Gjennomgang og vurdering av kontraktshund

Fra $ 95 per måned for folk som ønsker å håndtere bare 50 kontrakter, representerer Contract Hound en moderne og brukervennlig oppføring i kontraktstyringsmarkedet. Denne plattformen kombinerer et intuitivt webgrensesnitt med fokus på lagring og organisering av kontrakter, selv om den også tilbyr omfattende sikkerhet og varsler, arbeidsflyter for dra og slipp og en beskjeden grad av tilpasning. Selv om det er flott for små bedrifter, vil de som leter etter full ledelse av avtales livssyklus sannsynligvis trenge å fortsette å søke, og det er det som holder det bak våre vinnere av Editors 'Choice på dette rommet, Agiloft og Updraft.

Priser

Contract Hound er priset ganske enkelt med antall kontrakter du trenger. Alle planer kommer med en 14-dagers prøveversjon og ubegrensede brukere og mapper. Du betaler bare for kontraktene du laster opp til systemet. Alle funksjoner er tilgjengelige uansett pris. Inngangsprisen er $ 95 per måned for 50 kontrakter (priset måned til måned, ingen årlig innlåsning av kontrakten). Prisene for større kontraktskapasitet er som følger:

100 kontrakter: $ 190 per måned

150 kontrakter: 285 dollar per måned

200 kontrakter: $ 380 per måned

250 kontrakter: 475 dollar per måned

300 kontrakter: 570 dollar per måned

350 kontrakter: $ 665 per måned

400 kontrakter: 760 dollar per måned

450 kontrakter: 855 dollar per måned

500 kontrakter: 950 dollar per måned

500+ kontrakter: Pris etter tilpasset tilbud

Administrere kontraktens livssyklus

Contract Hound er blant de enkleste å bruke plattformer vi testet. Når du logger inn, gir det rent utlagte brukergrensesnittet (UI) deg noen få primære alternativer. Contract Hound oppretter eller redigerer ikke kontrakter direkte. Det er faktisk ikke engang en kontraktsviser som skal gjennomgå en PDF-fil og søke i en kontrakt med OCR (optisk karaktergjenkjenning) som du finner i ContractSafe. Derfor må du laste opp de skriftlige kontraktsdokumentene og gjøre endringer, revisjoner og oppdateringer utenfor systemet. Contract Hound sporer alle endringer og forskjellige versjoner, men bare etter at du har lastet opp nye versjoner av et gitt kontraktsdokument. Plattformen handler om sporing og styring.

Dashbordet er så enkelt som det blir: Det er to knapper på toppen for å legge til en ny kontrakt eller opprette en mappe (som Contract Hound også kaller "Tavler"). På venstre side er en kort navigasjonsmeny som viser kontraktene og mappene i systemet ditt. Øverst til høyre er et Bell-ikon for å trekke opp en kronologisk liste over varslene dine. Hovedinnboksen midt på skjermen er forbeholdt påminnelser. Disse påminnelsene varsler deg om en kommende godkjenning i en arbeidsflyt eller en avtalefrist som trenger din oppmerksomhet. Disse tilsvarer også e-postvarsler som dukket opp i innboksen min så snart min tur kom opp i en godkjenningsarbeidsflyt. Totalt sett er påminnelses- og varslingsfunksjonene enkle, men effektive sammenlignet med de mer komplekse varslingsfunksjonene for kontraktens livssyklus i Concord.

Når du legger til en ny påminnelse på Kontraktsdetalj-siden, angir du ganske enkelt brukerne, dato og legger til en beskrivelse. Det er dessverre ingen funksjon for å angi tilbakevendende varsler eller varsler med tilpassede intervaller, slik du kan gjøre med andre produkter vi testet, inkludert Agiloft, Blueridge Software Contract Assistant og Great Minds Software Contract Advantage.

Når man varsler til side, starter alt med å laste opp en ny kontrakt. Når du klikker "Ny kontrakt", gir opplastingsskjermen deg muligheten til å laste opp opptil fem kontrakter om gangen. Du kan gjøre det enten ved å bla gjennom datamaskinens filer eller ved å dra og slippe filene inn i vinduet. Når du har lastet opp et dokument, velger du mappen eller brettet det skal inn i. Jeg opprettet mapper for forskjellige avdelinger, inkludert HR (HR), økonomi og juridisk. Du velger deretter brukerne som vil ha muligheten til å se, redigere, godkjenne eller signere kontrakten. Deretter konfigurerer du en godkjenningsarbeidsflyt.

