Intuit quickbooks online gjennomgang og vurdering

Å bygge et stiftelse

Hvis du har lagt inn og lagret data i en annen regnskapsløsning som kan eksportere i CSV- eller Excel-format, kan du importere kunde- og leverandørfiler, produkter og tjenester og kontoplanen din til QuickBooks Online. Å importere data fra en regnskapsapplikasjon til en annen - eller til og med fra Excel - kan være en utfordrende prosess, en som kan kreve hjelp av en finansiell rådgiver.

Dagene med lange, flere spørsmål-veivisere som stasjonær regnskapsprogramvare som brukes til å gi deg gjennom, er for lengst borte. Hvis du fullførte disse tidlige trinnene i installasjonsveiviserne, var du stort sett klar til å begynne å jobbe. Det er ikke tilfelle lenger. QuickBooks Online stiller nok spørsmål til å gjøre noe av det oppsett i bakgrunnen, endre innstillinger som passer for din type virksomhet.

Du kan selvfølgelig bare hoppe inn og begynne å produsere transaksjoner, i så fall må du oppgi kundeinformasjon, vareposter og så videre når du følger med. Du kan også oppleve at en funksjon du trenger ikke er blitt aktivert. Det beste kurset er å klikke på tannhjulikonet i øverste høyre hjørne og velge Konto og innstillinger. QuickBooks Online viser deretter en serie seksjonstabeller til venstre (Firma, fakturering og abonnement, salg, utgifter, betalinger og avansert) som ligner på Innstillinger-skjermbildene på skrivebordets QuickBooks-versjon.

Herfra kan du slå funksjoner som klasser, fremdriftsfakturering, varelager-sporing og innkjøpsordrer av og på, samt få tilgang til eksepsjonelt fleksible tilpasningsalternativer for skjemaer. Det avanserte skjermbildet inneholder flere regnskapsalternativer for nøtter og bolter, for eksempel regnskapsåret, den utpekte fraktkontoen din og muligheten til å lukke bøkene.

Hver skybaserte regnskapsløsning tilbyr disse alternativene under panseret. I noen tilfeller er de en del av en dedikert innstillingsdel, og i andre vises de andre steder på nettstedet. Hver har også et annet sett med funksjoner som er slått på eller av når du begynner. Du kan endre disse standardene innstillinger, og bør gjøre det de første timene dine med applikasjonen.

QuickBooks Onlines valg av firmainnstillinger og andre verktøy, inkludert produkt- og tjenestelister og administrasjon av tillatelse av brukere, er alle tilgjengelige ved å klikke på tannhjulikonet øverst Ikke sant, og blir unnfanget og presentert på en forståelig, fleksibel og grundig måte. Noen konkurrenter, inkludert Kashoo, FreshBooks, og Zoho Books har ganske enkelt begynt å gjøre disse innstillingene tilgjengelige slik du trenger dem.

Brukergrensesnitt, navigasjonsverktøy

Det første du ser når du logger deg på, er hjemmesiden til QuickBooks Online. Nesten alle skybaserte regnskapsløsninger kaller disse dashbordene fordi de tilbyr en oversikt over kontosaldoer, inntekter og utgiftssummer og diagrammer og oppgaver som må gjøres. De inneholder også koblinger til relaterte aktiviteter, for eksempel oppretting av fakturaer og kontovedlikehold. QuickBooks Online viser grafer for faktura- og utgiftsstatus, resultat og tap og salgssummer, samt kontosaldoer og en kobling til revisjonssporet. Jeg syntes Xeros dashbord var litt mer effektivt; det gjør det lettere å se umiddelbart hva som må gjøres.

QuickBooks Online viser en vertikal rute til venstre som inneholder faner som representerer hver hoveddel av nettstedet. Denne organisasjonen av funksjonelle områder er blitt omorganisert igjen for bedre å fremheve oppgavene som små bedrifter vanligvis gjør ofte. Den inneholder nå lenker til bank, salg, utgifter, prosjekter, arbeidere, rapporter, skatter, regnskap, min regnskapsfører, utskriftssjekker og apper.

Fire ikoner øverst til høyre åpner en liste over tilgjengelige aktiviteter derfra, inkludert en knapp som åpner Opprett-boksen for nye transaksjoner, et søkeverktøy, en liste over innstillinger og verktøy og en hjelpelink. Når du er i en arbeidsskjerm, bruker QuickBooks Online en kombinasjon av lister, diagrammer, rullegardinmenyer og lenker for dets operasjoner. Mens QuickBooks Online er designet for ikke-regnskapsførere, vil brukere sannsynligvis ha sporadiske spørsmål. Nettstedets online hjelpefiler er slanke sammenlignet med Xeros, men Intuit tilbyr et nettbasert fellesskap og chat / e-poststøtte.

Individuelle moduler

Nettstedets funksjoner skilles på en logisk, brukervennlig måte. Hvis du for eksempel klikker på Salg, viser skjermen en flerfarget stolpe over toppen som gir deg øyeblikkelig informasjon om tilstanden til kundefordringene dine. Den forteller deg hvor mange ventende estimater du har gitt ut, sammen med det totale dollarbeløpet. Det gjør det samme for uoppfylt aktivitet, åpne og forfalte fakturaer og fakturaer som er betalt i løpet av de siste 30 dagene. Kundelisten din vises nedenfor, men når du klikker på en fane i den fargede linjen, endres den til å gjenspeile bare transaksjonene som er representert av disse totallene.

