Cobblestone-systemer har en gjennomgang og vurdering av innsikt i kontrakten

CobbleStone Systems Contract Insight (som begynner på $ 59 per bruker per måned) er et annet svært tilpassbart kontraktsstyringssystem som tilbyr en rekke forskjellige funksjoner for å lette kontraktsprosessen. Selskapet, som har eksistert i 20 år, betjener et bredt spekter av kunder - fra regjeringer til små grupper til store organisasjoner. En viktig merknad er at Contract Insight er et av relativt få kontraktstyringssystemer som tilbyr en fritt tilgjengelig prøveversjon direkte fra nettstedet. Selv om mye av Contract Insight er konfigurerbar, har Agiloft, en av våre vinnere av PCMag Editors Choice, enda større tilpasningsalternativer. I tillegg tilbyr det et gratis servicenivå, noe som betyr at du vil kunne evaluere det til ditt hjerte innhold uten tidsavbrudd.

Priser og planer

Det er tre forskjellige utgaver som tilbyr forskjellige servicenivåer: Enterprise, Express og Work Group. Cobblestone tilbyr et sammenligningskart over de forskjellige utgavene på nettstedet, men egentlig har Enterprise-utgavene flere arbeidsflytfunksjoner, fulltekstindeksering, bulkimport, en online rapportdesigner og et klassifiseringssystem for leverandør-klient. Alle utgavene har ubegrenset lagring for kontrakter og data.

Cobblestone sine løsninger kan distribueres på stedet hos kunden eller hostes av selskapet i en Software-as-a-Service (SaaS) -modell, og prisene varierer avhengig av hvilket alternativ du tar. De nettbaserte alternativene er priset til lavere tilbakevendende priser, mens stedet er høyere og en gang. Work Group-utgaven er ikke tilgjengelig som SaaS og Express-utgaven er ikke tilgjengelig på stedet. Express-utgaven starter på $ 59 per måned per bruker. Enterprise-utgaven starter på 5 000 dollar per år for fem brukere. Som flere andre produkter i denne samlingen, inkludert Blueridge Software Contract Assistant og Great Minds Software Contract Advantage, krever Contract Insight en forekomst av Microsoft SQL Server 2005 eller nyere for å kjøre Enterprise-utgaven.

Et enkelt grensesnitt

Grensesnittet har en enkel design: en hvit bakgrunn med varierende blå nyanser for å indikere stolper og knapper. Det er ikoner ved siden av rullegardinmenyene som ser ut til å "kutte opp" teksten. Menyalternativene ser ut til å treffe alle de viktigste handlingskategoriene en kontraktsansvarlig vil trenge, inkludert Kontrakter, ansatte, selskaper, rapporter og søk og administrere og installere.

Når en bruker først logger seg på, er standardvisningen en kalender med kontrakter som brukeren er tilordnet. Dette kan konfigureres til også å omfatte, eller erstattes av, "dashboards" og "dokker", som egentlig er personaliserte rapporter som automatisk vil oppdateres. For eksempel kan en bruker konfigurere en dock som viser alle de aktive kontraktene de er tilordnet eller en som viser alle kontraktene som utløper i løpet av de neste 30, 60 eller 90 dagene. Denne funksjonen gir brukeren den informasjonen som er mest relevant for ham eller henne rett ved innlogging.

I likhet med Editors Choice Agiloft, er en av de mest merkbare funksjonene i systemet tilpasningsdybden. Contract Insight ligger øverst i kontraktstyringssystemene som lar administratorer opprette og endre kontraktdatafelt, automatisere og lede godkjenningsprosessen, og begrense brukertilgang på et granulært nivå, inkludert etter kontraktstype, spesifikk kontrakt eller bestemt felt.

Starter

Contract Insight kommer med instruksjonsvideoer som leder nye brukere gjennom å sette opp systemet og utføre vanlige oppgaver. Videoene viser brukerne nøyaktig hvordan de skal utføre disse funksjonene og sette opp Contract Insight nøyaktig etter deres smak. Men mens jeg syntes videoene var veldig enkle å fordøye, var systemets Help Wiki derimot noe vanskelig å navigere. Produktets store bredde gjør at til og med wikis smarte søk blir litt vanskelig. Når den først er funnet, er hjelpedokumentasjonen tydelig presentert komplett med illustrasjoner.

