Blueridge programvarekontraktassistent gjennomgang og vurdering

Fra $ 899 for standardutgaven, er Blueridge Software Contract Assistant noe av en gammel skoleoppføring i kontraktstyringsmarkedet. Der de fleste av alle konkurransene har tatt i bruk en sky-distribusjonsmodell, har Blueridge holdt seg til den mer gammeldagse nedlastings-og-løp-lokalt installasjonsmetoden. Fortsatt er det en ganske funksjonsrik løsning som har vært i bruk i mer enn 15 år for kunder som kredittforeninger, sykehus, farmasøytiske selskaper og andre organisasjoner som trenger å holde data bak brannmuren.

Siden vår første gjennomgang har Contract Assistant gjennomgått beskjedne forbedringer av funksjoner og tilpasninger. Men tre utgaver av produktet (Standard, Pro og Enterprise) er fremdeles visuelt like, med et bredt utvalg av menyer og funksjoner sammenlignet med de mer sparsomme brukergrensesnittene (UI) med nyere, skybaserte alternativer. Blueridge Software sier at den har valgt å holde seg i klient- / serverprogramvareplassen i stedet for å konkurrere med dusinvis av lignende skybaserte alternativer.

Kontraktassistent tilbyr ikke noen kontraktsforfatter, forhandlinger eller innebygde samarbeidsfunksjoner. Du kan slå til Concord eller Editors Choice Updraft for det. Kontraktsassistenten er heller ikke så endeløst tilpassbar eller fullpakket med ende-til-ende kontraktens livssyklusstyringsfunksjoner som Editors 'Choice Agiloft. Imidlertid, hvis virksomheten eller organisasjonen din foretrekker et lokalt distribuert alternativ for sikker kontraktlagring (med kornede kategoriseringsalternativer og administrasjonsfunksjoner), er Contract Assistant et velutstyrt verktøy. Det gir deg sterk rapportering og varsling pluss gode bruksanvisninger for å få deg opp.

Priser og planer

Som nevnt kommer Contract Assistant i tre forskjellige utgaver: Standard, Pro og Enterprise. De forskjellige utgavene gir forskjellige servicenivåer basert på størrelsen på bedriften eller antall brukere. Utgavene varierer i pris fra $ 899 til $ 8999. Contract Assistant begynner på $ 899 for Standardutgaven, som er en versjon av en bruker som er installert på din PC. Denne versjonen er ideell for eneeiere eller organisasjoner der bare en enkelt administrator er nødvendig for å føre tilsyn med kontraktene i systemet ditt.

Denne utgaven kommer med komplette elektroniske poster, flerdatabaserstøtte, grunnleggende felt og filstøtte, og ubegrensede "alarmerbare hendelser" eller varsler per kontrakt. Du får også enkelt og avansert søk, rapporter og tilpasning av avtalekategorier og felt. For ytterligere tilpasset rapportfunksjonalitet, kan du kjøpe vår standardutgave Plus til en pris av $ 1.198. Det gir deg tilgang til den valgfrie rapportdesigneren. I motsetning til Software-as-a-Service (SaaS) -prising av skybaserte produkter, er baseprisene for hver utgave en engangskostnad i motsetning til de tilbakevendende abonnementskostnadene for hvert skybaserte produkt som er gjennomgått i denne runden.. Alle utgavene har også en gratis 30-dagers prøveperiode.

En av de viktigste forskjellene mellom disse tre utgavene er muligheten til å legge inn kontrakter eller dokumenter direkte i databasen. Med Standard- og Pro-utgavene kan brukeren koble den lokale versjonen av dokumentene til profilen sin i Contract Assistant. I denne situasjonen kan dokumentets profil på Contract Assistant knyttes til dets plassering på stasjonen eller serveren, men dokumentet blir faktisk aldri lastet opp til databasen. Antagelig, for brukere av Standard- og Pro-utgavene, ville ikke lagring i databasen være nødvendig, ettersom dokumentene like gjerne kunne oppbevares på brukerens personlige datamaskin eller på en delt stasjon for en liten gruppe. For store selskaper eller firmaer vil imidlertid en slik ordning sannsynligvis være uhåndterlig både for ytelse og sikkerhetshensyn.

