Video: [Webinar] 10 Signs You're Making the Most of Wrike (Oktober 2024)
Wrike er blant de beste alternativene for en bedrift som trenger å snurre opp en prosjektledelsesplattform raskt. Administratorer og teamledere som administrerer team, oppgaver og prosjekter er multitaskere av natur, og Wrike utmerker seg med å hjelpe dem med å sjonglere all denne informasjonen mens de holder oppgavene organisert og prosjektflyten beveger seg. Følgende er 10 funksjoner, verktøy og skjulte Wrike-triks for å gjøre det å administrere flere prosjekter så gjennomsiktige og stressfrie som mulig.
1. Tilpassede arbeidsflyter
En av Wrikes største funksjonstillegg i 2015 var tilpassede arbeidsflyter, noe som gjorde det mulig for kontoadministratorer å endre standard arbeidsflyter for å gi nytt navn eller avvise statuser og lage flere arbeidsflyter for spesifikke team. Disse tilpassede arbeidsflytene gir mer kontekstuell mening for spesifikke mapper, prosjekter og team, spesielt når de slippes ned i et dashbord som er delt opp i forskjellige stadier. For en prosjektadministrator eller teamleder, spesielt når du ser arbeidsflyt fordelt på kolonner som Godkjent, Pågår, Gjennomgang osv., Gjør oversikten og administrasjonsprosessen enklere når du tapper mellom flere mapper og oppgaver.
De egendefinerte arbeidsflytene i seg selv er fargekoordinert i trinn som med normale arbeidsflyter, og bryter ned aktive, kansellerte, ferdige eller ventende oppgaver i en arbeidsflyt. På samme tid kan du legge til egendefinerte arbeidsflyter som sitter parallelt i dashbordet som viser de spesifikke tilknyttede trinnene i design-, utviklings- eller markedsføringsteamene, for eksempel med fullføringsprosenter i en annen arbeidsflyt ved siden av. Hvis bedriften sprang etter en Wrike Enterprise-konto, kan du dra nytte av de tilpassede arbeidsflytene som administreres fra det sentrale dashbordet.
2. Mapper, mapper og flere mapper
Mapper er uten tvil Wrikes mest allestedsnærværende organisatoriske verktøy. Plattformen har forskjellige typer mapper for alt, hver med forskjellige sett med tillatelser og tilpassbare design for å lage et intuitivt prosjektstyringsfilskap. For det første er det viktig å pakke informasjonsdelen i hver mappe med så mange detaljer som mulig om prosjektmål, teammedlemmer, teamkontaktinformasjon og fremdrift med forskjellige oppgaver. Wrike designer mapper som enkelt kan overføres fra team til team, og jo mer informasjon du legger ut på omslaget, desto mindre graving vil den neste brukeren gjøre.
Når det gjelder mappene selv, kan du dele dem opp i forskjellige typer for spesifikke brukssaker. For å spare tid på oppgaveledelse kan en organisasjon opprette en sprint-mappe der team slipper forskjellige oppgaver for å holde alle oppdaterte om prosjektets fremdrift. For skjema-e-postmeldinger kan et supportteam opprette en mal-mappe for å trekke konsistente svar fra under interaksjon mellom kunder. Det finnes også private mapper for sensitive menneskelige ressurser (HR), eller bare en mappe satt til "Bare for deg" -tillatelser for å bruke som et granulært organisasjonsverktøy. Endelig kan team bruke undermapper til å dele prosjektinformasjon utenfor Wrike over spesifikke datoperioder, eksportert som et Gantt-diagram eller Microsoft Excel-fil.
3. Sanntidsrapporter
En annen nyere funksjon er Wrike Reports, som automatisk genererer en siktbarhetsrapport i sanntid om prosjektstatus og fremdrift, med ett-klikk-funksjonalitet fra Wrike-dashbordet. I kategorien Rapporter kan en prosjektadministrator eller teamleder velge spesifikke prosjekter eller oppgaver, bestemme fra hvilke lag som skal trekke data, legge til filtre (for eksempel prosjekteier, status eller start / slutt / opprettelsesdato), og generere enten en stolpe eller tabellgrafikk. Denne typen rapporter er nyttige for daglige eller ukentlige fremdriftsoppdateringer, men kan også skreddersys for å vise beregninger som teamaktivitet og ytelse. Datavisualiseringene er ikke fancy, men de kan opprettes raskt ved å bruke de mest relevante dataene.
4. Merk alt
Feil brukere kan lage ubegrensede koder for mapper og oppgaver; de fungerer på samme måte som hurtig tagging i samarbeidsverktøy som Evernote Business, ved at kodene ikke bare fungerer som organisasjonsverktøy, men for å knytte ulike prosjektelementer og dokumenter sammen. Du kan merke en oppgave med flere relevante mapper ganske enkelt ved å dra og slippe den inn i mappene, merke oppgaven som assosiert med hver mappe uten å duplisere den. Wrike holder oversikt over alle de skiftende taggene som er knyttet til en oppgave, så dette hjelper også til å kartlegge oppgavens status over tid, på tvers av de forskjellige prosjektene og teamene den er tilknyttet.
5. Sorter gjennom oppgavetillegget
Oppgavesortering er en naturlig del av å håndtere prosjektarbeidsflyter, men når du prioriterer, er det lett å la for mange oppgaver gli inn i en Backlog-seksjon, og tar mer og mer av Wrike-tidslinjen din. I en mappe blir oppgavene listet opp enten kronologisk eller etter hvilken som helst tilpasset rekkefølge du har sortert dem. Med Wrike kan du sortere oppgaver etter prioritet, dato, status og tittel. For å tvinge teamet ditt til å takle en backlogged oppgave, setter du en mappe til prioritet og drar og slipper de loggførte oppgavene i den rekkefølgen du vil sjekke dem av. Sortering etter prioritering overstyrer datoer, status eller tittel, og hold de tilbakelagte oppgavene foran og midt til du sjekker dem fra haugen.
