Great minds programvare kontrakt fordel gjennomgang og vurdering

Ikke la deg avsette av nettstedet hvis du bestemmer deg for å undersøke Great Minds Software Contract Advantage. Ja, det er både tregt og vanskelig å navigere, men hvis du graver deg gjennom det, vil du finne informasjon om en meget godt omtalt og meget tilpassbar plattform for kontraktstyring. Dessverre speiler nettstedet appen noe ved at Great Minds har lagt en betydelig læringskurvebarriere mellom deg og full bruk av Contract Advantage. Imidlertid fortsetter selskapet å forbedre produktet slik det fremgår av det faktum at Contract Advantage, siden vår første gjennomgang, har lagt til brukergrensesnittforbedringer (UI), nye integrasjoner, arbeidsflytautomatisering og mer; og det betyr at kryssing av læringsbarrieren kan være verdt det for mange.

Denne veterankontraktstyringsplattformen starter på bare $ 75 per navngitt bruker per måned, og fokuserer ikke på noe aspekt av kontraktstyringsprosessen. Snarere gir det en rekke funksjoner på tvers av lagring og kategorisering av kontrakter, oppretting og redigering av kontrakter, arbeidsflyter og elektronisk signatur, samt rapportering og varsler. De største problemene vi hadde med dette produktet var angående brukervennlighet og kompatibilitet til å begynne å komme i gang. Selskapet tilbyr et vell av uttømmende omfattende guider, hjelpedokumenter og ressurser for å hjelpe deg med å navigere og tilpasse systemet. Men den store mengden tilpasning kan være skremmende, og selv med forbedringene siden vår første gjennomgang og hjelpematerialer, er brukergrensesnittet bare brukervennlig etter at du får tak i produktet. Selskapet sier at Hjelp-ressursene ikke erstatter formell opplæring. Selskapet tilbyr demonstrasjoner og treningsøkter, inkludert 3-5 dagers opplæring og oppsett på stedet avhengig av planen du velger.

Editors 'Choice Updraft gir bedre kontraktsforfatter og Editors' Choice Agiloft er enklere å bruke med like mye tilpassingsevne. Det er også en rekke mer intuitive, skybaserte produkter gjennomgått i denne samlingen som er langt enklere å bruke, men uten nesten like mye funksjonalitet på bedriftsnivå. For mellomstore til store bedrifter og organisasjoner som kan bruke tiden på å sette opp systemet og tilpasse brukergrensesnittet, kontraktsmaler og styringsalternativer og automatisering av arbeidsflyt, er Contract Advantage blant de kraftigste verktøyene på markedet.

Utgaver og priser

Contract Advantage er tilgjengelig i tre forskjellige versjoner: WebEssentials, WebPro og WebElite. Prisene varierer avhengig av om du vil at det hostede produktet er tilgjengelig via en nettportal eller den installerte versjonen av Contract Advantage som vil leve på en server bak brannmuren. Blueridge Software Contract Assistant er det eneste andre produktet som er testet i denne roundupen som tilbyr et lokalt alternativ.

WebEssentials-planen begynner på $ 75 per navngitt bruker per måned og $ 90 per samtidig sete per måned. For den installerte versjonen er prisingen en engangslisensavgift på $ 500 per navngitt bruker og $ 875 per samtidig bruker. Den neste planen er WebPro, som begynner på $ 83 per navngitt bruker og $ 99 per samtidig bruker per måned. Den installerte versjonen koster $ 550 per navngitt bruker og $ 963 per samtidig bruker for engangslisensen.

Endelig er det WebElite-utgaven, som begynner på $ 95 per navngitte bruker og $ 114 per samtidig bruker per måned. Den installerte versjonen av WebElite koster $ 633 per navngitt bruker og $ 1108 per samtidig bruker for engangslisensen. Great Minds Software tilbyr også kun visningsseter for Contract Advantage, alt fra $ 15- $ 20 per måned for hostede systemer og en lisensavgift på $ 150- $ 175 for installerte systemer. Som nevnt tilbyr selskapet også opplæring på stedet med hver plan for å hjelpe deg med den betydelige læringskurven. Inkludert trening er tre dager for WebEssentials, fire dager for WebPro og fem dager for WebElite.

