Konkordgjennomgang og vurdering

Concord (som starter gratis for opptil tre brukere) er en svært enkel, men villedende kraftig kontraktstyringsplattform for hele kontraktens livssyklus. Med et intuitivt designet grensesnitt, rik dokumentredigering og et imponerende utvalg av kontraktsforhandlinger, styring, signeringsfunksjoner og integrasjoner, er det blant de best designede og rimelige plattformene vi testet, for bedrifter i alle størrelser. Mens Concord ikke tilbyr nivået av tilpasning av virksomheten, arbeidsflytautomatisering, oppgavestyring eller utdypende rapporteringsmålinger og visualiseringer av Editors 'Choice Agiloft, er det en kraftig plattform for kontraktens livssyklus. Den kommer i en elegant pakke som er ideell for enkel, omfattende kontraktsstyring.

Priser og planer

Concord er gratis for opptil tre brukere, og inkluderer kjernedokumentasjonsredigering, diskusjon, fristvarsler, eSignature og revisjonssporfunksjoner. Det er ingen grenser for kontrakter eller varsler, og Concord tar ikke betalt for implementering, opplæring eller support. Det deler imidlertid brukerne opp i tre kategorier med forskjellig pris. Skapere kan få tilgang til alle Concord-funksjoner i hvilken plan kunden abonnerer på. Organisasjonskameraet tilpasser rollene og funksjonstilgangen for enhver skaper. Samarbeidspartnere har færre funksjoner til disposisjon, og kan utføre begrensede handlinger for å lage dokument, redigere og samarbeide. Til slutt kan seerne bare se på dokumenter og eksportere informasjon om livssyklus for kontrakt.

Når man tar hensyn til disse tre brukergruppene, starter gruppeplanen på $ 100 per skaper per måned, $ 50 per samarbeidspartner per måned, og er gratis for seerne. (Alle disse tallene er hvis kostnadene faktureres årlig). Gruppeplanen inkluderer versjonskontroll, avansert tilgangskontroll (admin tilsyn, tilpassede roller, tilgangsregler og brukergrupper), og endringsadministrasjon for oppdatering av kontrakter.

Profesjonell plan er priset til $ 150 per skaper per måned, $ 75 per samarbeidspartner per måned, og, igjen, er gratis for seere. Profesjonell nivå inneholder en bulk send-funksjon, kontraktsgodkjenningsarbeidsflyter og tilgang til Concords analytiske dashbord, tilpassede identifikasjonspolicyer og dataeksport. Endelig vil Enterprise-planen løpe til $ 195 per skaper per måned og $ 95 per samarbeidspartner per måned, der seerne igjen er gratis. Denne planen legger til tilpasset merkevarebygging, datalokalisering, LDAP-støtte, datastyring, tilgang til Concords applikasjonsprogrammeringsgrensesnitt (API), og integrasjoner med Box, Dropbox, Google Drive og Salesforce. Selv om Agilofts gratis plan er litt mer robust, men samlet sett, samsvarer prisingen mellom de to plattformene relativt godt.

Administrere kontraktens livssyklus

Concords grensesnitt er så enkelt som det blir. Plattformen er designet for å se ut som Gmail. Den første skjermen du ser etter innlogging, er den Gmail-lignende kontraktsinnboksen som viser alle kontraktene som for øyeblikket finnes i rørledningen, med fargede statusikoner som viser om en kontrakt fremdeles er en mal, i forhandling, pågår, signert og i påvente, godkjent, og så videre. Innboksen viser også selskapet eller parten som en kontrakt er knyttet til og når den sist ble endret. Når en kontrakt beveger seg gjennom rørledningen, oppdaterer Concord automatisk statusen for innboksen. Concord føles så mye som en e-postinnboks at du til og med kan filtrere listen ved å "lese" eller "uleste."

Den venstre navigasjonsmenyen gir deg resten av Concords funksjonalitet. Det er noen få utvalgte ikoner: et plussikon for å legge til et nytt dokument eller mal, innboksikonet, fanen Analytics og et ikon som tar deg til kontraktfrister og aktivitetsrapportering. Lenger nede er det ikoner for å legge til nye brukere, hjelp og innstillinger. I selve innboksen vises en tilleggsmeny som etterligner en Gmail-mappestruktur.

