Gjennomgang og vurdering av entrepriser

ContractWorks begynner på $ 600 per måned, faktureres årlig, og for den prisen leverer en godt designet plattform for kontraktstyring, som har stort fokus på kategorisering, sporing og godkjenning av kontrakter. Dessverre for noen betyr dette at den ikke har mye støtte for å lage forfatterkontrakter, frem og tilbake juridiske forhandlinger, eller noen innebygde samarbeidsfunksjoner. Dette målrettede funksjonsfokuset betyr at du må kartlegge forretningsprosessen din mot programvarens funksjoner nøye, da dette ikke er et gjør alt-verktøy. Det er først og fremst det som holder det bak våre Editors 'Choice-vinnere på dette rommet, Agiloft og Updraft.

Priser og planer

I motsetning til Agiloft og de fleste leverandører på kontraktsadministrasjonsområdet, priser ikke ContractWorks etter brukerlisenser. Produktet starter på $ 600 per måned, fakturert årlig, for sin 12-måneders plan. Det andre prisalternativet er $ 750 per måned for 3-månedersplanen, fakturert kvartalsvis. Du kan starte med kvartalsplanen og gå til et årlig abonnement avhengig av dine behov. Begge planene har gratis prøveversjon og gir deg ubegrensede brukere, dokumentlagring, support og opplæring pluss gratis implementering. Du får også tilpassbare varsler, rapporter, tillatelser, revisjonslogger, migrering og oppsett av dokumenter, tilpasset merkevarebygging og en rekke andre funksjoner, inkludert plattformens dokumentmerking og malfunksjoner.

Det eneste ContractWorks tildeler en brukergrense på er elektroniske signaturer, som selskapet rullet ut en egen eSignature-funksjon i mars 2017. Organisasjoner får fem gratis elektroniske signaturbrukere uten ekstra kostnad, men flere brukere kommer i pakker med fem elektroniske signaturer brukere for $ 1200 per år. ContractWorks integreres ikke med Adobe Sign, DocuSign eller andre tredjepartsleverandører av eSignature, og foretrekker å sentralisere det innenfor plattformen som en naturlig funksjon. ContractWorks tilbyr også en rabatt for ideelle organisasjoner samt volumpakker for advokatfirmaer eller profesjonelle tjenestefirmaer som ønsker å tilby kontraktsstyring gjennom ContractWorks som en fakturerbar tjeneste.

Administrere kontraktens livssyklus

ContractWorks holder brukergrensesnittet (UI) enkelt. Opplevelsen er ikonbasert og enkel å navigere, og toppmenyen har bare seks faner: Dokumenter, Tagger / Maler, Brukere, Rapporter, Signer og Innstillinger og en universell søkelinje. Det er fem standardroller med tilpassede visninger av funksjonene du har tilgang til: Administrator, Full tilgang, Bare nedlasting, Bare visning og Ingen tilgang. Men du kan legge til dine egne tilpassede roller med tilgang til spesifikke dokumenter, mapper, rom, osv. I motsetning til Agiloft og Onit Contract Administration and Contract Review & Approval, når du logger inn, ser du ikke et tilpasset instrumentpanel med sanntidswidgets og rapporter. ContractWorks tar deg rett til dokumentdatabasen for å komme i gang.

Dokumentsiden er lagt ut som en e-postboks. Det er hovedinnboksen i midten, en tilpasset mappestruktur på venstre side for å organisere dokumentene, og knapper på toppen for å laste opp kontrakt i bulk, lage nye mapper, kopiere, laste ned og legge til vedlegg til dokumenter. Du kan også bruke dra og slipp for å flytte dokumenter inn i innboksen uten å måtte bruke Last opp-knappen. Vedleggsfunksjonen er nyttig for å legge til endringsrekkefølge eller tillegg til en hovedkontrakt, og den oppføringen i innboksen viser vedlagte dokumenter.

Selv om du faktisk ikke kan redigere kontrakter i ContractWorks, vil du klikke på et dokument åpne den opprinnelige PDF-visningen, som viser et dynamisk vannmerke tilpasset brukeren som en ekstra sikkerhetsfunksjon for å bevare kontraktshemmelighet. En annen vakker sikkerhetsfunksjon er tofaktorautentisering, noe som fikk meg til å oppgi en kode som ble sendt til mobilenheten min hver gang jeg logget inn.

De mest unike funksjonene i ContractWorks dreier seg om tagger, templering og søk. Tagger i systemet kan være et hvilket som helst felt du vil gjøre søkbare eller skrivbare i kontrakten din. Det er en ekstremt fleksibel kategoriseringsfunksjon som kan omfatte tekst, datoer, tall, prosenter eller et ja / nei-svar. For eksempel kan du opprette en "Auto Renew?" eller en "fortrolighet?" for å raskt slå den innstillingen av eller på for en kontrakt. Merkelapper strømmer inn i den mer fleksible kategoriseringsstrukturen som definerer hvordan ContractWorks nærmer seg kontraktstyring.

