Kanbanflow gjennomgang og vurdering

KanbanFlow er en online, samarbeidende kanban-app med en håndfull ryddige og unike verktøy, men like mange quirks for grensesnitt og frustrerende funksjons unnlatelser. Den har en av de laveste prisene jeg har sett blant de beste kanban-appene, noe som kan gjøre det til et godt alternativ for lag på et budsjett som kan overse alt denne appen ikke blir riktig og favne hva den gjør. Blant kanban-apper, som er en undergruppe av prosjektstyringsprogramvare, er Asana PCMag's Editors 'Choice. Noen få andre konkurrenter scorer høyere enn KanbanFlow og er også verdt å vurdere.

Priser og planer

KanbanFlow tilbyr et gratis nivå av tjenester som kommer med begrensninger og en betalt Premium-plan for $ 5 per person per måned, med en liten rabatt hvis du betaler årlig.

Begrensningene på KanbanFlow Free-kontoen kommer stort sett i form av manglende funksjoner, men det er mange av dem, og de er alvorlige. For det første kan du ikke legge ved filer, og du får ikke et søkeverktøy. Du får heller ikke en kalender, og du kan ikke koble din KanbanFlow-konto med noen annen tjeneste, ikke engang e-post eller en online lagringsløsning som Box eller Dropbox. Mer avanserte funksjoner mangler også, for eksempel muligheten til å generere en rapport om tidsbruk på oppgaver, men jeg forventer at de ikke vil bli inkludert i en gratis versjon.

Den gratis kontoen inkluderer noen få uvanlige verktøy som du vanligvis ikke finner innebygde i kanban-apper i det hele tatt, for eksempel en stoppeklokke-timer og en Pomodoro-timer (som i Pomodoro-teknikken som brukes til å fokusere og øke produktiviteten). Selv med de små fordelene, er KanbanFlow Free den desidert mest restriktive servicenivået jeg har sett i en kanban-app.

KanbanFlow Premium legger til alt som mangler i gratisversjonen og kaster inn noen flere verktøy som er rettet mot forretnings- og administrasjonsbruk, inkludert svømmebaner, muligheten til å kjøre en rekke rapporter, prognoseverktøy og tilgang til revisjonshistorikk.

KanbanFlow Premium koster $ 5 per person per måned, eller hvis du foretrekker å betale årlig, $ 54 per person per år, noe som er ekstremt lavt sammenlignet med andre kanban-apppriser. Volerro koster $ 7, 99 per person per måned for Business Teams-kontoen, og den anses også for å være i den lave enden av prisspekteret. Trello, en av de mest populære kanban-appene, belaster 119, 88 dollar per person per år, tilsvarende 9, 99 dollar per person per måned. (Flere tjenester tilbyr ikke et månedlig betalingsalternativ. Jeg har beregnet både årsprisen og den tilsvarende måneden for å gjøre det enklere å sammenligne prisene.)

Editors 'Choice Asana koster $ 11, 99 per person per måned for en Premium-konto, med en rabatt hvis du årlig betaler som bringer ned prisen til $ 119, 88 per person (tilsvarer $ 9, 99 per person per måned).

På den høye enden er LeanKit og Zenkit. Leankit belaster alt fra $ 228 per person per år til $ 588 per person per år, tilsvarende $ 19 og $ 49 per person per måned. Zenkit koster $ 348 per person per år, tilsvarer $ 29 per person per måned.

En annen kanban tavle-app som noen organisasjoner allerede kan ha, er Microsoft Planner. Planner leveres med noen Office 365-kontoer. Det er ikke den beste kanban-appen fordi den er lett på funksjoner, men hvis du allerede har den og bare trenger en veldig enkel app for å organisere arbeid og ideer, er det et fint alternativ.

Oppsett og funksjoner

Å starte en konto med KanbanFlow begynner ganske enkelt. Du trenger ikke mer enn en e-postadresse og firmanavn for å starte en gratis 14-dagers prøveversjon av Premium-tjenesten. Appen åpnes med noen få anvisninger for å vise deg tauene, som du ikke trenger hvis du har brukt noen kanban-app tidligere. Som standard får du et eksempelkort kalt My First Board med et grunnleggende oppgave, gjør, gjort arrangement, standardkolonnene som forklarer hvordan kanban fungerer.

Jeg hoppet over dummy-tavlen og opprettet i stedet noen få tavler av meg selv. Da jeg rullet, innså jeg at KanbanFlow aldri ba meg invitere samarbeidspartnere til å være med i styrene mine. Nysgjerrig. For å legge til samarbeidspartnere, måtte jeg først aktivere samarbeidspartnere til arbeidsområdet på en ny side med administrative kontroller for styret, og deretter legge dem til fra en administrasjonsside, som alt var uvanlig.

Når jeg fant ut hvordan jeg kunne invitere flere mennesker på e-post, undersøkte jeg andre alternativer for de administrative kontrollene for styrene og kontoen. De inkluderer veldig enkle redigeringsprosesser, for eksempel å endre navnet på brettet. Normalt ville jeg forvente at den slags kontroller ganske enkelt blir innebygd i tavlen fra tavlen. I de fleste kanban-apper endrer du navnet på brettet ved å klikke på navnet på brettet, ikke ved å åpne en egen side.

Annet enn å ha en helt egen side for styreadministrasjon, fungerer de andre kjernefunksjonene som forventet. Du lager et kort for brettet ditt og legger til så mye eller så lite detaljer som det trengs. Omorganisering av kort handler om å dra og slippe dem. Hvert kort kan ha en forfallsdato, deltaker, beskrivelse, kommentarer, vedlegg, etiketter (som koder), en fargekoding, tidsestimater, en liste med subtasks og mer. Når du vil flagge en kollega, kan du bruke et @-tegn før navnet hans, og systemet vil sende et varsel til den personen. Det kan høres elementært ut å varsle folk om kommunikasjonen din med dem, men det er ingen @ omtaler i Microsoft Planner, Volerro eller et open source-alternativ som heter Taiga.

