Gjennomgang og vurdering av Mavenlink

En av de beste måtene å få prosjektgrupper via e-post og inn i et rom der reelt arbeid kan gjøres mer effektivt, er å bruke et online samarbeidsverktøy som sentraliserer oppgaver, kommunikasjon og arbeidsflytstyring. Fra dette perspektivet er Mavenlink ($ 39 per bruker per måned) en grei tjeneste som kombinerer gode tillatelsesnivåer, et meget profesjonelt brukergrensesnitt (UI) og noen få nivåer av service. Det er raskt å sette opp, men har ikke den enkleste navigasjonen.

Bortsett fra samarbeid, legger disse verktøyene vanligvis til flere andre typer siloer for å kjøte ut tilbudene sine. Mavenlink er ikke noe unntak, med fokus på prosjektledelse (PM) og tidssporing. Mens Mavenlink er et anstendig valg for PM på nettet, slår det imidlertid ikke PCMags to anbefalte redaktørvalg i den kategorien, Teamwork Projects og Zoho Projects - som begge tilbyr små bedrifter litt mer med tanke på funksjoner og verdi. Tilsvarende på tidssporingssiden er Mavenlink en kapabel løsning, men prisen og funksjonene samsvarer ikke helt med vårt redaksjonens valgvalg i den kategorien, TSheets.

Et annet arbeidsstyringsverktøy tjente PCMags Editors 'Choice, selv om det er mer egnet for mellomstore for store organisasjoner som ønsker å endre måten de jobber fullstendig på. LiquidPlanner er et fantastisk alternativ, men det krever total innkjøp og mye trening for å høste fordelene fullt ut.

Priser og planer

Mavenlink tilbyr fire lag med betalt tjeneste, pluss et gratis nivå som er litt vanskelig å finne. Du kan prøve hvilken som helst av de betalte kontotypene i 10 dager uten kredittkort. Den gratis Mavenlink-planen lar deg administrere et ubegrenset antall prosjekter med et ubegrenset antall lagkamerater, men du får bare 500 megabyte (MB) lagringsplass.

Blant Mavenlink betalte kontoer er Mavenlink Teams, Professional, Premier og Enterprise. For alle kontotyper kan du invitere eksterne samarbeidspartnere til å ha begrenset tilgang til Mavenlink-kontoen din, noe som lar deg for eksempel dele prosjektframgang med klienter.

En Teams-konto gir deg 10 GB lagringsplass og alle de grunnleggende verktøyene for samarbeid og PM, med noen få unntak. Du får imidlertid ikke verktøy for å administrere porteføljer eller endre forespørsler. Du får heller ikke verktøy for regnskap, ressursplanlegging eller forretningsinformasjon. Prisen for en Teams-plan er $ 19 per måned for opptil fem brukere når de betales årlig, noe som utgjør $ 228. Husk at det er prisen for fem personer. For å legge til flere brukere utover de fem første, betaler du ekstra $ 4 per bruker per måned, noe som utgjør en ekstra $ 48 per person, basert på å betale for et års verdi på service på forhånd.

Mavenlink Professional inkluderer 50 GB lagring og tilfører noen flere funksjoner, men det koster mye mer. Med dette nivået får du prosjektregnskapsverktøy, noe som betyr sporing av tid og utgifter samt budsjetteringsverktøy for prosjekter, pluss verktøy for endringsforespørsel. Den profesjonelle planen koster $ 39 per bruker per måned med en årskontrakt og uten alternativ til måned. Så du ser på $ 348 per person for året. Det kan bli dyrt ganske raskt.

