Efilecabinet online anmeldelse og vurdering

efileCabinet Online (som begynner på $ 15 per bruker per måned) er et fullfunksjonssystem for forretningsdokumentstyring (DM) som har integrert et nytt nettbasert brukergrensesnitt (UI) som er mer intuitivt, med sterkere fil digitalisering og lagringsfunksjonalitet. eFileCabinet Online utmerker seg med å tilby versjonskontroll, fildeling og dokumentoppbevaring og samsvar. Funksjonssettet er tilpasset behovene til små og mellomstore bedrifter (SMB). Hvis disse avanserte funksjonene virker overveldende, eller hvis samarbeidet er høyere på ønskelista, så velger redaktørens valg Zoho Docs Standard bedre samarbeidsfunksjoner.

eFileCabinet Online-pakker

eFileCabinet Online tilbyr brukere et bredt spekter av valg for DM-behov. Men det er ingen gratis prøveversjon tilgjengelig, og prisstrukturen har endret seg siden vi sist vurderte den. eFileCabinet Online begynner på $ 15 per bruker per måned (faktureres årlig) med 25 gigabyte (GB) lagring, men bare for fildeling og uten DM-funksjonalitet. Fordelstrinnet på 30 dollar per bruker per måned er et mer robust utgangspunkt siden det tilbyr 1 terabyte (TB) lagring, tilgang til eFileCabinet DM-systemet, sikker fildeling og tilgang til nyttige maler. Fordelen inneholder også Microsoft Office-integrasjon, oppbevaring (styring), samsvarsverktøy og tofaktorautentisering (2FA). Den eneste ulempen med dette nivået er minimumskravet til tre brukere. Denne planen inkluderer også integrasjon med eSignature og Intuit QuickBooks.

Et mer komplett tilbud er Business tier, som koster $ 55 per bruker per måned uten minimumskrav til brukeren. Den inkluderer alle funksjonene i Advantage-nivået, men tilfører en forretningsprosessautomatisering, dataspesifikk filruting, autofil navngiving / lagring og zoned optisk karaktergjenkjenning (OCR) fange til miksen. Et Enterprise-lag er også tilgjengelig, men prisene for dette vil variere avhengig av lisenser og funksjoner.

Komme i gang med eFileCabinet Online

For å registrere deg på eFileCabinet Online, må du først sette opp en demo med salgsteamet ved å fylle ut et skjema online eller ringe et avgiftsfritt nummer. En bedriftsrepresentant vil deretter tilby deg en 15-minutters demonstrasjon, hjelpe deg med å bestemme hvilken plan som fungerer best for deg og hjelpe deg med å sette opp. Siden vår forrige gjennomgang har eFileCabinet Online blitt redesignet og bygd om på HTML5-plattformen, slik at det ikke lenger krever Microsoft Silverlight. Dette betyr at den nå kan brukes i hvilken som helst nettleser, og at den også er Mac-kompatibel.

Den nye eFileCabinet Online-brukergrensesnittet er mye renere enn den gamle, med forenklede menyer og innebygde hjelpefunksjoner. Langs toppen av dashbordet er rullegardinmenyer for nye, dele, redigere, komme i gang og "trenger hjelp?" knapper. Filer er organisert som papirpartiklene, det vil si i skap, skuffer og mapper. Under den nye menyen kan du lage skuffer, mapper og skap. Del-menyen inneholder alternativer for deling via e-post, SecureDrawer og mer. Kom i gang og "Trenger du hjelp?" -knapper åpner et lysvindu med to faner: Hjelp og lær det grunnleggende, der sistnevnte tilbyr en omvisning i programvaren og guider til enkle oppgaver. En hamburgermeny på venstre side av dashbordet gir deg tilgang til administrative innstillinger, e-signaturalternativer, muligheten til å bytte til programvarens klassiske visning og mer.

