Video: Paychex Flex Demo (Oktober 2024)
Paychex Accounting Online ble først utgitt i slutten av 2013, men de to integrerte applikasjonene som inneholder den har eksistert mye lenger. Den viktigste regnskapsapplikasjonen er den kanadiske tjenesten Kashoo, som nå er tilgjengelig som et integrert pakke med Paychex Online Payroll. Paychex-merket er imidlertid mer enn 40 år gammelt og er ganske kjent for næringslivet. Lønns-, menneskelige ressurs- og outsourcingløsninger for fordeler blir respektert og brukt av mer enn en halv million amerikanske bedrifter. Kashoo er derimot relativt nytt; det er et solid regnskapsnettsted med dobbeltoppføring som er lett å forstå og bruke. Men Paychex Accounting Online (fra $ 27 per måned, pluss gebyrer) mangler mange av funksjonene som finnes i konkurrentene, for eksempel innkjøpsordrer, omfattende kontaktposter, sporing av varer og kategorisering av transaksjoner.
Hybridtilnærmingen er et flott eksempel på den utvikling i små virksomhetsregnskap når den beveger seg inn i skyen. Noen selskaper, som Intuit og Xero, tilbyr en kjerne-regnskapsløsning og en lønnsbehandlingsapplikasjon som er integrert sømløst. Andre organisasjoner samarbeider med hverandre og integrerer beslektede nettsteder, som tilfellet er med Paychex Accounting Online. Dette har skjedd i mange år allerede, og det beste eksemplet er sannsynligvis Intuit App Center, som har hundrevis av tilleggsprogrammer som utvider nytten av QuickBooks desktop og QuickBooks Online Plus, på områder som CRM, fakturering og fakturering og tid / kostnad ledelse.
Fordringer og gjeld
Paychex Accounting Online vil best tjene små bedrifter med beskjedne kundefordringer og betalbare behov, men som trenger ekte dobbeltoppføringsregnskap uten å måtte forstå bakgrunnsdebitering og kreditt. Den leveres med et tilpassbart kontoplan (best tilpasses av en regnskapsfører, som du kan invitere til å følge med på aktiviteten din) og standard økonomiske rapporter: Balanse, fortjeneste og tap og prøvebalanse. Du kan eksportere disse til PDF-, Excel-, CSV- og HTML-formater. Du kan legge inn transaksjonsjusteringer, men det er best å overføre debet og kreditt til din regnskapsfører.
Nettstedet bruker ikke begrepet "kundefordringer." Snarere klikker du på fanen "Inntekter" for å åpne alternativene dine der. Du kan legge inn diverse inntekter, en faktura eller en betaling. En postmal for kundene dine inneholder veldig enkel kontaktinformasjon, med noen få andre nedtrekkslister for variabler som vilkår og inntektskonto. Fakturamalen er omtrent sammenlignbar med de som tilbys av konkurrenter ved at den inkluderer grunnfeltene for ting som omsetningsavgift, vilkår og forfallsdato. Og du kan sende dem til kundene via e-post.
Men du kan ikke tildele fakturaer til kategorier som selger, divisjon eller beliggenhet, og kundene dine kan heller ikke returnere en betaling via kredittkort (det er ingen støtte for selgerkontoer). Det er ingen sporing av lagernivåer (selv om en grunnleggende varepost er tilgjengelig) eller alternative priser (rabatter osv.). Den eneste rapporten som tilbys her er aldre fordringer, hvis eneste tilpasningsalternativ er sluttdato.
Detaljnivået og tilpasningen er lik for betalte kontoer, eller "Utgifter." Du kan fylle ut et skjema som beskriver en utgift eller en regning, og registrere betalinger. Selgeroppføringsmaler vil tjene enkle bedrifter godt, men de er ikke så detaljerte som for eksempel Xero-er. Aldersgjeld er den eneste rapporten som er tilgjengelig her.