Selv om disse utgavene alle har "Web" i navnene, er det ikke å si at de bare kjører som hostede skytjenester. I stedet betyr det at brukere samhandler med dem gjennom en nettleser som peker på programvare som kjører enten på servere som er vert for Great Minds Software eller på servere som kjøres i kundedatasentre. Valget er opp til deg. Contract Advantage har flere distribusjons- og prisalternativer, så husk å forstå hele bildet før du kjøper. Og husk at å kjøre programvaren lokalt betyr å investere i Microsoft SQL Server (2008, 2012, 2014 eller 2016 utgave) eller Windows Server (2008 R2, 2012 R2 eller 2016 R2 server).

Denne ekstra infrastrukturen på baksiden betyr ekstra kostnader utover basalisensprisen for Contract Advantage: server- og klienttilgangslisenser for både Microsoft-plattformer, samt kostnadene for en dedikert servermaskin, enten fysisk eller virtuell. Det betyr også potensielt noe ekstra kompleksitet for små operasjoner uten intern IT-kompetanse for å administrere servere og databaser. Dette kan føre til mer tredjeparts IT-konsulentkostnader. Alt det som kan være for komplisert for noen virksomheter, spesielt veldig små operasjoner som eneeiere. For mellomstore operasjoner med en fysisk eller virtuell server til overs, og noen IT-sykluser som er åpne for administrasjon, tilbyr Contract Advantage fleksibel lisensiering, alle grunnleggende komponenter og en enorm mengde tilpasningsevne.

Kunder bør imidlertid undersøke funksjonene i hver utgave nøye, fordi det er markante forskjeller. For eksempel er det en rekke funksjoner som ikke er tilgjengelige i WebEssentials eller WebPro-utgaven. WebElite- og WebPro-utgavene tilbyr en klausulbibliotek og immateriell eiendom (IP), økonomisk og spesialitetssporing. WebElite-utgaven tilbyr også brukerdefinert rapportering, arbeidsflyt med automatisk varsling, brukerdefinerte og forhåndsutfylte dokumentmaler og fakturasporing. Antall tilgjengelige rapporter øker også etter utgave. Du får 60 rapporter med WebEssentials, 70 med WebPro, og tilgang til 115+ rapporter med WebElite. Som med mange kontraktsstyringssystemer, er det et bredt utvalg av funksjoner og et høyt nivå av individualisering. Denne gjennomgangen fokuserer hovedsakelig på ut-av-boksen-funksjonaliteten - kjernefunksjonene i kontraktstyring - og de andre mange funksjoner i mindre grad.

Starter

Som mange av de andre svært tilpassbare kontraktsstyringssystemene vi har gjennomgått, inkludert Agiloft og Coupa Contract Lifecycle Management, er Contract Advantage i utgangspunktet vanskelig å navigere. Den brede funksjonaliteten som omfattes av Contract Advantage, betyr at du står overfor et fullstendig brukergrensesnitt av knapper, faner, datafelt og menyer for å tilpasse opplevelsen.

Sammenlignet med det strømlinjeformede Gmail-lignende brukergrensesnittet til Concord eller de enkle skybaserte dashbordene som finnes i mindre kraftige SaaS-verktøy som ContractSafe og Contract Hound, er Contract Advantage ikke et verktøy du bare kan logge deg på og begynne å bruke. I tillegg til en demo i stedet for formelle treningsøkter, ga Great Minds Software et antall brukerveiledninger som trengs for å få rullering. Bevæpnet med en Komme i gang Brukerhåndbok, en arbeidsflytguide, en endre guide og endre navn på felt, og en miniveiledning for nettleserinnstillinger, startet installasjonsprosessen med testkontoen min koblet til en eksempeldatabase.

