Video: Setting up Xero from Scratch P1/10 (Oktober 2024)
Flere titalls selskaper har prøvd og ikke klart å lage online regnskapsløsninger, men Xero Premium 10 (fra $ 70 per måned, for opptil 10 seter) er den virkelige tingen. Dette er et ekte skybasert regnskapssystem med dobbeltoppføring kan forstås og brukes av ikke-regnskapsførere, og det kommer fra et selskap med fast, troverdig grunnlag og støtte. Det kanskje mest kjente tegnet på at det aksepteres i det amerikanske markedet ligger i antall ledende online applikasjoner som har valgt å integrere seg med det relativt unge nettstedet.
De siste årene har Xero vært den eneste skybaserte regnskapsløsningen for små bedrifter som ga markedsleder QuickBooks Online Plus et seriøst løp for pengene sine. Faktisk er Xero overlegen QuickBooks Online på noen måter. Den støtter flere valutaer, som QuickBooks Online ennå ikke har gjort tilgjengelig for det amerikanske markedet. Xero har også en innebygd beskyttelse som QuickBooks Online ikke gjør: transaksjonsgodkjenninger. Endelig tilbyr Xero flere betalingsportaler og har eksepsjonell online hjelp og support. Og utseendet og grensesnittet er veldig forskjellig fra QuickBooks Online, men like brukervennlig.
Når det er sagt, har Xero fortsatt underskudd på noen områder. Lønnsbehandlingen støtter bare syv stater (flere kommer), og du kan ikke bruke den til å arkivere føderale lønnsskatter. Xeros tilpasningsalternativer - en kritisk funksjon for regnskapsløsninger som ønsker å appellere til en lang rekke forretningstyper - følger Intuuts løsning. Skjemaer og transaksjoner har ingen tilpassede felt i Xero, og rapporter gir få alternativer for å parere dataene sine.
En nettbasert arbeidshest
Xero lykkes med å levere de kjernefunksjonene små bedrifter trenger. Siden det er basert på dobbeltoppføringsregnskap, kommer det med et standard kontoplan som kan endres. Denne oppgaven vil best bli håndtert av din regnskapsfører, som du kan invitere til å overvåke bokføringen din. Du kan tilordne tilgangsnivåer til forskjellige brukere som begrenser dem til spesifikke aktiviteter, og opprette - og endre oppsettet av - standard økonomiske rapporter som General Ledger, Trial Balance and Income Statement.
Xero håndterer salgsmekanikken meget effektivt gjennom sine poster og transaksjonsformer, som inkluderer engangs og gjentatte fakturaer, samt kreditnotaer og kontoer. Avhengig av hvilken rolle du kan, kan du lagre fakturaer som utkast, lagre og sende dem til godkjenning og godkjenne dem. Xero kobler seg til flere betalingsportaler, i motsetning til QuickBooks Onlines eneste, og Xero støtter flere valutaer, noe Intuit ikke (i USA) I likhet med konkurrentene støtter Xero omsetningsavgift.
Fakturaer kan inkludere en lenke som tar kundene direkte til en online betalingsside, og du kan akseptere betaling på mobile enheter via Square. Salgsrapporter inkluderer kundefakturarapport, kontotransaksjoner og aldersfordringer. I motsetning til QuickBooks Online, er det få tilpasningsalternativer her, selv om Xero lar deg sette opp sporingskategorier for mer fokusert rapportering.
Innkjøp (regninger, innkjøpsordrer, kreditnotaer) og utgifter er tilsvarende grundige og enkle å registrere og administrere. Alle er underlagt godkjenning, slik salgsdokumenter er. Eksternansatte kan ta bilder av kvitteringer med smarttelefonene sine, som vil være tilgjengelige i nettleserbaserte Xero. Rapporter her inkluderer leverandørfakturarapport, aldersgjeld og leverandøravgiftsrapport.
Alle kjøps- og utgiftsskjemaer, for eksempel salgsdokumenter og kontaktoppføringer, inkluderer en historie og notater-seksjon nederst som viser alle endringer som er gjort i en transaksjon eller post, samt dine egne notater. QuickBooks Online tilbyr et lignende stevne. Videre kan du knytte dine egne filer til hvilken som helst av dem.
