Større, bedre sikkerhetskopi

Glem "vinteren kommer." Hvis du vil ha et familiemotto som fryser blodet, tar du mitt: "Drives will fail." Jeg bryr meg ikke om du snakker om en billig harddisk på 5 500 rpm eller den raskeste, sankeste, solid state-stasjonen (SSD), om lag 8 GB flash på en tommelstasjon eller 2 TB hybridlagring på skrivebordet. Ingen stasjoner varer evig, så ingen stasjoner kan stole helt på dine dyrebare data og dokumenter. Derfor trenger du noe som vi alle vet er avgjørende, men for få av oss har faktisk: sikkerhetskopi.

Backup har et rykte som datauniversets ekvivalent med tanntråd, et ork som bare en flink to-sko gjør (å, avslutt å late; jeg vet at du ikke gjør det). Men hvis du administrerer et hjemmekontor, er det mer som å ta vann på en tur over ørkenen, da det er noe du kommer til å trenge, periode. For spesielt viktige filer anbefaler jeg faktisk å jobbe i tre eksemplarer eller til og med firedoblet, og få mer sikkerhet med hver ekstra kopi. La oss se på noen sikkerhetskopieringsstrategier og alternativer.

Lagre tidlig, lagre ofte

Dette er din arbeidskopi, den du redigerer for øyeblikket på produksjonsmaskinen. Din bekymring her er å unngå å miste timer i arbeid i tilfelle plutselig strømbrudd eller annen systemsvikt. Det er verdt å vurdere en gammel skoleløsning du ikke hører så mye om i disse dager: å bruke en uavbrutt strømforsyning (UPS). Men en enda mer viktig praksis er - kan jeg få noe no her? - ikke for å la timer gå uten å redde arbeidet ditt.

Du kan utvikle den nervøse tikken ved å treffe Ctrl-S hvert par minutter, eller du kan la programmets auto-save-funksjon gjøre sine ting. I Microsoft Office, for eksempel, File> Options (Alt-F, T) fører til et Save-panel som lar deg spesifisere "Save AutoRecover information hvert X. minutt" (jeg stemmer for fem eller 10) og krysser av i boksen for "Behold den siste automatisk lagrede versjonen hvis jeg lukker uten å spare."

Lokal sikkerhetskopi

Dette er hva de fleste tenker på som sikkerhetskopi: filer og mapper kopiert til en ekstern lagringsenhet. (Vi vil se på den geekier og kraftigere fetteren, diskbildebehandling av filsikkerhetskopi, i et senere avdrag). Den billigste og ofte minst effektive måten å gjøre dette på er å følge en Save-kommando med en Save As (F12 i Microsoft Office) og skrive en annen kopi av dokumentet til flyttbar lagring, selv om det bare er en USB-flash-enhet.

Den overlegne måten er å la sikkerhetskopiere programvare - enten det er en del av operativsystemet (OS) (for eksempel Apples OS X Time Machine) eller et tredjepartsverktøy (som Seagate Technology's Dashboard, som leveres med selskapets Backup Plus-familie av stasjoner) -Automater jobben med å sikkerhetskopiere til en ekstern stasjon som er større og vanskeligere å miste enn en tommelfinger-stasjon.

Slike stasjoner er bemerkelsesverdig rimelige (til og med skittbillige), er tilgjengelige per gigabyte og er romslige nok til å ivareta den største dokument- eller familiefotosamlingen. Bærbare harddisker, som kobles til PC-en din via en enkelt USB 3.0-kabel (ingen strømadapter kreves) kommer i størrelser opp til 4 TB, mens stasjonære harddisker, som har USB 3.0- eller Thunderbolt-kabler pluss strømadaptere, for tiden har opptil 8 TB.

Se etter backup-programvare som lar deg spesifisere hvilke filtyper og mapper du skal lagre, kan sikkerhetskopiere åpne filer (jeg legger regelmessig en artikkel jeg skriver eller regneark jeg redigerer åpen og på skjermen hele dagen) og støtter versjonering eller lagring flere versjoner av den samme filen - hvis du sikkerhetskopierer kontinuerlig eller hver time - som jeg anbefaler over daglig eller på nattestid. Hvis en fil blir ødelagt, trenger du tilgang til den siste gode versjonen. En bonus er en stasjon som følger med en kupong eller annen avtale for sky backup.

Cloud Backup

Hvis du har en Microsoft (Outlook.com-e-post) eller Google (Gmail) -konto, har du 15 GB gratis online lagring som er ideell for sikkerhetskopiering. Hvis du vil ha 1 TB, vil Google Drive koste deg $ 9, 99 per måned Microsoft OneDrive vil koste deg 6, 99 dollar per måned, inkludert Office 365 Personal. I tillegg til å tilby tilleggsutstyr som nettleserbaserte produktivitetssuiter, kan begge tjenestene smertefritt synkronisere filer og mapper fra PC-en til skyen (det kan også andre som Dropbox og Eske, slik at du får tilgang til dem fra hvilken som helst nettkoblet enhet.

Hvis du ikke liker månedlige avgifter eller ikke stoler på skytjenester - som til tross for å strebe etter 99.999 prosent oppetid, og kan gå ut av oppdrag i korte perioder nå og da - kan du konfigurere dine egne med en personlig eller gjøre -en-selv-skyplattform som Western Digital Technologies ' My Cloud. Forbrukervennlige versjoner av det kontorer i mange år har kjent som nettverkstilkoblet lagring (NAS), kobler disse harddiskene til nettverksruteren din i stedet for direkte til PCen. De utfører to funksjoner: lokal sikkerhetskopiering og fungerer som en webserver slik at du kan synkronisere og få tilgang til filer online.

Versjoner med to stasjoner inne (Western Digital er My Cloud Mirror og Seagate's er Personal Cloud 2-Bay) bruker Redundant Array of Independent Disks (RAID) for å speile den ene stasjonen mot den andre. Dette betyr at det som er annonsert som en 8TB-enhet, bare kan sikkerhetskopiere 4 TB, men holder tingene dine trygge i tilfelle en av stasjonene mislykkes. De er utmerkede løsninger for high-end hjemmekontorer.

Off-site backup

Dette har ekko av bedriftsbedriften snarere enn hjemmekontoret, men gir mening for tenkere i verste fall: Hva om, Gud forby, at huset ditt brenner ned eller blir fanget i en flom og slår ut uansett kopi av dataene du har? Jeg har fått de første par alternativene som allerede er nevnt (med mindre stedet bor på en Sherman-tank-stasjon som ioSafe's brann- og vanntett Solo G3)?

Svaret for de fleste av oss er en sikkerhetskopi i skyen, men ekstra forsiktige brukere vil også oppbevare enda en fysisk kopi på et annet sted enn deres primære kontor. Dette er en god bruk for en USB-flash-stasjon, som du kan oppbevare i en skrivebordsskuff på mamma og pappas leilighet over hele byen, i en safe i banken, eller gi til en pålitelig venn (mange stasjoner kommer med krypteringsprogramvare hvis du stoler ikke på at vennen din ikke skal titte på filene dine). Å holde en kopi utenfor nettstedet oppdatert og oppdatert er imidlertid en utfordring som best overlates til den virkelig paranoide. For de fleste av oss vil en til to punkter med lokal sikkerhetskopi og sky backup være tilstrekkelig for avslappende søvn.