Ooma kontor gjennomgang og vurdering

Ooma Office begynner på $ 69, 99 for en internettprotokoll (IP) stasjonær telefon og $ 19, 95 per bruker per måned for å få tilgang til tjenesten. Totalt sett er dette et solid telefonsystem for bedrifter, selv om det er en annen leverandør som sikter mot den lille enden av småbedrifts kundespekter. En typisk Ooma-kunde er på jakt etter mer funksjonalitet som de kan få med en low-end telefoni-løsning eller hjemmeorientert VoIP-tjeneste, men ikke alle de avanserte funksjonene du kan få med high-end-spillerne, for eksempel med våre redaksjoner Valgvinnerne AT&T Collaborate og RingCentral Office.

Men selv om en liten bedrift ikke trenger alle de nyeste kommunikasjons- og samarbeidsfunksjonene, kan den fortsatt finne mye verdi i Ooma Office sin mer forenklede tilnærming. Arbeidere kan ikke kreve ting som samtaleopptak, intelligent visning av samtaler og videokonferanser, alt som tilbys av avanserte tjenester, som våre vinnere av Editors 'Choice. Hvis det er tilfelle, vil organisasjonen sannsynligvis dra fordel av Oomas solide thogh mer grunnleggende innpass i IP-telefoni-muligheter, selv om den viktigste attraksjonen trolig vil være den enkle installasjons- og kjøpsprosessen uten kontrakt. Mens selskapet sier at Ooma Office kan skalere til hundrevis av linjer, indikerer testingen vår at den er best egnet for kontorer med et relativt lite antall ansatte som trenger egne utvidelser.

Siden vår forrige gjennomgang har Ooma gjort betydelige endringer i brukergrensesnittet (UI) og til noe av den underliggende programvaren. Ooma Office inkluderer nå forbedringer som en virtuell resepsjonist, samtaleparkering, ringegruppe-ID og utvidelsesovervåking for resepsjonister eller administratorer. Det er også en intercomfunksjon slik at du kan irritere flere mennesker samtidig.

maskinvare

Oomas basestasjon er egentlig en svart boks som lar deg koble analoge telefonienheter til Ooma-tjenesten. Hvis du velger å kjøpe Ooma med en basestasjon, må den være koblet til nettverket ditt, som på testnettverket var en Gigabit Ethernet-bryter på nettverkets fiberkjerne. Du kan unngå en basestasjon ved å velge å bruke en IP-telefon uten en basestasjon, da de kan koble seg direkte til Ooma. Likevel, i disse dager krever ikke de fleste store sky-PBX-leverandører andre maskinvare enn skrivebordstelefoner, og i de fleste tilfeller er til og med de valgfrie for organisasjoner som foretrekker at de ansatte bruker softphones eller til og med sine egne mobile enheter. Det er absolutt billigere i noen tilfeller, selv om det kan gi sin egen hodepine for mobiladministrasjon i større organisasjoner.

Likevel, gitt det enkle og lille fotavtrykket til Ooma-basestasjonen (4 tommer med 4 tommer og 1 tommer, som er mindre enn de fleste fire-port-rutere), og det faktum at tjenesten ellers fungerer omtrent som andre sky-PBX-tilbud, alternativet for basestasjoner skal fortsatt være attraktivt for mange. Dette er spesielt tilfelle hvis du bytter ut et gammelt proprietært telefonsystem med et som har et mye større maskinvarefotavtrykk. Et forbehold er at hver Ooma-basestasjon kan støtte maksimalt fem dedikerte brukere, selv om Ooma Office støtter opptil fire basestasjoner per kunde for totalt 20 analoge brukere. Du kan imidlertid fortsette å legge til IP-telefoner utover dette tallet.

Ooma basestasjon

Siden Ooma-tjenesten foreløpig bare kjenner igjen fire basestasjoner per kunde, må du evaluere økonomien og appetitten din for å styre flere enheter. I evalueringen brukte jeg bare en Ooma-basestasjon. Husk at dette bare refererer til antall ansatte du har ved bruk av telefoni-maskinvare som krever en basestasjon for å se skytjenesten. Hvis du bruker IP-telefoner, vil den typen maskinvare koble seg direkte til tjenesten, så i følge Ooma er det ingen grenser for antall brukere hvis du velger å gå denne veien.

En bemerkelsesverdig egenskap ved Ooma Office er trådløs DECT 6.0 innebygd i Ooma-basestasjonen. Selskapet tilbyr en pakke med to Ooma Linx-enheter som har analoge RJ-11-porter, eller du kan kjøpe basestasjonen uten Linx hvis du ikke har planer om å bruke dem. Ved å koble Ooma Linx-periferiutstyr til hvilket som helst strømuttak, kan kundene koble til en analog telefon eller til og med trådløse telefonsystemer som støtter flere telefoner som kobles til den linjen. Selv om vi ikke testet Linx for denne oppdateringen, ga Ooma en trådløs Ooma DP1-telefon som fungerer med basestasjonen. Dette er en vanlig kontortelefon med et trådløst håndsett som kobles trådløst til basestasjonen.