6. Integrer og automatiser
Wrike legger kontinuerlig til nye integrasjoner på tvers av forskjellige SaaS-applikasjoner, inkludert Googles og Microsofts kontorpakker, forskjellige skylagringstjenester, markedsførings- og helpdeskplattformer, online undersøkelsesverktøy (for eksempel SurveyMonkey) og samarbeidsapplikasjoner (som Slack og Atlassian HipChat).
Dette er alle nyttige måter å slå sammen flere av overlappende forretningsprosesser på ett sted, men disse integrasjonene kan være spesielt nyttige for å automatisere noen av de manuelle aspektene ved å styre prosjekter og oppgaver. Wrike integreres med både formautomatiseringstjeneste Wufoo og automatisert handlingsverktøy Zapier, slik at brukere automatiserer tilbakevendende prosjektoppføringer med prosjektforespørsler som funneller inn i Wufoos automatisk utfylte skjemaer (utført av Zapier i nye prosjekter uten manuelt videresende prosjektforespørsler eller fyller ut nye prosjekt- og oppgaveoppføringer).
7. Haug på malene og widgetene
Wufoo / Zapier-integrasjonen er flott for å automatisere tilbakevendende arbeidsflyter, men det er også Wrikes tilpassede maler. For å lage en tilpasset mal ut av et eksisterende prosjekt eller oppgave, høyreklikker du på den oppgaven i en mappe og dupliserer den med en ny tittel. Den lar deg også kopiere beskrivelsene og notatene du har lagt sammen med oppgaven eller prosjektet, og til og med kan du kopiere over de samme brukerne hvis det er et spesifikt team som vil gjenbruke malen. Du bør aldri behøve å opprette et prosjekt eller oppgave manuelt på nytt. Du kan også lage en mal basert på flere oppgaver ved å sette de spesifikke oppgavene til en "utsatt" status og gjenta dupliseringsprosessen. Maler er et av områdene som Wrike virkelig skinner, noe som gir den en oppgave- og produktivitetsfordel i forhold til lignende prosjektledelsesløsninger som Basecamp.
Widgets er en annen måte Wrike hjelper deg med å spare tid. Det er forhåndsbygde widgeter som Tilordnet til meg og grunn i dag / denne uken, men funksjonen er mer verdifull når du oppretter tilpassede widgeter for å overvåke spesifikke prosjekter, oppgaver eller teammedlemmer. I en prosjekt- eller oppgavemappe høyreklikker du på elementet og velger Legg til i dashbordet for å lage en enkel widget for å dra og slippe på dashbordet som du vil.
8. Gå utover enkelt søk
Wrikes grunnleggende søkeordsøk er raskt og nyttig å finne en oppgave eller prosjekt som inneholder visse ord, men plattformens avanserte søkefunksjon gir deg en mye kraftigere motor for å søke innenfor spesifikke felt for å finne nøkkelord i en kommentar, beskrivelse eller tittel. Avansert søk kan også hjelpe deg med å finne vedlegg ved å la deg søke i filnavn. Det er ingen spesiell knapp eller alternativ for avansert søk; du bare begynner å skrive i hovedsøylinjen (eller søkefeltet i en bestemt mappe) og bruke anførselstegn for å spesifisere et felt, ord eller prosjekter som skal utelates. Du kan også spesifisere flere parametere som å legge til en "@me" -kode for å finne søkeresultater der du er blitt nevnt med navn.
9. Gjør e-post nyttig igjen
Wrikes e-postintegrasjoner gjør det enkelt å opprette og redigere oppgaver fra Gmail eller Microsoft Outlook på både stasjonær og mobil, slik at du kan gjøre om e-poster til handlinger og tilordne dem direkte til teammedlemmer. Gjennom disse integrasjonene kan du også se Wrike @mention-varsler i innboksen, legge til e-postmeldinger direkte i Wrike-mapper og svare på kommentarer direkte fra e-post.
På mobil tilbyr Wrike Android- og iOS-appene også en ny smart innboksfunksjon for å skanne, sortere og arkivere meldinger med raske sveiper, sammen med muligheten til å skjule individuelle eller gruppemeldinger midlertidig i forskjellige pakker, for å konsolidere det som tidligere var Wrikes aktivitet Stream & varslingssenter. Som med Googles nye Inbox-applikasjon, er det en måte å redusere rotet og gjøre e-post til en plattform som brukere faktisk kan få ting til å gjøre (i stedet for å hele tiden sile gjennom og rydde opp i det).
10. Gjør smarttelefonen til et prosjektkommandosenter
Sammen med den nye smarte innboksen, kan Wrikes mobilapplikasjoner for Android og iOS gjøre omtrent alt webapplikasjonen kan. Wrike-applikasjonene inkluderer en enkelt oppgavevisning med dato- og tildelingsfunksjonalitet, rask oppretting av oppgaver og sveip handlinger, og (på Android-applikasjonen) en dobbel visning for nettbrett. Prosjektledere og team skal ikke føle seg innsnevret av et nettbasert tankesett i 2016. Mye av tiden er det lettere å åpne mobilapplikasjonen mens du er på farten, sjekk av en oppgave og gå videre med dagen din.
