Contractsafe gjennomgang og vurdering

ContractSafe er en solid kontraktstyringsløsning med et godt sett med funksjoner og et bredt antall prisalternativer. Som flere andre aktører i denne oppdateringen, avtaler imidlertid ContractSafe forfatter og fokuserer i stedet på kontraktlagring og deling, søk og rapportering, sikkerhet og varsler. Disse verktøyene er mer rettet mot målrettet administrasjonsbruk i stedet for full livssyklusstyring, og det er grunnen til at det går foran både forfatter og omfattende tilpasning. Av den grunn holder det seg litt bak våre Editors 'Choice-vinnere, Agiloft og Updraft.

Priser og planer

ContractSafe begynner på $ 99 per måned for Entrepreneur-planen, som gir deg 100 kontrakter og tilgang til kontraktsøk med automatisk optisk tegngjenkjenning (OCR). Entreprenørplanen leveres også med standardsikkerhet, brukerrolle og tillatelsesadministrasjon og muligheten til å sende dokumenter direkte til plattformen. Alle planer har også en gratis prøveperiode, ubegrensede brukere og datopåminnelser. Selskapet har fire andre planer som tilbyr større kontraktskapasitet og mer premium funksjonalitet:

Grunnleggende plan: $ 299 per måned for 500 kontrakter. Denne planen inneholder grunnleggende funksjonssett pluss tilpassede dokumenttyper, endringssporing og muligheten til å lagre ubegrensede relaterte dokumenter.

Standard plan: $ 499 for 1000 kontrakter. Tilleggsfunksjoner inkluderer enveis DocuSign-integrasjon, revisjonsspor, tilpassede felt og maler.

Profesjonell plan: $ 699 for 2500 kontrakter. Denne planen kommer også med virtuell dataromtilgang, enkel pålogging (SSO), Active Directory (AD) -integrasjon og toveis DocuSign-integrasjon. DocuSign er for øyeblikket den eneste leverandøren av e-signaler som støttes, men selskapet sa at det jobber med ytterligere integrasjoner.

Foretaksplan: $ 899 for 5000 kontrakter. Enterprise planen inkluderer også en integrasjon med Salesforce. Selskapet tilbyr tilpassede priser for bedrifter som trenger mer enn 5000 kontrakter.

• Enterprise + -plan: et nylig tillegg som er det samme som Enterprise-planen, men som topper 25.000 kontrakter for $ 1.299 per måned.

Administrere kontraktens livssyklus

ContractSafe holder ting enkelt. Plattformen inkluderer ikke kontrakstoppretting eller de rike forfatter- og redigeringsfunksjonene til verktøy som Concord og Updraft, og brukergrensesnittet (UI) er heller ikke så tilpasselig som Agiloft. Det er ingen avansert samarbeids- og oppgavestyring eller godkjenning av arbeidsflytautomatisering. Det du får er en enkel brukeropplevelse (UX) som er en lek å navigere og søke gjennom, med tilpassede filtre og tagger. Du får også alle relaterte data, dokumenter, frister og varsler du trenger for hver kontrakt i systemet.

Når du logger deg på ContractSafe-dashbordet, tar det deg direkte til hovedkontraktslageret. Heller enn et forvirrende utvalg av faner og menyer som du får med Coupa Contract Lifecycle Management, er alt du ser i ContractSafe din sorterbare liste over kontrakter og en universell søkefelt. Alle tagger, maler og etiketter i systemet kan tilpasses, så for hver kontraktsinngang vil du se kontraktstype, navn og eventuell pengeverdi, motparter og datoer tilknyttet kontrakten.

Brukergrensesnittet er lagt ut på samme måte som Concord og ContractWorks, men det er enda mer fokusert. Det er ingen faner eller alternativer for å ta deg til andre områder av plattformen. Alt du får er knapper for å legge til kontrakter, skrive ut eller eksportere kontrakter, og bytte til en kalendervisning som viser kommende kontraktsdatoer. Det er ikke mye i veien for innebygd rapportering eller analyse, så du må eksportere kontraktsdata som en CSV- eller Microsoft Excel-fil til en tredjepartsapplikasjon hvis du vil kjøre detaljerte rapporter om det.

De mest avanserte områdene på hovedpanelet er søkelinjen og filteralternativene. Hvis du klikker på filterikonet øverst til venstre, kan du utføre et mer avansert søk. Du kan søke etter kontraktsverdi, signeringsdato, utløpsdatoer, selskaper, fester, koder, typer, tilpassede felt og mer.

Alle de tilpassede kodene, typene og feltene er konfigurert i Innstillinger-fanen øverst til høyre. Alternativene "Tilpassede felt og maler" og "Kontrakttyper" gir deg en enkel popup-boks for å legge til så mange tilpassede parametere og kategorier for styring og tagging av kontrakter du vil. ContractSafes søk og tagging struktur er mest lik den for ContractWorks og Contract Hound i sin enkle tilpasning. Det er blant de enkleste avtalekategoriserings- og administrasjonsfunksjonene vi testet.

