Microsofts sharepoint online gjennomgang og vurdering

Komme i gang med SharePoint Online

Det er enkelt å registrere seg med Microsoft SharePoint Online. Bare velg en plan og oppgi navn, e-post, telefonnummer, firma og adresse. Deretter oppretter du en bruker-ID, passord og en unik URL (f.eks. Ditt navn.onmicrosoft.com). Etter det, bekreft at du ikke er en robot ved å legge inn en kode som vil bli sendt til deg via en tekst- eller telefonsamtale. Til slutt skriver du inn betalingsinformasjonen din og velger om du vil betale månedlig eller årlig. Betalingsinformasjon er ikke nødvendig hvis du velger gratis prøveperiode.

Hvis det er din første opplevelse med Office 365, kan det hende du får litt informasjonsoverbelastning når du først logger deg inn. Hvis du har registrert deg for den gratis prøveversjonen av Microsoft Office 365 Enterprise E3, vil dashbordet ditt inneholde over et dusin fliser koblet til forskjellige Microsoft-programmer og funksjoner som er inkludert i Enterprise E3-nivået. En av disse flisene er Microsoft SharePoint Online. I tillegg kan du få tilgang til de administrative aspektene ved Microsoft SharePoint Online under administrasjonsmodulen ved å bruke menyen Administrasjonssentre på venstre side.

Microsoft SharePoint Online lar brukere opprette individuelle nettsteder som organisasjons- og administrasjonsenhet. Hver SharePoint-side kan ha sitt eget dokumentbibliotek, notatbøker, sikkerhet og design. I tillegg kan nettsteder være organisert som frittstående nettsteder eller i et hierarki ved bruk av underlag. Når du oppretter et nettsted, blir du bedt om å velge mellom et teamnettsted eller et kommunikasjonsnettsted. Teamsider er de tradisjonelle SharePoint-nettstedene, ment for samarbeid i en organisasjon, spesielt der en betydelig prosentandel av brukerne vil være involvert i dokumenthåndtering. Kommunikasjonssider er nyttige for scenarier der en enkelt eller liten gruppe lager innhold som skal konsumeres av en større gruppe brukere; tenk på det som en krysning mellom et dokumentbibliotek og en blogg. Begge nettstedalternativene kan brukes til å dele dokumenter og kan tilpasses svært godt.

Teamsider i Microsoft SharePoint Online er fleksible, forutsatt at noen er villige til å navigere i læringskurven. Et nettstedets dokumentbibliotek, for eksempel, kan konfigureres med mange metadatafelt, som kan utnyttes for en rekke forskjellige funksjoner. En dokumentvisning kan tilpasses for å vise spesifikke felt du kan bruke til å søke og sortere. En visning kan også filtreres for bare å vise dokumenter med matchende metadata, som lar deg lage flere visninger, hver tilpasset for å vise et bestemt sett med dokumenter.

Microsoft SharePoint Online-dokumentbiblioteker kan synkroniseres med datamaskinen eller mobilenheten din ved å bruke Microsoft OneDrive-klienten. Desktop-brukere kan bare klikke på Synkroniser-knappen i dokumentbiblioteket for å konfigurere tilkoblingen (eller laste ned programvaren). Nye filer kan legges til i dokumentbiblioteket ved å dra og slippe, kopiere filer til en synkronisert mappe på skrivebordet ditt, eller ved å bruke forskjellige Office-apper på desktop eller mobile enheter. Én bank mot Microsoft SharePoint Online i mange år skyldtes uforutsigbarheten til OneDrive-synkroniseringsklienten. Microsoft har siden gitt ut en ny OneDrive-klient, som ser ut til å gjøre en mye bedre jobb med å holde filene dine synkroniserte.

