Video: Hva er prosjektledelse? (Oktober 2024)
For å administrere en overfylt bunke med prosjekter med minst mulig bry, kan du ikke gjøre mye bedre enn Teamwork Projects, et av våre redaktørvalg for programstyringsprogramvareløsninger. Teamwork Projects har et moderne, intuitivt brukergrensesnitt (UI) og et funksjoner som gir den enkleste, mest brukervennlige funksjonaliteten på forhånd. Dette er et enkelt alternativ for å holde prosjekter organisert og team på oppgave.
Fordi Teamwork Projects har så stor funksjonalitet utenfor boksen, er det ikke sikkert at bedrifter innser at det er en rekke nyttige funksjoner og integrasjoner under overflaten for ytterligere å tilpasse og forenkle prosjektledelsesopplevelsen. Følgende syv tips kan hjelpe teamet ditt til å fokusere på å fullføre prosjekter og maksimere produktiviteten på både stasjonær og mobil.
1. Omfavne maler
For å hjelpe deg med å spare tid på gjenta oppgaver og lignende prosjekter, lar Teamwork Projects deg lagre ethvert prosjekt som en mal. Hvis du vil kopiere et prosjekt og utpeke det som en mal, klikker du på Alternativer-knappen på oversiktssiden for ethvert prosjekt og velger "kopier / flytt dette prosjektet." Derfra kan du gi nytt navn til prosjektet som en bestemt type mal eller endre startdato og oppdatere individuelle elementer for å gjøre prosjektrammen direkte til neste prosjekt.
Du kan også lagre en oppgaveliste som mal. Innenfor hvilken som helst oppgaveliste i Teamwork Projects, kan du klikke på alternativene og velge Mal for å lagre den oppgavelisten som en mal (sammen med eventuelle merknader om listens brukssak). Når du oppretter oppgavelisten, kan du også angi om du vil inkludere fullførte oppgaver og bestemme om det skal være en offentlig mal eller en privat mal utelukkende for bedriften din. Hvis du vil legge til oppgavelisten til et nytt eller eksisterende prosjekt, velger du Ny oppgaveliste og klikker i kategorien Avansert for å vise tilgjengelige maler.
2. Merk alt
En annen måte Teamwork Projects holder ting organisert på, er ved å gi deg muligheten til å merke hvert aspekt av et prosjekt. Teamarbeid introduserte nylig en ny funksjon som heter Task Tags, som åpnes via et merkeikon helt til høyre for ethvert prosjekt på en liste. Dette trekker opp en fargekodet liste over tilgjengelige koder, inkludert Godkjent, Nektet, Fakturert, Til vurdering eller Venter. Du kan også legge til egendefinerte oppgavekoder, merke et prosjekt med flere koder eller slå sammen koder. Funksjonen inkluderer også en administrativ innstilling for å angi om bare administratorer eller alle teammedlemmer kan opprette koder.
Oppgaver er ikke det eneste prosjektelementet Teamwork Projects lar deg tagge. Plattformen inkluderer også alternativer for å tagge filer, lenker, meldinger, milepæler, notatbøker eller prosjekter selv. Merking fungerer på samme måte: bare hold musepekeren over en gitt fil, milepæl eller prosjekt, velg merkeikonet, og velg enten en eksisterende tag eller opprett en ny.
3. Still lyden
For et spesielt travelt prosjekt, kanskje ett der flere team samverkar og det alltid er mylder av meldingar og nye oppdateringar, kan det hende brukerne vil slå av varsler for å declutter innboksane. Hvis du vil slå av bestemte typer prosjektvarsler, velger du Rediger mine detaljer under profilen din, og under Innstillinger, slår du av innstillingen for å motta fullstendige e-postmeldinger fra e-post, statusoppdaterings-e-postmeldinger, "lagt til som en e-postmelding", osv. Du kan også stille meldinger om lydløs for deg selv bare på et bestemt prosjekt ved å gå inn på fanen Personer i prosjektet og velge e-postikonet ved siden av navnet ditt. Når det blir rødt, vil du ikke lenger motta varsler for det prosjektet.