Mavenlink sier at Premier er den mest populære servicenivået, og den kommer med rikelig med lagringsplass (100 GB) og ekstra funksjoner, inkludert tids- og utgiftssporing, fakturering, priskort, prosjektbudsjetter og marginsporing, ressursplanlegging, analyse og utnyttelse - og ressursrelaterte rapporter i Mavenlinks forretningsintelligensverktøy, Insights, som tilbyr 40 forhåndsbygde rapporter og tilpasset rapportering. Enterprise-nivået tilbyr 1 TB lagring pluss avanserte tjenester, for eksempel sanntidsanalyse og tilpassede rapporteringsverktøy. Ingen av disse tjenestene har listepriser; må du kontakte selskapet for et pristilbud. Premier og Enterprise varierer fra $ 59- $ 79 per bruker per måned, avhengig av om brukere velger innsikt og korrekturfunksjon, som lar deg kommentere prosjekter og gi tilbakemelding. Mavenlink var litt vag på hvordan Insights and Proofing-funksjonene påvirker prisene i dette området.

Til sammenligning koster Teamwork Projects og Zoho Projects hver $ 600 per år for et ubegrenset antall brukere. En Mavenlink Professional-plan for 10 brukere vil koste $ 3.480 for året. Disse estimatene er basert på Teamwork Projects '$ 49 per måned-plan, som inkluderer støtte for opptil 40 prosjekter og 20 GB plass, og Zoho Projects' $ 50-per-måneders-plan, som gir 50 prosjekter og kommer med 15 GB av lagringsplass. Avhengig av størrelsen og behovene til en liten bedrift, kan Zoho Projects og Teamwork Projects tilby den beste verdien.

Noen få tjenester som belaster per bruker per måned er Volerro ($ 7, 99 per bruker per måned for Business Teams-planen), LiquidPlanner ($ 45 per bruker per måned med et minimum av 5 brukere), Comindware Projects ($ 28, 49 per bruker per måned), og Easy Projects ($ 24 per bruker per måned). Ofte er gebyrstrukturen per bruker per måned en indikasjon på at verktøyet er bedre egnet for større bedrifter og bedrifter enn små eller mikrobedrifter.

Vi er glade for at Mavenlink tilbyr en virkelig gratis konto som du kan bruke i en ubegrenset periode bare for å bli kjent med basistjenesten og brukergrensesnittet. Noen få andre PM-tjenester online tilbyr fortsatt gratis kontoer også. De inkluderer Volerro, Teamwork Projects, Zoho Projects, ProofHub og Wrike. De har alle begrensninger også. Med Volerro kan du bare administrere tre prosjekter eller 100 MB lagrede filer, uansett hvilket tak du treffer først. Teamwork Projects støtter bare to prosjekter gratis, mens Zoho Projects og ProofHub bare støtter ett hver. Wrike støtter ubegrensede prosjekter og fem brukere i sin gratis plan, men den slenger funksjoner, slik at du ikke får undervisninger, timeark, Gantt-diagrammer eller til og med dashbord. Basecamp, en gang leder i gratis premierminister, har ikke lenger en gratis plan, med mindre du er lærer eller har en Basecamp Classic-konto, i hvilket tilfelle du er bestefar i, men du sitter fast i det gamle brukergrensesnittet uten tilgang til nye funksjoner.

Starter

Mavenlink fungerer som de fleste tradisjonelle PM-tjenester. Den er online og oppdateres i sanntid, så du trenger en internettforbindelse når du bruker den. For å komme i gang, satte vi opp noen få demoprosjekter, og gjorde en av dem om til en mal slik at vi kunne gjenbruke dens grunnleggende struktur igjen.

For hvert prosjekt lar Mavenlink deg bestemme om prosjektet er for leverandøren eller en klient. Du kan også justere synligheten for å gjøre et prosjekt åpent for alle i organisasjonen å delta, bare åpne for dem med administratorrettigheter, eller private og tilgjengelige for bare de du inviterer til å bli med i det. På samme måte kan diskusjoner også settes til å være åpne eller private.