Great Minds Software sier at systemet fungerer med Google Chrome, Microsoft Edge og Safari samt Internet Explorer (IE) for de forskjellige portaler som tilbys. Men kjernesystemet kjører for tiden bare på IE og krever en irriterende grad av innstillinger som finjusteres for å få det til å fungere. For vår oppdaterte gjennomgangstesting brukte jeg en Windows 10-PC med Microsoft Edge og Google Chrome installert. Men for å få Contract Advantage-nettportalen til å fungere, måtte jeg åpne IE og gå gjennom nettleserguiden for å slå på de riktige kompatibilitetsinnstillingene. Contract Advantage er optimalisert for IE 6, 7, 8 og 9, som alle er utdaterte. Nyere PCer som kjører IE11, må konfigurere et antall internett og avanserte sikkerhetsalternativer i nettleseren for å få det til å fungere. For et nettbasert produkt i 2017 er denne graden av ekstra installasjonsarbeid for å muliggjøre bakoverkompatibilitet en betydelig bank mot produktet for enhver organisasjon som fremdeles ikke bruker eldre programvare. Selskapet sa at det forventer å ha hele kjernesystemet multi-browser-aktivert i løpet av første kvartal 2018.

En tilpasset styringslivssyklus

Nesten alle aspekter av Contract Advantage kan tilpasses. Contract Advantage kan settes til å åpne for enten brukerens instrumentpanel eller bare til hovedmenyen (som også ligger på instrumentbordet). Dashbordet er sammensatt av forskjellige vinduer eller fliser som kalles "widgets." Disse widgetene kan konfigureres til å vise nesten all type informasjon, inkludert forfalte handlinger, kommende handlinger, brukerens aktive oppgaver og utløp av kontrakten. Alle Dashboard-widgets kan dras og slippes i en ny posisjon, og flere widgets kan legges til. Til og med fargeskjemaet kan endres slik at brukere for eksempel kan tilordne forskjellige farger for vanlige kontrakter, underleverandører eller beherske kontrakter for enklere visuell identifikasjon. Dashbordet kan også konfigureres slik at det vises firmaannonser eller en graf som viser rapporter som for eksempel sammenligning av kontraktstall over år. Hver bruker kan tilpasse Dashboardet sitt med fargeskjemaer og widgets i innstillingsmenyen, men hovedmenyen er alltid tilgjengelig fra nedre venstre side.

Contract Advantage gir deg også et sentralt dokumentlager med et antall tilleggsmoduler du kan legge til, avhengig av forretningsbehov (for eksempel en finans eller en eiendomsmodul). I så henseende er kontraktsstyringssystemet nærmest lik et ERP-system (enterprise resource planning) i sin konfigurerbarhet. Det er også en portalforespørsel for brukere som ikke trenger administratorfunksjoner. Dette gir bedriftsbrukere og veiledere et brukergrensesnitt som de kan sende inn kontrakter for godkjenning, godkjenne eller avvise dokumenter og administrere arbeidsflyter. Alle skjemaer og felt kan tilpasses av administratoren, så denne typen portaler er nyttige for et foretak der forskjellige avdelinger trenger å sende inn og administrere forskjellige typer kontrakter.

Selv om Contract Advantage ikke har de samme graffunksjonene i dashbordet som Agiloft, har Contract Advantage-brukere den noe unike muligheten til å velge sine egne fargeskjemaer på noen få sider - spesielt Dashboard og Contracts-sidene. Det er litt overraskende at denne funksjonen ikke er lettere tilgjengelig i andre systemer. Contract Advantage er en av få vi har sett med slike muligheter. Med en komplett pall tilgjengelig, kan brukerne kle seg Contract Advantage etter deres smak.