Jeg elsker at KanbanFlow har WIP-grenser (work-in-progress) som du kan angi for kolonner. Å begrense mengden arbeid i et gitt trinn, eller tildelt en gitt person eller team, er vanlig når man bruker kanban for å administrere arbeidsmengden, men disse grensene er noen ganger ikke annet enn regler teamene gjelder for seg selv og kan ikke håndheve lett. Med KanbanFlow kan du låse WIP-grenser. Hvis du prøver å tildele mer arbeid utover grensen, kan du ikke gjøre det. Leankit og Taiga tilbyr verktøy for å sette WIP-grenser også. Mange andre kanban-apper har ikke denne funksjonen.

KanbanFlows fremtredende funksjon er tidtakeren. Den innebygde tidtakeren lar deg registrere tidsbruk på oppgaven, og når du knytter en oppgave fra brettet ditt til timeren, legger den automatisk informasjon til en tidslogg for den oppgaven.

Timeren har også Pomodoro-teknikkinnstilling. Pomodoro-teknikken, popularisert på 1980-tallet i en bok med samme navn, øker angivelig fokus og produktivitet ved å la deg jobbe i en viss tid, vanligvis omtrent 25 minutter, og deretter ta en kort pause på omtrent fem minutter. Du gjentar denne syklusen fire ganger og tar en lengre pause. Timeren i KanbanFlow har innstillinger for arbeidsavbruddssyklusen, samt en for den lengre pausen. Appen skyver også varsler via nettleseren din for å varsle deg når en arbeids- eller pausefase er avsluttet.

Mens mange andre apper for arbeidsstyring for forretningsbruk inkluderer tidtakere, har jeg aldri sett en før med Pomodoro-teknikken spesielt bakt inn i den. Helt ærlig er jeg overrasket over dette, for etter å ha sett en rekke knock-offs av teknikken som aldri bruker det nøyaktige navnet, har jeg samlet at den som eier åndsverket til Pomodoro-teknikken sprekker hardt ned på ulisensiert bruk.

Rapportene er sterke i KanbanFlow. Du kan generere rapporter som viser alle slags sammenbrudd, for eksempel tid brukt på oppgave per person, eller en tabell som viser antall oppgaver per person og deres trinn, det vil si en linjeelement for hvert medlem av teamet som viser hvor mange oppgaver er i gang, ferdig eller ennå ikke startet.

Grensesnittet har også andre bekvemmeligheter, for eksempel muligheten til å endre farge på hvert kort og til å vise en legende på bunnen av skjermen og merke hva hver farge betyr. Men grensesnittet har også svakheter. Opplastede filer vises ikke i miniatyrbilde eller forhåndsvisning noe sted, ikke i tavlevisning og ikke engang når du åpner detaljpanelet for kortet. Du må åpne dem helt i et nytt vindu for å se dem. Deres manglende tilstedeværelse i tavlen vil være synlig og smertefull for team som jobber med mye visuelt materiale. Den fargekodede menyen som vises nederst på skjermen viser også alle tilgjengelige farger, også de du har bestemt deg for ikke å bruke.

Jeg nevnte at det ikke er miniatyrbilder eller forhåndsvisninger av opplastede filer. Som et resultat er det ingen bilde- eller PDF-merkingsverktøy, som kan være en reell hjelp for team som diskuterer visuelt materiale. Det er sjelden å finne PDF- og bildemarkeringsverktøy i kanban-apper, men Volerro har dem.

Evnen til å lage et tilpasset felt på et kort mangler også, en funksjon som Zenkit og Wrike begge tilbyr i sine betalte planer. Med disse kan teamet ditt legge inn veldig spesifikk informasjon som bare gjelder organisasjonens oppgaver.

Apper og integrasjoner

KanbanFlow kjører bare i en nettleser. Det er ingen nedlastbare apper. Når det er sagt, har KanbanFlow en mobil nettleserversjon slik at appen ser ut til å være formatert for å passe til skjermstørrelsen på nettbrett eller mobiltelefoner.

Hvis du trenger å integrere KanbanFlow med en annen tjeneste, støtter den et anstendig alternativ, inkludert e-post (slik at du kan legge til nye oppgaver via e-post) og online kalendere. For å laste opp filer kan du koble til Box, Dropbox og Google Drive.

For mange andre integrasjoner kan du bruke appens API og webhooks for å bygge tilpassede tilkoblinger. Hvis teamet ditt ikke har en dedikert programmerer som kan konfigurere integrasjoner ved hjelp av API og webhooks, er et annet alternativ å bruke Zapier, en tredjepartstjeneste som kobler sammen apper og tjenester på nettet som kanskje ikke kan snakke med hverandre innfødt.

En blandet pose

KanbanFlow har like mange styrker som svakheter. Appen er konkurransedyktig priset, og Pomodoro-timeren gjør at den skiller seg ut fra andre lignende apper. Grensesnittet er imidlertid vanvittig med innstillinger som skal være lett tilgjengelige begravet blant administrative kontroller. Lag som jobber med mye visuelt materiale vil beklage mangelen på miniatyrbilder og forhåndsvisninger for opplastede filer.

Blant kanban-appene forblir Editors 'Choice Asana. Selv om den ikke startet som en kanban-app, er den fremdeles et av de sterkeste alternativene for lag, med ekstraordinær fleksibilitet og et fjell av verktøy til din disposisjon. Volerro er et annet utmerket valg, i likhet med Wrike og Leankit.