Pro-utgaven er et lokalnettverk (LAN) produkt designet for små til mellomstore bedrifter (SMB) eller små arbeidsgrupper i en organisasjon. Det er priset til 3 499 dollar for baselisensen (fem brukere), selv om flere seter kan legges til mot ekstra kostnad. Pro-utgaven inkluderer funksjonalitetsdokumentasjon integrasjon med Laserfiche og flerbrukerstøtte med grunnleggende sikkerhet og tillatelser.

Endelig er Enterprise-utgaven priset til $ 8999 for baselisensen (fem brukere). Dette er et SQL Server / Client LAN / WAN (bredt nettverk) produkt som leveres med et komplett utvalg av avanserte dokumentkategorisering og lagringsfunksjoner. Disse funksjonene inkluderer skap og undermapper, søk i fulltekst, tilbakevendende varsler, fullstendig tilpasning, lagring av databasedokumenter og tilpasset rapportering knyttet til brukerens tillatelsesnivå. Valgfritt årlig vedlikehold er 18 prosent av den totale kjøpesummen for alle planer. Dette gir deg produktoppdatering og tilgang til telefonstøtte (i motsetning til kun gratis e-poststøtte). Du kan når som helst oppgradere til en annen versjon. Ytterligere brukerlisenser er priset i en gradert skala der prisen per lisens går ned når volumet går opp for Pro- og Enterprise-utgavene:

Pro utgave:

1-4 lisenser: $ 299

5-9 lisenser: $ 269

10+ lisenser: $ 229

Hvis du for eksempel kjøper to ekstra lisenser i dag, betaler du 299 dollar hver. Hvis du senere kjøper tre lisenser til, vil du betale $ 269 for hver av disse.

Enterprise utgave:

1-9 lisenser: $ 599

10-24 lisenser: $ 529

25-49 lisenser: $ 449

50-99 lisenser: $ 379

100+ lisenser: $ 299

Ubegrensede lisenser: $ 59.999 (inkluderer grunnlisensen)

Hvis du for eksempel kjøper tre ekstra lisenser i dag, betaler du 599 dollar hver. Hvis du senere kjøper åtte lisenser til, vil du betale $ 529 for hver av disse.

Komme opp

Contract Assistants Pro- og Enterprise-utgavene kan installeres på brukernes PCer eller virtualiseres (dvs. installeres på en applikasjonsserver som kjører Citrix eller Terminal Services, eller som en egenhotell app med Citrix XenApp.) Med andre ord, Contract Assistant er klient / serverprogramvare som er vert på nettverket ditt, uten data som er bosatt i skyen. For å tillate databasetilgang i større virksomheter, betyr dette at du må installere Microsoft SQL Server med Enterprise-utgaven. Kontakt Blueridge-programvaren for detaljerte detaljer om hva kravene til miljøet skal være. Finn ut hvilken versjon av SQL Server og Windows Server som kreves, og om disse ressursene kan kjøres praktisk talt eller krever egen fysisk server.

For å teste Standardutgaven for vår oppdaterte gjennomgang, satte jeg opp en gratis prøveversjon og lastet ned programvaren til Windows 10-PCen min. Blueridge-programvaren tilbyr ikke Mac-nedlastinger. Selskapet sier at det støtter Windows 7, 8 og 10, men etter å ha lastet ned programvarepakken ble jeg bedt om å laste ned en eldre versjon av.NET Framework før installasjonen skulle fortsette. Dette var en mindre hangup for kompatibilitet. Men etter å ha lastet ned.NET Framework 3.5 SP1 (i motsetning til gjeldende versjon 4.7), fullførte installasjonen raskt, og jeg var i gang.