Teamarbeid introduserte også en ny funksjon i fjor kalt Filter, som kan hjelpe med å declutter et prosjekt, oppgave eller milepæl-instrumentbord i tillegg til varsler. Ved å skrive inn et nøkkelord i filterlinjen øverst til høyre på dashbordet, vil oppsettet deretter fylles med bare resultater som inneholder det søkeordet. Filtre kan også søke etter spesifikke koder, for å se prosjekter på et bestemt arbeidsflytstadium, eller av en bestemt bruker for å spore et teammedlem sin nåværende arbeidsmengde og fremdrift. Filterlinjen fungerer også for filer, meldinger og notatbøker.
4. Ta snarveiene
Teamwork Prosjekter inkluderer en rekke innebygde tastatursnarveier for å spare tid på vanlige handlinger. Noen av de mest nyttige er:
- Redigerer den gjeldende oppgaven musa svever over.
- Logger et tidsstempel på den gjeldende oppgaven musen er over.
- Starter en timer på gjeldende oppgave.
- Fest raskt filer til oppgaven musen er over.
- Oppretter raskt en påminnelse om oppgaven.
- Lukker / avbryter enhver åpen dialog.
- Åpner Gantt-diagrammet i prosjektets oppgavefane.
- Fokuserer søkefeltet for øyeblikkelig søking.
- Åpner "Quick Add" -menyen øverst til venstre.
- Åpner menyen "Bytt prosjekt".
- Det er mange andre snarveier i Teamwork Projects kunnskapsbase.
5. Bli helpdesk involvert
Teamwork Projects integreres med selskapets Teamwork Desk helpdesk-løsning, som lar deg legge Desk-oppgaver til Prosjekter. For å aktivere integrasjonen fra Teamwork Desk, gå til Innstillinger fra hovedpanelet. Velg Legg til oppgave for å velge et prosjekt og oppgaveliste direkte fra Teamwork Projects; det vil da vises merket med et Teamwork Desk-ikon. Når de er aktivert, kan Teamwork-brukere dra nytte av Desk-funksjoner som Smart Inbox for å gjøre kundeproblemer om til billetter, som deretter kan omdannes til prosjekter og fullføres i Teamwork Projects.
6. Dra nytte av mobilappene
Et av Teamwork Projects hovedutviklingsfokus de siste to årene har vært Android- og iOS-appene. Resultatet er en ganske god appopplevelse som spenner over Teamwork Prosjekter og noen funksjoner i Teamwork Desk og Teamwork Chat. Android- og iOS-appene er nyttige for å starte eller logge fremgang på de viktigste Teamwork Projects-komponentene, og selskapet implementerte nylig en Quick Add-knapp for iOS-appen for å legge til en oppgave, hendelse, milepæl, skrive en melding, logg tid eller laste opp en fil. Du kan også administrere teammedlemmer og statuser på et prosjekt, og starte en chat direkte i appen med en annen bruker. Når du oppretter en oppgave, kan du alltid raskt tilordne den til deg selv ved å sveipe til høyre. Husk å konfigurere varsler, både i selve appen for bestemte prosjekter og i smarttelefonens innstillinger (for å sikre at du bare mottar pushvarslene du ønsker).
7. Hook In Extensions and Integrations
Teamarbeid har lagt til en rekke nyttige integrasjoner og utvidelser for å forbedre prosjektstyringsfunksjonene på mobilen og gjøre ting enklere på skrivebordet. Mobile Share Extension for Teamwork Projects 'Android- og iOS-apper lar brukere dele bilder, PDF-filer eller andre filtyper til en Teamwork Projects-konto med en enkel sveipe og rask opplasting. Det er også en iPhone-integrasjon kalt Today, som gir brukere muligheten til å administrere oppgaver eller tid fra kategorien I dag på iPhone-låseskjermen.
Bruk Google Chrome nettleserutvidelse til å legge til oppgaver, lage prosjekter, loggtid og flere andre alternativer direkte fra nettleseren, uten å kreve at brukeren har Teamwork Projects åpne. Legg til Teamwork Projects for Chrome fra Chrome Web Store for å installere utvidelsen, og etter innlogging åpner utvidelsen en popup-boks for å legge til et nytt prosjekt, oppgave osv. Når du oppretter et nytt element, lar nettleseren deg angi hvilken brukere, typen varsler og hvor høy prioritet de skal angi en gitt oppgave. Teamwork tilbyr en lang liste over andre tredjepartsintegrasjoner, inkludert Xero og Zendesk.
