Video: How to Asana: Asana time tracking (Oktober 2024)
Når det gjelder arbeidsflyt- og produktivitetsverktøy, blåser Asana andre samarbeidsplattformer ut av vannet. Arbeidsflyt er det Asana ble laget for, og dets mestring av dem ga det et redigeringsvalg nikk sammen med å få PCMag til å bruke det internt som vårt arbeidsflytverktøy du valgte. Hver funksjon og designelement strømmer inn i det endelige målet om å integrere og organisere alle aspekter av et prosjekt eller hver oppgave på en brukers plate til en helt gjennomsiktig opplevelse.
Jeg satte meg ned med den interne Asana-mesteren, hvis veiledning avslørte de skjulte triks og teknikker for å utføre arbeidsflytstyringsverktøyet med nesten ubegrenset kraft. Med stor motvilje gikk han med på å ringe bort fra sin intrikate nett av kryssindekserte oppgaver, subtasker og vidstrakte prosjektkalender for å dele noen kløfter med arbeidsflytvisdom. Asana-mesteren valgte å holde identiteten hans innhyllet i skygge og ba om formålene med denne artikkelen om at PCMag bare omtaler ham som Sheev.
1. Omfavn kraften til kryssindeksering
Kryssindeksering er forskjellen mellom bruk av Asana og mestring av Asana. Sheev beskrev det som plattformens mest verdifulle funksjon: muligheten til å kryssindeksere enkeltoppgaver i flere prosjekter mens du bruker denne oppgaven til å vise informasjon annerledes for hver bruker eller team, avhengig av hvor den indekseres. Kryssindeksering dupliserer ikke en oppgave heller, så å bruke den betyr en enkelt oppgave kryssindeksert 10 ganger i forskjellige prosjekter i stedet for 10 identiske oppgaver forskjellige steder. Hvis du vil kryssindeksere en oppgave, holder du musa rett over navnet på oppgaven, og en pluss-knapp vises. Klikk på den og skriv inn navnet på prosjektet.
På ledernivå kan administratorer deretter se et prosjekt på høyt nivå som inneholder en liste over sammenvevde oppgaver og deloppgaver som vises i henhold til arbeidsflytutformingen. Når en oppgave har gått som de har forutsett i et fullført prosjekt, kan de se hvordan den samme oppgaven kan gjøre på tvers av forskjellige team for å få en følelse av produktivitet (og til å bestemme om den oppgaven kan fullføres raskere eller ikke hvis den blir tilordnet til et annet teammedlem eller delt prosjekt).
Du kan også krysse av indeksoppgaver: åpne undermenyen, klikk på overløpsknappen øverst til venstre og velg Legg til prosjekt. Deloppgaven vil vises i det spesifiserte prosjektet eller prosjektene, men beholder fremdeles sin plass i hovedoppgaven. Med Asana kan du opprette uendelige antall og nivåer med oppgaver og underoppgaver mens du fortsatt er koblet til den generelle arbeidsflytdesignen. Som Sheev forklarte, å tenke på kryssindeksering når det gjelder foreldreoppgaver som forgrener seg utover, skaper en design der kryssindeksering av en oppgave til forskjellige prosjekter og team gir den arbeidsflyten et eget liv i virksomheten din.
2. Lag og varslinger
Sheevs neste småbit av Asana-klokskapen angår teamorganisering. Han forklarte hvordan brukere kan utnytte teamsamtaler og konfigurere varsler for å skape en organisasjonskultur rundt arbeidsflyter. I Team Conversations-fanen på Asana-dashbordet sier Sheev at selv om den @ omtale-baserte basispraten fungerer på samme måte som Slack (også et redaktørvalg for samarbeid), lar Asana deg sende ut hele kunngjøringer som fungerer som tråd- baserte varsler. Samtaler er ikke knyttet til oppgaver, men du kan @mention brukere eller referere oppgaver i dem, som deretter vises som hyperkoblinger. Asana-meldinger er begrenset av team og er derfor ikke like egnet for prosjektspesifikk brainstorming som teamfunksjonaliteten du finner i en plattform som Basecamp. Men teambaserte tillatelser sørger for at varsler med informasjon om spesifikke oppgaver bare går til relevante brukere.
Teamvarsler er basert på hvem som følger en gitt tråd, og regulerer hvor mye informasjon som kommer inn. For administratorer kontrollerer de også hvor mye synlighet du gir andre teammedlemmer til forskjellige oppgaver. Asana-meldinger gjelder kun samtaler mens varslinger angår oppgaver og prosjekter, men begge vises nå i den nye Asana-innboksen. Oppgave- og prosjekttillatelser kan settes som private for deg, private for et bestemt team eller brukergruppe i et team, eller offentlig for et team eller større organisasjonsarbeidsområde.
3. Behandle avansert søk som bokmerke
Som med Slack, er alle arkiverte Asana-data søkbare. Asanas søkefelt viser nyttige standardforslag, inkludert søk etter oppgaver du har tildelt, og oppgaver eller samtaler du enten har opprettet eller følger. Men den sanne kraften finnes i dens avanserte søkefelt. En Asana-bruker kan begrense et søk med bestemte nøkkelord, teammedlemmet som en oppgave eller samtale ble tilordnet, hvilke prosjekter eller deler av organisasjonen oppgaven tilhører, eller til og med hvem som kan følge den. Du kan også søke etter forfallsdato eller om oppgaven er fullført eller ufullstendig, eller begrense søket til vedlegg hvis du leter etter en bestemt fil. Det er en enda lengre nedtrekksliste over søkeparametere, inkludert undervisninger, spesifikke tagger eller et søk i flere prosjekter.
