Gjennomgang og vurdering av Gimmal kontraktstyring

Gimmal Contract Management er et annet svært tilpasselig, funksjonsrikt avtalestyringssystem som umiddelbart blir differensiert av sin enorme prislapp: $ 20 000 per år. Men ikke la klistremerke sjokk bli bedre av deg; Gimmal Contract Management (tidligere kjent som Prodagio før selskapet ble kjøpt opp tidligere i år) er en fleksibel løsning som tilbyr alle kjernekontraktstyringsfunksjonene, samtidig som den tilbyr en rekke tilleggsfunksjoner som arbeidsflytautomatisering, malbasert kontraktsgenerering og brukeroppgaver som kan gjøre det verdt pengene for noen. Imidlertid tilbød vår Editor's Choice-vinner Agiloft et tilsvarende nivå av tilpasning med mindre kompleksitet og lavere pris.

Hvis du vurderer Gimmal, vil kompleksitet sannsynligvis være ditt største hinder. Når du har konfigurert Gimmal slik du trenger, er det et utmerket system, men det er viktig å merke seg at mengden tilpasning systemet krever, alvorlig vil komplisere livene til administratorer som er belastet med implementering. Enda mer uheldig er det ikke noe alternativ å prøve før du kjøper. Agiloft har et tilsvarende nivå av tilpasning, men klarer å være mindre sammensatt fordi det valgte en veiviserbasert konfigurasjon, som er noe Gimmal bør vurdere.

Alt i alt er startprisen for Gimmal absolutt bratt for mindre organisasjoner. Slike selskaper bør sørge for at en lisens per bruker ikke vil tjene dem bedre i stedet, og bør se nøye på Getting Contracts Done, den andre vinneren av PCMag Editor's Choice. Gimmal Contract Management er rettet mot mellomstore og store virksomhetsorganisasjoner, som må evaluere programvaren på grunnlag av tilpasning kontra kompleksitet og vedlikehold.

Prisalternativer og planer

Gimmal tilbyr tre forskjellige utgaver som i stor grad er differensiert av sitt maksimale antall brukere, men også av forskjellige nivåer av kapasitet kontra kompleksitet.

Ironisk nok tillater den laveste Essentials-utgaven et ubegrenset antall brukere. Det er fordi Essentials-utgaven er rettet mot de som stort sett leter etter et kontraktslager og ikke trenger å integrere med andre systemer eller har ikke-standardiserte kontrakter eller arbeidsflyter. Avansert utgave er rettet mot enkeltavdelinger i veldig store firmaer eller mellomstore organisasjoner med færre enn 25 brukere hvis behov er mer spesialiserte og som muligens krever integrering med eksisterende systemer. Endelig er Enterprise-utgaven for selskaper med mer enn 25 brukere og spesialiserte behov utover de som er i Advanced Edition.

På dette tidspunktet hadde Gimmal fremdeles ikke fullstendig integrert Prodagio i sine nettegenskaper. Og med en startpris på 20 000 dollar er det forståelig at detaljert prisinformasjon ikke vil være tilgjengelig via Internett, men snarere fra kunde til kunde-basis gjennom direkte kontakt med Gimmal-selgere. Gimmal tilbyr heller ikke en gratis prøveversjon for nedlasting eller tilgang, så du er avhengig av salgspersonell for testing før kjøp.

Ikon-tungt grensesnitt

Gimmal-grensesnittet er ikon-tung og derfor ganske lett å navigere. De store ikonene på høyre hjørne av skjermen dekker alle områdene som er viktige for kontraktstyring, inkludert dokumenter, Mine oppgaver, rapporter, søk og administrator (for de som er utpekt som administratorer). Når et ikon er valgt, endres kategoriene over arbeidsområdet for å gjenspeile den tilgjengelige kategorien informasjon.

Formatet for Dokumenter-området i Gimmal vil umiddelbart bli kjent for alle som har brukt en Windows-datamaskin. Ikoner for å utføre grunnleggende funksjoner kjøres over toppen av arbeidsområdet (f.eks. Ny mappe, importdokument og kopi), med et filskaplignende indeks som kjører langs venstre side, som, passende, heter kabinett. Gimmal valgte en velprøvd design som gjør det mulig å komme i gang intuitivt.

Dokumentfanen er spesielt nyttig fordi den har både den virksomhetsorganiserte metoden for lagring av kontrakter (skap), men også gir brukerne hurtigtilgangsfaner til sine nyeste dokumenter pluss en liste hvor de kan lagre sine "favoritt" kontrakter. I tillegg til fullstendig tilpassbar visning av kontraktsdatakolonner når du ser på kontraktlister, vises ikoner ved siden av kontrakter for å indikere når det er noen påminnelser, forpliktelser, relaterte dokumenter eller notater vedlagt. Jeg syntes dette var en nyttig funksjon, så jeg anerkjente umiddelbart hvilke kontrakter som var knyttet til disse ekstra typene informasjon.

