Video: All the Microsoft Office 365 apps explained (Oktober 2024)
Office 365 er Microsofts raskest voksende kommersielle produkt noensinne og er nå den første distribuerte applikasjonen i bedriften. Microsoft kunngjorde tidligere i år at Office 365 nå har nesten 50 millioner aktive forretningsbrukere per måned. Og ifølge Microsofts siste inntektsrapport fortsetter Office 365 å være selskapets mest lønnsomme forretnings- og produktivitetsprodukt.
Som bedrifter og små til mellomstore bedrifter (SMB) migrerer til Office 365 og Office 2016, står de overfor utfordringer med å migrere til en ny teknologi mens de håndterer arvsystemer og betydelige kulturelle endringer for virksomheter som har operert på samme måte i mange år. Bare fordi et selskap kjøper Office 365, betyr ikke det at ansatte ikke utnytter det for å forbedre samarbeidet og øke produktiviteten. Å få ansatte til å endre det de er vant til er en utfordring, og det er å investere tiden og ressursene som er nødvendige for å sikre at brukeren adoptere raskt og sømløst skjer.
MessageOps, en skybasert Office 365 og Microsoft Azure dokumentdelingstjeneste, tilbyr opplæring, adopsjon og endringsadministrasjonstjenester for å hjelpe virksomheter med overgang til Office 365 på Azure-skyen. Chris Pyle, administrerende direktør i MessageOps, sa til PCMag at Office 365 gjør overgangen enkel, men uten en klar strategi på plass for å drive adopsjon, kan ikke virksomheter og vil ikke slippe løs plattformens fulle forretningsverdi.
"Med Exchange og SharePoint trenger du ikke å vite hvordan du setter den opp, konfigurerer den, administrerer den, gjør den overflødig og gjør den tilgjengelig, " sa Pyle. "Med Office 365 er alt du trenger å gjøre å legge til dataene og brukerne dine, noe som gir deg et fullt fungert, høyt tilgjengelig bedriftsmiljø. Dette miljøet kan nås fra hvor som helst sikkert, med liten eller ingen applikasjonsopplevelse. Små selskaper kan ha samme miljø som Fortune 500-selskaper uten å måtte investere i høyt trente, veldig dyre tekniske ressurser. De har også tilgang til de robuste verktøyene som Office 365 tilbyr til alle store eller små selskaper, og kan være i gang i løpet av noen dager."
Pyle la ut 7 anbefalinger og tips for å lette effektiv Office 365-adopsjon og hvordan de kan brukes for å maksimere virksomhetens produktivitet når du fullfører prosjekter.
1. Transformasjon ovenfra og ned
For å sikre en jevn Office 365-overgang, sa Pyle at lederskapsinnkjøp er et must. "Hvis de ansatte ikke ser de høyere ups promotere og bruke plattformen, vil de heller ikke gjøre det, " sa Pyle. "Akkurat som ledere er et sterkt eksempel, så gjør også" mester "eller" maktbrukere "i team. Dette er de ansatte som ikke er fornøyd med status quo og er veldig begeistret for potensialet til Office 365."
2. Utdanning og opplæring
Et virksomhets ledende ledelse kan ikke forvente at ansatte skal dra full nytte av Office 365 uten å gi dem riktig opplæring og utdanning. Pyle anbefalte at selskaper sammenstiller et videobibliotek med "snackbare" ett-minutters eller to-minutters læringsvideoer som en praktisk og effektiv måte å levere kontinuerlig opplæring. "Kommunikasjon er også viktig, sammen med å gjøre adopsjonsreisen morsom, " sa Pyle.
3. Omfavne Office 2016
Utgivelsen av Office 2016 gjør skyen mer tilgjengelig. Det er mer skyintegrasjon, noe som betyr utvidede tilkoblingsalternativer. "OneDrive og SharePoint i skyen lar deg lagre og dele filer til skyen enkelt og greit, " sa Pyle. "Vi ser på Office 2016 som en annen mulighet for bedrifter for å maksimere verdien av deres Office 365-investering. De kan bruke ressursene de kjøpte med Office 365, som inkluderer Office 2016 for E3-brukere. Som med alle nye funksjoner eller ny utgivelse, av selvfølgelig vil det alltid være en læringskurve involvert i å finne hvor alle alternativene og innstillingene dine bor."
4. Ha sikkerhet i tankene
Office 365 omfatter for tiden mer enn et dusin applikasjoner inkludert OneDrive, OneNote, Outlook, Sway og Yammer. Men Pyle understreket viktigheten av datasikkerhet når han arbeidet med disse applikasjonene. "Det er enkelt å legge til og gjøre disse applikasjonene tilgjengelige. Brukere kan dele internt bare ved å høyreklikke 'del med' og til og med gå så langt som medforfatterfiler i Word, Excel og PowerPoint, " sa Pyle. "Office 365 er avhengig av Azure Active Directory for sikkerhet, men organisasjoner bør være forsiktige når de planlegger å flytte sensitive data ut av deres direkte kontroll. Microsoft har også lagt til datatapforebygging for både SharePoint og Exchange for å legge til et ekstra sikkerhetsnivå. Men, som med noe nytt, bør en spesifikk forståelse av sikkerhet alltid være foran deg."
5. MDM og mobil produktivitet
Pyle påpekte Office 365s mobile evner, spesielt dens evne til å bidra til å øke den generelle produktiviteten. "Office 365 gjør det lettere for brukere å få tilgang til ressursene sine på hvilken som helst enhet, hvor som helst, uten å bekymre deg for tilkobling og sikkerhet, " sa Pyle. "For eksempel kan brukere få tilgang til Office-applikasjoner på nettbrett og telefoner, og administrasjon av mobile enheter (MDM) er nå inkludert i Office 365 for alle mobile enheter. Til slutt skifter Software-as-a-Service (SaaS) ansvar fra forbrukeren til leverandøren (i dette tilfellet Microsoft) i den forstand at hvis den ikke fungerer som nødvendig, bare slår du av tjenesten og slutter å betale."
6. Internt samarbeid
En av Office 365s mest avanserte produktivitetspoeng, sa Pyle, er den interne samarbeidsevnen som OneDrive for Business (OD4B) og SharePoint (SP) gir. "En bruker kan laste opp en fil til dokumentbiblioteket, klikke på dokumentet, dele den med en bruker eller gruppe, samt jobbe samarbeidende på dokumentet samtidig, " sa Pyle.
"Vedlegg er utfordrende for alle organisasjoner ettersom brukere ser ut til å bruke e-post som filskap. SP og OD4B muliggjør bruk av" lenker "til filer i motsetning til vedlegg, og både i OWA og Exchange ved hjelp av MessageOps-verktøyet, kan du klikke på 'Vedlegg', men få muligheten til å laste opp til OD4B og dele lenker, som legger til versjonering og samarbeid ved å bruke prosessen som brukerne er kjent med. Ved å bruke OD4B og SP kan brukerne trygt arbeide på alle enheter ved hjelp av nettleserbaserte versjoner av Microsofts mest populære apper, og har muligheten til å sjekke ut, redigere og laste opp endringene neste gang brukeren er online."
7. Skype for virksomhet
Pyle sa at Skype for Business tilbyr fantastisk Office 365-funksjonalitet for videokonferanser, online møter og direktemeldinger som produktivitetsverktøy for alle størrelser. "Brukere kan koble seg via Skype, snakke frem og tilbake gjennom PC-en eller på en telefon, og gjøre endringer på en fil samtidig eller serielt, med muligheten til å gå tilbake til tidligere versjoner etter behov, " sa han.
