Gjennomsnittlig vurdering og vurdering

Kontraktsutkast og utførelse

UI for kontraktsutkastet kan nås som en widget eller portal innebygd på selskapets nettsted av uregistrerte brukere. Men for de som får tilgang til Updraft adminstrator-dashbordet, er den enkleste måten å opprette en ny kontrakt ved å bruke fanen Dokument. Som nevnt tilpasser Origin Systems hver type avtalespørreskjema, slik at plattformen er klar til å brukes med et tilpasset intervju så snart du logger deg på. Du kan enten laste opp et eksisterende dokument eller starte intervjuprosessen for å lage din egen i løpet av minutter. Opplastingsprosessen minner om intervjuprosessen, bare uten selve intervjuet og spørsmål som svarer på spørsmål. Brukeren velger en type kontrakt, legger inn grunnleggende informasjon og laster deretter opp dokumentet. Intervjuskapte kontrakter og opplastede dokumenter er funksjonelt like, bortsett fra at de ikke kan endres eller klones. Endrings- og kloningsprosessen innebærer begge intervjuinformasjonen, som ikke legges inn når dokumentet lastes opp direkte.

I motsetning til klausulbibliotekstilnærmingen for oppretting av kontrakter som brukes av verktøy som Agiloft og Coupa Contract Lifecycle Management, eliminerer Updraft risikoen for feil, inkludert beregning av feil oppsigelsesdato eller bruk av en feil term fordi den administrerte, guidede prosessen er før godkjent av din juridiske avdeling. Det er ingen risiko for en ufullstendig eller ikke håndheves kontrakt som kan føre til potensielle overholdelsesbøter eller straffer fordi brukerne ikke tar juridiske valg underveis. Fordelen med den skreddersydde intervjuprosessen med beslutningstaket er at forretningsbrukere og ikke-advokater, spesielt de som ikke er kjent med juridiske kontrakter, ikke trenger å velge mellom dusinvis av forskjellige avtaler og scenarier og de forskjellige presedensene som er knyttet til dem.

Selve intervjuprosessen var enkel i å generere en rekke forskjellige typer kontrakter. Prosessen tilpasses som bare nevnt. Men for testformål prøvde vi å lage flere forskjellige typer forhåndskonfigurerte kontrakter. NDAs, arbeidsavtaler, kommersielle leieavtaler, rettssaker, låneavtaler, salgsavtaler og mer er alle støttet kontraktspresedenser.

Når du svarer på spørreskjemaet og oppretter kontrakten din, er det en fremdriftslinje øverst på skjermen som gir deg estimert resterende tid. Du kan stoppe et intervju når som helst ved å oppgi en grunn og sitere arbeidet ditt pågår, og deretter trykke på Play-knappen når som helst for å fortsette intervjuet. Selv om du utilsiktet logger deg ut, vil Updraft redde din plass og ta deg med tilbake til spørreskjemaet når du logger inn. Hvert intervjuspørreskjema har en unik ID som kan søkes.

Systemet trekker også automatisk ut tidsfrister og setter opp tilbakevendende varsler og hendelser. Du kan også angi dine egne påminnelser med beskrivelse, dato og antall advarseldager på et gitt kontraktsvarsel. Varsler var på nivå med verktøy som Concord og ContractSafe for å gi solide, fristorienterte varsler med et nyttig utvalg av e-postutløsere for automatiserte godkjenningsarbeidsflyter.

På slutten av spørreskjemaet ga Updraft meg muligheten til hver gang å se den fullførte kontrakten min som en Microsoft Word- eller PDF-fil. Etter 10-20 minutter per kontrakt, avhengig av kompleksitet, kunne jeg trekke en profesjonelt skrevet juridisk kontrakt som ble hentet fra intervjusvarene mine. Når kontrakten er opprettet, kan du alltid gå tilbake til intervjuet for å endre den, eller du kan laste opp en ny eller signert versjon av dokumentet. Du kan også ganske enkelt oppdatere informasjonsfeltene hvis du ikke vil gå tilbake til spørreskjemaet. Kontrakten kan også dupliseres (dette kalles "klonet" i Updraft), notater og beskrivelser kan legges til, og støttedokumenter kan legges ved.

Updraft har en egen elektronisk signaturplattform og integreres ikke med Adobe Sign, DocuSign eller andre tredjepartsleverandører. Du kan bruke injeksjon for signaturbilder gjennom PDF-filer, men Updraft fokuserer på å håndtere godkjenningsarbeidsflyten og generere bevis for lovlig samtykke. Administratorer kan tilordne oppgaver til brukere og sette triggere til det juridiske teamet, for eksempel at et nytt innebygd intervju er gjennomført og er klart til gjennomgang.