Hovedoverskriften (på toppen av siden) kan tilpasses med selskapets logo og farger. Det er to grunnleggende måter for brukere å navigere gjennom Contract Advantage: via menylinjen og via Main Menu. Hovedmenyen er en widget-lignende liste over de forskjellige aspektene ved kjernefunksjonaliteten til Contract Advantage, inkludert kontrakter, parter, kontakter og et dokumentlager. Menylinjen krysser toppen av hver side; det gir rask tilgang til mange av områdene på hovedmenysidene, så vel som moduler og rapporter.

Et interessant aspekt ved brukergrensesnittet er at mange av skjermene for valg av kontrakt har følelsen av et Microsoft Excel-regneark, enda mer enn mange av de andre produktene som jeg vurderte. Dette vil sannsynligvis gi en viss komfort for brukere som er godt kjent med Microsoft Excel eller regnearkprogrammer. Imidlertid kan dette ikke appellere til brukere som foretrekker en virtuell filskapstype tilnærming til kontraktstyring, som kan finnes i systemer som ContractWorks og ContractSafe.

Det er ganske smertefritt å legge en kontrakt til systemet; det gjelder bare å klikke på Ny kontrakt og legge inn relevant informasjon for å komme i gang med datainnføringsprosessen. Når den grunnleggende informasjonen om kontrakten er lagt inn for å sette opp profilen, kan resten av relevant informasjon legges til. I WebElite-utgaven kan du også laste inn kontrakten fra en mal. På siden kan du også legge til mer avansert avtalepart- og forhandlingsinformasjon, inkludert "ansvarlig person" for hvert selskap som deltar i en avtale. Du kan også legge til navnene på alle partene som er på hver side av en sak, samt hvilke brukere som er utpekt som underskrivere.

Kontraktsprofilene har en navigasjonsindeks av sider på venstre side for å flytte mellom Sammendrag, Handlinger, Endringer og klausuler. Tilpassede kontraktsider kan legges til i WebElite-utgaven. Sammendrag-siden har en overskrift som viser mest grunnleggende informasjon (for eksempel type, begrep, utløp og status). Informasjon om parter, kontakter, detaljer og status kan legges inn. I tillegg, hvis brukeren har tillatelse, kan nesten alt på siden individualiseres eller endres hele systemet, hvis ønskelig.

Partene og kontaktene kan enten legges til fra en liste over eksisterende interessenter eller legges til hvis de er et nytt selskap. Denne funksjonaliteten gir mulighet for både rask datainnføring og mer effektiv rapportering. Når det ikke er noen sentral liste over parter, kan brukere variere den nøyaktige ordlyden til et selskap (f.eks. Mellom XYZ Incorporated, XYZ Inc. og XYZ), noe som kan føre til feilfylt søk og rapportering. Contract Advantage har en ekstra nyttig funksjon som jeg ikke tidligere hadde sett i fanen "FKA History". FKA står for "Tidligere kjent som", og denne nyttige funksjonen gjør at de tidligere navnene på selskapet kan dokumenteres rett på profilen for å holde rede på å endre navn på selskaper.

Neste opp er kontraktdetaljer og nøkkel datoer. Det er i disse områdene at hoveddelen av kontraktsdataene legges inn. Delkontraktdetaljer kan konfigureres av en administrator til å presentere visse datafelt basert på kontraktstypen som først ble valgt av brukeren eller på tvers av alle avtaletyper. Alle typer felt kan opprettes: avmerkingsbokser, tekstbokser, nedtrekkslister, lister med flere oppføringer, valutafelt og datoer. I tillegg kan det settes opp et antall sentrale datoer, inkludert avtale, effektiv, opphør, utløp og fornyelsesdato.