Når den er åpen, kaster Contract Assistant mange funksjoner og alternativer på deg. Men det gjør det i en layout som er bedre organisert enn det overveldende utvalget av menyer i Great Minds Software Contract Advantage og Coupa Contract Lifecycle Management. Contract Assistant tilbyr gode hjelpressurser og dokumentasjon for å hjelpe deg med oppsett, navigasjon og bruk. Jeg fikk umiddelbart en pop-up for "Komme i gang i 10 enkle trinn" som gikk gjennom produktkartplanen og QuickStart-guiden. Kapitler er indekserte og søkbare slik at du kan lage dine egne favoritter i guiden og alle Hjelpressursene til Blueridge Software. Hjelpdokumentasjonen og generell brukervennlighet av ressursene gjorde det enkelt og raskt for meg å bli komfortabel med brukergrensesnittet.

På toppen av dashbordet er faner for Kontraktsadministrasjon, database og rapportering, Alternativer og verktøy, masseoppdateringer (redigering av flere kategorier, poster eller brukeroppføringer) og hjelp. Det er også en Microsoft Word-lignende verktøylinje med knapper for å opprette og lagre en ny kontraktoppføring, pluss Slett, Angre og Søk-knapper. På venstre side er en alfabetisk kontraktindeks for raskt søk i databasen din, oppdelt i kategorier og saksmapper. Kontraktsalarmer som "ringer" (som betyr at pressende kontraktfrister skal løses) vises i rødt.

Under menylinjene sitter arbeidsområdet, som er oppdelt i vinduer med justerbar størrelse. Vinduene er gruppert etter informasjonstyper, som tilbyr faner for indeks over kontrakter, kontraktinformasjon, nøkkeldatoer, kategorier, nøkkelelementer / klausuler, oversikt, filkoblinger og merknader og kommentarer (som er omfanget av Contract Assistants samarbeidsfunksjoner). Klausulbiblioteket ligner på det du finner i Agiloft, og den tilpassede taggingstrukturen er lik den i ContractWorks.

Administrere kontraktens livssyklus

Etter å ha fullført QuickStart-guiden, er det en like nyttig brukerhåndbok med instruksjoner for mer avanserte oppføring og konfigurasjoner. Brukerhåndboken gir veldig nøyaktige instruksjoner for å lage databaser og konfigurere de forskjellige datafeltene.

Selve kontraktstyringsprosessen er enkel og ekstremt tilpassbar. Når du legger til nye kontraktsoppføringer eller redigerer kontraktsfiler, kan du gi nytt navn til eller skjule felt, legge til brukertekster (i kategorien Alternativer og verktøy) og administrere nøkkeldatoer og varsler. Du kan også legge til og administrere kategorier og trekke ut klausuler ved å bruke vinduene på høyre side av kontraktsdetaljsiden. I Pro- og Enterprise-utgavene gjør du dette gjennom admin-modulen. Som i Agiloft og ContractSafe, kan administratorer legge til brukere og angi tillatelser for å se bestemte kontrakter eller elementer i brukergrensesnittet. Skjønt, i motsetning til i disse verktøyene, trenger du ikke å gå inn på et admin-panel for å gjøre det. Alle felt kan redigeres fra hovedsiden. Pro-utgaven gir deg bare skrivebeskyttet eller full privilegium. Men Enterprise-utgaven har mer detaljert sikkerhet for spesifikke poster og de forskjellige databasene som en bruker tilhører. Contract Assistant Enterprise-utgaven kan også lage det som kalles "Views" for å skjule spesifikke felt for forskjellige brukergrupper eller selskaper, eller for å vise bestemt skap eller mappe. Å legge til en ny post er like enkelt som å klikke på Ny-knappen og lage en kopi av en eksisterende postmal.

