Video: Desktop Search Made Easy with Lookeen – an Introduction (Oktober 2024)
Desktop-søkeverktøy som Axonic's Lookeen Desktop Search (58 dollar for Standard Edition) var en gang en blomstrende kategori blant verktøyene, men de har ikke vært så populære siden Microsoft integrerte søk i Windows. Men hvis du har bygd opp en stor butikk med data på harddisken din gjennom årene, og du må kunne finne en vilkårlig fil eller e-post raskt med jevne mellomrom, et program som Lookeen eller X1 Search, våre redaksjoner Choice desktop søkeverktøy, kan gjøre livet ditt enklere. I stedet for å kaste bort timer med å opprettholde en hierarkisk mappestruktur for e-postene dine, kan du for eksempel legge igjen alt du sender i mappen Sendt og legge alle innkommende meldinger du har i en allerede lest mappe, og la programmet finne det du trenger når du trenger den.
Hva Lookeen jobber med
Lookeen kommer faktisk i fire versjoner: Lookeen Free, som Axonic kaller en hjemmeversjon, Standard (gjennomgått her), Business og Enterprise, som Axonic kollektivt refererer til som sine Professional- eller Business-versjoner. Den viktigste begrensningen for Lookeen Free er at den bare indekserer og søker i filer uten støtte for e-post. Imidlertid deler alle fire de samme indekserings- og søkefunksjonene, og alle bruker den samme programkoden. Når du har installert programmet, kan du når som helst oppgradere ved å kjøpe en lisens for en mer kapabel versjon og gå inn i den nye registreringsnøkkelen.
Kort sagt legger Business-versjonen ($ 83 per seter) til gruppepolicyer for å gjøre installasjonen på flere arbeidsstasjoner enklere for en administrator. Enterprise-versjonen ($ 116 per sete) gir også muligheten til å jobbe med delte indekser på et team og muligheten til å jobbe som søkeklient med Lookeen Server, som er et eget indekseringsverktøy på bedriftsnivå. For denne gjennomgangen testet jeg funksjonene som alle de tre profesjonelle versjonene deler.
For testene mine installerte jeg Lookeen på et Windows 7-system. I følge Axonic fungerer det også med Windows Vista, 8, 8.1 og 10. Selskapet sier at det til og med fungerer med XP, selv om det ikke er offisielt støttet. Den eneste e-postklienten den jobber med er Microsoft Outlook. Og du trenger versjon 2003 eller nyere. For testene mine brukte jeg Outlook 2007, med en lokal PST-fil. Hvis du bruker Microsoft Exchange Server 2003 eller nyere, kan du også programmet med en lokal OST-fil eller direkte med din Exchange Server.
Starter
Å installere og sette opp Lookeen er stort sett grei, men vanskeligere enn det kan være fordi noen valg ikke blir forklart godt. Du kan for eksempel installere programmet slik at det bare fungerer som en Outlook-plugin-modul (selv om det fremdeles indekserer og finner filer på harddisken) eller som et frittstående program, slik at du kan bruke det uten å starte Outlook først. Imidlertid er det ingenting i noen av installasjonsskjermene som kan fortelle deg det, eller fortelle deg hvordan du konfigurerer det på den ene eller den andre måten. Oversikter som dette gjorde at det tok litt lengre tid å få programmet installert slik jeg ønsket det. Heldigvis er dette et engangsproblem, og bare en mindre ulempe.
På de fleste måter er oppsett enkelt. Last ned filen fra Lookeen, og kjør den. Oppsettrutinen fører deg gjennom en kort introduksjon til bruk av programmet, samt konfigurasjonsskjermbilder som lar deg spesifisere hva du skal indeksere, som normalt vil inkludere Outlook.pst-filen og valget av stasjoner eller filmapper. Når du er ferdig, vil Lookeen bygge indeksen i bakgrunnen og indeksere fullteksten til hver fil, e-post og e-postvedlegg.