Dokumentdeling og samarbeid

I kjernen er Microsoft SharePoint Online en dokumenthåndteringsplattform. I tillegg til grunnleggende dokumenthåndteringsfunksjoner, for eksempel filopplasting og nedlasting, redigering og deling, håndterer Microsoft SharePoint Online også sporingssporing. Hvis du fører en logg over hvem som har gjort endringer og lar deg laste ned tidligere utgaver av dokumentet ditt for å se gjennom endringer eller gå tilbake til en tidligere revisjon, gir Microsoft SharePoint Online ganske mye fleksibilitet. Brukere kan også konfigurere varsler på et dokumentbibliotek for å motta et varsel når endringer gjøres. Dokumenter kan sjekkes ut for å forhindre problemer med flere personer som redigerer den samme filen, men medforfatter (flere brukere som redigerer den samme filen samtidig) støttes også for moderne Office-dokumenter, forutsatt at alle brukere bruker Office 2010 eller senere.

Microsoft tilbyr noen ganske heftige sikkerhets- og samsvarsfunksjoner i Office 365, hvorav mange kan utnyttes mot Microsoft SharePoint Online. De fleste andre dokumenthåndteringssuiter i forretningsklasse, for eksempel Ascensio System OnlyOffice, tilbyr grunnleggende sikkerhetsfunksjoner som tillatelser og revisjonssporing. Microsoft SharePoint Online støtter også disse funksjonene, men inkluderer også funksjoner i størrelsesorden over konkurransen. For det første kan du opprette retningslinjer som håndterer ting som dokumentetiketter, forebygging av tap av data, lagring av dokumenter og tilgang til veileder. Dokumentetiketter brukes til å identifisere dokumenter som kan ha sensitive data, for eksempel kredittkort, personnummer eller kundedata.

SharePoint tilbyr verktøy for ikke bare å opprette og administrere disse etikettene, men til å bruke dem på eksisterende dokumenter (eller til og med e-postmeldinger hvis du bruker en full Office 365-pakke) basert på innholdet i dokumentet. Lignende verktøy er tilgjengelige for å forhindre tap av data, for eksempel å forhindre at dokumenter som inneholder sensitiv informasjon blir delt utenfor organisasjonen din. Verktøy er også tilgjengelige for å håndtere dokumentoppbevaring, både for å forhindre brukere i å slette dokumenter permanent og for å håndheve arkivering eller fjerning etter en definert periode. I mange av disse tilfellene tilbyr Microsoft et forhåndsdefinert sett med filter designet for å lette overholdelsen av forskrifter i forskjellige land, inkludert helseforsikringsportabilitet og ansvarlighetslov (HIPAA) og tilsvarende forskrifter. Du kan også konfigurere policyapplikasjon ved å bruke søkeord. Disse retningslinjene kan brukes på Microsoft SharePoint Online eller på individuelle nettsteder.

Tilsynslogging kan brukes til å spore aktiviteter på brukernivå eller administrative endringer. Når logging er aktivert, kan du søke i revisjonsloggen etter spesifikke handlinger, brukere, tidsvinduer eller søkeord for å fokusere visningen. En funksjon som ble nevnt tidligere, eDiscovery, er et omfattende verktøy for å finne dokumenter relatert til et bestemt emne, for eksempel en rettslig handling. Ved å bruke eDiscovery, kan du finne dokumenter som er innenfor rammen av en stevning eller annen informasjonsforespørsel, beskytte relevante dokumenter ved å sette på vent dem, eller til og med eksportere relevante filer for å etterkomme forespørselen.

Hvis disse sikkerhetsfunksjonene høres skremmende ut, må du vite at de er helt valgfrie og ikke kommer i veien hvis du velger å ignorere dem. Flere standard sikkerhetsalternativer, for eksempel gruppe- eller brukerbaserte tillatelser, er også tilgjengelige. Du kan også konfigurere hvordan fildeling utenfor organisasjonen din fungerer, for eksempel deling bare til autentiserte brukere, angi utløpsperioder for anonym tilgang, eller ved hjelp av grupper for å administrere hvem som kan dele dokumenter eksternt. Du kan også konfigurere delingskoblinger for å gi skrivebeskyttet tilgang til dokumentene dine.

