Vurdering og vurdering av Asana

Produktivitetsentusiaster elsker Asana - og med god grunn. Dette online team-samarbeidsverktøyet spesialiserer seg på arbeidsflytstyring, men det håndterer også den vakre oppgaveledelsen med aplomb. Når det er sagt, skal Asana ikke forveksles med prosjektledelsesprogramvare, til tross for den nye tidslinjefunksjonen. Det inkluderer verken naturlig tidsporing eller andre avanserte verktøy vi forventer å se for fullskala prosjektledelse. Men for å håndtere oppgaver og arbeidsflyter er det et fleksibelt og elegant verktøy som du kan bøye deg mot viljen din. Asana er en av de beste samarbeids- og produktivitetsappene for team og et redaktørvalg.

Priser og planer

Hvis du vil se hva Asana handler om, tilbyr tjenesten en gratis kontodekk for lag på 15 medlemmer og færre. De eneste andre store begrensningene er at du ikke kan bruke Asanas tidslinjevisning, avanserte dashboards eller avanserte søkeverktøy. Vi diskuterer alle disse funksjonene senere. Brukere av gratis kontoer får alle andre funksjoner for oppgaveadministrasjon, inkludert muligheten til å opprette oppgaver, tilordne folk til dem, legge til forfallsdato, skrive kommentarer og legge ved filer. Det er heller ingen grenser for antall oppgaver eller prosjekter du kan lage. Vi anbefaler at du bruker gratiskontoen i minst noen uker med en liten testgruppe før du oppgraderer til en betalt tjeneste.

Asana Premium koster $ 119, 88 per person per år eller $ 11, 99 per person hvis du betaler månedlig. Premium-kontoen inkluderer alt i gratiskontoen og fjerner grensene for teamstørrelser, dashbord og søkeverktøy. Premium-kontoer har noen ekstra fordeler, inkludert Asanas tidslinjefunksjon, private team og prosjekter, tilpassede felt, oppgaveavhengighet, administrativ kontroll og prioritert støtte. Private prosjekter er bare tilgjengelige for inviterte medlemmer, mens prosjekter som ikke er private er tilgjengelige for alle på teamet.

Svært små lag på 15 personer eller færre som ønsker Premium-funksjoner betaler en lavere pris: $ 75 per person per år, eller $ 7, 50 per person per måned. Studentgrupper kan også kontakte selskapet for en gratis seks måneders prøveversjon av Asana Premium. Prisen har økt de siste årene, men folk som har eksisterende og aktive Asana-avtaler kan fortsette til lavere priser.

Til sammenligning koster Todoist Premium $ 29 per år for personlig bruk eller $ 29 per person per år for lag. På høye enden starter Podio på $ 9 per person per måned eller omtrent $ 86 per år hvis det betales årlig. Så Asana er mye dyrere enn Todoist, men er nær pris i forhold til Podios Basic og Plus-planer.

Asana har også kanban-brettfunksjoner, så andre populære kanban-apper, for eksempel Trello, Wrike og Volerro, er også rimelige spill for sammenligning. Trello belaster 119, 88 dollar per person per år, det samme som Asana. Volerro belaster bare $ 7, 99 per person per måned. Wrike belaster nesten det samme beløpet som Asana Premium for sin profesjonelle servicenivå ($ 117, 60 per person per år) og en mye høyere pris for sin Business grade-tjeneste ($ 297, 60 per person per år)

Hva er Asana?

Asana er et verktøy for arbeidsflytstyring som du først og fremst bruker for å administrere oppgaver. Det skiller seg fra tradisjonelle prosjektstyringsapper, nemlig på grunn av mangel på struktur. Asana er som et kortstykke, mens prosjektstyringsprogramvare er som et brettspill. Brettspill er designet for å spilles med en rekke forhåndsinnstilte regler. Det er uvanlig at spillere taper for langt fra disse instruksjonene, selv om alle kan avtale noen endringer fra tid til annen.