Mavenlinks brukergrensesnitt er ganske oversiktlig. Vi møtte litt prøving og feiling når vi skulle finne ut hvordan vi skulle delta i et prosjekt som var åpent for alle. Når du inviterer folk til å delta i et prosjekt, mottar de en e-postinvitasjon, og vi fikk etter hvert vite at den beste måten å bli med på et prosjekt var å bare klikke på lenken i e-posten. Bare å speide rundt i Mavenlink for å finne prosjektet vi skulle være med, fungerte ikke for oss. Uten en e-postinvitasjon om å delta i et prosjekt, er klientvisningen tom. Selv om prosjektlisten var blank i ansattes syn, så vi en fullstendig liste over prosjekter i administratorkontoen.

Mavenlink ser alvorlig ut. Det er langt fra den klistremerke-lastede, fargekodede bonanzaen til Trello, et lett verktøy i Kanban-stil for å styre arbeidet. Likevel får du litt fargekoding så langt som prosjekter med en standardfarge på blått. Du kan merke prosjekter som aktiv, sendt, behov gjennomgang eller på vent.

Når du begynner å tildele oppgaver til mennesker, planlegge tidsfrister og milepæler og laste opp filer til prosjektet ditt i Mavenlink, kan du se på prosjektet ditt i noen få forskjellige visninger, for eksempel en oppgavesporingsvisning eller en Gantt-kartvisning. Hvert prosjekt har også en aktivitetsfeed, der du kan se alle detaljer om prosjektet når det skjer, samt en aktivitetsfeed på tvers av alle prosjekter du er knyttet til. Aktivitetsfeeden gir mulighet for @ omtaler, noe som betyr at du kan lede kolleger til prosjekter og oppgaver. Aktivitetsstrømmen gjør det mulig å slippe filer fra Google Drive og godkjenningsfunksjonalitet for tids- og utgiftsrelaterte forespørsler.

Til hvilken som helst oppgave kan du legge til en god mengde detaljer, for eksempel fullmektig, forfallsdato, koder, subtasks og til og med en sjekkliste. En hendig oppgavelinje på høyre side av aktivitetsvisningen lar deg se alles oppgaver eller bare oppgaver som er tilordnet deg. For å få mer avansert filtrering, for eksempel å se bare oppgaver som er tilordnet en spesifikk person som er fullført, må du bytte til hele oppgavesporingsvisningen.

Dypere funksjoner

Mavenlink virker som en god passform for større organisasjoner og bedrifter fordi brukere kan ha forskjellige roller med forskjellige tillatelser. Slike spesifikke tillatelser er ikke ofte nødvendig i veldig små bedrifter. Tillatelsesalternativene for prosjekter inkluderer Admin, Project Lead, Project Creator og Collaborator (vi vil ikke kjede deg for mye med alle tillatelsesdetaljene).

Som et eksempel kan en prosjektleder lede finansielle prosjekter, opprette prosjekter og samarbeide om prosjekter, men kan ikke administrere kontomedlemmer, redigere faktureringsinformasjon, redigere kontoinformasjon og planer eller endre tilpasset merkevarebygging. En samarbeidspartner kan bare samarbeide om prosjekt og kan ikke berøre noe annet.

Vi liker tillatelsesnivåene fordi de gjør en fin jobb med å hjelpe en bedrift med å administrere tilgang uten å gå over bord. Å sette opp tillatelser er en intuitiv prosess. Når du har valgt roller som Admin eller Project Lead, vises X-er og avmerkingsmerker ved siden av funksjoner for å vise hva som er aktivert for en bestemt bruker. For å se analyserapporter, må du ha tilgang til Rapportviser-nivået og oppover. Det er nok alternativer, men de er ikke overveldende. Noen bedrifter kan imidlertid trenge et høyt detaljnivå for tillatelser, og for organisasjonene vil vi anbefale Workfront. Avhengig av hvilken rolle du spiller, vil du til og med se en helt annen brukergrensesnitt enn hva andre brukere ser.

