Ikke trekk en bakke: 6 ting å vite om rettighetene dine til e-post

Jeg kan bare ikke tilkalle energien til å bli rasende over e-skandalen fra Hillary Clinton. Andre føler selvfølgelig annerledes. Ikke misforstå blahnessen min for et slags blindt partisanship - snarere, likegyldigheten min stammer fra et dårlig tilfelle av skandale tretthet. Det ser ut til at noen politikere alltid bare gjorde noe som får kabelnyttfolket opp i armene; det er litt i papirene, og da kommer ingenting av det, med mindre det involverte noen sexting bilder av søppel deres.

Og denne handler om retningslinjer for e-post ? Jeg har en voldsom uinteresse i denne historien.

Men når det er sagt, er digitalt personvern på arbeidsplassen faktisk noe alle i det minste bør tenke på. Og ikke bare høyprofilerte folk i rampelyset høye bjelker, men vi alle sammen. Disse problemene påvirker faktisk uten tvil de pendlende arbeidsmassene mye mer enn powerbrokeratti. Hvis Hillary ikke får bli president på grunn av dette, vil hun være den tristeste boo-hoo-millionæren i Chappaqua. Hvis du mister jobben på grunn av e-postmeldinger du har sendt, vil du sannsynligvis befinne deg i en langt mer prekær situasjon.

La oss begynne denne diskusjonen ved først å erkjenne følgende: Som ansatt har du inngått en avtale om å leie hjernen og kroppen din til et selskap mot en lønn. HR-avdelingen din kan forsøke å sukker fra seg dette triste faktumet i voksen alder med gratis kaffe i pauserommet eller den sporadiske "Taco tirsdag, " men du er egentlig bare et utskiftbart verktøy firmaet bruker for å lage et produkt eller tilby en tjeneste. Det er derfor i bedriftens interesse å få mest mulig ut av verktøyene deres (dvs. deg) som mulig. Og det tar ofte form av overvåking av din digitale oppførsel.

Dessverre er det ikke mange universelle hard-raske regler angående personvern og sysselsetting. Dette er fordi det er et rotete lappeteppe av overlappende lover på føderalt, statlig og lokalt nivå, hvorav mange ble unnfanget og kodifisert lenge før noen selv var klar over hva en "e-post" var.

Derfor kan få universelle uttalelser uttales, og domstolene har en tendens til å avgjøre fra sak til sak på en "veldig faktaspesifikk" måte, ifølge Sachin S. Pandya, jusprofessor ved University of Connecticut, som hjalp oss fremhever seks generelle rektorer om bruk av digital kommunikasjon på arbeidsplassen (bare husk at aspekter ved denne loven fremdeles utvikler seg aktivt).

1. Ikke si noe som kan få deg fyrt over firmaets e-post.

Som hovedregel kan en arbeidsgiver ikke med vilje få tilgang til digital kommunikasjon når du har en rimelig forventning om personvern. Men spør deg selv om dine personvernforventninger stemmer overens med loven.

Et sted du sannsynligvis bør forvente å bli overvåket, er når du bruker firmapost. Hvis du bruker en datamaskin som er utstedt av selskapet for å få tilgang til selskapets e-post lagret på selskapseide servere, bør du ikke ha en forventning om personvern. All denne kommunikasjonen er i utgangspunktet din arbeidsgivers eiendom.

"Domstoler ser også etter hva selskapets e-postpolitikk sier når de bestemmer om du med rimelighet forventet personvern for e-postene dine, " sa professor Pandya. "Det betyr for eksempel hvis politikken tydelig sier at arbeidere ikke kan bruke firmamaskiner til personlig e-postaktivitet, og at de vil bli overvåket."

Hvis noe av dette er nyheter for deg, har du forhåpentligvis ikke sendt noe som du ikke vil at sjefen din skal finne ut om.

2. Personlige e-postkontoer på tredjepartsservere er beskyttet, selv om du får tilgang til dem på en selskapseid datamaskin.

Hvis du bruker bedriftens datamaskin for å sjekke din private, passordbeskyttede e-post (dvs. en som bor på en tredjepartsserver som Gmail), er den sannsynligvis beskyttet. "Det er en føderal vedtekter - den lagrede kommunikasjonsloven (tittel II i personvernloven for elektronisk kommunikasjon) - som forbyr arbeidsgiveren din (og andre) å bevisst få tilgang til den e-postmeldingen uten din tillatelse, " forklarte Pandya. "Det er mange rettssaker der ansatte fikk tilgang til privat e-post via en firmadatamaskin og en arbeidsgiver ønsket å overvåke disse aktivitetene."