Sheev forklarer Asanas søkefunksjoner som et slags hermetisk søk etter ledere. Ethvert søk kan raskt lagres og vil da vises i lederens navigasjon til venstre under søk (som et lett tilgjengelig bokmerke for å få tilgang til oppgave, team, prosjekt eller filinformasjon de vet at de vil trenge igjen og igjen). Søkeresultatene vises i det sentrale vinduet. Klikk på stjernen til venstre for sidens tittel, så blir den lagret i venstre søylinje. I stedet for å søke etter følelsene deres for å huske de samme nøyaktige parametrene neste gang de trenger de eksakte prosjektdataene, er informasjonen rett i instrumentbordet.
4. Ikke tildelte prosjekter = Mental Organization Tools
Oppgaver kan tilordnes i Asana, men prosjekter kan ikke, men du kan begrense hvem som ser prosjekter. Før du deler det, er det ingen som kan se det prosjektet, men deg. Sammen med å bruke Asanas kalendervisning for å inkludere forfalls- og prosjektdatoer, foreslår Sheev å la oppgavene ikke tilordnes i et privat prosjekt som et mentalt organisasjonsverktøy. Du kan for eksempel skrive ned ønskelisten din for alle kommende oppgaver du vil jobbe med for det neste året, og kryssindeksere oppgavene en og en til offentlige prosjekter når de kommer opp i sanntid. Det er en måte å holde alle oppgavene dine organisert og dele med andre team og avdelinger som du vil, samtidig som du holder rede på alt du jobber med. På denne måten kan du kontrollere når en bruker - for eksempel manageren din - finner ut om en bestemt oppgave du gjør i stedet for å overbelaste den personen med en flom av din kommende aktivitet.
5. Hold et "byttestasjon" -prosjekt nyttig
Det kan være utfordrende å dele mellom team i Asana, så Sheev anbefaler å bruke et offentlig synlig prosjekt som en tverrdepartemental oppgaveliste for å holde hele arbeidsområdet oppdatert på hva forskjellige team jobber med. Siden Asana-betegnelser kan bli litt vanskelige, betyr dette et offentlig prosjekt i et team som alle er medlem av. Når prosjekter skrider frem, kan administratorer tildele forskjellige oppgaver i listen til forskjellige avdelinger eller brukere. På denne måten vet alle hva de har ansvar for og hvilke team som deler arbeidsmengden på en gitt oppgave.
6. Maler, sikkerhetskopiering og onboarding
En av Asanas nyeste funksjoner er muligheten til å klone oppgaver på tvers av team ved å tildele kopier. Ved å bare klikke til høyre for en oppgave og velge Tildel kopi, kan Asana-brukere i utgangspunktet lage en mal ut av denne oppgaven uten å bruke duplikatkommandoen. Etter å ha tildelt en kopi til andre teammedlemmer, blir du automatisk lagt til som en følger med på oppgaven, noe som er en naturlig måte å holde ledere i loopen. Klikk på Tilordne-feltet og klikk deretter på personikonet i boksen til høyre. Deretter skriver du inn flere navn, og oppgaven blir kopiert og tilordnet flere personer.
Å bruke duplikatkommandoen i seg selv er en god måte å sikkerhetskopiere prosjektdataene på. Asana inkluderer en grunnleggende endringslogg nederst i en oppgave eller prosjekt, men for en arbeidsflyt som flere medlemmer eller team modifiserer, er det lurt å bruke kloningsfunksjonen til å lage en mal i et skjult prosjekt i tilfelle noe kritisk blir slettet eller overskrevet. Hver side i Asana har også en tilpasset URL, så det er enkelt å ta den låste malen og dele den hvis du trenger. Hvis du vil duplisere en oppgave manuelt, klikker du på Overflyt-knappen i venstre hjørne av en oppgave, og deretter klikker du dupliser. Du kan velge hvilke felt du vil duplisere i prosessen.
Maler er også et godt verktøy for onboarding. Å lage en bestilt serie maler kan bidra til å få en ny ansatt til å fange opp hvordan man bruker plattformen og hva prosjektbelastningen deres innebærer ved å navigere gjennom nøyaktig hvordan teamets arbeidsflytprosess ser ut. Kombinert med den interaktive turen Asana la til i sin siste store utgivelse, fungerer en klonet oppgave eller prosjektliste som en serie kulepunkter for å få nybegynnere opp i fart.
7. Flere oppgaver
Sheevs beste triks for å få prosjekter i bevegelse hvis oppgaver eller team blir stoppet, er nok en gang å bruke kryssindeksering. Dette gjør det mulig for ledere å dele opp et prosjekt i flere brikker, inkludert subtasks, og flytte ting rundt for å holde et prosjekt nynnere - slik at flere team kan jobbe parallelt uten å være bundet til en lineær fremgang.
Asana tar ikke vennlig til noen som prøver å tildele en oppgave til flere brukere - basert på tanken om at den reduserer ansvarlighet ved å spre ansvaret. Men Sheev har et triks for å komme seg rundt dette. Når du ser på et prosjekt du vil tilordne til mer enn en bruker, kan du selv tilordne oppgaver og deretter duplisere dem med tilleggsoppgaver eller deloppgaver tildelt forskjellige teammedlemmer. Det er en teknikk Asana anser som unaturlig, men det kan bidra til å få et stoppet prosjekt til å bevege seg igjen ved å tildele arbeidskraft mer effektivt.
