Onit kontraktstyring gjennomgang og vurdering

Onit Contract Management begynner på $ 3000 per måned og er mindre enn en frittstående løsning enn ett stykke av et mye større økosystem for Onit-applikasjoner som dekker ikke bare kontraktstyring, men også forretningsprosessstyring (BPM), salg, menneskelige ressurser (HR), compliance, IT og mer. Kunder jobber innenfor denne rammen via Onit App Builder, som i hovedsak lar kundene bygge tilpassbare arbeidsflyter på tvers av uansett forretningsprosesser de ønsker. Dette er et veldig kraftig konsept hvis kunder omfavner hele plattformen. For bare kontraktstyring er det imidlertid noe mer sammensatt enn mesteparten av konkurransen og definitivt dyrere, og det er det som holder det bak våre vinnere av Editors 'Choice i denne kategorien, Agiloft og Updraft. Imidlertid, hvis du leter etter en fleksibel plattform med omfattende rapportering som behørig kan administrere kontrakter og har mer enn nok rom for å utvide i hele organisasjonen, er Onit opp til oppgaven.

Priser og integrasjoner

Onits løsning for prisstyring for kontraktstyring starter på $ 3000 per måned, men selskapet sa at prisingen avhenger helt av konfigurasjonen. Onits priser kan variere basert på arbeidsflytkompleksiteten og andre faktorer. Men løsningen er priset ved å bruke en abonnementsmodell uten brukergrenser eller lisenser. Abonnementsavgifter inkluderer programvarevedlikehold, support og oppgraderinger.

Onits integrasjoner tilbys også på tilpasset basis, men plattformen støtter en standard metodikk for å utvikle og levere integrasjonspunkter avhengig av kundespesifikasjoner. Onits standardgrensesnitt består av SFTP / FTP og HTTPS samt SOAP og REST applikasjonsprogrammeringsgrensesnitt (API) –nivåintegrasjoner. Onit integreres med DocuSign, Adobe Sign og Hello Sign for eSignature-funksjonalitet.

Avhengig av klientkrav uttalte Onit at selskapet har bygget SOAP-integrasjoner for plattformer inkludert IBM Emptoris og OpenText, REST-integrasjoner med Google API-er, og filbaserte integrasjoner med protokoller og tjenester som spenner fra Active Directory (AD) og SharePoint til SAP, Workday, og en SQL-integrasjon med Tableau, blant andre tjenester. Onit støtter også sikkerhetsprotokoller inkludert SAML 2.0 single-sign on (SSO) og OAuth 2.0-godkjenning.

Feste kontraktens livssyklus

Onit bruker en kundebasert apptilnærming, bruker Onit App Builder for å tilpasse en organisasjons opplevelse rundt bedriftens og avdelingsbehov. Standard kontrollpanel for kontraktadministrasjon og kontraktgjennomgang og godkjenning har ikke endret seg mye siden vår første gjennomgang, og har lagt en tidslinjebasert lineær kalender for kontraktaktivitet på toppen for å spore tilstanden til kontrakter i systemet.

Standardoppsettet for Onit-grensesnittet er grått og Microsoft Excel-aktig, men hovedpanelet vises med farger langs den kronologiske tidslinjevisningen. De interaktive rapportwidgetsene nedenfor viser raske tellewidgets med et øyeblikk med kontraktens utløps- og godkjenningsnummer, og oppdelinger av avtaletyper, verdi og antall kontrakter i hver fase av livssyklusen i sektor-, stolpe- og linjediagrammer. I stedet for å legge rapporterings- og analysedataene i en egen fane, som med Agiloft og Concord, sentraliserer Onit rapporteringsdata som det første du ser når du logger deg på. Dette forhindrer deg i å trøsselig kamre gjennom databaser eller e-postkjeder for dataene du trenger. Selv om det ikke er så mange rapporteringsalternativer for rapportering som Agiloft eller avdelingsspesifikke ROI-beregninger som finnes i Coupa Contract Lifecycle Management, er de interaktive rapportene godt designet og dra-og-slipp-dashbord-widgeter og -felt kan tilpasses fullstendig.

Den venstre navigasjonsmenyen inneholder også en mer dyptgående rapportside. Det er her du kan opprette ad hoc-rapporter filtrert etter grupper, fase, avtaletype osv. Disse kan lagres som det Onit refererer til som lagrede "Visninger", tilgjengelig fra menyen og sendt ut som ukentlige rapporter eller på en tilpasset tidsramme eller eksportert som Microsoft Excel-filer. Synspunkter kan også settes opp på et avdelingsnivå og på et personlig nivå, slik at en generaldirektørs instrumentpaneler og synspunkter vil være forskjellig fra for eksempel en utøvende myndighet.

For å starte den faktiske inntaksprosessen, trykker du bare på den store pluss-knappen (+) øverst til høyre på grensesnittet ved siden av søkefeltet. Herfra ser du en tilpassbar liste over alternativer basert på kontraktstyper og forespørsler som behandles av avdelingen din. Jeg hadde muligheten til å sende inn en ny forespørsel om juridiske tjenester, en ny kontraktsgjennomgang, et kontraktsadministrasjonsskjema, en standard ikke-avsløringsavtale (NDA) eller en konfidensiell avsløringsavtale (CDA).