Professoren pekte på Pure Power Boot Camp v. Warrior Fitness Boot Camp. "I dette spesielle tilfellet hadde en ansatt forlatt et selskap og startet et konkurrerende treningsselskap. Eieren på Pure Power brukte en firmatopat til å få tilgang til den tidligere ansattes… Hotmail-konto, fordi han hadde lagt igjen brukernavn og passordinformasjon. bedriftens datamaskiner. Arbeidsgiveren kom inn på de ansatte Gmail-kontoen, fordi Gmail-brukernavnet og passordet hans hadde blitt sendt til Hotmail-kontoen hans, "sa Pandya.

I tillegg fikk arbeidsgiveren tilgang til den ansattes nye forretnings-e-post ved å gjette riktig at passordet var det samme som deres andre e-postadresser (som du aldri skulle gjort ). "Retten fant at disse e-postmeldingene var utilgjengelige ettersom de fikk tilgang uten den tidligere ansattes godkjenning i strid med den lagrede kommunikasjonsloven."

3. Arbeidsgivere kan ikke kreve at ansatte (eller potensielle ansatte) gir dem tilgang til sine sosiale mediekontoer.

Så mye som du kanskje vil vite om dine nåværende eller potensielle ansatte får tak i noen shenanigans på fritiden, vil du - i et økende antall jurisdiksjoner - ikke kunne be eller kreve at de gir deg tilgang til deres sosiale mediekontoer slik at du kan finne ut av det. Faktisk jobber mange stater med lover som spesifikt gjør denne praksisen ulovlig (sikkert basert på ingen liten del fra lobbyvirksomhet og juridisk innsats fra Facebook selv).

4. Du kan få sparken på grunn av det du legger ut på sosiale medier.

Som med e-post, kan en arbeidsgiver ikke bruke arbeidsdatamaskinen din for å få direkte tilgang til sosiale mediekontoer uten din godkjenning. Men bare fordi en arbeidsgiver ikke har tilgang til Facebook- eller Instagram-kontoene dine, betyr det ikke at de ikke kan bruke dine sosiale medier til å dømme - og muligens til og med skyte eller disiplinere - deg.

"Hvis de sosiale mediene dine er passordbeskyttet og arbeidsgiveren får tilgang uten din autorisasjon, er det mot loven, " kommenterer Pandya. "Imidlertid, hvis det ikke er noen personverninnstillinger og du gjør innleggene dine tilgjengelige for verden, vil det bli vanskeligere for deg å argumentere for personvern."

Å møte konsekvenser på jobben for innlegg i sosiale medier du legger ut på fritiden er noe vi ser skje hele tiden.

Fortsatt er du "i noen tilfeller beskyttet mot avfyring hvis det du sier i e-posten er beskyttet tale under føderal lov (mest for offentlige ansatte, men også private ansatte i noen få stater) eller e-postmeldingen din teller som en del av" samordnet aktivitet 'med det formål å' gjensidig hjelp eller beskyttelse 'i henhold til føderal arbeidsrett, ' bemerket Pandya.

5. BYOD (Bring Your Own Device) er et stort forvirrende rot.

Mange bruker sin egen personlige telefon og nettbrett på jobben og vil bruke disse enhetene for å få tilgang til firmaets e-post så vel som andre firmadokumenter. Dette er kjent som et "Bring Your Own Device" -oppsett (eller BYOD). Og når det kommer til overvåking, er det dessverre ikke mye vi kan gjøre for å veilede deg, da "det er mange forskjellige bevegelige deler. Det er ganske lappeteppe."

Så hvor langt kan arbeidsgiveren din gå for å overvåke aktiviteten din på en enhet du kjøpte og bruker til din egen personlige kommunikasjon? Det er TBD.

"Jeg vet ikke om noen tilfeller spesielt der en arbeidsgiver legger sporingsprogramvare på noens personlige telefon, men det er føderale og statlige vedtekter som begrenser noen fra å bevisst få tilgang til elektronisk kommunikasjon mellom to parter uten tillatelse. Så hvis arbeidsgiveren din er å avskjære eller få tilgang til kommunikasjonen din på din personlige elektroniske enhet, og du har ikke gitt dem autorisasjon til å gjøre det, da er det en risiko for at aktivitet kommer til å bryte loven, "sa Pandya.

6. Offentlige ansatte har beskyttelse som private ansatte ikke gjør.

Siden arbeidsgiveren tilfeldigvis er myndighetene, er offentlige ansatte konstitusjonelt beskyttet mot inntrenging i mange tilfeller der private ansatte ikke er det. Spesifikt ville offentlige ansatte ha beskyttelsen av fjerde endring, som "beskytter en person mot 'urimelig søk' av sine 'personer, hus, papirer og effekter', og begrenser også offentlige arbeidsgivere til bare" rimelige søk "av det digitale kommunikasjon av sine ansatte, ifølge Pandya.

Hva som teller som "rimelig" varierer selvfølgelig mye av typen arbeidsinnstilling. Men for de av oss som er ansatt i privat sektor, "gjelder ikke den fjerde endringen."