Autotask it & management management løsning og vurdering

Autotask IT Business Management Solution er en skalerbar, skybasert plattform for automatisering av profesjonelle tjenester som har som mål å styrke kundene sine til å være mer proaktive, dyktigere og mer lønnsomme leverandører av IT-tjenester. Muligheten til å automatisere oppgaver, bruk av billettmaler og det høyst tilpassbare brukergrensesnittet (UI) gjør dette til en attraktiv pakke. Med en omfattende funksjonsliste kan Autotask ta litt tid å mestre, og det er dyrt, men det er vel verdt investeringen, som starter på rundt $ 65 per bruker per måned.

De tilpassbare dashbordene gir et nesten uendelig antall alternativer på et øyeblikk, og fanger billett- og prosjektoppsummeringer, muligheter, fornyelsesplaner og mer. For sentralt beliggende team eller kolleger spredt over hele kloden, er Autotask tilgjengelig på syv språk, med internasjonal støtte slik at talentet ditt, uansett hvor fjernt, kan føle deg fullstendig støttet.

Tjenestenivåene

Å få et tilbud fra Autotask er ingen enkel oppgave. Det tok tre e-postmeldinger og like mange telefonsamtaler for å åpne prisdiskusjonen: Autotasks profesjonelle salgspersonell hadde flere funksjoner og støttende meldinger han bare måtte dele med meg først. Når det er sagt, tar Autotask absolutt sin tid på å utføre due diligence for å forstå din bedrift og behov. Under oppdagelsessamtalene våre spurte Autotask's representant hvilke lignende plattformer jeg hadde testkjørt. Da jeg nevnte BlueFolder, som tilbyr fire nivåer av betaling-som-du-gå-tjeneste som starter på $ 79 per måned for tre brukere, fikk jeg beskjed om at Autotasks mer robuste funksjonssett ville kreve litt mer investering, men vil levere utover alt jeg ville oppleve andre steder.

Tre servicenivåer er tilgjengelige for Autotask: Essentials, Premium og Ultimate. Essentials-nivået starter på $ 65 per bruker per måned og dekker et godt utvalg av grunnleggende funksjoner for mindre antrekk som primært søker etter prosjekt- og billettsporingsfunksjonalitet. Noen av tilleggsfunksjonene på Essentials-nivå inkluderer CRM (CRM) og mulighetshåndtering, Microsoft Exchange Server-kontakt, kontrakter og fakturering, og Autotask LiveMobile, dens mobile plattform. E-post med lukket loop, en klienttilgangsportal og QuickBooks-integrasjon er valgfrie funksjoner som er tilgjengelige mot en ekstra kostnad i Essentials, men alle er inkludert i Premium- og Ultimate-nivåene.

Som en datagek, elsker jeg fleksibiliteten i Data Warehouse-modulen, som bringer kraften i analytics foran og sentrum via Crystal Reports eller den gamle gamle Microsoft SQL Server, der du kan manipulere dataene dine på din måte. Data Warehouse er valgfritt på Premium-nivå og inkludert i Ultimate. Andre analyse- og dashbordverktøy er tilgjengelige for Premium- og Ultimate-abonnenter, mens Essentials-pakken inneholder et respektabelt sett med standardrapporter.

Ettersom alle servicenivåer blir sitert til hver potensiell kunde individuelt, vil de inkludere supportalternativer som online, e-post og telefonstøtte samt live webinar-arrangementer basert på dine behov og budsjett. Treningsvideoer og brukermiljøer på nettet tilbyr flere veier for å få tilpasningen din på. Hvis det ikke lykkes, har Autotasks profesjonelle serviceteam mange muligheter for å gjøre mest mulig ut av plattformen og integrasjonene.

Hvor autotask skinner

Ticketing er der det er for Autotask. E-post med lukket sløyfe kan avvise svar og automatisk fange vedlegg, som blir lagret på den aktuelle billetten. Bare svar på en e-poststreng oppdaterer billetten med den siste kommunikasjonen. Tilpasning i Autotask lar brukere og administratorer lage dashbord og arbeidsområder for å oppfylle ganske detaljerte spesifikasjoner.

Oppsett og generell brukervennlighet

Autotask er i utgangspunktet ikke så brukervennlig som andre plattformer for forretningsadministrasjon der ute, delvis på grunn av alle tilpassbare funksjoner og verktøy. Applikasjonen er så funksjonsrik, det er vanskelig å luke gjennom så mange elementer på skjermene. Det ser ikke ut til å være en måte å slå av funksjoner som kanskje ikke gjelder for bedriften din, så alt vises. Det gjør det å definere de tilpassede feltene klumpete og til tider forvirrende.

Når tilpassede felt er identifisert og maler er på plass, kan brukerne enkelt lage nye billetter basert på vanlige kriterier, hvor mye av de nødvendige datapunktene automatisk kan fylles. Automatiserte arbeidsflyter, når de er designet, tar du gjetningene ut av prosesser og flytter gjenstander dyktig fremover. Du vil aldri gå glipp av nok en frist med automatiserte varsler. Hjelpefunksjoner er tilgjengelige i selve løsningen for spørsmål mens du er på farten.

Kikker under panseret

Når du ser under panseret, er Autotask en mester for små til mellomstore leverandører av IT-tjenester. SLAer kan styres på forskjellige nivåer med tilpassede, automatiserte arbeidsflyter og forbedres kontinuerlig gjennom konstant sanntidsanalyse. Integrasjon med leverandører av regnskapsprogramvare betyr at timelister kan godkjennes og legges ut fra en kilde med bare et par museklikk. Ytterligere funksjoner, som et åpent API, outsource management og inventar, bør være et søt sted for de fleste selskaper som jobber med interne og eksterne ressurser. Autotask-forekomster av mobile og stasjonære datamaskiner støttes fullt ut for Windows-, Android- og Apple-enheter. Salg og teknologier mens du er på farten kan øyeblikkelig legge inn tid, oppdatere billetter og redigere prosjektstatus når som helst, hvor som helst der det er Wi-Fi.

integrasjoner

Autotask har en imponerende liste over integrasjonspartnere på tvers av forskjellige verktøy- og applikasjonstyper, for eksempel passordstyring, ansattes ytelse, regnskap (ja, dine elskede QuickBooks er der) og andre verktøy som RepairTech. Ved å samarbeide med Agility kan Autotask synkronisere data som hendelser og kontakter med Google Apps hvert 15. minutt. En Exchange Server-tilkobling kan tilpasses for å synkronisere i timeplanen din.

Sammenlignbare plattformer

Forretningsstyringsverktøy er ikke i mangelvare da utallige små til mellomstore bedrifter søker å automatisere så mange aspekter av tjenestene deres som mulig. BlueFolder er mer kvikk på føttene og kan skryte av en raskere tid å implementere, men er ikke så funksjonsrik eller tilpassbar som Autotask. Desktop Central tilbyr flotte mobilaktiverte funksjoner og er enkle å implementere, men brukergrensesnittet kan være rotete, noe som gjør det vanskelig å finne det som trengs. For både forpliktelser om penger og tid til å skinne, bringer Autotask imidlertid moxien.

Autotask er en solid plattform for IT-styring, med robust billettsporing, prosjektstyring og produktivitetsmoduler. Selv om prisingen kan være litt høyere enn konkurrentene, vil muligheten til å tilpasse plattformen til dine spesifikke behov være attraktiv for mellomstore og store organisasjoner. Imidlertid vil mindre organisasjoner og de med mer enkle IT-krav synes at Autotask både er litt for sammensatt og dyrt for deres behov.