Video: Getting Started With Zoho Docs - Webinar (Oktober 2024)
Dokumentdeling og samarbeid
Deling av filer ligner også Google Drive, der du kan oppgi e-postadresser og angi tillatelser ved å velge en fil og klikke på Del-knappen. Dokumenter har også permalink for deling utenfor programvaren. Brukere kan også dele hele mapper og opprette grupper for å gjøre det lettere å dele med flere kolleger. En fin funksjon er at du kan dele et dokument, men passordbeskytte det for ekstra sikkerhet; Du kan til og med angi en utløpsdato, på hvilket tidspunkt alle du har delt dokumentet mister tilgangen. Filer kan sjekkes inn og sjekkes ut (med andre ord, låst) for å unngå redigering av overlapp.
Du kan legge til oppgaver i dokumenter hvis du trenger å sende dem til en kollega for gjennomgang eller revisjon. Når du tildeler en oppgave til en kollega, vil mottakeren motta et varsel og en kobling til det tilhørende dokumentet; vil du på sin side motta et varsel når oppgaven er fullført.
Hvis du allerede bruker Googles G Suite (tidligere kalt Google Apps for Work), kan du integrere kontoen din med Zoho-produkter. Zoho Docs Standard kan integreres med Google Drive og Googles brukeradministrasjon. Jeg prøvde å koble sammen Zoho Docs Standard- og Google G Suite-kontoene. Etter å ha tillatt noen tillatelser og logget på Google, ble jeg bedt om å fortsette installasjonen - og så ble jeg spøkelsesaktig. Skjermen ble omdirigert til Zoho Docs-kontoen min uten tegn til at Google hadde blitt integrert. Etter å ha konsultert en Help-artikkel, oppdaget jeg en løsning: Jeg trykket på Last opp-knappen, valgte Google Drive fra rullegardinmenyen og ble deretter bedt om å autentisere. Når du har koblet sammen kontoene dine, kan du laste opp filer og mapper fra Google Drive. Du kan også synkronisere en Dropbox-mappe med en Zoho Docs-mappe kontinuerlig eller bare en gang. Begge disse integrasjonene er en fin måte å dra nytte av Zohos funksjoner mens du fortsetter å bruke kjent skylagringsprogramvare. Du kan også koble deg opp til Adobe Sign for å aktivere digitale signaturer.
Innen Zoho Docs Standard kan brukere opprette og redigere dokumenter ved å bruke Zoho Writer, som inkluderer en sporendringsfunksjon, digitale signaturer og en rekke avanserte redigeringsverktøy. Du kan for eksempel lage makroer, fargerike diagrammer og pivottabeller. Dokumenter, regneark og presentasjoner kan eksporteres som PDF, Windows og andre filer. Du kan også redigere filer offline; endringer blir synkronisert når du er tilbake online.
En kul funksjon er muligheten til å redigere et dokument samtidig med kollegaene. Du og dine kollegers kommentarer vil vises på alles skjerm, merket med redaktørens navn. Brukere kan kommentere og chatte gjennom hele prosessen. Hver fil har en versjonshistorikk, og du kan velge å når som helst gå tilbake til en tidligere versjon.
En Zoho Docs Standard-app er tilgjengelig for Android og iOS, der du kan få tilgang til, opprette og redigere filer mens du er på farten. Jeg lastet ned Android-appen, som har et matchende brukergrensesnitt (UI) og åpner opp for en mappe med nyere dokumenter. Du kan se alle mappene dine, sortere dem etter navn eller dato og søke i filer.
