Hvordan regnskap utvikler seg for en sky-første verden

Økningen av kraftigere nettskontotjenester endrer måten både regnskapsførere og klienter de tjener på å administrere forretningsøkonomi. Nettbasert programvare påvirker virksomheter i alle størrelser, men gir enda større verdi for små til mellomstore bedrifter (SMB) og eneeiere som får større tilgang til regnskapsmessige og økonomiske verktøy enn noen gang før for å effektivisere virksomheten.

Skybasert regnskapstjenesteleverandør AccountantsWorld utnytter dette teknologiske skiftet for å forbedre virksomhetens produktivitet på tvers av kundefordringer, bokføring, varebeholdning, rapportering og lønn, med filosofien om å sette kraften tilbake i hendene på regnskapsførere og la små bedriftseiere bekymre seg om virksomheten i stedet. I 2003 solgte AccountantsWorld sin skatteprogramvarevirksomhet til Thomson Reuters og skiftet fokus utelukkende til å lage skybaserte løsninger for regnskapsførere. Selskapet behandler nå 30.000 selskapslønner årlig ved å bruke programvaren sin, ifølge Dr. Chandra Bhansali, medgründer og administrerende direktør i AccountantsWorld.

PCMag snakket med Bhansali om hvordan skybaserte løsninger endrer måten regnskapsførere og SMB gjør forretninger, de teknologiske trender som påvirker industrien, og hvordan utviklende mobilfunksjoner og sikkerhetsproblemer former formen for fremtiden for regnskap.

PCMag: Hva var noen av regnskapsproblemene du satte opp for å takle ved bruk av skyteknologi og Internett?

Dr. Chandra Bhansali: Vi spurte oss selv, hva er slags problemer vi kan løse ved å bruke kraften på Internett? Vi innså at det ga enorme funksjoner som desktop ikke gjorde. Én ting vi la merke til, var at lønningslisten i hovedsak er en regnskapsmessig funksjon fordi den gjelder skatt, men på den tiden var det veldig få regnskapsførere som tilbød lønnstjenester. Du må være 100 prosent nøyaktig og oppfylle kravene på en riktig måte ellers er det stive straffer. Regnskapsførere hadde ikke verktøyene for å gjøre det, så de pleide å rute alle kundenes lønn til tjenester som ADP og Paychex Accounting Online.

Vi sa det ikke var fornuftig. Vi innså at vi skulle være i stand til å opprette et kraftig prosesseringssenter og bruke servere til en brøkdel av kostnadene ved bruk av stordatoren. Så vi opprettet det aller første skybaserte lønnsprosesseringssenteret for regnskapsførere, og ga kundene våre Internett-tilgang til det helt tilbake i 2004. Nå kan de bruke det til å tilby svært lønnsomme lønnstjenester til kundene sine, med programvaren som gjør alt bak scener for dem: direkte innskudd, skatteinnskudd og arkivering av skatteskjemaer og W2, W3 og 1099 skjemaer nøyaktig og til rett tid. Alt regnskapsførere og klienter må gjøre er å legge inn data. For mange regnskapsførere har det blitt en av deres mest lønnsomme tjenester. Så vi har endret paradigmet for lønnsbehandling ved å bruke skyen; leverandører av lønnsløsninger har fulgt etter ved å nå tilby et slags regnskapsverktøy.

Utover disse tilfellene med øyeblikkelig bruk, hva er noen av de andre teknologiske trender som påvirker industrien?

Bhansali: Trenden er virkelig mot integrasjon i skyen for alle disse tjenestene virksomheter og regnskapsførere bruker på en daglig basis. Regnskapsførere har nå også verktøyene til å overta en rekke av disse funksjonene for å hjelpe SMB-er med å gjøre det de gjør best, og til å drive og styre virksomhetene sine mer effektivt. Det er en kombinasjon av disse faktorene. Jeg ser de mest betydningsfulle produktivitetsgevinstene i segmentet for små bedrifter.

Teknologien er i retning av å gi regnskapsførere muligheten til å tilby komplette tjenester til sine kunder. Det handler om å fylle ut alle linkene eller komponentene som mangler i den kjeden. Akkurat nå er forretningsprosessstyring (BPM) et vekstområde. Hvor effektivt kan regnskapsførere håndtere det? Så for små bedrifter har det meste av regnskapet frem til nå vært gjør-det-selv (DIY). Klienter ville gjøre noe på slutten og regnskapsførere ville ryddet opp. Det skjer et stort skifte mot "ikke-gjør-det-selv" (DDIY). Arbeid i stedet med din regnskapsfører. Vi ser allerede lønn, som ble tatt bort fra regnskapsførere, som kommer tilbake gjennom skyprogramvare. Ikke bare for regnskapsførere, men for alle andre tjenesteleverandører, krymper drastisk mengden av tid som brukes på kontoret for småbedriftseiere og ansatte, da de får muligheten til å laste av arbeidet til regnskapsførere.

Fra regnskapsfører- og klientperspektiv, hvordan endrer skybaserte løsninger hvordan de gjør forretninger?

Bhansali: Store tjenestebyråer for lønn gir ikke regnskapsførere det samme nivået av effektivitet og produktivitet, og de belaster kundene mye. Nå kan regnskapsførerne de stoler mest på og som de har forhold til, tilby sine små bedriftskunder en tilpassbar lønnstjeneste veldig kostnadseffektivt, og med en integrasjon mellom regnskap og lønnssystemer for å sikre en direkte, sikker dataflyt.