Dokumenter kan genereres gjennom maler eller direkte importeres til systemet. Hvert dokument har et pop-up-dashbord der all kontraktinformasjon lett kan nås. De forventede feltene er der, inkludert relaterte dokumenter, notater, påminnelser og revisjonsspor. Men Gimmal kommer også med mange andre felt, inkludert kontraktsforpliktelser som kan legges til, sjekklister over admin-opprettede forretningsprosesser som kan tilordnes, arbeidsflyten som kan vises, og vedlagte kontakter som kan administreres.

Rapporter holdes enkle. Bare velg en rapporttype fra en liste, skriv inn rapportdataene (f.eks. Begrensning av datoer eller dokumentnavn, type eller ID), og generer. Hele prosessen tar bare sekunder. Gimmal kommer med en rekke forhåndsinnstilte standardrapporter, men nye rapporter kan også genereres av administratorer gjennom en enkel prosess. Rapporten kan skrives ut eller eksporteres til CSV (etter alternativet å legge til, fjerne eller omordne datakolonner) og kan åpnes i Excel.

Hvis ønsket informasjon ikke er tilgjengelig via en rapport, er en robust søkekomponent tilgjengelig. Brukere har muligheten mellom et raskt søk og et mer avansert søk. Det raske søket skanner både de brukeroppførte dataene, så vel som de vedlagte dokumentene. En kul funksjon i Gimmal er at den har OCR-evner (optisk karaktergjenkjenning) som konverterer PDF-filer til bilder til søkbare dokumenter. Søkeresultatene er svært nyttige og inkluderer rangeringsprosenter og kontekst for kampene. Jeg fant denne funksjonen spesielt nyttig for å hjelpe deg med å sile gjennom en stor mengde søkeresultater og unngå å bli fastkjørt ved å åpne og sjekke resultatene med en enkelt kamp.

For brukere som leter etter mer spesifikk informasjon, gir den mer avanserte søkefunksjonen brukere verktøyene til å finne nesten hvilken som helst kontrakt. Brukere kan søke etter bestemte ord eller uttrykk, dokumenttyper, innholdet i et bestemt felt, eller filstørrelse, i en hvilken som helst tenkelig kombinasjon. Når de ønskede resultatene er funnet, kan brukeren markere de ønskede oppføringene og høyreklikke for å eksportere til CSV, og effektivt gjøre ethvert søk eller liste rapporterbar. Hvis det sannsynlig er at brukeren vil bruke søket igjen, kan det lagres og til og med bli offentliggjort for alle brukere for å fremskynde prosessen i fremtiden.

Komme opp

Gimmal tilbyr både tjenester som er tilgjengelige utenfor boksen som kan opprettes på så raskt som en dag, og mer komplekse integrasjoner og spesialiseringer også. Den ut-i-boksen-versjonen av programvaren vil sannsynligvis gi de nødvendige mulighetene for de som søker kjernefunksjonene i kontraktstyring, inkludert Store, Track and Alert, Search, and Report.

Mer avanserte funksjoner kan lages for de som ønsker å automatisere forretningsprosessene ytterligere. Mer kyndige administratorer kan lage arbeidsflyter som automatiserer godkjenningsprosessen for nye kontrakter, sjekklister over gjøremål knyttet til kontrakter og maler som kan fylles med brukeroppførte data.

Gimmal tilbyr et bredt utvalg av nyttige ressurser og en hel Referanse-fane under Dokumenter-delen. Denne delen inneholder guider for å lage maler, hurtigreferanser, treningsvideoer og brukerhåndbøker. Og hvis det aktuelle problemet ikke dekkes av noen av disse ressursene, vil sannsynligvis en full bruksanvisning med mer enn 250 sider ha svaret. I tillegg er kundesupport tilgjengelig gjennom den årlige støtteavtalen.

Gimmal Contract Management tilbyr et svært tilpassbart system som kan skreddersys for å tilpasse behovene til en bestemt kunde. Til tross for den enorme mengden tjenester som Gimmal tilbyr, har det skapt et grensesnitt som er lett å navigere og intuitivt. Det tilbyr mange funksjoner som går utover kjernekontraktstyringsfunksjonene for å ytterligere automatisere forretningspraksis og spare arbeidstakernes verdifulle tid. Tilpasningen kan imidlertid være skremmende og vanskelig å hente, og prisen kan være høy for mindre organisasjoner.