Gjennomgang og vurdering av Coupa-kontraktens livssyklusstyring

Hvis du leter etter en kontraktsadministrasjonsplattform som hjerte tar i bruk SaaS-modellen (Software-as-a-service), er ikke Coupa Contract Lifecycle Management helt det du leter etter. Imidlertid er dette et svært funksjonelt produkt hvis du tilfeldigvis er det tiltenkte publikummet. Det er fordi Coupa er en spesialisert plattform som er spesifikt rettet mot de som fokuserer på ledelse og anskaffelse av bedrifter. Mens Coupa har introdusert avansert funksjonalitet i arbeidsflytprosessen for kostnadsstyring, inkludert ruting av arbeidsflyt og automatiserte utløsere, omdirigering og endringsgjennomgang, og en bredere operasjonalisering av kontrakter i systemet. Men det er også gjort kontraktstyring til bare en komponent i dette mye større forretningsapplikasjonsrammeverket.

Alt dette kombineres for å gjøre Coupa Contract Lifecycle Management ikke like tilpassbar for et så bredt spekter av brukstilfeller som Editors 'Choice-vinnere Agiloft eller Updraft. Det er heller ikke et så kraftig kontraktsforhandlings- og samarbeidsverktøy som Onit Contract Management, selv om det er likt Onit i å være en del av et større applikasjonsrammeverk. Ingen av de andre kontraktstyringsplattformene vi testet tilbyr imidlertid den enhetlige forretningsverdien og handelsdrevne analyser for å fullstendig integrere kontraktens livssyklus i forsyningskjeden.

Enterprise Pricing Structure

Coupa fokuserte på nytt det som en gang var Kontraktsmessig fra en grunnleggende skytjeneste til en målrettet avtalestyringsløsning smeltet sammen med selskapets kjøp, salg og transaksjonsbehandling. I følge Coupa er selskapet først og fremst fokusert på virksomheter med årlige inntekter som starter på 75 millioner dollar eller høyere. Dette er ikke en plattform for små og mellomstore bedrifter (SMB) og tilbyr ikke et gratis SaaS-abonnement for programvare-som-en-tjeneste, slik som det du finner i Agiloft eller Concord. Dette er en løsning for store, globale bedriftsorganisasjoner.

Coupa Contract Lifecycle Management er inkludert som en del av Coupa Spend Management-abonnementet. Dette inkluderer ubegrensede kontrakter, brukere, varsling og automatisk forbruksforbruk og sporing. Kontraktsamarbeid er en trinnvis avgift og prises som en prosentandel av Coupa Spend Management-abonnementet. Coupa Contract Lifecycle Management inkluderer muligheten til å opprette ubegrensede kontrakter inkludert forfatter, redigering og eSignature med alle parter, pluss omdirigering og versjonskontroll.

Handelsdrevet kontraktstyring

Siden dette er en gjennomgang av et avtalestyringssystem, fokuserte vi testene våre først og fremst på Coupa Contract Lifecycle Management og Coupa Contract Collaboration aspekter av den generelle Coupa Spend Management-plattformen. Coupa-dashbordet gjør det klart at alle aspekter av opplevelsen flyter tilbake til bruke ledelse og anskaffelser. Over den øverste navigasjonslinjen er faner for Utgifter, forespørsler, ordrer, fakturaer, inventar, innkjøp, leverandører, kontrakter og rapporter, sammen med et ekstremt granulært oppsettpanel som lar deg tilpasse alle aspekter av den modulære plattformen - fra innhold og leverandører til kjøp av verktøy, arbeidsflytautomatisering, integrasjoner og mer. I det store og hele tilbyr Coupa en bredde av funksjonalitet som ligner på en fullverdig enterprise resource planning (ERP) løsning.

Hoveddashbordet gir deg også en dynamisk universell søkelinje for spørsmål om naturlige språk for å navigere rett til det du trenger i den tette plattformen. Den gir deg også filtre for å bore ned etter avdeling eller spesifikke gjenstander. Det er et system designet for å destillere en kompleks virksomhetsforsyningsoperasjon ned til målrettede data og skreddersydde visninger, og en du har tilgang til fra hvilken som helst nettleser.

