Microsoft skype for bedømmelse og vurdering av virksomheten

Når det gjelder online kommunikasjon, er Skype de facto metode. Tjenesten gjør det enkelt å ringe andre brukere og videochat. Til tross for fordelene, er imidlertid Skype veldig mye en forbrukervideokonferanse og Voice-over-IP (VoIP) -tjeneste, og ikke en forretningstjeneste. Med Microsoft Skype for Business (som begynner på $ 2 per bruker per måned, med tilleggsavgifter), lukker Microsoft gapet. Selskapet kombinerte Lync (tidligere Microsoft Office Communicator), sin bedriftskommunikasjonsplattform, med Skypes kjente brukergrensesnitt (UI) for å lage programvare som er enkel å bruke og har funksjoner virksomheter trenger. Men det kommer ikke til å være en fullverdig forretnings-VoIP-plattform.

Likevel, Microsoft Skype for Business treffer det søte stedet for små bedrifter som trenger mer enn forbrukeren Skype, vår Editors 'Choice personlige VoIP-tjeneste, men kanskje ikke er interessert i et foretaks VoIP-system som Nextiva eller Editors' Choice RingCentral. Microsoft Skype for Business har også solide videokonferansefunksjoner. Det er verdt et nytt blikk, selv om du er fornøyd med din eksisterende tjeneste.

Skype for forbrukere har vokst opp litt de siste årene, ettersom det nå lar deg holde videochatter med opptil 10 deltakere gratis via Skype Meetings, og tilbyr noen eksterne skrivebordsfunksjoner. Og tilknyttede mobilapper gjør det enkelt å bruke Skype fra andre enheter enn datamaskinen din. Det er også kule funksjoner som Skype Translator og nettbasert Skype, og disse funksjonene er også til stede i Microsoft Skype for Business (bortsett fra Skype Translator; det er bare en Skype-funksjon for forbrukerne). Skype støtter konferansesamtaler og skjermdeling, men sørger ikke for nivået av operasjonell kontroll som kreves av moderne IT. Skype for Business, derimot, gjør det.

På en av mine tidligere jobber var det ingen telefonutstedte selskaper. Vi brukte Skype på våre datamaskiner med anstendige headset. Vi lastet opp Skype-kreditter for å få et Skype-tildelt telefonnummer slik at folk kunne ringe oss og vi kunne foreta utgående samtaler til telefonnumre. Vi brukte Citrix GoToMeeting til møter og Jive Chime for gruppemessige meldinger (IM). Og når alt dette ble for irriterende (som det uunngåelig gjorde), falt vi tilbake til å bruke våre personlige mobiltelefoner. I løpet av denne gjennomgangen tenkte jeg at Microsoft Skype for Business ville vært perfekt for det scenariet. Det betyr imidlertid ikke at det vil være perfekt for enhver bedrift (som jeg vil forklare).

Microsoft Skype for forretningsplaner

Microsoft Skype for Business er enkel å bruke når du har funnet ut hvordan du navigerer i labyrinten med priser og planfunksjoner. Du kan velge å kjøpe en frittstående Microsoft Skype for forretningsplan med en årlig avgift eller registrere deg med en av forretningsnivå Microsoft Office 365-planene som inkluderer Microsoft Office, Microsoft Exchange og Microsoft SharePoint. Den frittstående planen for inngangsnivå, Microsoft Office Business Essentials-plan ($ 5, 00 per bruker per måned), tilbyr bare gruppe-IM-, lyd- og HD-videosamtaler til andre brukere, samt tilgang til Microsoft Office-produkter på nettet og 1 TB av data. Microsoft Office 365 Business Premium (til 12, 50 dollar per bruker per måned) er litt mer nyttig, og støtter også HD-videosamtaler, deling av desktop og applikasjoner og lyd / videoopptak. Denne planen lar deg også planlegge møter via Microsoft Outlook, delta i møter fra nettleseren, fjernstyre deltakernes stasjonære maskiner og holde deltakere i et lobbyområde før du starter et møte. Og du får fullt installerte versjoner av alle Microsoft Office-apper.

Du kan også kjøpe Microsoft Skype for Business som et frittstående produkt for $ 2, 00 per bruker per måned, eller $ 5 per bruker per måned, avhengig av om du trenger flere funksjoner som planlegging av møter via Microsoft Outlook, bli med i møter fra nettleseren, fjernkontroll deltakernes stasjonære maskiner og holde deltakere i et lobbyområde før du starter et møte. Sammenlignet med andre VoIP-leverandører som RingCentral og Nextiva, er Microsoft Skype for Business skitt billig. Men den lave prisen betyr at du må være sikker på at planen du registrerer deg for har de funksjonene du trenger.