Det er en stor rød "Nytt dokument" -knapp øverst, og under det kan du filtrere innboksen til bare overflater for kontrakter som handlinger kreves, kontrakter med en bestemt status, utkast og slettede kontrakter, og tilpassede mapper for å sortere kontrakter i forskjellige avdelinger som økonomi, juridisk, markedsføring, anskaffelser og salg. I Concord kalles disse alternativene koder, og du kan legge til nye koder og organisere koder med ubegrensede undermapper og ekstra kategorisering, for eksempel hvilken type gjentakende kontrakt du arbeider med, det være seg en salgsavtale, arbeidsavtale eller ikke -avsløringsavtale (NDA).

Concords universelle søkelinje kan kjøre systemomspennende spørringer på ikke bare tekst, men også på tagger og maler, og OCR-søk (søk etter optisk karaktergjenkjenning) på skannede PDF-filer og andre opplastede dokumenter for spesifikke nøkkelord, seksjoner eller klausuler. Søkefunksjonen og taggingstrukturen er lik ContractWorks, bortsett fra uten det ekstra nivået å innlemme et utvalg av tagger i kontraktkategoriseringsmaler. Siden Concord, i motsetning til ContractWorks, inkluderer kontraktforfatter, redigering og forhandlingsfunksjoner, håndteres templering på en annen måte.

Concord lar deg lage en kontrakt fra grunnen av, opprette kontraktsmaler og laste opp eksisterende kontrakter for revisjon, forhandling og signering. Når du treffer plussikonet eller knappen Nytt dokument fra innboksen, kan du opprette tre typer dokumenter: et nytt dokument som skal signeres, en ny mal, eller du kan legge til et utført dokument. Da jeg opprettet et nytt dokument for å signere, tok Concord meg til et fullstendig tekstbehandlingsgrensesnitt med formateringsalternativer som minner om Microsoft Word og Google Docs. Jeg var i stand til å opprette og formatere PCMag-testkontrakten som om jeg bruker en full tekstbehandler, inkludert muligheten til å bytte sporendringer på for å foreslå endringer og gjøre inline endringer i kontrakten. Agiloft har også en modul for oppretting av kontrakter, men den er ikke så kraftig eller så naturlig følelse som den fullstendige tekstbehandleren du får innfødt i Concord.

Ved siden av dokumentredigereren er en Sammendrag-fane hvor du kan legge til tredjeparter, felt og klausuler; koble kontrakten til andre dokumenter, og angi godkjenningsarbeidsflyter for å angi rekkefølgen som brukerne trenger å gjennomgå og signere kontrakten for at den skal godkjennes og utføres. Jeg var også i stand til å angi varsler om kontraktens livssyklus her, med muligheten til å oppgi en signeringsdato og kontraktsvarighet, og deretter konfigurere varsler om fornyelse og oppsigelse. Concord sender automatisk ut varsler med hvilke intervaller du angir i kontraktsmaler eller konfigurerer på tilpasset basis. Klausuler kan også ha separate frister med separate e-postvarsler.

Ved siden av Sammendrag-fanen er en enkel diskusjonsfane, som i utgangspunktet er en intern chatlogg for en kontrakt. Du kan legge ut kommentarer og meldinger mens du redigerer og legger til sporendringer i en kontrakt under forhandlingene på en enkel innebygd måte. Concord lar deg også velge om en kommentar du kommer til å bli synlig offentlig eller bare internt, og tildeler farger til hver bruker som redigerer kontrakten.