Jeg startet i fanen Kontrakter, som er et enkelt integrert depot av alle leverandørkontraktene i systemet. Det er lagt opp i en lignende listevisning som du finner i Concord eller ContractWorks. Den viser detaljer som start- og utløpsdato, kontraktsstatus og innholdsgrupper i tillegg til ikoner for redigering og sletting av en oppføring. Den øverste filterlinjen gir deg muligheter til å opprette en ny kontraktoppføring, masseopplastingskontrakter fra en fil, eksportere kontrakter til CSV- eller Microsoft Excel-filer, og et antall filtre for å sortere kontraktene dine etter språk, dato, utløpsramme og avansert filtre som lar deg se etter kontraktnummer eller nøkkelord. Søkefeltet kan kjøre optisk karaktergjenkjenning (OCR) på kontraktsdokumenter og PDF-filer for å identifisere spesifikke ord og leddsetninger.

Alt dette er ganske standard på tvers av avtalestyringsløsningene vi testet. Det unike med Coupa er at Contracts-instrumentbordet også gir deg diagrammer over de best kjøpte varene og varene i systemet. Dette hjelper deg med å prioritere kontrakter basert på bruksstyring. Alt er også tillatelseskontrollert. Så basert på brukergruppene, tilgangsrollene og innholdsgruppene for forskjellige kontrakter konfigurert av administratoren i konfigurasjonsfanen, vil hver bruker se noe annerledes. Hver kontrakt kan ha en eller flere kontraktsgrupper som binder den til en bestemt avdeling eller brukergruppe, en spesifikk strategisk konto, et bestemt land eller et språk, eller et hvilket som helst annet attributt.

Når jeg opprettet en ny kontrakt, skrev jeg inn de grunnleggende kontraktsdetaljene som leverandør og termin. Jeg inkluderte alternativer for å velge dokument- og tjenestetyper, laste opp et relatert kontraktsdokument og koble kontrakten til en hovedavtale hvis aktuelt. Coupa ga meg et sett med forhåndsdefinerte maler å velge mellom når jeg tilordner en leverandør. Det lar meg velge fra leverandører som for øyeblikket er oppført i systemet.

Når du har opprettet en kontrakt, eller funnet kontrakten du har søkt etter, kan du klikke deg inn på detaljsiden. Coupa gir deg ikke bare kontraktsdetaljer, for eksempel dokumenttype og versjonsnummer, men inkluderer også seksjoner om fakturainformasjon, rekvisisjoner, innholdsgrupper, priser og vilkår, varsler og spesifikke elementer eller produkter i det elektroniske handelssystemet som er knyttet til den kontrakten.. Avsnittet om priser og vilkår er spesielt flink, og lar deg definere sparetall på en kontrakt uansett hva du vil, det være seg prosentandel avslag på listepriser eller basert på minimum / maksimale bruksparametere. Dette går hånd i hånd med "Source This" -funksjonen, som er en knapp som gir relativt pris på bud på varer og tjenester på en leverandørkontrakt når det gjelder reforhandling.

Det er en forhåndsintegrert evne med andre moduler, så du er ett klikk unna å se innkjøpsordrer etter avdeling eller vare, fakturaer eller andre deler av plattformen. Coupa har en egen varselinnboks og varslingspanel, men selskapet sa at de foretrekker å integrere med tredjeparts tjenester som Gmail eller Slack for å sende brukervarsler (i hvilken app eller grensesnitt de allerede jobber i).

I Coupa får du ikke en samarbeids- og kontraktsforhandlingsmodul på denne siden, som du gjør i Onit. For det, trykker du på "Forfatterkontrakt" -knappen på en hvilken som helst kontraktsdetaljside for å ta deg med inn i Coupa Contract Collaboration-miljøet. Det er her du finner avansert redigering og omdisponering av kontrakter, som lar flere parter godta, avvise og kommentere endringer gjort av andre parter. Dette gjøres på et delt samarbeidsrom som er ment å etterligne en Google Doc. Det kommer med versjonskontroll som lar deg rulle tilbake endringer, pluss en revisjonsspor for alle redigeringer og interaksjoner i miljøet. Du kan til og med angi interne servicenivåavtaler (SLA) for å stille tildelte vinduer for hvor lenge forskjellige grupper i et selskap må forhandle. Dette er designet for å forbedre syklustidene for kontrakter.

