Video: Minikurs i prosjektledelse - leksjon 5 - prosjektlederrollen (Oktober 2024)
Prosjektledelse handler i organisert kaos. Prosjektledere har ofte i oppgave å koordinere flere team, holde oversikt over arbeidsflyt og sørge for at alle bevegelige deler kommuniserer og samarbeider om å levere det ferdige produktet som både bedriftslederne og klientene forventer.
Samtidig forventes det at prosjektledere kommer med kreative løsninger for å løse komplekse problemer - alt mens de kommer inn under budsjettet. For en prosjektleder som har en normal menneskelig hjerne uten et eidetisk minne og perfekt tilbakekalling, er bruk av tankekart en fin måte å gi mening om denne mengden av informasjon.
Å bruke sanntids prosjektledelsesprogramvare på nettet er fremdeles den beste måten å holde oversikt over alle bevegelige deler, men å bruke et tankekart handler om å la prosjektleder diagramme kjerneideen til et prosjekt. Han eller hun kan gjøre dette for å virkelig tenke om den mest effektive måten å fullføre et prosjekt i stedet for bare å tilrettelegge det på en tradisjonell bane.
Hva er et tankekart?
Et tankekart er et visuelt middel til å organisere informasjon, typisk gjennom et nettlignende diagram. De er langt fra et nytt konsept. Du tegnet dem sannsynligvis mye på barneskolen med farget papir og fargestifter, og kjernekonseptet har ikke endret seg. Det du gjør er å bryte ned et emne eller en ide for deg selv på en måte som bare du vet hvordan. Tankekart begynner med et hovedkonsept eller en ide i sentrum og jobber seg derfra. Du kan bruke en kombinasjon av ord, farger, bilder og symboler og koble dem ved linjer og piler i forskjellige farger i henhold til hvordan hjernen din bestemmer seg for å legge det ut. Det er ingen universal tankekartmal.
I sin bok fra 1996, "The Mind Map Book: How to Use Radiant Thinking to Maximize Your Brain's Untapped Potential", beskriver medforfatter Tony Buzan tankekart som å være konstruert på en fargerik, tre-lignende måte. Tankekartlegging er på det meste viscerale når det gjøres på papir eller en tavle med penner eller markører, men det er også rikelig med god tankekartprogramvare tilgjengelig.
Lifehacker gjennomførte en undersøkelse i 2013 for å finne ut hvilke tilbudskoder som var mest populære, og de fem de kom med var Mindjet, Coggle, FreeMind, MindNode og XMind. Coggle og Freemind er gratis, MindNode er mobiloptimalisert for iOS, og Mindjet har den mest omfattende pakken med applikasjoner og verktøy, inkludert betydelige prosjektstyringsfunksjoner. I hvert kobler du til prosjektets konsepter, data og nøkkelord, og programvaren genererer et tilpassbart tankekart, med forskjellige nivåer av minimalistisk eller livlig grafikk.
Åtte måter tankekart kan hjelpe med prosjektledelse
Enten du bruker programvare eller sparker den analoge, er å lage et tankekart en morsom måte å få ideer ut av (eller prosjektlederens) hode og over i et lettere organisert format for å stimulere til forretningsinnovasjon. Her er åtte måter tankekart kan brukes til å administrere prosjekter.
1. Profesjonell Doodling
Når øynene dine begynner å glis når ansatte er til stede og deretter diskuterer planer for å fullføre en bestemt fase av et prosjekt, grøft avsnitt eller punktsedler for et tankekart. Det vil hjelpe deg med å holde rede på hovedideene og progresjonen til en diskusjon, og vil holde tankene dine engasjert i minuttdetaljene ved å gjøre dem om til en perfekt akseptabel voksenekvivalent med doodling mens læreren holder foredrag.
2. Et presentasjonsverktøy
Ta prosjektmedlemmer i hodet ditt ved å presentere et tankekart, enten på en tavle eller ved å kaste et programvaregenerert kart opp på en skjerm. Det vil få teamet ditt til å tenke prosjektrelaterte spørsmål på samme slags frittenkende måte, og et presentasjonsverktøy som Prezi er klar for å gi et tankekartet liv til live med animasjoner og grafikk.
3. Brainstorming sesjoner
Etter å ha prøvd ut et tankekart som et personlig notatverktøy og introdusert metoden for et prosjektgruppe, er en av dens viktigste fordeler at det hjelper et team til å tenke utenfor boksen. For eksempel, hvis en kunde kaster en ny etterspørsel etter deg, og som leder, har du problemer med å finne ut hvordan integrere forespørselen i det ferdige produktet, plassere teamet i et rom med et tankekart, en tavle og markører gir en mer åpen og samarbeidende vei mot en løsning.
4. Oppgave delegering
Vie et helt tankekart eller bare noen få grener av en for å representere hvilke teammedlemmer som er ansvarlige for hva i et prosjekt, hvem som rapporterer til hvem, en klar projeksjon av prosjektets arbeidsflyt og hvem som må bringes inn på forskjellige stadier av prosessen.
5. Et Master Idea Repository
Brainstorming økter ofte resulterer i nyttige tangentielle ideer, så et team bør holde et løpende tankekart over ideer som kan være nyttige for prosjekter som kommer.
6. Symbol Shorthand
En av de største fordelene ved å bruke et tankekart er at det kan brukes til å lage og forevige et visuelt ordforråd med de forskjellige bildene og symbolene som representerer forskjellige tilstander for prosjektframdrift, spesifikke avdelinger eller andre komponenter i prosjektledelsen.
7. En levende arbeidsflyt
Et tankekart er den visuelle representasjonen av et prosjekt og alle dets bevegelige deler, så det å skape en kronologisk progresjon av mål, komplett med distinkte milepæler og etapper, er en fin måte å holde hele teamet oppdatert med prosjektets fremdrift.
8. Integrere løsningene dine
Hvis du kan få ditt lille til mellomstore bedriftslag (SMB) eller avdelingen din innen en større virksomhetsorganisasjon ombord med tankekartlegging, kan du se om bedriftens prosjektstyringsprogramvare inneholder funksjonalitet som ligner tankekartlegging eller om den kan integreres med en tankekartløsning. Å importere prosjektoppgaver, team, statuser og andre ressurs- og planleggingsdata direkte på et tankekart er en god måte å visuelt representere fremgang og produktivitet for hele teamet. La deretter hvert medlem tilpasse sitt eget tankekart derfra for å fremme kreativ tenking fra din eksisterende prosjektstyringsløsning.
