Mitratech får kontrakter gjort gjennomgang og vurdering

Den raske navigasjonen mellom kategoriene og fargedistinksjoner mellom kategoriene er en kjærkommen funksjon for større selskaper eller for de med mange kontrakter. For de som bare vil administrere et begrenset antall kontrakter, kan antallet faner virke for høyt. I dette tilfellet kan man velge et enklere design som de som tilbys av Contractually eller Blueridge Software Contract Assistant.

GCD har mange alternativer for tilpasning i hver fane. Brukere kan filtrere og gruppere kontrakter, dokumenter, mapper og spillere gjennom rullegardinmenyer. Brukere kan også omarrangere kolonner som vises. Imidlertid kommer denne tilpasningen til pris av enkelhet. Alle rullegardinmenyene, fanene og knappene over hele skjermen kan føles opptatt i forhold til renslighet for programmer som SecureDocs ContractWorks - som tilbyr færre umiddelbare tilpasninger, men gir et mindre komplisert grensesnitt.

Komme opp

Når brukere først navigerer gjennom GCD, dukker introduksjonsvinduer opp når de åpner en ny fane. Informasjonen er spesielt nyttig fordi den ikke bare forklarer de praktiske tingene som kan gjøres på det aktuelle området, men også teorien bak den fanen. Når brukere for eksempel klikker på fanen Mapper, informerer GCD brukeren om at en "mappe i GCD tilsvarer en fysisk mappe eller et bindemiddel" og viser brukeren hvordan han lager en ny mappe.

Disse nyttige popup-vinduene kommer på bekostning av en mer omfattende brukerveiledning, for eksempel trinnvise instruksjoner som var tilgjengelige fra Contract Assistant - eller videoopplæringen som var tilgjengelig fra ContractWorks og Contract Insight. Imidlertid er det en "Spør GCD" -funksjon for spørsmål som brukere kan ha som ikke ble besvart av miniguider.

Å legge til nye kontrakter, dokumenter, spillere, mapper og andre GCD-elementer er en lek. Legg til-knappene er tilgjengelige fra hvilken som helst side på en tynn grå bjelke som krysser toppen av arbeidsområdet. Disse knappene gjorde det første oppsettet raskt og smertefritt, slik at jeg kunne legge til en mengde mapper og fylle dem med kontrakter innen få minutter. Rundt hurtigtilleggsknappene er søkefunksjoner og e-postvarsling for enkel tilgang.

Et unikt aspekt for GCD er at det skiller mellom det det kaller Kontrakter og dokumenter. GCD definerer opprinnelig Kontrakter som de ferdige juridiske avtaler, som kan tilsvare et dokument, mange dokumenter eller ingen i det hele tatt. Brukere kan legge til dokumenter i ett eller flere trinn under forhandlingsprosessen, inkludert nye versjoner etter hvert som de blir tilgjengelige. Når (og hvis) dokumentet blir en kontrakt, kan det endres med et klikk i en avkrysningsrute.

Handlinger og varsler, mekanismene som brukere beskytter mot å miste viktige kontraktshendelser, er også enkle å lage. Varsler er knyttet til kontrakter eller dokumenter og kan enkelt tilpasses. Varslene kan konfigureres til å sitte på brukernes instrumentpaneler, sende e-postvarsler, legge ved dokumenter og inkludere spesiell tekst. Varsler kan opprettes basert på utløpsdato, stengedato eller hvilken som helst dato brukeren ønsker. Det tok meg omtrent 30 sekunder å konfigurere min første varsling, uten nesten noen instruksjon. Handlinger er oppgaver eller gjøremål for en bestemt bruker eller gruppe av brukere, som også lett opprettes.

Når det gjelder tilpasning, kan alle felt for dataregistrering tilpasses. Ingen IT-opplæring eller kunnskap er nødvendig. Jeg var i stand til raskt å legge til og omorganisere felt etter min smak. Tekstbokser, rullegardinmenyer og avmerkingsbokser tok hver øyeblikk å lage øyeblikk. Kalenderen gir et godt visuelt for deg som foretrekker en tradisjonell kalenderstil. Det kan tilpasses slik at det bare inkluderer informasjon som er relevant for en kontrakt, og hendelsene kan lenke til kontrakter, dokumenter og handlinger for rask navigering.

Søke og rapportere

GCD genererer rapporter basert på informasjonen som for øyeblikket blir sett av brukeren. Fordi brukeren kan filtrere ned og omorganisere all synlig informasjon, kan brukeren opprette rapporten med full kontroll. En begrensning er imidlertid at rapporter bare kan eksporteres til Excel, selv om prosessen kan gjøres med et klikk på en knapp.

GCD har en veldig robust søkefunksjon der alle brukerinntastede datafelt og dokumenttekst kan søkes. En begrensning i GCD er at resultatene av søket ikke kan eksporteres, som i Agiloft. Bortsett fra, er det en rekke funksjoner som skiller GCD fra andre kontraktsstyringssystemer. En nyttig funksjon er GCD-integrasjonen med Microsoft Word og Outlook. Tillegget til Word lar brukere åpne dokumenter direkte i Word, redigere eller endre, og deretter lagre fra Word direkte i GCD. Det er en lignende Outlook-plugin-modul som lar brukere integrere GCD i eksisterende e-post i stedet for å prøve å få diskusjon ut av e-post og i kontraktsstyringssystemet, slik du finner i Onit-oppføringen.

Noen andre interessante funksjoner er en Last ned-knapp som lar brukere ta tak i den nyeste versjonen av alle listede dokumenter eller kontrakter, forhåndsvise funksjoner i PDF- eller Word-versjonene som er lastet opp til GCD (som er fullt søkbare og lar brukere se dokumentene uten å laste ned filen), og muligheten til å sende e-post direkte fra GCD.

Alt i alt er GCD eksepsjonelt enkelt å lære og konfigurere. Det integreres i applikasjoner som brukerne dine sannsynligvis allerede har (for eksempel Microsoft Word, Excel og Outlook), og det gir mulighet for en omfattende tilpasning. Det er enkelt å søke og rapportere og legge til nye kontrakter, dokumenter og utføre arbeidsflythandlinger. Det er veldig lite å finne feil med i GCD, og ​​det er grunnen til at GCD er en av våre to PCMag Editors 'Choice-vinnere i denne omgangen.