kjent med BlueFolder, " to informative og lange webinarer, fire videoopplæringer og en kobling til kontooppsett og opplæringstjenester. Med unntak av den ufullstendige trinnvise guiden, er BlueFolders onlinehjelp utmerket, ettersom hvert emne inneholder detaljerte forklaringer og instruksjoner og en video og / eller skjermdump. Gratis e-post og telefonstøtte er inkludert, og informasjon om hvordan du skaffer støtte vises tydelig på BlueFolder-nettstedet.

Rapportering i BlueFolder er ganske grei. Det er rapporter om 30 pluss organisert etter tema som kunde, kundeutstyr, service, fakturering eller arbeid og utgifter. Rapporter er i hovedsak den samme tabellbildet av informasjonen som jeg så i grensesnittet, filtrert etter emne, dato eller ansatt. Det er ganske enkelt å lage tilpassede rapporter også ved å klikke på ny rapport fra rapportsiden, selv om de tilpassede rapportene er ganske grunnleggende når det gjelder formatering, akkurat som de inkluderte rapportene. Enhver rapport kan skrives ut, lagres i Excel eller eksporteres i CSV-format.

Stripped Down Service Management med sterke mobile funksjoner

BlueFolder gjør en veldig god jobb med serviceledelse; for eksempel er det enkelt og kraftig å planlegge og spore arbeidsordrer. Tjenesten tjener poeng for å ha en kundeportal samt en ansattportal, som begge også har mobile versjoner. Funksjoner som kundeadministrasjon og utstyrshåndtering mangler imidlertid funksjonalitet, og de fleste organisasjoner vil kreve ytterligere eksterne løsninger. Dashbord er utmerket, og rapporteringen er veldig bra. BlueFolder gjør en god jobb i serviceledelse og en anstendig jobb på alt annet.