Innholdsfortegnelse:
Video: How to use Microsoft Planner (Oktober 2024)
Microsoft Planner er designet for å være et sted der teammedlemmer samarbeider administrerer og diskuterer arbeid ved å bruke kanban-metoden. For å få Planner, må du abonnere på en Office 365-konto. På grunn av dette kravet er det høyst usannsynlig at noen som ikke allerede er en abonnent, velger å bruke det. Men hvis du har det og bruker andre Microsoft-apper, kobler Planner seg enkelt sammen med resten av arbeidet ditt, enten det er informasjonsdatabaser, e-post eller kalenderen din.
Planner er en grei tjeneste, men ikke en utmerket service. De viktigste fordelene ved å bruke den har å gjøre med det faktum at det enkelt integreres med andre Office 365-apper. På papiret høres den integrasjonen bra ut. I praksis er det overveldende. Du kan få en lignende opplevelse eller bedre ved å koble noen av de beste kanban-appene - for eksempel Editors 'Choice Asana, eller en annen høyt vurdert app som Volerro, Wrike eller Leankit - til din e-post, skylagring, notis-app og og så videre.
Priser og planer
For å få Microsoft Planner, må du som nevnt ha en Microsoft Office 365-konto. De som inkluderer Planner er Business Essentials, Business Premium (men ikke den som bare heter Business) og bedriftskontoer. Business Essentials koster $ 6 per person per måned, med en rabatt hvis du betaler årlig. Business Premium koster $ 15 per person per måned, også med en rabatt for å betale årlig. Husk at disse kontoene inkluderer en rekke andre apper og tjenester: OneDrive for Business, Exchange, Sharepoint, Skype for Business, Microsoft Teams, og når det gjelder Premium-kontoen, også alle de viktigste Office Office-appene. Når det gjelder verdi, får du virkelig mye for prisen.
Når det er sagt, det er frittstående kanban-stil samarbeidsverktøy som du kan kjøpe og begynne å bruke umiddelbart, uavhengig av om du har satt opp en Microsoft-konto, og de selger for en rekke priser.
KanbanFlow er et av de minst kostbare alternativene. En betalt Premium-plan koster $ 5 per person per måned, eller hvis du foretrekker å betale årlig, $ 54 per person per år. Volerro har også en lav pris, til bare $ 7, 99 per person per måned for sin Business Teams-konto. Trello, en av de mest populære kanban-appene, belaster 119, 88 dollar per person per år, tilsvarende 9, 99 dollar per person per måned. Editors 'Choice Asana koster $ 11, 99 per person per måned, eller $ 119, 88 per person hvis du betaler årlig.
I den høye enden av prisklassen er LeanKit og Zenkit. Leankit belaster alt fra $ 228 per person per år til $ 588 per person per år, tilsvarende $ 19 og $ 49 per person per måned. Zenkit koster $ 348 per person per år, tilsvarer $ 29 per person per måned.
Mange av disse appene har også en gratis tjenestegrad som du kan bruke med noen begrensninger, selv om Microsoft Planner ikke gjør det.
Planlegger som Kanban
Planner kjører som en webapp, selv om det også finnes nedlastbare apper for Windows, iOS og Android.
Hvis du ikke er kjent med kanban, er et klassisk eksempel som hjelper til med å forklare hvordan kanban fungerer, å ha kolonner merket å gjøre, gjøre og gjøre. Når disse kolonnene er satt opp, legger du kort i dem. Se for deg klistrelapper ordnet i kolonner på et brett. Hver kort eller klistrelapp har en oppgave skrevet på det. Kortene starter i kolonnen Å gjøre. Folk har oppgaver tildelt dem. Når mottakeren begynner å gjøre oppgaven, flytter hun kortet til kolonnen Gjør. Når hun jobber med oppgaven, kan hun legge til kommentarer til den klistrede merknaden om fremdriften. Sjefen hennes kan også skrive kommentarer på oppgavekortet. Når oppgaven er fullført, flytter vedkommende kortet til utført kolonne.
Du trenger ikke holde deg til ordningen å gjøre, gjøre og gjøre. Med Kanban-apper, inkludert planlegger, kan du navngi kolonnene du vil. Én note: Imidlertid kalles kolonner "bøtter".