Fra nøkkeldatoer kan handlinger raskt opprettes for å minne de ansvarlige om viktige fremtidige hendelser. Tidlige advarsler kan settes opp, med automatiske e-postmeldinger som blir sendt ut til de aktuelle personene i et antall dager før arrangementet. Hvis økonomisk informasjon impliseres av hendelsen, kan slik informasjon legges til. Varsler kan sendes kontinuerlig til statusen til handlingen er endret. Varsler kan til og med sendes motparten.

Hvis du har dokumentsignaturmodulen, som bare er tilgjengelig med WebElite-utgaven, kan du også integrere prosessen med DocuSign for elektroniske signaturer. Når det er aktivert, hvis du klikker på en kontakts navn på kontraktssiden, kan det lagre legitimasjon direkte i DocuSign. Når du har generert dokumentet med alle relevante datoer, kan du tilordne en valgfri signatur. Hvis du bruker en mal, vil den allerede ha et spesifikt kontraktspråk, og du kan ganske enkelt fylle ut de aktuelle feltene. Du kan generere en Microsoft Word- eller PDF-fil med signaturblokker som er droppet i de angitte områdene av kontrakten. Hver kontrakt har sitt eget dokumentlager der du kan tilpasse mappestrukturen. Systemet lagrer kontrakten automatisk i en godkjent arbeidsflyt. Så hvis det er en kjøpsavtale, vil du ikke se mapper for økonomi eller forsikring osv. Det er ingen elektronisk signatur, så du kan enten aktivere DocuSign-integrasjonen hvis du har en konto, eller du må skrive ut dokumenter, signere manuelt og laste opp den signerte versjonen tilbake i godkjenningsflyten.

Avanserte arbeidsflyter, søk og rapportering

For mer avanserte brukere i WebElite-utgaven, kan også arbeidsflytinformasjon legges til om kontrakten i delen Kontraktsprosessstatus. En konfigurerbar liste over trinn kan opprettes for ledere å spore fremdriften til en kontrakt. Ja / Nei-alternativknapper kan settes opp ved siden av forskjellige statuser (f.eks. Sendt til juridisk, utført, sendt til regnskap, sendt til en kontraherende part og forespørsel akseptert) med datobokser for å dokumentere tidslinjen.

Maskinene til arbeidsflytautomatisering er forbedret siden vår første gjennomgang, med flere arbeidsflytmaler samt arbeidsoppgaver etter arbeidsflyten. Etter å ha fullført en kontrakt, kan du tilordne oppfølgingshandlinger som å sende ut et signert dokument, generere en rapport osv. Alle disse oppfølgingshandlingene utløses automatisk. Arbeidsflytmaler kan endres for å indikere en oppgave, hvem som er ansvarlig for den, dens varighet og varsler for et nytt trinn i en arbeidsflyt. Sammendragsvarsler kan også angis med tilpassede tidsintervaller.

Contract Advantage har også avanserte kontraktsforhandlings- og sporingsfunksjoner. Disse lar deg spore endringer i en kontrakt som er knyttet til en endringsoppføring i et kontrakts dokumentlager. Systemet har også en versjonssammenligningsfunksjon og inkluderer tilbakestillingskontroll og full revisjonslogger over alle endringer og oppdateringer. Redigering av kontrakter vil starte Microsoft Word direkte og lar deg gjøre endringer direkte i dokumentet. Men systemet vil skanne og behandle den oppdaterte versjonen med optisk karaktergjenkjenning (OCR) for å registrere endringer.

Som mange avtalestyringssystemer, er det en Note-funksjon. I Contract Advantage kalles denne funksjonen "Contract Diary:", og den lar brukere knytte kommentarer til kontraktsprofilen ved å opprette Diary-oppføringer som er stemplet med dato og tid. Som mange systemer kan kontraktsprofiler kopieres, men Contract Advantage gir muligheten til å kontrollere hvilken individuell informasjon i profilen som er kopiert.