Innstillingsmenyen lar også hver bruker tilpasse dashbordet sitt og konfigurere hvilke felt de vil vise i depotet sitt. Det er også her du finner din dedikerte e-postadresse for e-postkontrakter direkte til ContractSafe, alternativer for å oppgradere planen din, og hvor du kan konfigurere to-faktor autentisering (2FA), SSO og DocuSign-integrasjon hvis du abonnerer på en konto med disse funksjonene. Det viktigste for IT-administratorer eller juridiske avdelingsledere som fører tilsyn med kontraktstyringsprosessen, er det her du kan invitere brukere til plattformen og administrere roller og tillatelser. Brukere kan få full tilgang, skrivebeskyttet tilgang eller tilpassede tillatelser basert på spesifikke avtaletyper og koder for å avgrense hva forskjellige avdelinger kan se.

For å teste plattformen la jeg til noen grunnleggende kontrakttyper og -koder for å sortere kontrakter i forskjellige avdelinger og bruksområder, og lastet deretter opp noen prøvekontrakter i systemet. Du kan laste opp kontrakter ved å velge filer eller ved å dra og slippe dokumenter inn i systemet samt sende e-postkontrakter i.

Når jeg la til PCMag-testkontrakten, ga ContractSafe meg en rekke kategoriseringsalternativer og relaterte informasjonsfelt. Først angir jeg avtaletypen (fra en liste over tilgjengelige alternativer, eller du kan opprette en ny type direkte fra kontraktssiden). Jeg kunne knytte kontrakten til en spesifikk konto hvis jeg ville. Jeg var også i stand til å sette en kontraktsverdi. Du krysser også av for om kontrakten er aktiv eller ikke, og om det er gjort endringer i kontrakten. Du kan også legge til søkbare koder. ContractSafe lar deg også knytte relaterte dokumenter til en kontrakt, enten ved å laste opp et annet dokument eller ved å koble kontrakten til en annen fil i systemet.

Bla nedover, det er en rekke andre detaljfanen du kan angi for hver kontrakt. Delen Datoer / påminnelser er der jeg la til en effektiv dato og oppsigelsesdato for kontrakten min. Du kan også legge til andre nøkkeldatoer du vil spore, sammen med påminnelser. Du kan angi automatiserte e-postpåminnelser, spore automatisk fornyende kontrakter med påminnelsesvarsler og angi gjentakende datoer for betalinger og andre kontraktsparametere som kan vises i den kommende datakalenderen på dashbordet.

Nedenfor er noen flere kontraktsdetaljer. Under fanen Partier kan du legge til firma- og motpartsdetaljer med tilhørende kontaktinformasjon. Fanen Tilpassede felt er et annet område der du kan konfigurere de tilpassede feltene og malene du kan knytte til enhver kontrakt. Den mest unike delen er kategorien Juridisk, som tilbyr en rekke mer dyptgående felt for det juridiske teamet ditt. Felt inkluderer formnummer, styrende lover, jurisdiksjoner, voldgifts- og konfidensialitetsbestemmelser og andre parametere du kan knytte til en kontrakt.

Til slutt er det en merknadsdel hvor du kan legge til ytterligere informasjon. Det er også en Vis dokument-seksjon for å faktisk se på kontrakten din. Søkefeltet i kontraktsviseren kjører automatisk OCR for nøkkelord og søkeord i ikke bare databasen, men i kontraktsdokumenter. ContractSafe tilbyr ikke noen kontorforfatterings- eller redigeringsfunksjoner, så alt du kan gjøre med kontraktene dine i systemet er å se og søke dem. Alt i alt har kontraktoppbevaring og administrasjonserfaring det mest til felles med ContractWorks, selv om ContractSafe forenkler opplevelsen ytterligere. Det er sporingsfunksjon for revisjonsspor og endringer, men ikke i grad av de dypere versjonskontroll- og kontraktsamarbeidsmulighetene du får i Agiloft, Concord eller Coupa.

Enkel, sikker kontraktslagring

ContractSafe prøver ikke å administrere hele ende-til-ende opprettelse, revisjon og styringslivssyklus. Plattformen er fokusert på å gjøre kontraktlagring og sporing enkel og sikker, med flott søk og tilpassbar kategorisering, og det er det den gjør. Sikkerhetsfunksjonene som tilbys på alle plannivåer er omfattende, inkludert ISO 27001- og PCI DSS-sertifiserte datasentre, 256-biters AES-kryptering, automatisk failover, sikkerhetskopiering på stedet, pluss inntrenging, malware, og virusdeteksjon og sårbarhet og penetrasjonstesting.

For bedrifter som leter etter en komplett ende-til-ende livsløpsledelse for kontraktssyklus, gir verktøy som Concord, Contract Advantage og Editors 'Choice Agiloft deg dynamiske kontrakstskaping og redigeringsfunksjoner, internt flerpartisamarbeid og revisjoner med versjonskontroll, samt avansert arbeidsflytautomatisering og omfattende innebygd rapportering og analyse. Imidlertid, hvis dine behov er mer målrettede og klokkene og fløytene er overflødige sammenlignet med en enkel, sikker og lett konfigurerbar dokumenthåndteringsplattform for alle typer kontrakter, kan ContractSafe være den ideelle passformen for din organisasjon.