Selve kontraktredigeringen skjer i en grunnleggende WYSIWYG-redigerer, med en revisjonslogg på høyre side for å hjelpe deg med å trekke inn forhåndsgodkjent kontraktsspråk, tall fra andre kilder eller spesifikke klausuler. Når du lagrer endringer, gir Coupa deg en mulighet til å se en side-ved-side-versjon sammenligning, med endringer eksplisitt merket og fargekodet. Hvis du inviterer flere brukere, vil de bare se endringer fra det tidspunktet de startet med avtalen. Den nye brukeren vil se et automatisk popup-vindu med hvem den viktigste kontraktseieren er. Derfra kan eieren kontrollere tillatelser, legge til og fjerne brukere eller tilordne bestemte oppgaver i samarbeidsmiljøet. Kontraktssamarbeidet og forhandlingsprosessen er mer sentralisert og samlet i Onit. Imidlertid gir Coupa et nivå av granulær kontroll i redigeringsprosessen matchet i testen vår bare av sporendringene og rike formateringsalternativene til Concord.

Til slutt inkluderer Coupa en enkel DocuSign-integrasjon på slutten av livssyklusprosessen for å fullføre eSignature-prosessen og utføre kontrakten. Coupa laster opp det genererte dokumentet automatisk til DocuSign med en enkel klikk-og-sign-opplevelse for både den interne brukeren og den eksterne leverandøren eller leverandøren som inngår avtalen. I Coupa skriver du ganske enkelt inn navnet på signeren, klikker på Sign, og Coupa fanger opp IP-adressen til signatoren. Dette registrerer et unikt digitalt fotavtrykk for sikkerhetsrevisjon. Leverandøren og alle relevante parter mottar da automatisk en e-post med en PDF-kopi av avtalen.

Granulær rapportering

Coupa Contract Lifecycle Management tilbyr også noen av de mest detaljerte rapportering og analyser av alle kontraktstyringsplattformene jeg testet. Rapporter-fanen har en tilpasset beregning kalt Perfect Fit Insights, som ser på prosentandelen av bruken din mot en kontrakts volum, dollar beløp eller andre faktorer for å bestemme målrettede "suksessberegninger" og anbefalinger for å optimalisere profitt. Denne målorienterte salgsrapporteringen er i motsetning til noe annet verktøy jeg testet, og genererer analyser etter kontrakt merket i grønt, rødt eller gult for å utpeke sparemål på bestemte leverandørkontrakter. Coupa ga meg også besparelser, effektivitet og bruksanbefalinger for hvordan jeg kan optimalisere kataloger, fakturaer og innkjøp for større avkastning. Disse intelligente anbefalingene eksisterer ikke i et vakuum; kan du tilordne en oppgave direkte fra anbefalingssiden for å begynne å ta handling på datainnsikten.

Det finnes en rekke andre rapporter og beregninger også, som kan tilpasses til bestemte innholdsgrupper eller avdelinger eller skiver ut etter bransje. For eksempel kartlegge bruksprosenter fra leverandører av teknisk industri kontra leverandører av industriindustrien. Coupa sa at etterretningsanbefalingene kommer fra virkelige empiriske data som ble anonymisert fra hundrevis av bedriftskunder og deres transaksjoner. Disse rapporteringsberegningene er selvfølgelig knyttet til det enkle scenariet for forvaltning og anskaffelse av plattformtjenestene. Men analysene dykker dypere ned i bunnlinjefokusert kontraktsinnsikt enn Agiloft, Onit eller noen av de andre kontraktstyringsplattformene som ble gjennomgått i denne omgangen.

Fokusert på bunnlinjen

Coupa Contract Lifecycle Management er ikke en gjør-det-alt kontraktstyringsplattform for enhver type kontrakt og virksomhet i alle størrelser og størrelser. Snarere er det en bedriftsplattform og anskaffelsesplattform, med kontraktstyrings- og rapporteringsfunksjoner som er spesialiserte for den aktuelle saken. Det er langt mer avansert som et resultat. For fleksibel opprettelse av kontrakter, forhandlinger og styring av livssyklus er Agiloft og Concord billigere, mer brukervennlige og langt mer tilpasningsdyktige når det gjelder layout og brukergrensesnitt. Dette er ikke løsningen for SMB-kontraktstyring. For store bedriftsorganisasjoner som forvalter en strøm av leverandørkontrakter og et tett B2B-produktbeholdning, tilbyr Coupa imidlertid et nivå av spesialisert, kraftig kontraktslivssyklusstyring med ROI-fokuserte etterretningsmetriker som du vant ' finner ikke noe annet sted.