Hvor lenge indekseringstiden er, avhenger av PC-ens hastighet, hvor mye det er å indeksere og innstillingen du velger for behandlingstid. Jeg forlot den ved standardinnstillingen og merket ikke noen effekt på responstiden for å skrive i Word. Du kan også justere innstillingen til et lavere nivå hvis du trenger det, selv om programmet aktivt indekserer.
Ulike alternativer lar deg stille Lookeen for hvor ofte du skal indeksere og om du vil indeksere i sanntid, ettersom hver fil opprettes eller hver e-post skrives eller mottas. Du kan også legge til eller endre indeksmål når du vil, legge til mapper eller stasjoner eller fjerne dem fra indekseringslisten.
Et spesielt viktig alternativ hvis du arkiverer Outlook PST-filene dine - på slutten av hvert år for eksempel - men noen ganger trenger å finne e-postmeldinger fra et tidligere år, er muligheten til å legge arkivfilene til indeksen. Å legge dem til er ikke like greit som det er med X1 Search, men når de først er lagt til, er det like enkelt å finne gamle e-postmeldinger som å finne nye.
Søker
Du kan hente programmet ved å trykke Ctrl to ganger - eller dobbeltklikke på Lookeen-ikonet i varslingsområdet - og deretter skrive inn søkefrasen, eller du kan skrive setningen i tekstboksen programmet legger til Outlook, og deretter ringe opp programmet ved å trykke Enter.
Uansett vil Lookeen raskt søke i indeksen og vise en liste over alle treff, komplett med hvor mange elementer den har funnet. Du kan fremheve individuelle resultater i listen og se innholdet i et forhåndsvisningsrute til høyre i Lookeen-vinduet. Når du har funnet varen du ønsker, kan du dobbeltklikke på den for å åpne den med programmet det er tilknyttet.
Hvis du viser for mange treff for å enkelt bla gjennom resultatene, kan du bruke en eller flere av Lookeenes rullegardinlister og tekstbokser for å begrense søket, ved å velge å inkludere alt, for eksempel, eller bare Mail, Vedlegg, Kontakter, Notater, avtaler eller filer.
Andre tilgjengelige filtre endres for å samsvare med typen element du søker etter. For Mail kan du, i tillegg til å søke gjennom hele teksten til hver melding, spesifisere søkefraser for blant annet Emne, Fra og Til felt. Tilsvarende for filer kan du bruke søkefraser for mappe, fil (som betyr filnavn) og bane, så vel som fulltekst. Du kan også tilpasse listen over hvilke felt som skal vises som filtre, og sortere listen etter felt, ganske enkelt ved å klikke på feltnavnet.
Utover disse grunnleggende, lar Lookeen deg bygge mer komplekse søkefraser, så hvis du søker etter John -Smith i Fra-feltet, vil for eksempel returnere en liste over alle e-postmeldinger fra alle som heter John bortsett fra John Smith, og søke etter "John Smith" vil returnere referanser til John Smith, men ikke John Q. Smith , og ved å søke etter "hundekatt" ~ 10 vil bare returnere elementer som inkluderer hund innen 10 ord fra katt.
Dessverre fikk jeg noen feil i testene mine. Etter å ha tilpasset de tilgjengelige feltene for å inkludere filutvidelser som et filter, var valget for eksempel borte da jeg snudde datamaskinen neste dag. Axonic sier at dette er en kjent feil og regner med å få fikset den i neste oppgradering.
En viktigere sak er at Lookeen ikke alltid ga resultater mens den kjørte en planlagt re-indeks. Imidlertid skyldtes dette tilsynelatende å ha kjørt testene mine på et eldre system med begrenset minne og lavere hastighet etter dagens standarder. Når jeg satt programmet til å være mindre aggressivt når det indekseres, dukket problemet ikke opp igjen.
Konklusjon
Hvis du trenger et søkeverktøy som gir litt mer omfang, vil du vurdere X1 Search, som gjør det enklere å inkludere arkiv-PST-filer i søkene dine, for eksempel, og kan også indeksere og finne elementer som er lagret online i en boks konto, i Microsoft SharePoint, og et utvalg av nettbaserte e-postnettsteder, inkludert Gmail.