Disse detaljene blir utvidet etter ad nauseum i Historikk-fanen, som gir deg en oversikt over versjoner, kommentarer og en full revisjonsspor for kontrakten du ser på eller redigerer. Du kan rulle tilbake til en tidligere kontraktsversjon eller feste en versjon for å gjøre en sammenligning av endringer side om side, og deretter dykke ned i revisjonssporet for å få en tidsstemplet historie for hver redigering som er gjort. Concords funksjonalitet for versjonskontroll og revisjonsspor er på linje med hva du finner i Agiloft, Onit Contract Administration and Contract Review & Approval, og Coupa Contract Lifecycle Management. Imidlertid er Concord's integrert mer naturlig i et enkelt grensesnitt for dokumentredigering, og smeltet sammen med kontraktsamarbeidet og forhandlingsfunksjonene. Dette gir deg en mer helhetlig kontraktstyringsopplevelse, og gir full åpenhet bak kulissene.

Concords eSignature-funksjon er også innebygd; plattformen integreres ikke med tredjepartsleverandører som Adobe Sign og DocuSign. Det lar deg slippe signaturfeltet i dokumentet nederst i kontrakten eller i flere felt. Dette gir deg muligheten til å tilordne spesifikke signere og sende brukerne varsler som en del av godkjenningsarbeidsflyten. Til sammen gir Concord en enhetlig livssyklusprosess for kontraktstyring som føles både nøye med hensyn til kontraktsdetaljer, men likevel intuitiv i utførelsen og brukeropplevelsen (UX).

Utover de viktigste livssyklusfunksjonene, lar Innstillinger-fanen administratorer konfigurere integrasjoner, tilpasset merkevarebygging for bedrifter, og viktigst av alt, et grensesnitt for innstilling og overvåking av granulerte brukergrupper, funksjonssynlighet og tilgangsrettigheter til kontrakt. Som med Agiloft, lar Concord deg opprette tilpassede brukergrupper for forskjellige avdelinger og deretter knytte disse gruppene til koder. Dette sikrer at salgsteamet bare ser salgskontrakter og anskaffelsesteamet bare ser forsyningskjeden og leverandørstyringskontrakter, etc. Du kan også redigere de individuelle tilgangsrettighetene til forskjellige brukernivåer med administrator-, bruker-, skrivebeskyttet eller tilpassede tillatelser. ContractWorks og Coupa Contract Lifecycle Management tilbyr lignende brukertilgangskontroller.

Til slutt gir Concord deg faner for sporing av kontraktsfrister, en aktivitetsrapport som oppsummerer alle brukerhandlingene i systemet og Analytics-fanen med noen grunnleggende rapporter og datavisualiseringer. Rapportene er ganske grunnleggende. Du kan se visualiseringer som en linje eller stolpediagram over dokumentstatus og kronologiske tall om dokumentoppretting, antall elektroniske signaturer og noen få andre alternativer. Sammenlignet med rapporteringen i Agiloft, Coupa Contract Lifecycle Management, og Onit Contract Administration and Contract & Approval, er rapporteringen sannsynligvis det svakeste elementet i plattformen, men det får jobben gjort. Tidsfristen-fanen er nyttig for å gi deg en rask visuell oversikt over kontraktsfornyelser og oppsigelser over en gitt tidsperiode, og du kan eksportere alle rapporteringsdata i CSV- eller Microsoft Excel-format, eller laste ned et bilde av en hvilken som helst graf.

En sømløs opplevelse av kontraktstyring

Concord gjør kontraktsadministrasjon så enkel som mulig, uten å miste noe av kompleksiteten og den granulære kontrollen som juridiske team og foretaksavdelinger krever ut av en livssyklusplattform. Produktets Gmail-lignende grensesnitt og kraftige kontraktsforfatter og samarbeidsmiljø er imponerende i seg selv sammenlignet med eldre, mer antikviteter. Legg til sterke administrative kontroller og den dype sporbarheten du får med Concords versjonskontroll og revisjonssporhistorie, og det gir en kraftig virksomhetskombinasjon.

Editors Choice Agiloft har Concord slått på tilpasningsevne, rapportering og analyse og automatisering av arbeidsflyt, pluss en liten fordel på prispakker. Men Concords UX og kontraktens livssyklusstyring er de beste vi testet i denne omgangen. Uansett størrelsen på virksomheten din eller dine spesifikke kontrakthåndteringsbehov, er Concord en lek å bruke og sport et funksjonssett som har noe for enhver smak.