Det er enkelt å legge til en ny kontrakt i systemet: Bare klikk på "Legg til kontrakt." Contract Insight legger imidlertid til et kontraktprofillag her. Dette er database- og arbeidsflytinformasjon som systemet trenger for å behandle dokumentet og administrere livssyklusen. Kontraktsprofilen kan opprettes sammen med å laste opp kontraktsfilen, eller den kan opprettes basert på leverandør- eller klientinformasjon. Den faktiske inndataprosessen innebærer å fylle ut gjeldende skjemaer, som kan tilpasses i en nesten ubegrenset kombinasjon av systemadministratoren eller Cobblestone hvis du bruker programvaren i SaaS-modellen. Felt kan legges til eller fjernes basert på kontraktstype, begrenset basert på bruker-ID eller klasse av brukere, og konfigurert til å bare godta visse typer informasjon, for eksempel heltall, dato, valuta eller et element fra en rullegardinliste.

Etter å ha lagt inn alle dataene, kan brukeren tilpasse kontraktens dokumentprofil ytterligere. Det er en liste på høyre side av kontraktsprofilen som gir brukerne en rekke alternativer, inkludert Oppgaver og e-post, Tildel ansatte, Print, Refresh, Link Contracts, View History og E-post. I tillegg kan brukere knytte et ubegrenset antall filer til kontraktsprofilen.

Å legge til ansattes og firmaprofiler er raskt og smertefritt ved å bruke hovedmenylinjen. Ved å fylle ut et enkelt skjema for å legge til den ansatte eller selskapet i systemet, kan brukerne beskytte seg mot unøyaktigheter ved søk og rapportering. Hvis det for eksempel ikke var noen eksisterende selskapsprofiler, kunne en bruker skrive i "XYZ Corp." og den andre kunne skrive i "XYZ Corporation", noe som kan føre til at kontrakter ble utelatt fra søkeresultater og rapporter.

Å søke er også en svært tilpassbar affære. Et søk kan gjøres på et hvilket som helst felt, og deretter begrenses ytterligere basert på hvilken som helst kategori med tilhørende informasjon. Datakolonner kan enkelt endres og konfigureres etter brukerens smak. Når søket er riktig konfigurert, kan rapporten skrives ut eller eksporteres til Word, Excel eller PDF. I tillegg til de tilpassbare egenskapene, leveres systemet med en rekke forhåndsinnstilte søk og rapporter, og brukere kan lage sine egne ad hoc-søk for fremtidig bruk.

Utover det grunnleggende

En nyttig funksjon er Forespørsler, som sannsynligvis vil være mer nyttige for større selskaper. Som du forventer, lar forespørselfunksjonen brukere be om en ny kontrakt fra den aktuelle personen. Brukeren klikker på "Legg til ny forespørsel" og legger til relevant informasjon. Administratorer kan stille opp hvem som vil bli varslet om forespørselen basert på den oppgitte informasjonen.

For mer avanserte brukere har Contract Insight en veldig nyttig funksjon for de som ofte bruker malbaserte kontrakter. Ved å bruke pakker-funksjonen kan administratorer sette opp maler som trekker inn metadataene fra en kontrakt eller firmaprofil. Administratorer kan også sette opp klausulbiblioteker som hjelp til kontraktsopprettelse.

Cobblestone gjør det mulig å tilpasse Contract Insight ytterligere gjennom en rekke tilleggsmoduler. En av de mest nyttige tilleggene er Document Collaboration and eSign Module, som egentlig er Cobblestone System sin versjon av et online signatursystem. Modulen åpner for at kontrakten kan utføres fullt ut på nettet, både av organisasjonens medlemmer og motpartene. Det bekrefter identiteten til signatoren. Hvis organisasjonen din foretrekker å bruke DocuSign, kan Cobblestone også integrere dette programmet i livssyklusen til kontrakten.

Det er andre moduler tilgjengelig for en rekke andre forhold og er generelt fokusert på en bestemt bransje eller type arbeid. For eksempel er en av de tilgjengelige modulene Public Access Portal som gjør det mulig for visse kontrakter å bli offentliggjort på nettet. Denne funksjonen vil hovedsakelig bli brukt for offentlige enheter som vil være underlagt informasjonslovens frihet. Det er også moduler for administrasjon av innkjøpsordrer, forhold mellom leverandør og klient og en Salesforce-kontakt for å nevne noen. Disse tilleggene tillater enda større tilpasning basert på brukerens behov.

Contract Insight er en veldig tilpassbar løsning, men vil være forvirrende og skremmende for noen. Lignende systemer som Agiloft har lindret noen av disse problemene med tilpasningskompleksitet gjennom en nøye implementert veiviser-tilnærming. Imidlertid tilbyr Contract Insight mange moduler og tilleggsprogrammer som hjelper deg med å skreddersy produktet til kundens behov, så det er veldig verdt å se på selskaper med mangefasetterte arbeidsflyter og komplekse krav til oppretting av kontrakt.