6 hemmelige nybøker tips for smbs

Det pleide å være slik at små bedrifter og nye operasjoner kunne ha problemer med å finne en passende programvareplattform for små bedrifter som ikke knuste banken. Ikke lenger. Dagens programvarelandskap tilbyr en rekke gode løsninger levert gjennom skyen og rettet mot alle fra mindre selskaper på opp til bedriftsregnskapsplattformer. Selv blant dette store leverandørlandskapet skiller seg imidlertid noen få plattformer ut, og for småbedrifter er en slik Freshbooks.

Det er mye å like med FreshBooks, fra de ypperste utgifts- og tidssporingsfunksjonene til den dype økonomiske rapporteringen og den lange listen over tillegg og integrasjoner. Men plattformen inneholder også mange skjulte funksjoner og alternativer for å forbedre både forretnings- og klientopplevelsen. Følgende er seks av de mest nyttige tipsene og triksene for å forenkle fakturering, forbedre kundebehandling, behandle betalinger og spore utgifter slik at du kan få mest mulig ut av virksomhetens FreshBooks-investering.

1. Smertefrie betalinger

For eneeiere og eiere av små til mellomstore bedrifter (SMB), spesielt i servicenæringen, kan det å sette opp online betalinger og integrere det med faktureringsprogramvare være en hårtrekkende forsøk. En ting mange SMBer ikke er klar over, er at FreshBooks tilbyr en redesignet betalingsopplevelse spesielt designet for SMB-er.

FreshBooks aksepterer betaling via kredittkort så vel som online betalingsportaler som PayPal og point-of-sales-programvare, inkludert Stripe. FreshBooks-betalingsopplevelsen gjør at bedrifter kan akseptere kredittkortbetalinger og klienter til å betale fakturaer med en gang, automatisk importerer betalingstransaksjonskostnader som utgifter for å spare tid, og inkluderer gratis automatisk fakturafunksjonalitet. På siden Ny faktura kan du merke av i FreshBooks-boksen i delen Online-betaling, som, når den er valgt, lar bedriftsbrukere se statusen til en betaling direkte i kontordashbordet; det gir også kunder et betal nå-alternativ i faktura-e-poster som fører til en sikker betaling-side. Hvis virksomheten din er bygd på enkle transaksjoner uten en komplisert faktureringsstruktur, kan du merke av i betalingsboksen for FreshBooks og hoppe over alle installasjonsskjemaene.

2. Smøring av COGS

For tjenestebaserte bedrifter og online forhandlere eller nettbaserte nettsteder som registrerer mye produktsalg, er det uten tvil noen mer kritisk regnskapskostnad å spore enn Kostnader for solgte varer (COGS) eller bokført verdi av varer som er solgt i løpet av en bestemt finansperiode. Hvis du trenger å merke en utgift eller en fortjeneste-kategori i FreshBooks som COGS, kan det bety alt fra kjøpmannskontingent og tilpasset merkevare som er kjøpt for kunder, til rekvisita eller tjenester for et fysisk produkt, og kostnadene for levering av en bestilling.

Hvis du vil krangle og logge alle disse bevegelige COGS i FreshBooks, kan du gå til Resultat og tap-delen av utgiftene dine og redigere utgiftskategorier for å velge hvilken type COGS-utgift en gitt kostnad er. Alternativene inkluderer reklame, entreprenører, ansatte fordeler, kontorutgifter og porto, profesjonelle tjenester, reiser og en rekke andre kategorier. Under disse hovedkategoriene kan du også opprette og sjekke underkategorier av COGS-utgifter. Å legge til en utgiftskategori er også enkelt; klikker du bare på Rediger i utgiftslisten, åpner rullegardinmenyen Kategori og navngir en ny kategori eller underkategori på avgiftsvennlig språk.

3. Lås opp Helpdesk og prosjektledelse

En sky regnskapsplattform er aldri bare en sky regnskap plattform lenger. For alle FreshBooks kan gjøre med fakturering, utgiftssporing, finansiell rapportering, skatt og mer, inkluderer den også subtil funksjonalitet for å opprette og oppfylle elementer, prosjekter og oppgaver, samt et innebygd klientsupportsystem. Et nyttig triks for å holde organiserte ting og gjøre estimater og fakturering enklere er å utpeke prisobjekter i FreshBooks. Denne typen prosjektstyringsfunksjonalitet forenkler faktureringens arbeidsflyter ved å opprette elementer og oppgaver som skal settes direkte inn i en faktura eller rapport til en fast verdi.