Microsoft Skype for Business Server 2015 er den fullverdige VoIP-plattformen, med oppringt lydkonferanse og andre enterprise VoIP-funksjoner som E911 og viderekobling av samtale. Disse tyngre VoIP-funksjonene er også tilgjengelige i Microsoft Skype for Business Online. Du installerer programvaren på dine egne servere og får SIP (Session Initiation Protocol) og gateway-interoperabilitet med PBX-systemer. Du samarbeider med en Microsoft-partner for å få priser, programvare og støtte. På denne måten ligner Microsoft Skype for Business Server 2015 på Kerio og CudaTel fra Barracuda Networks siden du er ansvarlig for å vedlikeholde din egen maskinvare.

Hvis du vil integrere telefonsystemet ditt med Microsoft Exchange og Microsoft SharePoint, optimalisere nettverkstilkoblingen og få tilgang til QoS-verktøyene for å sikre at du har nok båndbredde, bør du vurdere å ha en dedikert Microsoft Skype for Business Server.

Som jeg nevnte tidligere, kommer Microsoft Skype for Business også som en integrert funksjon for Microsoft Office 365 Business Essentials og Microsoft Office 365 Business Premium. Microsoft Skype for Business leveres med Microsoft Office 365 Enterprise, men ikke Microsoft Office 365 Business eller noen av Hjem-versjonene. Bortsett fra abonnementskostnadene knyttet til Office 365, er det ingen ekstra kostnader.

Selv om Skype for Business selv ikke gir vedvarende chat, gjør den nye Microsoft Teams-tjenesten i Office 365 det. Så hvis du kjøper Skype for Business som en del av Office 365, har du tilgang til vedvarende chat i Microsoft Teams. Det er heller ingen arkiveringsfunksjoner i Skype for Business, men du kan finne dem i Skype for Business Online eller en annen VoIP-leverandør som Jive Hosted VoIP eller Broadvoice.

Komme i gang med Skype for virksomhet

Siden Office 365 tilbyr en 30-dagers gratis prøveperiode, meldte jeg meg på Office 365 Business Premium for å teste Microsoft Skype for Business. Når Office 365-registreringen var fullført, så jeg Microsoft Skype for Business oppført under tilgjengelige applikasjoner og kunne installere klientprogramvaren.

Etter installasjonen åpner Skype en produktturné med tips for bruk av Microsoft Skype for Business, eller du logger deg på tjenesten med organisasjonens påloggingsadresse. I mitt tilfelle mente Microsoft Office 365-passordet mitt siden jeg brukte tjenesten som en del av Office 365-tjenesten min. Hvis du har en frittstående plan, vil du bruke kontoen du tilknyttet Microsoft Skype for Business. Og hvis du har Microsoft Skype for Business Server, vil du bruke standard bedriftsopplysninger etter at du har konfigurert programvaren til å fungere med organisasjonens domene.

Kjent brukergrensesnitt

Microsoft inverterte Skype-fargepaletten for Microsoft Skype for Business; blå på hvitt i stedet for motsatt. Brukergrensesnittet (UI) er rent og profesjonelt utseende, men fremdeles kjent, med brukernavnet på toppen sammen med tilstedeværelsesstatus og et sted å angi status og plassering. Person-ikonet viser alle kontaktene, Klokkeikonet viser alle samtaler, talltastaturikonet viser telefonsvarer, og Kalenderikonet viser planlagte møter. Gearikonet viser menyalternativene for innspilling av samtaler og konfigurering av enheter.

Det er her Microsoft Skype for Business føles mindre som et telefonsystem og mer som et konferanseverktøy. I stedet for å tenke når det gjelder å ringe et telefonnummer, inviterer du en bruker til et møte. Alternativet "Møt nå" lar deg sette opp et møte som starter med en gang, uten å måtte gå gjennom Microsoft Outlook eller Web Scheduler for å opprette det. Programvaren kan enten ringe telefonen direkte eller starte en Microsoft Skype for Business-økt på datamaskinen eller mobilenheten. Du klikker på Inviter brukere-ikonet for å invitere folk til møtet med navn eller telefonnummer; opptil 250 deltakere kan være på møtet samtidig. Denne summen inkluderer deltakere som bruker klientprogramvaren, webapper og telefoner, så vel som de som deltar anonymt via nettet.

Dette gjør det enkelt å ha en konferansesamtale - ikke fikle med knapper på telefonen for å prøve å få flere personer på samme samtale. Jeg kan ikke telle antall ganger jeg utilsiktet har hengt på folk når jeg prøver å ringe noen andre til en eksisterende samtale. Det er spesielt enkelt på Microsoft Surface Hub. Trykk på telefonknappen så er du klar til å komme i gang.