Skjemaet du ser kan tilpasses helt, men kan standardiseres som en grunnmal for forskjellige typer kontrakter. For å legge inn et nytt kontraktsgjennomgangsskjema og godkjenningsskjema, skrev jeg inn et avtalens navn og dato, avdelingen det ble tilknyttet, sammen med kontraktstype, beløp, utløp og notater. Jeg hadde da muligheten til å legge inn informasjon for andre parter tilknyttet dokumentet og laste opp den faktiske kontraktsfilen. Onit har ikke kontraktforfatter innenfor plattformen; det er laserfokusert på kontraktens livssyklusledning, starter med en kontraktforespørsel og beveger seg kronologisk gjennom virksomhetsgodkjenning, juridisk og finansiell gjennomgang, signering og utførelse.

Den mest dynamiske delen av denne prosessen er samarbeid og forhandlinger, muliggjort av all den innebygde funksjonaliteten som finnes i hver kontraktsfil. Nye kontrakter og forespørsler legges til hovedkontraktslageret, tilgjengelig fra menyen til venstre. Både rapportmenyen og kontraktslageret kan konfigureres med ubegrensede tilpassede visninger. For eksempel kan du bore ned til kontrakter fra en bestemt leverandør eller tredjepart, etter avtaletype eller avdeling, eller til og med via et mer sammensatt syn, for eksempel "Alle NDAs i Legal."

Når du klikker på en kontrakt, ser du godkjenningsrørledningen oppe, med ikoner som viser på hvilket stadium av prosessen hver kontrakt for tiden befinner seg. På venstre side kan du bla gjennom grunnleggende kontraktsdetaljer sammen med livssyklusberegninger, inkludert hvor lenge en kontrakt har ventet på virksomhetsgodkjenning, juridisk gjennomgang eller finansiell gjennomgang, om en kontrakt er ute for signering, osv. Ved siden av er en innebygd samarbeidsmodul med muligheten til å legge ut kommentarer, lenker og vedlegg som en kontrakt forhandles. En annen nifty-funksjon er en unik e-postadresse som genereres automatisk for hver kontrakt, som kan brukes til all korrespondanse og forhandling som skjer om kontrakten som er utenfor Onit-systemet.

Det viktigste er at det er et opsjonspanel på høyre side av hver kontraktside som lar deg oppdatere en kontrakts nåværende livssyklusstatus (automatisk reflektert i den øverste tidslinjevisningen), og alternativer for å inngå kontraktsforhandlinger med spesifikke brukere innfødt i kontrakten fil. Onit gir deg også den dynamiske evnen til å tilordne oppgaver i dette miljøet og knytte kontrakter og oppgaver til større prosjekter. Panelet gir deg også muligheter til å legge til nye deltakere, legge til notater når en kontrakt forhandles, og se hele revisjonssporets historie for brukerhandlinger, kontraktsendringer og forhandlinger, faseendringer, e-postmeldinger og mer.

Bare Concord sørget for dette nivået av innebygd samarbeid, revisjonsevne og oppgavehåndtering av plattformene vi testet i løpet av denne runden, og ikke med nivået på innbyggingsfaseendring og forhandlingsfunksjoner som ble funnet i Onit. Dette grensesnittet oppretter en nøytral portal for representanter for å diskutere avtaler, dele redline-endringer og oppdatere faser til en kjørbar avtale er klar for signatur. ContractWorks gir deg et lignende ovenfra og ned-oversikt over å spore et kontraktsdokumentets livssyklus, men uten den ekstra samarbeids- og forhandlingskomponenten som Onit gir for å løse hele arbeidsflyten i en delt portal.

Til slutt, når en kontrakt er klar for signering og fasen blir oppdatert til "Klar for signatur", lar Onit deg dra og slippe signaturfelt inn i dokumentet - synkronisert med DocuSign, Adobe Sign eller Hello Sign - og sende kontrakten til leverandørene av eSignature. Du kan sette opp en automatisk arbeidsflyt for kontraktgodkjenning som dirigerer en kontrakt fra en part til en annen for signering. Og når kontrakten er signert gjennom tredjeparts eSignature-leverandører, flytter Onit automatisk kontrakten til "Utført" -fase, tildeler en utførelsesdato og slipper den signerte PDF-filen inn i feltet Utført kontrakt. Herfra kunne jeg klikke meg inn i PDF-filen og bla gjennom for å se de signerte feltene på forskjellige punkter gjennom hele kontrakten.

En dynamisk kontraktutførelsesplattform

Onit kommer ikke billig sammenlignet med de fleste av de andre produktene som er testet i denne omgangen. Men det har de beste naturlige samarbeids-, forhandlings- og administrasjonsfunksjonene for kontraktens kontrakt, med granulær kontroll inn i en slutt-til-ende arbeidsflyt. Editors 'Choice Agiloft har det slått på tilpasning og rapportering, mens Concord gir deg en enklere brukeropplevelse med kraftige kontraktforfatteregenskaper. For virksomheter som søker en bedriftsklar plattform som kan håndtere flerpartisforhandlinger og ta en kontrakt fra forespørsel og godkjenning helt til signering og utførelse - og alt innenfor en sentralisert opplevelse - er Onit en drøm for en kontraktssyklusleder.