Regelmessige avstemminger
Alle regnskapsnettstedene jeg har gjennomgått er designet for samhandling med de elektroniske økonomiske kontoene dine, for eksempel sjekking, kredittkort og så videre. Du kan oppgi innloggingsinformasjon for disse nettstedene i regnskapsapplikasjonen, og Xero vil importere transaksjonene dine regelmessig. Du kan legge inn transaksjoner manuelt, men automatisk import av transaksjonene i finansregnskapet er et av de sterkeste salgsstedene for disse skybaserte løsningene. Å få alle dine økonomiske data automatisk integrert på ett sted er et maktargument for skyen.
Xero og QuickBooks Online la spesiell vekt på avstemming av kontoer, og oppfordrer bedrifter til å følge med på denne oppgaven løpende i stedet for bare en gang i måneden. Når transaksjoner kommer inn i applikasjonen fra banken din, vil både Xero og QBO vise dem i en liste og sammenkoble dem med matchende transaksjoner som allerede er der. Hvis det ikke er noe samsvar, kan du legge inn en manuelt eller overføre den til den aktuelle kontoen.
Et seriøst grensesnitt
Xero bruker grafikk og farger på en mindre sprutete måte enn QuickBooks Online, men brukergrensesnittet er attraktivt, lettforståelig og rent. Det ser verdig, profesjonelt og polert ut.
Åpningsskjermen, dashbordkonvensjonen som brukes av alle konkurrenter, viser din økonomiske status kortfattet - på en mer kompakt måte enn QBO - men grundig. Det gjør det ved å bruke en serie vinduer som inneholder balanse- og aktivitetsinformasjon - i tall og grafer - for kontoene dine, "Money Coming In" og "Money Going Out" og utgiftskrav.
Dashbordet er en interaktiv og informasjonsskjerm. Det er lenker til avstemming av kontoer og en oversikt over elementer i hver konto. "Administrer konto" -koblinger åpner en meny med relaterte aktiviteter. Koblinger i de andre vinduene tar deg til deres komplementære transaksjonsskjermer. QuickBooks Online inkluderer lignende grunnleggende balanse- og aktivitetsinformasjon samt lenker til transaksjoner i instrumentbordet.
Xeros navigasjonsverktøy er ikke bedre eller dårligere enn konkurrentene - det vil si at de er intuitive og effektive. Nettstedet er delt inn i seks primære seksjoner via faner over toppen av skjermen: Dashboard, kontoer, lønn, rapporter, kontakter og innstillinger. Undermenyer viser posten og transaksjonsformene som finnes i. Xero bruker knapper, nedtrekkslister, diagrammer, datagitter og dialogbokser for datainnføring og henting.
Lønn og support
Kostnaden for Xeros lønnsbehandlingsverktøy på Premium-nivåene (som koster $ 70, $ 90 og $ 120 per måned) er innebygd i den månedlige abonnementsavgiften, som er et avvik fra konkurrentenes praksis med å behandle lønn som et valgfritt tillegg. Premium-tjenesten er det jeg har vurdert her. For de som vil ha litt mindre, inkluderer standardversjonen ($ 30) lønn for en ansatt uten direkte innskudd og ingen støtte til flere valutaer. Elektronisk innlevering for føderale lønnsskatter er ennå ikke tilgjengelig, og bare syv stater støttes på dette tidspunktet.
Disse negatene til side, Xero's faktiske lønnsbehandlingsverktøy er like bra som konkurrentene. En tydelig, forståelig trinnvis veiviser for oppsett gjør lønnsforberedelser så enkle som denne veldig komplekse oppgaven kan være.
Faktisk trumfer Xero alle konkurrentene når det gjelder brukerstøtte. Koblinger til kontekstsensitive hjelpevinduer er overstrødd. Du kan få utvidet hjelp for spesifikke vinduer eller søke gjennom Xeros omfangsrike online dokumentasjon.
Xero Premium 10 er den mest formidable konkurrenten som QuickBooks Online Plus, vår nåværende redaktørens valg for online regnskap, noensinne har møtt. Jeg kan anbefale Xero Premium 10 uten reservasjoner for små bedrifter som ikke trenger rapportering eller skjemaer som kan tilpasses høyt, tidssporing, løpende antall varenivåer i poster eller statlig skattesupport. For alle andre beholder imidlertid QuickBooks Online Plus ledelsen - og PCMag's Editors 'Choice for online-regnskap.