Med en kortstokk har du flere alternativer. For eksempel kan du spille et kjent spill med etablerte regler, for eksempel trekning av fem kort, eller finne opp ditt eget spill. La oss si at du bestemmer deg for å spille rummy. Alle ved bordet må først avtale hvilken versjon av rummy som skal spilles (straight rummy, 500 rummy, gin rummy, og så videre). Det er en mal for spillet, men de nøyaktige reglene må fastsettes av alle spillere på forhånd.

Når det gjelder Asana er det like mange forhåndsdefinerte måter du kan bruke den på som det er tilpassede måter. Et annet poeng med skillet er at Asana er bedre egnet for pågående arbeid, mens prosjektledelsesapper vanligvis er bedre for prosjekter med klare begynnelses- og sluttdatoer, samt leverbare. Å bygge og lansere en nyhetsnettsted er et prosjekt. Å skrive daglig innhold for et nyhetsnettsted er pågående arbeid.

I mer spesifikke termer holder Asana oversikt over hvem som er ansvarlig for hvilken oppgave, informasjonen relatert til hver oppgave og all annen informasjon relatert til den oppgavens fremdrift. Hvis dette fremdeles høres forvirrende ut, vet at det er vanskelig å sette Asana opp for dine behov. Etter den første perioden er Asanas åpen natur også et av de beste aspektene. Ta en titt på Asanas guide for hvordan du kommer i gang med, og til slutt behersker alle funksjonene.

Asanas struktur

Før en Asana åpnes for alle i organisasjonen, må en gruppe administratorer ta en endelig beslutning om hvordan Asana skal implementeres og brukes. Selv om noen samarbeidsverktøy viser enkelhet, er det ikke tilfelle med Asana. Asana er intuitiv, men når du først går i gang, kan den komplette mangelen på struktur gjøre det vanskelig å dykke i uten en god mengde tanker. Asana tilbyr litt hjelp med struktur med prosjektmaler, som vi diskuterer senere, men utsiktene til å oversette en organisasjonsstruktur på en måte som er fornuftig kan være skremmende.

Når det gjelder det grunnleggende arbeidsflythierarkiet, er hvert team ansvarlig for en serie prosjekter med individuelle oppgavelister. Hver oppgave kan ha subtasks, samt en deltaker, forfallsdato, vedlegg, kommentarer, tags og følgere. Du bruker disse oppgavene og deloppgavene for å spore arbeid. Kommentarene og andre data hjelper deg å forstå hva som skjer med oppgaven, slik at du ikke trenger å diskutere saker via e-post eller på annen måte. Når oppgavene og deloppgavene er fullført, ender hele historikken og alt som skjedde opp med å bli knyttet til selve oppgaven. Dermed har hver arbeidshandling meningsfull kontekst.

I tillegg til sin evne til å holde rede på detaljer, er Asana også nyttig for å få et bredere perspektiv på ansvaret til hvert teammedlem. Tilpassede søk, som vi diskuterer mer detaljert senere, eller til og med bare ser på andres oppgaveliste, er en effektiv måte å finne ut om noen er overbooket eller underpresterer. Du kan bruke denne innsikten til å gjøre effektive endringer.

Personvern og sikkerhet

Asana sikrer forbindelser til nettstedet sitt ved å bruke minst TLS 1.1-protokollen og er vert for dataene sine i "sikre SSAE 16-reviderte datasentre via Amazon i USA." Asana tilbyr også et bounty-program for å avsløre sårbarheter med tjenesten. Asana har nylig oppnådd SOC 2 Type 1-sertifisering. Soc 2 Audits blir drevet av American Institute of CPAs og i henhold til den organisasjonen, angår "kontrollene hos en tjenesteorganisasjon relevant for sikkerhet, tilgjengelighet og behandlingsintegritet til systemene tjenesteorganisasjonen bruker for å behandle brukernes data og konfidensialitet og personvernet til informasjonen som behandles av disse systemene. " Som med Slack, kan du også sjekke Asanas status via et online dashbord.

På bruksnivå omfavner Asana samarbeid mellom alle teammedlemmer. Du kan absolutt holde prosjekter og oppgaver private i Asana, men verktøyets natur er å gi alle teammedlemmer lik tilgang til å se, redigere og samhandle med informasjon i appen. Når det er sagt, lar Asana deg markere prosjekter som bare kommentarer eller tildele dette tillatelsesnivået til enkeltmedlemmer.