Du kan også utføre en av disse handlingene på selve Kontraktsiden hvis du ikke vil gjøre det med en gang. Når du er ferdig med opplastingsprosessen, blir du ført rett til den siden. Jeg kunne redigere grunnleggende kontraktsdetaljer her. Slike detaljer inkluderte det tilknyttede selskapet, startdato, oppsigelsesdato og avtaletype (leverandør, kunde eller en tilpasset kontraktstype). Det er også her du administrerer brukerrettigheter.

Brukeradministrasjon er ikke delt inn i kornede sikkerhetsgrupper eller tillatelsesnivåer for undergrupper som det er i Agiloft og Updraft. I stedet får brukere tillatelse fra kontrakt til kontrakt. For PCMag-testkontrakten min kunne jeg legge til brukere med enten Editor eller View-Only-tilgang. Du kan også administrere tillatelser fra bruker for bruker i kategorien Brukeradministrasjon på Innstillinger-menyen. Det er her du kan utpeke brukere som eiere av spesifikke kontrakter eller tilbakekalle bestemte kontraktsprivilegier.

Neste kommer en av de beste funksjonene i Contract Hound: alternativet for drag-and-drop-godkjenning. Du kan ikke få komplekse utløsere og handlinger som du gjør i arbeidsflytautomatiseringsverktøyene i Agiloft og Coupa Contract Lifecycle Management. Men i Contract Hound er det enkelt og greit å ta alle brukerne med kontraktsadgang og dra dem inn i en godkjenningsarbeidsflyt for å utpeke den kontraktens vei til utførelse. For testkontrakten min la jeg tre brukere til arbeidsflyten og deretter meg selv igjen på slutten som den eneste brukeren som trenger en signatur. Du kan utpeke så mange underskrivere du vil. For selve signaturen trenger du en DocuSign-konto da det ikke er noen innebygd elektronisk signaturmodul. Du kan aktivere DocuSign-integrasjonen i Innstillinger-menyen.

Da jeg sendte PCMag Test Contract gjennom godkjenninger, viste tilsynsloggen på høyre side av Contract Detail-siden alle de fullførte trinnene i arbeidsflyten. Tilsynsloggen registrerer eventuelle endringer eller oppdaterte versjoner hvis brukere redigerer og laster opp nye kontraktsversjoner. Du kan også legge til kommentarer til revisjonsloggen som et grunnleggende samarbeidselement. Dette bommer i forhold til samarbeidet og innfødte forhandlingsfunksjoner som finnes i Agiloft og Concord, men det er en fin måte å kommunisere i teamet som jobber med en kontrakt.

Hvis du klikker på "Vis" på kontraktens detaljside, vil den laste ned den gjeldende versjonen av kontrakten. Handlingsmenyen øverst til høyre (ved siden av Vis-knappen) lar deg laste opp en ny versjon av kontrakten. Den lar deg også flytte kontrakten til en annen mappe, sjekke versjonshistorikken, rulle tilbake til en tidligere versjon av kontrakten eller slette kontrakten.

De siste ledelsesaspektene av plattformen er mappene og tilpassede feltene. Det er ingen komplisert tagging og malkategoriseringsstruktur som du finner i ContractWorks. Alt du gjør er å klikke på Plus (+) -ikonet ved siden av mapper i venstre navigasjonsfelt og navngi mappen. Du legger deretter til så mange kontrakter i den mappen du vil. Contract Hound veksler mellom å kalle denne administrasjonsfunksjonen "mapper" og "tavler" i UI, men det er den samme funksjonen.

Til slutt, i Innstillinger-menyen, viser fanen Egendefinerte felt standardfeltene for alle kontraktsoppføringer. Den lar deg legge til dine egne tilpassede parametere. For å opprette et tilpasset felt, trenger du bare legge til en etikett, beskrivelse, feltype (tekst eller flerlinje), og om feltet er påkrevd eller ikke. Contract Hound tilbyr en Knowledge Base (KB) med Hjelp-ressurser på kontrakter, påminnelser, tavler og de andre elementene i UI. Men Contract Hound er omtrent like grei å bruke som den blir.

No-Hassle Contract Management

Contract Hound er ikke den kraftigste kontraktstyringsplattformen som er tilgjengelig. Det er ingen avtaleforfatteringer eller visning av innhold og ingen rapporter og analyser. Kategoriserings- og brukeradministrasjonsfunksjonene er grunnleggende etter design. Contract Hound er et intuitivt designet og enkelt å bruke alternativ for bedrifter overveldet av den uendelige kompleksiteten og tilpasningsmulighetene til plattformer som Agiloft, Coupa Contract Lifecycle Management og Great Minds Software Contract Advantage. Det er rimelig og leveres med en solid kjerne av funksjoner for styring, samarbeid, revisjon og versjonskontroll og godkjenning. Disse funksjonene gjør daglig kontraktsstyring i Contract Hound til en lek.