Deltakerne har muligheten til å se møtet som Gallerivisning, som viser alle deltakernes bilder eller videoer; Speaker View, som bare viser programlederens bilde eller video; Presentasjonsvisning, som viser møteinnholdet (for eksempel en presentasjon eller demonstrasjon); og Compact View, som bare viser titlene til deltakerne. Når du er på en lydanrop, ser du deltakernes bilder. Presentatører er møtedeltakere som har kontroll over skjermen og verktøyene som ringer. Microsoft Skype for Business lar alle 250 deltakere heves til programstatus om nødvendig.

Som i forbrukerversjonen av Skype, er chat tilgjengelig under samtalen, og du kan invitere flere brukere til chatten. Folk kan klikke på Skype-ikonet i den øverste navigasjonslinjen for å få tilgang til kontakter, søke i organisasjonen og starte en prat sammen med Microsoft Outlook-post- og kalenderopplevelsen. De kan også starte samtaler ved å klikke på IM-knappen i en persons kontaktkort. Du kan også se alle personene i samtalen ved å klikke på Deltaker-ikonet. Knappen Deltakerhandlinger åpner for enda flere alternativer du ikke ville sett i forbruker Skype, for eksempel muligheten til å dempe alles mikrofoner og slå av video, deaktivere chat under møtet, skjule deltakerlisten for alle andre, gjøre alle til en deltaker (ta vekk programlederprivilegier), og send invitasjoner til møtet via e-post. Telefoninnstillinger-ikonet nederst åpner en oppringing i tilfelle du trenger å angi noen tast. De fleste er vant til dette brukergrensesnittet fra Skype og Google Hangouts, og Microsoft forlot denne brukeropplevelsen (UX) intakt.

Hvis du navigerer ut av anropsvinduet (fordi du for eksempel trenger å referere til et annet program), viser Microsoft Skype for Business et mindre ikon i øverste hjørne, med mikrofonen og hang-up-ikonene som den visuelle indikatoren på at møtet er fremdeles i gang.

Hvis du ikke vil stole på datamaskinen din for å ringe, men lar deg skremme av smorgasbordet med alternativer fra RingCentral, bør du vurdere Ooma Office. De første kostnadene på forhånd er høye, men det gir deg et VoIP-system av høy kvalitet med grunnleggende funksjoner og muligheten til å bruke praktisk talt alle telefoner.

Administratorer som ønsker å integrere Skype i sine egne apper, kan bruke det nye programvareutviklerpakken (SDK) for å integrere IM-, lyd- og videoopplevelser i tilpassede Android- og iOS-apper.

Funksjoner for videokonferanser

Microsoft tilbyr video med høy oppløsning (1 920 av 1 080) for peer-to-peer-samtaler blant brukere som kjører Microsoft Skype for Business. Det er enkelt å veksle mellom tale- og videosamtaler; bare klikk på Video-ikonet under samtalen eller møtet. Start en videosamtale med en bestemt bruker ved å klikke på brukerens ikon i kontaktlisten.

Det ser ikke ut til å være grenser for hvor mange som kan slå på video, noe som er litt overraskende ettersom de fleste videokonferanseverktøy har spesifikke grenser. Jeg var i stand til å teste med opptil seks forskjellige brukere; mitt lokale nettverk slet med å støtte det, men selve applikasjonen kveles ikke. Videoskjermene vises i gallerivisning, noe som gjør det enkelt å se alle deltakerne på en gang. På videosamtaler med mer enn fem personer viser applikasjonen ikonene for de fem mest aktive høyttalerne på toppen, med en rad med mindre ikoner med de mindre vokale deltakerne på bunnen. Du kan alltid fortelle hvem som snakker for øyeblikket.

Funksjoner for videokonferanser

Samtaler og møter kan spilles inn. Desktop-deling er veldig robust, og lar presentatene kringkaste visuelle bilder, applikasjoner, websider, dokumenter, programvare eller deler av stasjonære PC-er. Du kan dele hele skrivebordet eller bare et bestemt vindu. Møtedeltakerne kan ta kontroll over tastaturet og musen, eller la dem dele skjermene sine under samtalen (hvis du tillater det). Hvis du bruker Microsoft PowerPoint, får du tilgang til presentasjonsfunksjoner som animasjoner, overganger og innebygd video gjennom Microsoft Skype for Business. Skype Meeting Broadcast tillater opptil 10.000 møtedeltakere som kan være med fra de fleste nettlesere eller enheter.