En utmerket funksjon i Mavenlink kalles Smart Snips. Dette lar deg gi markerte kommentarer til opplastede filer rett i nettleseren. Det er en enkel måte å merke opp en fil som er knyttet til en oppgave eller prosjekt ved å tegne en boks rundt et avsnitt du vil diskutere og legge til en kommentar. Volerro har lignende markeringsverktøy, men det begrenser deg fra å gjøre noe mer enn å sirkle et område av dokumentet og legge til en kommentar. Hvis teamet ditt ofte diskuterer kunstverk eller presentasjoner, er Mavenlinks Smart Snips en uvurderlig funksjon. Mavenlink Proofing er også et sentralt verktøy. Det har alle fordelene med Smart Snips, men lar deg se gjennom eiendeler direkte i konsollen. Du kan kommentere filtyper, se et komplett redigeringsarkiv og arbeide sammen med kolleger for mer øyeblikkelig tilsyn.

Rapportene i Premier-kontoen er verdt å ha, fordi de inkluderer økonomisk informasjon og timelister. I de nedre nivåene av tjenesten får du ingen rapporter, annet enn muligheten til å eksportere prosjektdata til en CSV- eller Microsoft Excel-fil.

Hvis rapporteringsverktøy er det du trenger, anbefaler vi at du ser på LiquidPlanner, som tilbyr både PM og arbeidsstyringsverktøy. LiquidPlanner har omfattende funksjoner for å holde oversikt over fakturerbare timer enn ikke-fakturerbare timer, og andre kostnadsstyringsfunksjoner. Mavenlink tilbyr en tidsrevisjonssammendrag, som viser de faktiske arbeidstimene sammenlignet med "arbeidsuke kapasitet", eller mengden de kunne mulig å jobbe i løpet av en uke. Den sporer også status for godkjente timelister.

Selv om Mavenlink holder teammedlemmer koblet og kommuniserer mens de jobber med et prosjekt, har den ikke en innebygd chat-app, som er en ting vi liker å se i noe arbeidsstyringssystem. Noen ganger trenger folk å stille hverandre raske spørsmål som ikke nødvendigvis må arkiveres ved siden av et prosjekt ("Står du på skrivebordet ditt?" "Kan vi hoppe på en telefonsamtale akkurat nå?" "Besvarte du e-posten til kunden? ? "). Zoho Projects og Volerro satte en chat-app rett innenfor arbeidsområdet, og det samme gjør arbeidsstedstjenesten Podio. Teamwork tilbyr en gratis chat-app, men den er atskilt fra Teamwork Projects-arbeidsområdet, som er mindre enn ideelt. Du kan like gjerne bare bruke Slack eller Google Hangouts eller en annen chat-app.

Apper og tilleggsutstyr

Mavenlink har dessverre ikke dedikerte mobilapper, men den har et mobiloptimalisert nettsted som du kan se på de fleste mobilnettlesere. Mobilnettstedet sikrer at du kan se aktivitetsfeeden på prosjekter, få tilgang til oppgavelisten din, spore tiden din og til og med logge utgifter hvor enn du er.

Trello, selv om det er mye lettere på funksjoner, tilbyr et bredt utvalg av mobilapper for iOS, Android, Windows Phone og til og med Amazon Fire. Zoho Projects og Teamwork Projects, våre redaktørvalg i PM, har begge mobilapper for iOS og Android.

Når det gjelder tilkobling til andre apper og tjenester, gjør Mavenlink mye bedre. Du kan integrere det med Google Apps, PayPal og QuickBooks. Det er også API-dokumentasjon som lar teamene bygge alle apper og integrasjoner de trenger.

For de som ikke er kodekyndige, støttes Mavenlink også av Zapier-nettverket. Zapier er noe som IFTTT for forretningsapper. Det er et verktøy som alle kan bruke (selv om du ikke har noen programmeringserfaring) for å lage raske automatiseringer mellom to forretningsapper. Du kan for eksempel koble Mavenlink og GitHub ved å bruke Zapier, slik at når en bestemt type oppføring opprettes i Mavenlink, logges et nytt GitHub-problem automatisk.