I Planner kan hvert kort ha en rekke detaljer lagt til det, for eksempel en tittel (vanligvis oppgavens navn), beskrivelse, mottaker, forfallsdato, filvedlegg, kommentarer fra andre samarbeidspartnere, en sjekkliste og en startdato. Hvert kort i Planner har også et rullegardinvalg for tre trinn: Ikke startet (standard), Pågår og fullført. Når oppgaven er ferdig, velger du alternativet Fullført, eller du kan ganske enkelt trykke på en avkrysningsrute i stedet. Fullførte kort forsvinner fra visningen, med mindre du velger å vise dem fra et alternativ helt nederst i hver kolonne.
Jeg forklarer dette oppsettet i detalj fordi det skjedde noe uventet da jeg testet appen. Da jeg flyttet fullførte kort fra en bøtte / kolonne til en annen, gikk de tilbake til statusen Ikke startet. I scenariet mitt navngav jeg den siste kolonnen til høyre Fullført, og jeg ønsket å lagre alle de fullførte oppgavene der for gjennomgang. Men som sagt, når jeg dro et kort fra en annen kolonne inn i den, markerte plutselig kortet seg som ikke startet. Hvis jeg så merket av for å markere den som fullstendig nok en gang, forsvant den helt fra utsikten. Nederst i kolonnen fant jeg noe jeg kunne klikke for å vise meg fullførte oppgaver. Da jeg klikket for å aktivere dette alternativet, dukket kortene mine opp, ble grå og krysset av, slik jeg først hadde håpet og forventet. Når jeg drar fullførte kort inn i den bøtta, forblir de bare i statusen Fullført hvis jeg plasserer dem helt nederst i kolonnen blant de andre fullførte elementene.
Slik det fungerer, er det for mye rom for feil. Det er en stor avtale for en oppgave å gå fra Fullført til Ikke startet bare fordi du drar den til feil del av riktig skikkelse. Den slags falske opplysninger kan kaste et helt team av. Arbeid som er gjort vil vises i rapportene som ikke utført og muligens også forfalt.
Mange andre aspekter ved Microsoft Planner fungerer som forventet, og noen fungerer bedre enn forventet. Når du for eksempel åpner et kort for å se alle detaljer og legger til dem, er det avmerkingsbokser som spør om du vil inkludere informasjonsstykket i tavlen til kortet. Når jeg laster opp bildefiler til kort, liker jeg å se bildene, da de vanligvis er gode visuelle påminnelser om innholdet på kortet, selv om andre kanskje foretrekker å gjemme dem for å spare skjermplass. Det er hyggelig å ha alternativet. I Trello og noen få andre kanban-apper har du vanligvis ikke et alternativ å inkludere eller ekskludere detaljer fra å vises på kortet i tavlevisning. Jeg har til og med støtt på en app, KanbanFlow, som ikke viste bilder festet til kort i styresynet i det hele tatt.
En annen nyttig funksjon, oversikten over diagrammer, viser en oversikt over oppgaver som ikke er startet, pågår, forfalt og fullført. Denne visningen gir en oversikt over oppgaver som er tildelt hvert teammedlem, og statusen deres.
Quirks og hva som mangler
Planner har mer enn noen få rare. Noen ganger tok det meg flere minutter å finne ut hvordan jeg utfør veldig enkle handlinger, for eksempel å legge et styre til listen over favoritter. I andre apper krever det lite mer enn å klikke på en stjerne øverst på siden, mens det i Planner ikke var noen slik stjerne; en liste over favoritter var ikke i Innstillinger (i tillegg tar Innstillinger-alternativet deg til innstillinger for Office 365, ikke Planner); og jeg kunne ikke gjøre det ved å dra prosjektikonet fra det gjeldende stedet til favorittlisten, da dra og slipp ikke støttes i menylinjen. Etter hvert fant jeg alternativet "Legg til / fjern fra favoritter" nederst på en meny som åpnes fra en ellipsis. De fleste av de andre valgene i denne listen tar deg med til en annen Office-app, så det er fortsatt ikke fornuftig for meg hvorfor Legg til / fjern fra favoritter er blant disse valgene.
Det er ingen søkefelt, en voldsom unnlatelse. Hvis du trenger et bestemt oppgavekort, er den eneste måten å finne ut av det å bla gjennom brettet ditt og jakte. Jeg ble også overrasket over å ikke finne noen filterverktøy. Et vanlig eksempel på et filterverktøy er et som viser alle forfalte oppgaver, eller alle oppgaver med en bestemt kode eller etikett, eller alle oppgaver som er tilordnet en bestemt person eller avdeling - men fremdeles lagt ut på kanban Board som du har ordnet det.