For å begynne å dra nytte av FreshBooks innebygde helpdesk, bare gå til Innstillinger og tillatelser og aktiver klientadministrasjon og billettadministrasjonsinnstillinger. Dette gjør at forretningsbrukere kan administrere billetter direkte i FreshBooks, og håndtere klientforespørsler og problemer når de kommer fra applikasjonen - uten å måtte grensesnitt mot en egen helpdeskplattform.

4. Hvordan holde det hele synkronisert

Synkroniseringsfeil er grensen for mange FreshBooks-brukeres eksistens. Spesielt hvis du kobler FreshBooks til andre applikasjoner, kan synkroniseringsproblemer ofte resultere i dataduplisering eller tapte filer og kontakter, spesielt når du blir involvert i bokføring. FreshBooks har topp sporings- og faktureringsfunksjoner, men hvis du får en annen applikasjon involvert for bokføring eller for å grensesnitt direkte med nettsteder som Amazon eller eBay, gjør ikke endringer i en app alltid det til en annen.

Selv om det ikke er noe du kan gjøre i FreshBooks for å forhindre et synkroniseringsproblem i en annen applikasjon, er den enkleste og mest omfattende måten å dekke basene dine på å opprette inntekter og fordringer i hver app. Kryssreferanse av disse totallene, sammen med å opprette en månedlig sjekkliste over områder for deg selv og kundene dine å gjennomgå, vil gi deg en enkel måte å sikre at totallene samsvarer med og bygger inn noen overflødighet i tilfelle en synkroniseringsfeil, det være seg mangler eller feiljustert faktura eller en betalingsvare som ikke legger opp.

5. Tilpass, tilpass, tilpass

FreshBooks inneholder massevis av innebygde tilpasnings-, formaterings- og templateringsalternativer som mange bedrifter ikke drar full nytte av. Ta deg tid til å forbedre og skreddersy klientopplevelsen. I Oppsettalternativer klikker du på Farger og logo-siden for å endre menyfargen til bedriftens fargevalg og laste opp firmalogoen. Klienten skal føle seg som om de logger seg på bedriftens online regnskapsnettsted, ikke FreshBooks.

I Maler kan du velge hvordan fakturaene dine skal se ut og tilpasse tittelen på faktura, estimater og kredittoverskrifter med muligheten til å vise en betalingsstubbe for de klientene som skriver ut fakturaene. Du kan også tilpasse e-postene en klient mottar når en faktura sendes, så ta deg tid til å lage et tilpasset emne og e-postorgan til klienten.

Til slutt, på siden Diverse innstillinger, kan du aktivere direkte e-fakturakoblinger, bestemme hvor mange linjer du ønsker å vises på fakturaen, fjerne merket av FreshBooks Branding for å bli kvitt logoene og fargeskjemaet til fordel for dine egne, og legg til andre bjeller og fløyter, for eksempel tekst under logoen din og popup-velkomstmeldinger når klienter viser siden deres. FreshBooks tilbyr en mer visuelt overbevisende klientopplevelse enn de fleste andre online regnskapsplattformer, så ikke kast bort det månedlige abonnementsavgiften ved å bare klø i overflaten på hva den kan gjøre.

6. La FreshBooks nå ut til deadbeats

Hver virksomhet har sin del av klienter som aldri betaler fakturaene sine i tide - eller kanskje i det hele tatt. Dette er et problem for enhver organisasjon, men spesielt for små bedrifter og nystartede selskaper som ikke bare trenger pengene sine i tide, de kan også mangle de ekstra midlene til å ansette kredittbyråer for å jage disse deadbeats. Heldigvis, hvis du er i denne situasjonen, har FreshBook dekket deg. Bare klikk over til e-postmalens seksjon, så finner du flere nyttige maler du kan tilpasse, inkludert en sen betaling-e-post som automatisk kan startes hvis klienten er forsinket eller i en annen tidsplan du kan sette opp selv.