Du kan velge et delsett av kunder og fullføre batchhandlinger, for eksempel å skrive ut pakksedler eller sende påminnelser. Du kan også filtrere kundelisten og få tilgang til de underliggende transaksjonene. De to siste kolonnene i tabellen viser oppføringens status og en kobling til relaterte handlinger, for eksempel Motta betaling eller Send påminnelse. Du kan eksportere listen til Excel eller skrive den ut, og du kan endre kolonnene. Koblinger øverst på skjermen åpner lister over kunder og produkter / tjenester.

Området Utgifter / leverandører fungerer på samme måte, selv om det gjelder transaksjoner som innkjøpsordrer og regninger. Og selvfølgelig er handlingsalternativene sine forskjellige.

QuickBooks Onlines utvidbarhet er også en del av blandingen: Både den og Xero, kan integreres med hundrevis av tredjepartsapplikasjoner som utvider sin innebygde funksjonalitet. Sjansen er stor for at hvis det er noen beslektede oppgaver QuickBooks-moduler ikke kan gjøre, er det en tilleggsapp der ute som kan.

Poster og rapporter

En av fordelene ved å bruke en online regnskapsapplikasjon er at når du først har skrevet inn litt informasjon, trenger du sjelden å legge den inn igjen. Hvis du for eksempel oppretter poster som inneholder detaljer om kunder og leverandører, produkter og tjenester, vil du kunne få tilgang til lister over disse postene når du oppretter transaksjoner og rapporter.

Innspillingsformater i QuickBooks Online er grundige og tydelige. Utover de grunnleggende kontaktinformasjonsfeltene som er inkludert i dem alle, inneholder kundemaler felt for notater, skatteinformasjon, betalings- / faktureringsinnstillinger og vedlegg. Leverandørleverandører kan inneholde kontonummer, vilkår, faktureringssatser og åpningsbalanser. Medarbeiderregistreringer fanger opp andre detaljer, for eksempel forskuddstrekk, lønn og fradrag.

QuickBooks Online har konkurranse når det kommer til lagersporing, noe som ikke alltid var tilfelle. Zoho Books har litt ekstra funksjonalitet som QuickBooks Online mangler. Xero har også gode inventarverktøy.

Du kan opprette poster for både produkter og tjenester i QuickBooks Online. Nettstedet støtter oppretting av fakturerbare tidsoppføringer, samt ukentlige timelister. Produktrekordmaler inneholder felt for både varesalg og kjøpsinformasjon, med tilsvarende kostnader og kontoer. Hvis du vil spore inventar, kan du legge inn et startmengde for hånden i posten, og QuickBooks Online vil fortsette å spore det, slik at du vet når du skal bestille på nytt (eller slutte å lagre bestemte varer).

Ingen andre regnskapstjenester gjør rapporter så vel som QuickBooks Online, selv om Xero har lagt til behov for tilpasning til noen av rapportmalene. QuickBooks Online har dusinvis av eksepsjonelt tilpassbare rapportmaler. Konkurrenter tilbyr minst noen få rapporter. Zoho Books har omtrent like mange rapporter, men de kan ikke tilpasses.

Både QuickBooks Online og Xero tilbyr integrerte lønnsapplikasjoner. Begge er utmerkede tjenester, selv om Xero bare dekker 37 stater på dette tidspunktet (med elektronisk arkivering og betaling tilgjengelig på bare ni), mens QuickBooks Online dekker alle disse.

Fortsatt Champ

Det er mange sterke kandidater for topp regnskap på nettet, hver med sine egne styrker. For eksempel tilbyr Xero og Zoho Books bokføringsverktøy som er omtrent sammenlignbare med QuickBooks Online. I noen tilfeller tilbyr de enda mer fleksibilitet eller kraft på et eller annet område. Sage One Accounting gjør noe ingen andre gjør: Det befolker brukernes nettsteder med sine egne omsetningsavgiftssatser. ZipBooks gir en eksepsjonell brukeropplevelse - bedre enn QuickBooks Online, som pleide å ta den æren - og gode verktøy for å spore tid, oppgaver og prosjekter.

Det er tydelig at QuickBooks Online har det formidable konkurranse fra flere retninger. Og klistremerkeprisen for det topp-of-the-line nettstedet, QuickBooks Online Plus, har steget med $ 10 i løpet av det siste året til $ 60 per måned. Det er over $ 700 årlig - mer enn det dobbelte av kostnadene for skrivebordsversjonen. Intuit ser ut til å tilby evigvarende rabatter på applikasjonslinjen: De er foreløpig halvparten av. Men med liten skrift heter det at prisene kan endre seg uten varsel.

Til tross for den prisen, tjener QuickBooks Online vår Editors 'Choice-pris for å tilby de mest effektive, omfattende, nyttige og brukbare verktøyene. Videre overklasses dens dybde, fleksibilitet og utvidbarhet rivalene. Løpet er strammere enn det pleide å være, men QuickBooks er fortsatt den klare vinneren.

Mens du tenker på å få økonomien din i orden, kan du også lese våre sammendrag av de beste lønnstjenestene og de beste skattetjenestene.