Som med frittstående tidssporingsverktøy som VeriClock og TSheets, vises tidtakeren i Mavenlink fremtredende i mobilappen. Start-knappen er godt designet, og det samme er den blå Lagre-knappen. Imidlertid mangler de velutformede Clock In, Clock Out og Take Break-funksjonene i TSheets, vårt redaktørvalg i kategorien for tidssporing. Mobilleseren er en praktisk og enkel måte å logge tid for Mavenlink på og er enkel å bruke som VeriClock.

Tidsporing for store selskaper

Selv om du aldri ville brukt Mavenlink som et frittstående tidssporingsverktøy, tilbyr det et bredt utvalg av funksjoner for styring av tid og utgifter. I motsetning til verktøy som Hubstaff og TSheets, som er rene verktøy for spilletidsporing designet for arbeidere og ledere, er Mavenlinks funksjon for tidssporing bygget for å gi ledere bedre tilsyn med hvor mye arbeid som gjøres, hvor mye penger som brukes og hvor bedre å forutsi lignende prosjekter i fremtiden. Som et resultat er ikke noen funksjoner, for eksempel innsjekking til innsjekking, SMS-innsjekking, foto- eller videoinnsjekking, oppretting av tilpassede felt (for ting som kjørelengde og kvantitetsbasert sporing). Før vi dykker for dypt inn i hva Mavenlink ikke har, la oss diskutere brukeropplevelsen (UX).

Som arbeider kan du få tilgang til tidssporingsfunksjonene i Mavenlink ved å enten bore inn i et prosjekt eller ved å klikke på sporstidsknappen, som alltid er øverst til høyre på konsollen uavhengig av hvilken modul du er i. Tidspor-knappen er den raskeste måten for arbeidere å hoppe inn i Mavenlinks tidssporingskonsoll. Det er en liten stoppeklokke ved siden av "Spor tid-knappen. Dette er en fin funksjon du ikke finner på verktøy som Wrike, der du blir tvunget til å hoppe på en oppgave før du kan begynne å kjøre klokken. Tid oppføringer vises også i appens instrumentbord. En merkelig ting i Mavenlink er at du kan begynne å spore tid før du indikerer hvilket prosjekt du sporer. Når du har spesifisert prosjektet i popup-boksen Time Entry, kan du lagre informasjonen i Å legge til tidsoppføringer i timer og minutter på tidspapir-siden er en lignende prosess som i TimeSolv Pro.

Du kan spore klokkeslettet for dagen i tillegg til et stolpediagram over arbeidet med uken. Dashbordet gir også en nyttig oversikt over hvor mye fakturerbar tid som er brukt. Mavenlink gir deg tilgang til en hullklokke som lar deg begynne å jobbe og sjekke tilbake for å se hvor lenge du har jobbet når oppgaven din er fullført. Eller du kan legge til en varighet, hvis du vet at du jobber, for eksempel, 8 timer og 25 minutter. I denne visningen kan du se alle prosjektene du jobber med, velge prosjektet du skal spore tid for og velge den spesifikke oppgaven, rollen og tilhørende utgifter for din nåværende tid. sporingsperiode.

Ukeplanen lar deg se timer og oppgaver du jobber med. Du kan justere og redigere ethvert skifte innen tidsskjemaet, noe som er en stor fordel for ansatte som liker å bytte rundt prosjekter og oppgaver, eller arbeidere som ikke jobber etter en streng 9-5 tidsplan. Du kan også legge til skift i timelisten, se på ventende godkjenninger, samt avviste oppføringer. Alle som har tilgang til verktøyet, kan sende meldinger til brukere som bruker @ mentions for å spørre dem hvorfor de ikke har sendt inn, eller hvorfor de ikke har klokket inn og ut. Omtalen vises i brukerens aktivitetsfeed, og de vil motta en e-post om omtale.