For lag som bruker Asana som en åpen plattform, er det veldig viktig å opprettholde dialog om regler for engasjement for å sikre at alle blir enige om å bruke appen på samme måte, ikke overskrive hverandres arbeid, og så videre. Nylig la Asana til nye sikkerhetsalternativer for bedriften, inkludert muligheten til å kontrollere hvilke apper som er brukbare på tvers av integrasjonen og begrense hvem som kan legge til gjester.

Se og føl

Asana er tilgjengelig på nettet og via App Store og Google Play Store, men den tilbyr ikke en desktop-app. Noen samarbeidsapper, for eksempel Slack, tilbyr desktop-varianter, men det er ikke en avtale.

Asanas nettgrensesnitt er effektivt og responsivt, med nok farge og design teft til å holde det interessant og nyttig uten å se for uoversiktlig. Det har noen overraskelser også, som festlige animasjoner som vises på skjermen fra tid til annen, selv om du kan deaktivere disse ekstra effektene hvis de ikke appellerer til deg. Asana inkluderer også en serie hurtigtaster som heter Hacks i innstillingsdelen, som tilfører forskjellige typer funksjonalitet og personlighet. For eksempel, treff TAB + B for litt feline moro etter å ha aktivert det relaterte hacket.

Nettpanelet er delt inn i tre hovedområder: en venstre skinne; et hovedvindu som endres basert på det du velger fra venstre; og en riktig informasjonsboks som driller ned i hva du ser i hovedvinduet. Hovedvinduet inneholder også en knapp for raskt å legge til elementer som oppgaver eller prosjekter, en søkefelt og et profilikon. I profilinnstillingene dine kan du legge til grunnleggende kontoinformasjon, angi varslingsinnstillinger, justere visningsinnstillinger og de nevnte visuelle effekter og konfigurere integrasjoner med andre apper som Harvest og Zapier. Asana har en fullstendig liste over støttede apper og integrasjoner.

I løpet av den siste designoppdateringen navigerer du i grensesnittet via menyen til venstre skinne, som også kan være helt skjult hvis du vil fokusere på hovedsiden. Fra topp til bunn er hovedalternativene Hjem, Mine oppgaver, Innboks og Dashboard. Disse alternativene kan variere basert på organisasjonens globale innstillinger. Hjem er en ny seksjon som viser favoritt- og nyprosjektene dine, mens Mine oppgaver viser alt som er tilordnet deg eller som du følger. Hvis du ser et nytt banner over et prosjekt i Hjem-fanen, kan du muse over det for å se den siste aktiviteten. Innboks er bare en strøm av Asana-aktiviteter. Du kan legge til spesifikke prosjekter i Dashboards-delen for å holde oversikt over oppdateringer og få oversikt over oppgavens fullføring. En gul prikk vises ved siden av Innboksen når du har uleste varsler.

Gjennomtenkt design gjør at hovedvinduet i Asana bøyer seg etter dine behov. Når du for eksempel klikker på et prosjekt til venstre, vises hovedvinduet en kontekstuell meny under prosjektnavnet med tidslinje, kalender, samtaler, fremdrift og filer. Du kan også sortere elementer etter tilordnet eller forfallsdato under hvilken som helst oppgavevisning, eller velge å bare vise enten fullførte eller ufullstendige oppgaver. Oppgaver glir over skjermen når du klikker og drar dem for å endre rekkefølgen, noe som gjør omprioritering virkelig enkel. Hvis du vil, kan du også organisere oppgaver i seksjoner, men vær oppmerksom på at disse seksjonene ikke påvirker noen oppgaveklassifiseringer andre steder.

Ytterligere funksjoner og i bruk

Asana skimp ikke etter funksjoner. Når du oppretter en oppgave, kan du tilordne den til et teammedlem, planlegge en forfallsdato eller legge til en gjentakende dato, laste opp eller lenke til tilknyttede dokumenter, skrive kommentarer, legge til koder og til og med abonnere eller avmelde deg selv og andre for å motta varsler når som helst endringer skjer på oppgaven. Kommentar-delen er spesielt nyttig siden den blant annet støtter formatering av rik tekst, redigering av kommentarer og direkte omtaler via @ -symbolet.