I Planner er det nærmeste du kommer filtreringsverktøy med ett-klikk-alternativer for å se alle oppgaver etter deltaker eller etter fremdrift. Selv de ikke er sanne filterverktøy. I begge tilfeller, når Planner viser resultatene, endres kolonneoverskriftene. Med andre ord, hvis du hadde bøtter for mottatt ordre, ordrebehandling, ordre oppfylt, ordre sendt, forsvinner de alle og erstattes med enten planleggerens tre tilstander for fremdrift (ikke startet, pågår, fullført) eller navnene på mottatte. Selv om du kan se alle oppgavene som er tildelt Claire, Mark og Yvonne, mister du konteksten av din styreordning.
En annen skuffelse er at det ikke er noen @ omtaler i Planner. Asana, Trello, Wrike og andre kanban-apper har dem. Å bruke et @-symbol før noens navn betyr at du vil varsle vedkommende om kommentarene eller spørsmålet ditt. Mange samarbeidsapper bruker dem, ikke bare kanban-apper. Personen du nevner mottar et varsel, vanligvis med en lenke som tar dem rett til relevant kommentar. Planlegger burde virkelig ha dem. Ellers kan samarbeidspartnere ende opp med å gå tilbake til e-post for å diskutere arbeidet, og det ser ut til å være i strid med hele poenget med en samarbeidsapp.
Du finner heller ikke en timer i Planner, selv om Wrike og KanbanFlow har dem. Du får heller ikke svømmeplaner, det vil si et syn på brettet der den horisontale linjen også er gitt en verdi på samme måte som kolonneoverskriften er. Et typisk syn på svømming i en kaban-app kan filtrere rader av ansvarshavende eller avdelingsansvarlig. Zenkit, KanbanFlow, Breeze.pm og andre apper har dem.
integrasjoner
Planner uanstrengt integrasjon med andre Office-apper er en virkelig fordel, men den er også en som ikke bør oversolges. Det er sant at du veldig enkelt kan trekke filer fra OneDrive for å knytte til kort, eller utnytte SharePoint på lignende måte, men noen av disse egenskapene er egentlig ikke så veldig forskjellige fra å koble Asana til Google Drive eller Dropbox, eller hvilken som helst online lagringsleverandør du bruker.
De fleste kanban-apper integreres med skylagring, og de tar ikke mye annet oppsett enn å autentisere dem. Andre integrasjoner er ofte mulig med ofte brukte verktøy, for eksempel e-post og kalendere. For mer obskure apper, eller for spesifikke automatiseringer mellom apper du integrerer, kan du ofte henvende deg til Zapier for å få hjelp. Zapier er en tjeneste som skaper integrasjoner og automatiseringer mellom online tjenester og apper for deg, uten å kreve at du har noen programmeringsevner. Trello, Asana, Wrike og flere andre kanban-apper støttes av Zapier. Microsoft Planner er ikke i Zapier-nettverket.
Andre integrasjonsfunksjoner i Planner var mindre imponerende da jeg faktisk satte dem på prøve. For eksempel hadde jeg håpet at å klikke på en knapp merket Samtale ville åpne et diskusjonsforum for det styret, med alle medlemmene automatisk invitert. I stedet ble jeg pisket inn i Microsoft Outlook, der alternativene mine var å utarbeide en ny e-post til alle i gruppen, legge til innhold for alle å se via SharePoint, laste opp filer for å dele via e-post eller koble til andre apper. Samarbeidsapper risikerer å miste appellen hvis de sender deg tilbake til e-post eller det gamle verktøyet ikke hadde dekket ditt samarbeidsbehov i utgangspunktet.
Begrenset bruk
For lett samarbeid og arbeidsstyring får Planner jobben gjort, men den mangler på flere områder. Det mangler noen få ting som jeg vil vurdere som grunnleggende, for eksempel en søkefelt, filtre og varsler for @ omtaler, samt noen funksjoner jeg bare forventer i avanserte versjoner av kanbanverktøy, som en oppgavetimer og svømmeturer. Hvis du trenger en kraftig kanban-app, vil jeg i stedet anbefale Editors 'Choice Asana, eller de andre topprangerte appene, Wrike, Volerro og Leankit. Hvis du allerede har en Office 365-konto som inkluderer tilgang til Planner, og du ennå ikke har bestemt deg for om du til og med trenger en kanban-app for samarbeid, kan du gi den en gang, men bare hvis arbeidet du trenger å administrere er ganske lett.