Ettersom du bare kategoriserer eksisterende og ventende kontrakter, oppretter du faktisk ikke en ny kontrakt, bare databaseoppføringen for den. Når det gjelder søk, kan du kjøre spørsmål etter tekst, nøkkelord, dato eller felt som valuta eller avtaletype. Alle felt er søkbare og kan tas inn i standardrapporter eller tilpassede rapporter. Det er imidlertid ikke noe søk etter optisk karaktergjenkjenning (OCR) ettersom kontraktsviseren krever at dokumentet er en redigerbar tekst eller PDF-kontrakt før databasen indekserer det.

Den organisasjonen er viktig fordi måten Contract Assistant er organisert dreier seg om flere databaser. Det er ingen begrensning for antall databaser en bruker kan opprette, selv om du bare kan ha en database åpen om gangen. For bedriftsadministratorer er dette en nyttig måte å administrere sensitive kontrakter som organisasjonen din foretrekker å skille av tillatelser eller sikkerhetsmessige årsaker.

Rapporter kan kjøres på mange forskjellige måter, inkludert på en individuell kontraktsprofil, i databaseindeksen, eller bare på en undergruppe av kontrakter som oppfyller visse kriterier. En rapport kan raskt genereres på en valgt kontrakt eller på alle kontraktene i en bestemt database, som kan bestilles og ordnes på en rekke måter.

Brukere kan også kjøre en rapport ved å bruke resultatene fra et bestemt søk, slik at de kan begrense de rapporterte kontraktene basert på de ønskede kriteriene. Som med nesten enhver tjeneste, jo større tilpasning er, desto mer komplisert er det. Det er grunnleggende og avanserte filtre. Den grunnleggende søkfunksjonen bøyer seg helt til brukerens ønsker, men gjør det med en rekke avmerkingsbokser og filterbokser. Grunnsøket kan filtreres av standardfilterfeltene eller de brukerdefinerte feltene. Mer kyndige brukere kan bytte til Advanced Search, som er et regneark som svarer til boolsk logikk. Contract Assistant er det eneste verktøyet vi testet for å støtte boolsk søk.

Enterprise-utgaven har flere søkefunksjoner, som gir mulighet for vedlagte dokumenter, notater og nøkkelelementnotater. Søkeparametere som vil bli brukt gjentatte ganger, kan lagres for fremtidig bruk. Jeg søkte på aktive og ventende kontrakter og la til mer avanserte datofiltre. Når en rapport genereres, vises den i et eget vindu. Dette er en velkomstfunksjon fordi den fungerer som en umiddelbar forhåndsvisning av rapporten. Når brukeren er fornøyd med rapporten, kan den eksporteres i en rekke formater, inkludert HTML, PDF, rik tekst, vanlig tekst, TIF eller Microsoft Excel. Det tok litt frem og tilbake, men jeg kunne til slutt få rapporten til å vises som ønsket. Likevel kan dette være plagsomt for større organisasjoner eller folk som prøver å importere større filer.

Old-School kontraktstyring gjort riktig

Contract Assistant er det alternativet for bedrifter og organisasjoner som ikke ønsker et fullstendig administrert skyprodukt. Denne veteranplattformen gir deg full kontroll bak brannmuren over data- og kontraktsdatabasen. Den leveres med omfattende hjelpe-ressurser som hjelper deg med å navigere i det tradisjonelt designede brukergrensesnittet og tilpasse alt du er i sikte. Det er ingen automatiserte arbeidsflyter, ingen direkte integrasjoner, og ingenting i veien for originalforfatterforfatter, samarbeid, forhandlinger eller elektronisk signering. Agiloft og Concord er bedre alternativer hvis du vil ha en skybasert plattform for å administrere hele kontraktens livssyklus og samarbeide med eksterne parter. Men hvis sikker, lokal kontraktsadministrasjon er det du leter etter, er Contract Assistant et velprøvd alternativ som vil gi deg det du trenger.