Tagger er med på å gjøre oppgaver mer søkbare, og den avanserte søkefunksjonen, som vi dykker inn senere, er ganske bra. Interaktive avkrysningsruter lar deg krysse av for oppgavene når du fullfører dem - og like enkelt fjerne merkingen av dem hvis du eller et annet Asana-medlem slår noe feil. Asana gir deg også muligheten til å lage et tilpasset felt. Du kan legge til et felt som indikerer oppgavens prioritering (lav, middels, høy), eller du kan bruke tilpassede felt for å indikere statusen til en oppgave (i påvente av pågående, i vente på endelig godkjenning)

Asana integrerer også en kalender som du kan bruke til å holde oversikt over forfallsdatoer. På en positiv tone ser det ut til at Asana tar tilbakemeldinger fra brukerne på alvor. Etter å ha mottatt overveldende negativ tilbakemelding om endringer i kalenderen, tilbakestilte Asana oppdateringen og jobber med å sørge for at gamle funksjoner opprettholdes i tillegg til ytelsesforbedringene.

Asana tilbyr ikke chatfunksjoner, noe som er skuffende, selv om det integreres med Slack og Microsoft Teams. Asana gir et rom som heter Conversations, et meldingstavle der teammedlemmer kan diskutere problemer med hverandre som ikke er direkte relatert til en bestemt oppgave. For eksempel kan medlemmene diskutere omfanget av fremtidige prosjekter, kreative ideer eller prosedyre. Fortsatt er dette ikke effektivt for direkte meldinger eller uformelle samtaler.

Asana er ikke det mest flinke verktøyet for grafikkintensive prosjekter heller, men det har blitt bedre med årene. Kanban-synet, som vi diskuterer senere, er en slik forbedring. Du kan laste opp bilder til oppgaver, men du kan ikke merke dem i selve appen. Du kan forhåndsvise vedlagte bilder, men danne appen.

Maler og visninger

Hvis du ikke er sikker på hvordan du skal sette opp et prosjekt, gir Asana en serie maler du kan bruke. Trykk på Plus-knappen> Prosjekt for å komme i gang. Maler er den midterste fanen. Eksempler på forhåndsinnstilte maler inkluderer Møte agenda, produktkartplan og medarbeidersamling. Selvfølgelig kan du lage din egen mal, og de er heller ikke fast i disse strukturene. Tenk på dem som et utgangspunkt.

En annen nyttig funksjon er Asanas evne til å skape avhengigheter mellom oppgavene. La oss si at vi har oppgave A, oppgave B og oppgave C logget på Asana. Hvis oppgave C ikke kan gjøres før oppgavene A, og deretter B er fullført, kan vi legge til avhengigheter mellom disse tre.

Naturligvis kan du kanskje forvente at Asana har en slags Gantt-kartfunksjonalitet. Gå inn i relativt ny tidslinjevisning. Her kan brukere se hver eneste av oppgavene sine som er lagt ut i et Gantt-stilformat. Avhengigheter er representert med linjer mellom oppgavene, og du kan gjøre endringer når du vil. Gantt-diagrammer er spesielt nyttige for å se hvordan en forsinkelse i en oppgave eller et utvidet fravær av et teammedlem kan påvirke måldatoer nedover. Asana rullet også ut muligheten til å organisere oppgaver i visningen i seksjoner. Teamwork Projects tilbyr en Gantt-kartvisning, men den er ikke så godt designet.

Kanban styrer i Asana

Asana inkluderer nå et styresyn, designet for å gi teamene en måte å styre arbeidet med kanban. Kanban-apper spesialiserer seg på å hjelpe deg med å visualisere alt arbeidet som må gjøres og alt arbeidet som pågår, med vekt på at team ikke blir overbelastet med så mange oppgaver at de mister fokus og blir mindre produktive. Kanban gjør dette ved å begrense antall oppgaver som kan tildeles en person eller avdeling på et gitt tidspunkt.

Trello er en annen produktivitetsapp som bruker kanban-stilen. En metode er å sette opp flere kolonner som korrelerer med en fullføringsstatus. Det kan være fornuftig å ha kolonner for DEV, QA og Production for eksempel. For å flytte en oppgave fra et trinn til et annet, bare dra det over til det neste.