Når du oppretter en ny tag, kan du også legge til en rullegardinmeny som legger koden til en bestemt avdeling i virksomheten din eller til en større kontraktsmal. Så hvis du legger til koder for arbeidsavtaler, kan du legge til HR-avdelingen til rullegardinmenyen, mens du for en ikke-avsløringsavtale (NDA) kan legge til den juridiske avdelingen. Tagger er enkle å opprette i kategorien Tagger / maler, og du kan deretter gå tilbake til dokumentinnboksen og knytte tagger til bestemte kontrakter. ContractWorks UI er på samme måte sparsom og intuitiv som for Concord, men går langt dypere inn i granulert kontraktskategorisering og søk.

Maler er en forlengelse av den ideen. De grupperer koder basert på avtaletype, som hjelper kunder å spore de samme 5-10 bestemmelsene i en leieavtale, for eksempel for raskt å søke etter den type kontrakt i motsetning til en leverandørkontrakt, partnerskapsavtale, NDA eller låneavtale. Maler er ikke relatert til oppretting av kontrakter; de er ekstra styrings- og kategoriseringsverktøy. Bare administratorer eller brukere med full tilgang kan bruke koder og maler.

Når jeg testet plattformen som en administrator, kunne jeg trekke flere tagger inn i en testmal og merke standardfelt som start- og sluttdatoer, termin og kontraktsverdi som påkrevde felt. Jeg kunne deretter sette opp tilbakevendende varsler til bestemte brukere, så vel som automatiske oppdateringer og automatisk fornying basert på hvilket intervall jeg har satt. Dette er nyttig for abonnementskontrakter som fornyes kvartalsvis eller årlig. Du kan også laste opp et dokument for å knytte til en kontraktsmal, men det er ikke en fullstendig kontraktforfattermal som du finner i verktøy som Agiloft. Når det er sagt, er ContractWorks-tagger og maler mer tilpassbare og enklere å bruke enn tradisjonelle tilnærminger, pluss at de er fullstendig søkbare.

Når du har lastet opp dokumenter og lagt til koder og maler, kan du administrere signere og elektroniske signaturer i kategorien Sign. Som administrator kan du utpeke din femunderskriver eller sette opp en signaturmal som er korrelert med bestemte avtaletyper. I dette tilfellet kan du merke et dokument med de spesifikke stedene du trenger en signatur for og hvem signaten er, og deretter lagre det som en mal. Hvis du allerede har satt opp en mal, kan du klikke på pennikonet i fanen Dokumenter for å sende ut en sikker kobling for signering med e-post. Alle signere får en fullført PDF-kopi av kontrakten sendt til dem via e-post, og i Sign-fanen kan du filtrere etter fullførte, ufullførte eller kansellerte signaturer.

ESigning-funksjonaliteten er enkel, og den egentlige signeringsfunksjonen vil snart bli integrert med Salesforce og tilgjengelig i Salesforce AppExchange, som ContractWorks sa vil kunne sende et dokument opprettet i Salesforce rett inn i ContractWorks for lagring og signatur samt trekke Salesforce-felt direkte inn i plattformen som tagger.

Rapporter og varsler

ContractWorks er fremdeles i ferd med å bygge ut rapporteringsfunksjonaliteten, men det er et solid utvalg av funksjoner og analyser som du kan jobbe med. I kategorien Rapporter kan du administrere både rapporter og relaterte varsler i en kalendervisning. Når jeg opprettet en ny rapport, kunne jeg velge mellom alle tagger og maler som kolonner å trekke inn, sammen med å kunne filtrere dataene som rapporten ble trukket inn etter nøkkelord eller bestemt mal. Deretter eksporterte jeg rapporten som en PDF- og Microsoft Excel-fil.

Når du har opprettet en rapport, kan du under fanene Varslingskalender og varslingsrapport konfigurere e-postmeldinger og relaterte varsler for bestemte brukere. Du kan også se alle rapportene dine i fanen Lagrede rapporter. Det viktigste er at ContractWorks gir deg en revisjonslogg for å spore all aktivitet for bruker og en fullstendig oversikt over hver kontrakt i systemet. Rapporter i ContractWorks handler mer om bevegelse av dokumenter gjennom systemet og handlingene brukere gjør, sporing når et dokument lastes opp, flyttes, omdøpes, og når detaljer endres for å sikre sporbarhet og fangstfeil. I så måte gjør revisjonsspor, rapportering og varslingskalender jobben sin. Når det er sagt, er rapporteringsmulighetene ikke så dyptgående eller pyntet med interaktive diagrammer og grafer som i Agiloft og Onit, eller trendmetrikene og anbefalingene du finner i rapporter generert av Coupa Contract Lifecycle Management.

Et virtuelt filskap for kontrakter

ContractWorks er enkel å bruke, grundig i sin kategorisering av avtaler, og blant de beste erfaringene vi testet for sikker lagring og sporing av kontraktsdokumenter. Plattformen lyser også når det kommer til raskt søk gjennom tagging og malstruktur. I tillegg fungerer den opprinnelige eSigning-funksjonen bra. Hvis du leter etter avtaleforfattering, mer omfattende rapportering og dypere kontraktsadministrasjoners livssyklusfunksjoner (for eksempel arbeidsflytautomatisering, versjonskontroll og innebygd samarbeid og oppgavestyring), er Editors 'Choice Agiloft en mer kraftfull og tilpassbar alternativ. For kunder som først og fremst er opptatt av etterruting av dokumentruting og -styring med stor sikkerhet og omfattende revisjonsevne, er ContractWorks en smart designet og utført løsning for de aspektene ved kontraktsadministrasjon.