Nye funksjoner inkluderer integrasjon med Citrix ShareFile. Hvis du bruker Citrix ShareFile til å samarbeide om dokumenter, kan du kartlegge Citrix ShareFile-mapper i eFileCabinet Online. Du kan også søke i dokumenttekst så lenge den er lesbar; efileCabinet Online vil automatisk OCR PDF og bildefiler.

eFileCabinet tilbyr sin gratis SideKick-desktop-applikasjon. Det er representert med et flytende, sirkulært ikon som du kan dra og slippe hvor som helst på skjermen. Klikk på den for å utvide, så kan du få tilgang til kontoen din, administrere dokumenter, laste opp nye dokumenter, søke og mer. SideKick desktop-app synkroniseres med kontoen din i sanntid, og er en praktisk måte å få tilgang til filene dine uten å logge på en nettleser.

Dokumentdeling og samarbeid

Med eFileCabinet Online kan du dele filer med interne og eksterne brukere og spore ubegrensede dokumentversjoner. Innsjekkings- og utsjekkingsfunksjoner lar deg følge med på filer og flere redigeringer til det samme dokumentet samtidig. En kul funksjon er at når du deler en fil, kan du passordbeskytte den og til og med inkludere en utløpsdato hvis du har å gjøre med sensitivt innhold. Brukere kan legge til metadata i hver fil for å forbedre søket og gi et øyeblikkelig informasjon. Alle filene kan forhåndsvises inline, slik at du ikke trenger å vente til hver enkelt laster ned.

Hvis du har en konto med DocuSign eller Citrix RightSignature, kan hver integreres i eFileCabinet Online-dashbordet slik at du kan fange e-signaturer. Du kan sende dokumenter til hvem som helst som skal signeres, og bare avsenderen trenger en konto, akkurat som du kan gjøre i Adobe Document Cloud Standard. eFileCabinet Online tilbyr også full integrasjon med Salesforce. Fra Salesforce kan du få tilgang til filer og flytte filer til eFileCabinet Online.

Det er nyttige organisasjonsverktøy også. Som administrator kan du opprette og bruke maler for skapene dine. Hvis du for eksempel vil lage et skap for flere avdelinger, alle med de samme mappene inni, kan du sette det opp en gang og bruke malen på hver. For å opprette en mal, må du først lage et bibliotek. Jeg vil like det hvis et eksempelbibliotek allerede var befolket på kontoen min.

Hvis du vil opprette et bibliotek, bruker du rullegardinmenyen Ny meny, som på admin-siden inneholder bibliotek, underkatalog og mal. Det er et gjennomgang på denne siden som heter "Hvordan legger jeg til en mal", men da jeg klikket på den, dukket det opp en melding om at den ikke var tilgjengelig. Etter to forsøk dukket det opp en melding med instruksjoner. På samme måte kan du lage arbeidsflyter som består av automatiserte handlinger utløst av visse hendelser. Dette er imidlertid bare tilgjengelig når du bruker klassisk visning. Andre avanserte funksjoner inkluderer dokumentoppbevaring, revisjon og ødeleggelsesplaner.

eFileCabinet Online har apper for Android og iOS. Ved hjelp av appene kan du forhåndsvise, administrere og dele filene dine. Du kan også bruke kameraet til å fange og lagre dokumenter mens du er på farten. Søkbar online-hjelp er tilgjengelig rett fra programvarens brukergrensesnitt, og den inkluderer artikler, videoer og nedlastbare brukerhåndbøker. Det er også verktøystips tilgjengelig for visse funksjoner. Du kan også kontakte eFileCabinet Online direkte via live chat, e-post og telefon. Hovedhjelpsiden viser gjennomsnittlig ventetid for telefon og chat, noe som er en fin touch. Live support via chat eller telefon er tilgjengelig på hverdager fra kl.

Alle DM-funksjoner på ett sted

eFileCabinet Online har kanskje ikke det mest spennende navnet, men det tilbyr en mengde funksjoner som hjelper bedriften med å holde seg organisert og kompatibel. Enten du trenger å spore dokumenter eller administrere prosjekter, kan eFileCabinet Online hjelpe. Det redesignede brukergrensesnittet gjør det hele enda enklere, og nye integrasjoner gir flere muligheter for deling og e-signatur. Men for et lignende sett med samarbeidsfunksjoner pluss muligheten til å redigere dokumenter på nettet og på mobile enheter, er vår redaktørers valg Zoho Docs Standard en flott løsning.