Fleksibel og utvidbar arbeidsflyt

Microsoft SharePoint har støttet opprettelse av arbeidsflyt i noen tid nå, og SharePoint Online er intet unntak. Mens de fleste dokumentstyringssystemer med en arbeidsflytmodul støtter grunnleggende dokumenthåndteringsoppgaver, for eksempel gjennomgang av ruting eller signaturforespørsler, integreres Microsoft SharePoint Online tett med Microsoft Flow, et verktøy for å lage arbeidsflyter mellom forskjellige plattformer. Ved å bruke Flow kan du sende godkjenningsforespørsler når dokumenter lastes inn i et bibliotek, integrere med Microsoft Forms for å rute informasjon til den aktuelle kontakten, eller koble et dokumentbibliotek med en tredjeparts skylagringsplattform som DropBox Business eller Google Drive for Arbeid. Microsoft tilbyr over hundre Flow-maler, eller du kan rulle dine egne.

Microsoft et annet område som et integrasjonspunkt i deres helhetlige informasjonsadministrasjonsplattform, er Microsoft PowerApps. Intensjonen bak PowerApps er at brukere veldig enkelt (relativt sett) kan lage en app som kan fange og lagre data i Microsoft SharePoint (selv ved hjelp av Flow). Disse PowerApp-ene kan være oppført i Microsoft Store og brukes til enten interne forretningsprosesser eller som kundevendte portaler.

Når vi snakker om apper, betyr Microsofts mangeårige forhold til utviklere at Microsoft SharePoint-appkatalogen er full av apper du kan integrere i Microsoft SharePoint-nettstedene. Disse appene kommer i både betalte og gratis alternativer, men du bør være klar over at selv gratis appene kommer med en pris. Microsoft SharePoint-apptillatelser er omtrent som du forventer på din mobile enhet, og hver app inneholder en liste over ting som appen vil kunne gjøre med dokumentene og dataene dine, så de bør håndteres med forsiktighet. Under riktige omstendigheter kan Microsoft SharePoint-apper legge til funksjonalitet som forbedrede varslingsfunksjoner, flere kalenderalternativer, integrasjon i andre tjenester og en rekke andre alternativer.

SharePoint Online er en kraftig plattform

Microsoft SharePoint sitt rykte for å være vanskelig å administrere eller til og med bruke er et resultat av sitt fokus på funksjoner over brukervennlighet. Med Microsofts økte fokus på å gjøre Office 365 og dens ulike komponenter tilgjengelige for deltidsadministratorer (spesielt de som trekker inn i rollen av nødvendighet), er Microsoft SharePoint Online en åpenbaring når det gjelder å tilby avanserte funksjoner som appellerer til bedriftskunder uten å levere en løsning så kompleks at den ikke kan brukes av mindre IT-butikker. For å være rettferdig er det fortsatt noen vanskeligheter med å administrere Microsoft SharePoint, inkludert flere lokasjoner for administrative innstillinger. Men de fleste av funksjonene er mye mer enkle å konfigurere enn de har vært tidligere.

Microsofts Office 365-prisfastsettelse er aggressiv, og Microsoft SharePoint Online kan fås til en svært rimelig $ 5 per bruker per måned. Men det er fremdeles langt fra prisene $ 1 per bruker per måned du kan få fra konkurrenten Ascensio System OnlyOffice, våre andre redaktørers valg. Fremdeles, basert på det nye brukervennlige fokuset, de avanserte samarbeids- og sikkerhetsfunksjonene som tilbys med Flow, eDiscovery og det store utvalget av konfigurerbare administrasjonspolitikker, tjener Microsoft SharePoint Online enkelt en av våre Editors 'Choice-priser i dokumenthåndteringen kategori.