Contract Advantage tar en noe annen tilnærming til dokument- eller filsiden av organisasjonen. Hver kontraktsprofil kommer med et dokumentoppbevaring, som anerkjenner at noen kontrakter kan ha en mengde dokumenter eller underavtaler knyttet til. Hvert depot har dokumentgrupper som gir brukerne muligheten til å legge filer under forskjellige kategorier. Mange systemer på markedet lar brukere knytte flere filer eller dokumenter til en enkelt kontraktsprofil. De fleste gir imidlertid ikke samme organisasjonsnivå som Contract Advantage gjør. Mapper kan opprettes og strukturen kan redigeres. Dokumentene kan også låses for å forhindre versjonskontrollproblemer. E-postmeldinger sendt via Contract Advantage blir også logget i depotet.

For administratorer som er bekymret for sikkerhet, kan brukere bli tilordnet grupper for enkel kontroll av tilgang og redigering. Brukere kan holdes fra hele områder av systemet eller bare forhindres i å redigere visse felt, noe som gir en nyansert tilnærming til sikkerhet.

Som alle de andre aspektene av Contract Advantage, er Search-funksjonen svært tilpassbar. Ethvert datafelt kan søkes, noe som gir nesten ubegrensede søkefunksjoner. Søkeparametrene er organisert i faner. Dette holder den mest grunnleggende informasjonen foran og sentrum mens du fortsatt gjør ethvert felt søkbart. Søk kan også lagres for senere bruk.

Som nevnt kommer Contract Advantage med OCR for opplastede dokumenter. Denne funksjonen gir mulighet for tekstsøking av dokumenter og filer i systemet. Contract Advantages tekstsøkfunksjon er mer nyttig enn de fleste fordi den viser antall treff på hvert dokument. De sofistikerte søkefunksjonene oversettes til robust rapportering. Ethvert søk eller liste over kontrakter kan eksporteres til Microsoft Excel, og kolonnene med informasjon kan tilpasses helt. I tillegg til å eksportere et søk, kommer Contract Advantage med et antall forhåndsbygde rapporter som kan tilpasses for den enkelte bruker. Disse rapportene gir et litt mer estetisk produkt og kan eksporteres til Microsoft Excel eller vises i systemet.

I tillegg til de mange interessante funksjonene som allerede er diskutert, er noen flere verdt å nevne. For eksempel er Contract Advantage et av få systemer som gjør det mulig for en global oppdatering av systemet. Dette lar en leder oppdatere informasjon på tvers av ulike kontakter, selskaper eller datafelt samtidig. Denne funksjonen kan spare enorm tid og energi når du implementerer nye felt eller oppdaterer og endrer gamle.

For å hjelpe med organisering, kan kontrakter arkiveres. Contract Advantage har en rekke andre funksjoner som import av Microsoft Outlook-kontakt, maloppretting og klausulbiblioteker. Det er også Active Directory (AD) -integrasjon og SSO-støtte (Single Sign-on) for WebElite-planen.

En tunge kontraktstyringsplattform

Contract Advantage kan tilpasses for å møte behovene til nesten enhver kunde. Men systemkrav og oppsett kan være uoverkommelig for enkeltpersoner og mindre selskaper. Contract Advantage tilbyr en rekke nyttige funksjoner som OCR og globale oppdateringer, pluss en unik tilnærming til dokumentlagring. For de brukerne som foretrekker å være i gang med en mer naturlig kontraktstyringserfaring, kan Editors 'Choice-vinnere Agiloft og Updraft være bedre passer. Og for et enkelt skybasert alternativ med intuitivt samarbeid, kan Concord være en bedre passform.

Når det gjelder virkelig uendelig tilpasning og den avanserte automatiserings- og styringsfunksjonene for arbeidsflyt som kreves for kontraktsadministrasjon på bedriftsnivå, er Contract Advantage blant de mest kapable funksjonsverktøyene på markedet. Når du har gått gjennom installasjon og opplæring for å bli komfortabel med dette komplekse produktet, handler det om et så omfattende og skreddersydd system som bedriften vil finne.