Vær oppmerksom på at bruk av denne Board View krever at du oppretter prosjekter spesifikt i denne stilen. Med andre ord kan du ikke bare bytte fra standard oppgavevisning til denne stilen på tidspunktet for denne gjennomgangen. For å endre visningen, i løpet av prosjektopprettelsesfasen, er det bare å se under oppsettdelen og velge Board-alternativet.

Som tidligere nevnt, kan styresyn være mer nyttige for team som jobber med visuelt materiale, siden du kan angi omslagsbilder for hver oppgave i en kolonne. Akkurat som med Asanas andre visninger, kan du opprette tilpassede felt når du er i styrevisningen og flagge kommentarer direkte til personer med @ -symbolet, en nyttig, men mindre vanlig funksjon blant dedikerte kanban-apper. Asana har imidlertid ikke alle ønskelige kanbanfunksjoner. Det mangler badebaner og grenser for arbeid. KanbanFlow har alle disse funksjonene.

Avansert søk og rapporter

Asana inkluderer utmerket avansert søkefunksjonalitet. På øverste nivå kan du spesifisere om du leter etter en oppgave eller en samtale når du spør om et begrep. Andre standardfelt inkluderer: Tildelt til, I prosjekter; og fulgt av. Videre kan du spesifisere om en oppgave har et vedlegg, hvis den er fullført, samt forfallsdato. Hvis du vil se ytterligere, kan du legge til filtre for tilpassede felt, Personer, tagger, avhengigheter og til og med underoppgaver. Hvis du ikke finner det du leter etter med disse verktøyene, eksisterte det sannsynligvis ikke i utgangspunktet.

Asana gjør det enkelt å lagre noen av disse komplekse søkene som interaktive rapporter, som lever i menyen til venstre for rask tilgang. Disse rapportene oppdateres når nye elementer samsvarer med vilkårene, og du kan redigere søkeordene når som helst. Vi setter pris på denne funksjonen da den kan være uvurderlig for ledere som ønsker å finne ut hvem som er produktive. Selv for enkeltpersoner er det en god måte å spore individuell fremgang over tid.

Asanas mobilapper

Asana tilbyr gratis mobilapper for Android og iOS. For testing installerte vi Asana på en Google Pixel som kjører Android 9.0. Vi hadde ingen problemer med å laste ned appen og synge til en konto.

Appen er satt opp litt annerledes enn på nettet, men grensesnittet beholder det rene utseendet. For eksempel er de fleste navigasjonslenker og strukturer til høyre på skjermen, i stedet for til venstre. Når du har logget deg på, tar Asana deg direkte til oppgavelisten din, som sannsynligvis vil tilbringe mesteparten av tiden din. Selv om all kjernefunksjonaliteten, inkludert muligheten til å lage, spore og fullføre oppgaver, er i appen, har Asana en tendens til å fungere best på en storskjerm hvor du kan se mye informasjon på en gang, så den lille skjermstørrelsen er ikke t ideell.

Når det er sagt, er det definitivt mulig å være produktiv fra telefonen din, og vi setter pris på at du kan få tilgang til Asana hvor som helst du har en internettforbindelse. Spesielt har appene også en god del offlinefunksjoner. Når du jobber offline i mobilappene, ser du grå skyer som indikerer at innholdet ikke har synkronisert ennå, så ingen av samarbeidspartnerne dine vil kunne se det før enheten din kobler seg til igjen og synkroniserer.

En kortstokk

Asanas gjennomtenkte design, flytende interaktive elementer og sjenerøs tildeling av medlemmer i sin gratis versjon gjør den til en kraftig oppgavehåndteringsapp for personlige prosjekter og teamarbeid. Fleksibiliteten, det omfattende funksjonssettet og forskjellige arbeidsflytvisninger er også prisverdig. Av alle disse grunnene tjener Asana et Editors 'Choice for samarbeidsapper. Selv om det ikke er billig og mangelen på struktur i utgangspunktet kan forårsake litt angst, lover vi at det er et verktøy som er verdt å bruke.