I likhet med Cisco WebEx Meeting Center og andre nettkonferanseverktøy, har Microsoft Skype for Business en tavle som møtedeltakere kan markere i løpet av møtet. Polling-funksjonen er et enkelt kartleggingsverktøy for å samle anonyme tilbakemeldinger i løpet av møtet. Lobbyfunksjonen er der deltakerne kan vente i et eget virtuelt område før de får delta på møtet. Dette er en god sikkerhetsfunksjon hvis du har et stort møte planlagt siden du kan sjekke hvem som kommer inn.

Microsoft tok en god beslutning om å ikke begrense bruken til Microsoft Skype for forretningsbrukere. Du kan invitere standard Skype-brukere til møtene dine, men de må bruke Skype for Business-webappen, ikke Skype-forbrukerklienten. Du kan deretter legge dem til kontaktlisten eller sende en Microsoft Skype for Business-møteinvitasjon til noen utenfor organisasjonen din, og få dem til å delta ved å logge på med en gjestekonto over nettet. Du oppretter møter direkte fra Microsoft Outlook, eller du kan bruke Web Scheduler-nettstedet. Du oppgir navn og tid for møtet sammen med listen over de deltakerne som skal opprettes. Du må kutte og lime den resulterende møteinvitasjonen og sende den på e-post selv, men det er ikke så forskjellig fra Citrix GoToMeeting, Cisco WebEx Meeting Center og et hvilket som helst antall andre videokonferanseplattformer.

Innspillingsfunksjonen er enkel å aktivere og inkluderer møtedeltakere, all lyd og video, chatsamtaler, skjermdeling, tavler og presentasjoner. Selv om du bruker Microsoft Office 365, blir alle innspillingene gjort og lagret på programlederens maskin. For å få opptak på serversiden, trenger du Server 2015-versjonen. Brukere vil også trenge et tredjepartsprodukt, siden opptak på serversiden ikke er en funksjon som er tilgjengelig på baseserveren. Du kan velge 480p, 720p HD eller 1080p Full HD som den foretrukne oppløsningen for den endelige innspillingen. Selv om dette er en videokonferansefunksjon, kan lydanrop også tas opp. Husk at for mange VoIP-leverandører er samtaleopptak ansett som en avansert funksjon og ikke tilgjengelig for alle. Det er fint at det er innebygd med Microsoft Skype for Business, omtrent som for RingCentral.

Telefonkompatibilitet og tredjepartsintegrasjon

Microsoft Skype for Business er først og fremst designet for å fungere med datamaskiner og mobile enheter slik at den støtter Android, Windows, iOS, Mac OS X og Windows Phone. Microsoft Skype for Business for Mac er nå også tilgjengelig. Nyere oppdateringer inkluderer muligheten til å se om kontakter er offline eller online og om de er opptatt, i et møte eller tilgjengelig; det er også enkelt å starte en chat-samtale. Du kan også bruke Skype som et VoIP-verktøy på en Mac, inkludert å ringe opp til fire møtedeltakere samtidig. Ingen kjærlighet til BlackBerry, skjønt. Hvis du bruker Microsoft Skype for Business Server og de tilknyttede VoIP-funksjonene, kan du koble til et bredt utvalg av SIP-kompatible håndsett og enheter. PSTN (Public Switched Phone Network) konferanser lar deg ringe inn til et Skype-møte fra en tradisjonell telefon.

Hvis du vil ha et oppringingsnummer tildelt ditt spesifikke møte, trenger du en Office 365-plan med Skype for Business PSTN Conferencing. Hvis du allerede integrerer med en eksisterende PBX eller har bedriftsfunksjonene aktivert via Server 2015, vil du kunne opprette et telefonnummer, men det er ikke tilgjengelig via Microsoft Office 365. Microsoft skvetter heller ikke hjelpen og feilsøkingsverktøy. Jeg var i stand til å finne ut av de fleste problemene mine basert på eksisterende dokumentasjon.

Ikke enterprise-nivå VoIP, men likevel nyttig

Microsoft Skype for Business er ikke veldig enterprise VoIP ved at du ikke får mange tjenester som samtaljakt, samtalegrupper eller en automatisk fremmøtte - med mindre du setter opp Microsoft Skype for Business Server 2015. Hvis du leter etter et enterprise VoIP-system, vårt redaktørvalg for VoIP, RingCentral, vil gi deg alle VoIP-funksjonene, uten å måtte kjøre din egen server.

Imidlertid vil de fleste små bedrifter fortsatt ønske at Microsoft Skype for Business er et konferanseverktøy for å sette opp video- og lydmøter, dele skjermbilder og samarbeide direkte. Forbrukerversjonen av Skype er fortsatt vårt foretrukne valg for personlige VoIP- og videokonferansebehov, men det faktum at du kan ringe telefonnumre, sette opp møter, ha en-til-en-samtaler og registrere det hele gjør Microsoft Skype for Business enkelt en solid nettkonferanse- og VoIP-plattform.