Bank i skyen
De beste online regnskaps- og personlige økonomiløsningene (faktisk de fleste av dem, periode) lar deg koble til finansinstitusjonene der du har kontoer og laste ned transaksjoner. Paychex Accounting Online er intet unntak. Du velger ganske enkelt navnet på banken eller kredittkortselskapet ditt og oppgir innloggingsinformasjon for disse nettstedene. Paychex Accounting Online kobler deretter til den første nedlastingen. Du kan også laste opp kontoutskrifter manuelt.
Du kan selvfølgelig også legge inn inntekter og transaksjoner manuelt. Og du kan overføre midler mellom kontoer. Men Paychex Accounting Online tilbyr ikke den mer sofistikerte, pågående bankavstemmingsfunksjonen som Xero og QuickBooks Online Plusdo. Det fungerer på samme måte som avstemming på papir. Du må sette et hake foran alle transaksjoner på nettstedet som vises på papiroppgaven din, samt merke av dine online transaksjoner i kontoutskriften. Dette virker som duplikatoppføring av data, som online-regnskap var ment å unngå.
En logisk arbeidsflyt
Paychex Accounting Online var tydelig designet med den ikke-regnskapsmessige i tankene. Brukergrensesnittet er rent og ryddig, og bruker språk som folk kan forstå. Den venstre vertikale ruten inneholder tekstkoblinger til hvert element på nettstedet. Først er selvfølgelig Dashboardet, som er litt atypisk for denne typen nettsteder. Midt på skjermen, som normalt inneholder viktige forretningsnumre, inneholder to vinduer med en fane: ett for inntekt og en for utgifter.
Denne utformingen er lik den du ser når du klikker på de enkelte inntekts- og utgiftskoblingene, selv om instrumentbordet ikke viser transaksjonshistorikk i den nedre delen av skjermen. Dine sanntidsdata - først og fremst kontosaldoer - vises i den høyre vertikale ruten. Og det er ingen diagrammer eller grafer.
Koblinger til andre områder på nettstedet vises i den venstre vertikale ruten. I motsetning til online regnskapsløsninger som er mer komplekse, er Paychex Accounting Online ukomplisert nok til at alt blir stavet ut i denne ruten, til og med de enkelte rapporter (som er få). Klikk på en kobling, så vises hovedskjermbildet for den aktiviteten, i stedet for å presentere en annen meny med underkoblinger.
Paychex-tilkoblingen
Mens konkurrerende online regnskapssider sakte har bygget sine egne godt integrerte lønnssøknader, gikk Paychex den andre retningen. Den bygde en ny løsning ved å lette integreringen av Paychex Online Payroll med eksisterende regnskapstjeneste Kashoo, som nevnt tidligere. Du oppgir lønnsinformasjon i Paychex-applikasjonen og importerer den manuelt til regnskapssiden. Beregning av lønnsskatt og arkivering / betaling støttes. Paychex publiserer ikke priser; snarere må du be om et pristilbud.
Paychex Accounting Online er ikke et vanskelig nettsted å lære ganske raskt, men alle som er nye i regnskap vil trolig kreve litt avklaring og hjelp, til tross for appens standard engelske tilnærming til brukergrensesnittet - det er bare regnskapsdyrets natur. Nettstedet støtter brukere med en rekke hjelpemidler, inkludert videoer, webinarer, artikler på nettet, chat og telefon. Mobil tilgang er tilgjengelig for begge applikasjonene på iOS-enheter, men Android-støtte er begrenset til selve lønnsappen.
Det er bra å se leverandører av økonomiske løsninger slå seg sammen for å gi virksomheter applikasjonsbunter som er fornuftige. Hvis du allerede bruker Paychex-lønnstjenester og ønsker å gifte deg med dem til helt grunnleggende dobbeltoppføringsbokføringsfunksjoner, er Paychex Accounting Online absolutt verdt å vurdere. Men på dette tidspunktet, hvis selskapet trenger mer funksjonalitet enn Paychex Accounting Online tilbyr, samt fullstendig, jevn integrert lønnsbehandling, er QuickBooks Online Plus, PCMags redaktørvalg for online regnskap, et bedre valg.