Når hver part får en e-post om at kontrakten er klar til signatur, åpner det opprinnelige e-signeringsverktøyet en signaturside som fanger dato og klokkeslett for signaturen som skal registreres for rapporteringsdata. Updraft har de beste kontraktsskapingsmulighetene vi testet, og signerings- og utførelsesprosessen er jevn og sikker styrt. Selv om det ikke tilbyr den innebygde samarbeidet og den egentlige kontraktsforhandlingsfunksjonaliteten som finnes i verktøy som Agiloft og Onit Contract Administration og Contract Review & Approval, står Updrafts intervjubaserte utarbeidsprosess alene i veiledet kontrakstskaping og dokumentgenerering. Denne prosessen er hovedgrunnen til at vi utpekte verktøyet til et redaktørvalg.

Grensesnitt, styring og rapportering

Updraft admin-brukergrensesnittet er sparsomt og kan være litt klønete å navigere, men det har en rekke nyttige administrasjonsfunksjoner. Etter at du har logget deg på, er det første du ser innboksen, som er en oppgaveliste med et øyeblikkskø av de mest presserende oppgavene og avtalefristene. Fanen Administrasjon lar administratorer begrense tilgang og visninger basert på spesifikke dokumenttyper og avdelinger, gruppert i "sikkerhetsgrupper. Derfor vil det du ser i innboksen avhenge av din rolle og kontraktene du administrerer.

Det er et fargekodet skjema i innboksen for å representere haster. Svart betyr at en kontrakt er utløpt, grønn betyr at den er aktiv, og en skala med oransje og rød indikerer at tidsfrister nærmer seg. Hvis du klikker på en kontrakt, vil den trekke opp et vindu med filens fulle transaksjonshistorikk og relaterte informasjon. Fra innboksen har du en rekke styringsalternativer: Det er ikoner for å oppdatere kontrakten eller legge til notater, støttedokumenter eller hendelser. Det er også ikoner for å endre dokumentets status eller handlinger, for eksempel kloning av dokumentet eller overføring av eierskap til en annen bruker.

Et annet nyttig område er kategorien Tilfeller, som lar juridisk team lagre dokumenter som er relevante for en spesifikk sak sammen med forhåndsbefolkede intervjuer for å utarbeide tilknyttede kontrakter eller fange opp informasjon fra parter som vil føre til flere dokumenter og transaksjoner knyttet til saken. Fanen Dokumenter, som er nevnt tidligere, inneholder et rikt søkevindu med filtre for å sortere etter dokumenttype, ID-nummer, spesifikke beskrivelser og nøkkelord, kontraktseier eller en spesifikk dokumentstatus. Updraft handler om å gå gjennom og fullføre oppgaver, så å trykke på Tilbake-knappen mens du er i midten av en handling vil noen ganger logge deg ut av brukergrensesnittet. Dette gjør navigering frem og tilbake noe mindre intuitivt enn i det Gmail-lignende brukergrensesnittet som finnes i Concord eller enklere opplevelser som ContractSafe og Contract Hound. Men til syvende og sist var dette en liten uenighet.

Administratorverktøyene og rapporteringen er også solide, om enn ikke så avanserte i granularitet som rapporter eller datavisualiseringer av Coupa Contract Lifecycle Management eller Agiloft. Du kan kjøre rapporter om parametere inkludert aktive eller utløpende kontrakter, fornyelsesfrister og brukeraktivitet. Du kan enten eksportere data (i CSV-, Microsoft Excel- eller XML-filformat) eller kjøre dem med noen av de enkle linje- og søylediagramalternativene Updraft gir deg. Rapporter kan konfigureres videre etter tilpassede datoperioder og tilleggsdokument, beskrivelse, data eller brukerfiltre.

Så langt som for admin-panelet, kan administratorer konfigurere spesifikk brukertilgang, sikkerhets- og varslingsgrupper og tilpassede dokumenttyper med spesifikke rettigheter vedlagt. Så en bruker kan være medlem av flere sikkerhetsgrupper, i tillegg til å ha rettigheter til å se eller redigere spesifikke kontrakter eller dokumenttyper.

Natural Contract Q&A

Updraft er en solid kontraktstyringsplattform med et godt utvalg av adminfunksjoner, søk og kategorisering, rapportering og oppgavestyring. Men det er ikke grunnen til at det tjener et redaktørvalg. Den spørreskjemabaserte prosessen med kontraktsforfattere tilsvarer ikke noe annet verktøy vi testet. Og kombinert med sømløse godkjenningsarbeidsflyter og signering, gjør det Updraft uten tvil den enkleste plattformen for enhver forretningsbruker å opprette og utføre kontrakter med. Det krever betydelige leverandøroppsett og forhåndskostnader, men for en juridisk avdeling som ønsker å la hele organisasjonen sikkert utarbeide kontrakter for forskjellige scenarier, gjør Updrafts intervjuopplevelse det en så enkel og naturlig prosess som mulig.