Med regnskapssystemene er et hovedproblem klientbokføring. Jeg snakket med en CPA-venn av meg for noen år siden som fumlet over en av kundene hans, som han ba aldri komme inn på noe etter at han lukket bøkene. Klienten la til en ny oppføring, og den kastet alt ut av balanse. Han sa at han brukte 20 til 30 prosent av tiden sin på å fikse rotet disse små bedriftene gjør når de ikke har peiling på regnskap og ikke skulle ha tilgang. Vi begynte å spørre regnskapsførere og fant ut at denne typen klientbokføring er et enormt hinder. Hvis du deltar på en regnskapskonferanse eller CPA-konferanse, er en av de økter med høyest deltagelse alltid bokføring. For å løse dette bruker vi skyen for å muliggjøre et skifte for å gi regnskapsførere større kontroll i stedet for systemer designet for bruk av småbedriftsklienter selv. Vi ga regnskapsførere makten til å tilpasse systemer og tillatelser for hver enkelt klient.

Regnskapsførere er ment å være viktige forretningsrådgivere for kundene sine, men inntil nå var de ikke i stand til å fylle den rollen effektivt for små bedrifter. Så for en rørlegger som ikke vet noe om regnskap, vil regnskapsføreren gi dem tilgang bare til å skrive sjekker og legge inn kontantkvitteringer; det er alt de trenger å bekymre seg for. Hvis en klient er en bokholder, kan de gi dem tilgang til leverandørgjeld, og mer. Gjennom årene har dette utviklet seg fordi regnskap på klientsiden er et unødvendig onde for små bedrifter. Med disse skybaserte systemene kan regnskapsførere overta komplett regnskapsarbeid.

For omtrent et år siden introduserte vi en app som lar klienten ta et bilde av en faktura, som går rett inn i systemet som skal betales. Integrasjonene er virkelig sentrale her fordi de også kan koble dette til klientens nettportal og et dokumenthåndteringssystem. Så fakturaen går rett i riktig mappe i dokumenthåndteringssystemet, og samtidig kan eventuelle betalinger og kredittkorttransaksjoner skannes og identifiseres. Når regnskapsførere logger på for å registrere betalingen, vises alle transaksjonene. Det er også integrasjoner med mer sofistikerte faktureringssystemer, tids- og faktureringssystemer, tids- og oppmøte-systemer og 401 000 tilbydere. Vi lager også et åpent API for å integrere med praktisk talt alt.

Bruker av skybokføringsprogramvare kan være en liten bedrift og regnskapsfirmaet betjener dem, eller en større virksomhetsvirksomhet med en egen regnskapsavdeling. Hvordan er de forskjellige sakene forskjellige, eller gjør de det?

Bhansali: Det som skjer med disse løsningene er at det er mange analytiske verktøy som er innebygd. Små bedrifter trenger rådgivning på CFO-nivå, men mellomstore og større virksomheter har en egen regnskapsavdeling og evner i systemet sitt til å gjøre denne typen analyser, med Finansdirektører og ledere for å gi innspill. Det har ikke små bedrifter. Så i skyløsninger der regnskapsførere jobber med live data og har verktøyene for å analysere det, kan regnskapsførere utføre denne typen CFO-funksjonalitet for mindre virksomheter. Det handler om å hjelpe regnskapsførere å utnytte skyen, og programvaren gir regnskapsførere (og i forlengelsen av små bedrifter) muligheter de ikke hadde råd til før.

Hvilken effekt har veksten av mobil databehandling på skyregnskap?

Bhansali: Smarttelefoner endrer definitivt måten vi driver virksomhet på. Spesielt for enslige regnskapsførerselskaper, var en av grunnene til at de aldri har utbetalt lønn før, fordi, hvis de var på ferie, la oss si, det ikke var noen måte for dem å få tilgang til den. Nå, gjennom regnskap og lønn mobilapper, kan de gjøre det hvor som helst. Appen vår har en veldig enkel skjerm for mobil datainnføring. Det er også muligheten til å skanne fakturaer og sjekker, og en annen mobilapplikasjon vi jobber med er utgifter til ansatte slik at de kan ta et bilde av kvitteringene sine for utgiftskontoer.

Det andre viktige aspektet av mobil for regnskapsførere og klienter er varsler. For hver virksomhet er det terskler. Noen kan angi at hvis kundefordringer går over 50 000 dollar, er det et problem. For en større virksomhet er det kanskje $ 300 000 og det samme for betalinger eller kontanter i banken. Regnskapsførere kan angi terskler for alle disse viktige forretningsdrivere for sine klienter, og når tersklene overskrides, kan regnskapsføreren stille et varsel for å først motta en tekst og deretter ringe klienten for å diskutere i detalj, eller stille et varsel for å gå ut til både dem og klienten på samme tid. Regnskapsførerportalene har også skjermer der de kan se et fugleperspektiv over hver klients terskelstatus.

Når du går over til disse skybaserte løsningene og håndterer sensitive økonomiske data, hvordan takler du sikkerhetsaspektet for å sikre sikker overføring, filoverføring og lagring?

Bhansali: Det er helt kritisk. For oss flyttet vi for fem år siden til Amazon Web Services (AWS), som var et grep for å sette kundedataene våre i en infrastruktur med et veldig høyt sikkerhetsnivå. På toppen av det krypterer vi alle sensitive data, fra personnummer og ansattes identifikasjonsnummer til bankinformasjon. Vi legger også mange ITS-teknologier (ITS) på toppen av dette for å redusere risikoen, og gjøre system- og klientdataene våre så sikre som mulig.