Som administrator kan du se alle timene som er tildelt ett prosjekt i løpet av en gitt uke i den ukentlige timeplanviseren. Du kan godkjenne eller avvise skift herfra. Du kan få en oversikt over tidsoppføringer etter prosjekt eller etter oppgaver. Du kan se hva som ikke er sendt inn og hva som venter. Mavenlink har gått utover for å justere arbeidstimer med betalinger knyttet til en gitt oppgave, så mye at en spesifikk person som er registrert i Mavenlink automatisk kan stilles inn til å betale en annen pris for en annen oppgave. Wrike lar deg ikke automatisk tildele priser til noen, og fakturerbare kontra ikke fakturerbare timer må legges til som et tilpasset felt. Med Mavenlinks rapporteringsfunksjon kan du se hvor mange timer som er logget, hvor mange fakturerbare kontra ikke fakturerbare. Du kan sammenligne og kontrastere prosjekter basert på hvordan tiden ble sporet og hvordan timekostnader ble betalt.

Ved hjelp av Insights-verktøyet kan du se hvor mange ting som er logget, godkjent og avvist over en bestemt tidsramme eller et prosjekt. Du kan også se på hva du har planlagt kontra hva som er anslått til å planlegge. Integrasjoner med Concur og Expensify gjør dette til et utmerket verktøy for selskaper som bruker programvare for å automatisere tidssporing, fakturering og betaling. Integrasjonene er organiske, slik at data flyter frem og tilbake mellom systemene uten data-persienner. I tillegg lar Mavenlink planlegge når rapporter går ut, og de kan sendes automatisk via e-post for et bestemt prosjekt. Du kan se rapporter som viser hvilke timelister som er godkjent. Du kan nå også planlegge når rapporter skal sendes ut via e-post basert på behovene til et bestemt prosjekt. Du kan velge klokka 10:30 og få dem sendt automatisk hver dag på det tidspunktet. Vi opprettet en rapport for resultatanalyse og kunne se tidsoppføringer som kan faktureres eller ikke kan faktureres.

Som vi nevnte, vil du ikke kjøpe Mavenlink utelukkende for sin tids sporing av dyktighet. Andre verktøy, som Hubstaff, TSheets, og VeriClock er designet som rene verktøy for spilletid. De har finjustert sporing på en måte som er nær drakonisk: TSheets og VeriClock lar deg se GPS-plasseringen til smarttelefoninnsjekkinger og automatisk slå inn når du når geofencing-radius. De lar deg også sperre IP-adresser slik at ansatte bare jobber i området der du vil at de skal jobbe, og kan settes opp for å tvinge ansatte til å knipse en selfie foran arbeidsstedet for å bevise fremmøte. Mavenlink er ikke bygget for det nivået med tilsyn. Snarere er det designet for større organisasjoner å spore, administrere og forutsi prosjektdeltakelse for å forbedre driften. Hvis det er det du trenger, kan Mavenlinks tidssporing bare hjelpe selskapet ditt.

Et solid valg

Mavenlink er en solid PM-tjeneste. Grensesnittet er ikke så attraktivt som de rene spilletidsporingsverktøyene som TSheets eller andre PM-verktøy som Zoho Projects, men funksjonaliteten er robust. Premier-tjenesteavdelingen tilbyr et nyttig sett med funksjoner, inkludert rapporteringsverktøy, økonomiske integrasjoner og så videre. For små bedrifter anbefaler PCMag likevel redaktørvalg Zoho-prosjekter og teamarbeid-prosjekter fordi de tilbyr mye produktivitetsverdi for voksende team, spesielt fordi deres pris per måned støtter et ubegrenset antall brukere. Større organisasjoner som vurderer Mavenlink vil kanskje også undersøke LiquidPlanner, som også er et redaktørvalg.

For mer bakgrunn om Mavenlink og administrerende direktør Ray Grainger, sjekk ut intervjuet vårt, Mavenlinks eventyrlige administrerende direktør setter sine synspunkter på øst.