Ooma Linx

Hver Ooma-basestasjon lar deg koble opptil fire Ooma Linx-enheter. Hvis du vil legge til mer, kan du kjøpe basestasjoner. Det er her du må gjøre regnestykket for å se om økonomien fungerer for deg. Å installere Linx er en triviell operasjon, så det handler egentlig om budsjettet ditt og antall telefonutvidelser du trenger for å koble til.

Ooma Office basestasjon selger for $ 99, 99 fra Ooma, selv om den kan finnes for mindre fra tredjeparts forhandlere, inkludert Amazon. Linx-enhetene selger for $ 49.99 (eller mindre fra Amazon). Disse forhandlerne kan tilby en rekke pakker, inkludert Linx-enheter eller DP1-telefonen.

Setup

Avhengig av hvor du kjøper maskinvaren din, må du opprette kontoen din på selskapets nettsted. Det første du vil legge merke til, er valget å logge inn på Administratørsportalen eller Brukerportalen. Velg den oransje fargen "Aktiver kontoen" -knappen (se figur 1).

Figur 1. For å konfigurere tjenesten din, velg den oransje "Aktiver kontoen" -knappen mot bunnen av administrator-påloggingen.

Hvis du kjøper Ooma-utstyret ditt direkte fra selskapet, bør kontoen din settes opp som en del av salgsprosessen, noe som betyr at maskinvaren skal være forhåndskonfigurert slik at alt er plug-in-play. Dette var alternativet som ble valgt da vi mottok utstyret vårt fra Ooma, og det var grønne klistremerker overalt som kunngjorde dette. Dessverre fungerte ikke denne prosessen ordentlig under testingen vår, og krevde noe intervensjon fra Oomas kundesupportteam for å få ting i gang. Ooma-støtte var imidlertid utmerket, så prosessen var ikke så smertefull som den kunne ha vært.

Hvis alt fungerer som det skal, fyller du bare feltene i aktiveringsskjermen med de grunnleggende spørsmålene inkludert ID-basestasjonen, som du finner nederst på enheten (se figur 2). Deretter kobler du til basestasjonen og velger "Gå til Ooma Office Manager", som leder deg til Express Setup Assistant. Når lyset nederst på basestasjonen blir blått, er du tilkoblet. Det tar vanligvis under 5 minutter, men hvis en firmwareoppgradering er nødvendig, kan det ta opptil 30 minutter ifølge selskapet.

Figur 2. Aktiver basestasjonen ved å bruke koden som ligger på bunnen av enheten.

Ooma-basestasjonen inkluderer en Ethernet-kabel for å koble til ruteren din. Når lyset nederst på basestasjonen blir blått, vil du vite at det er koblet til nettverket. Express-oppsettet i administratorportalen lar deg enkelt tilordne brukere til utvidelser. Under brukeroppsettet kan du utpeke en analog telefon koblet til basestasjonen, Ooma Linx-enheten, en mobilapplikasjon (Android eller iOS) og en av IP-telefonene som Ooma tilbyr. Du kan også angi tillatelser for å videresende innkommende anrop til et eksternt nummer. Administrasjonskonsollen viser også hver brukeres mulighet til å få tilgang til Conference Server bridge og virtuell faks sende- og mottak-evne som følger med tjenesten (se figur 3).

Figur 3. Administratoroppsett av hver brukerutvidelse, den virtuelle resepsjonisten, ringegrupper og andre funksjoner.

I installasjonsprosessen kan administratorer opprette ringgrupper som salg eller økonomi. Du kan konfigurere den til å ha alle utvidelser i en gruppering samtidig eller i rekkefølge (se figur 4). Avanserte alternativer lar deg bestemme om du vil sende en innringer til telefonsvarer eller å overføre samtalen til en annen utvidelse etter et administratordefinert antall ringinger. Å definere hvilke utvidelser som skal inkluderes i en ringegruppe er intuitivt.

Figur 4. Oppsett av ringegruppe er intuitivt.

Mens Ooma Office støtter Direct Innward Dialing (DID) for å la ansatte ringe hverandres egne telefonnumre, kan de som ringer bedriftens hovedlinje få sine samtaler dirigert av den virtuelle resepsjonisten (figur 5). Du kan sette opp menyen du har valgt, for eksempel å få tilgang til en ringegruppe (for eksempel salg eller økonomi), velge en utvidelse eller få tilgang til en firmakatalog. Når du har kartlagt disse valgene, kan du skrive inn et skript som automatisk hilser innringere med menyalternativene dine.

Den virtuelle resepsjonisten i Ooma Office er syntetisk klingende, men tilstrekkelig, og tilbyr deg valget mellom en mannlig eller kvinnelig stemme. Husk å ta med kommaer for pauser i skriptet for en mer naturlig hilsen. Hvis du foretrekker at innringerne blir møtt med en menneskelig stemme, kan du forhåndsinnspille og laste den opp. I begge tilfeller er den virtuelle resepsjonisthilsenen lett å sette opp og endre når som helst.

Figur 5. Oppsett av virtuell resepsjonist.

Konfigurasjonsalternativer

Hver brukerutvidelse inkluderer et dedikert telefonnummer, et eget virtuelt faksnummer og tilgang til Virtual Conference Server. Administratorer kan bestemme om de skal gi ansatte tilgang til Virtual Conference Server. Kostnaden på 19, 95 dollar per måned per bruker inkluderer også ringegrupper, virtuell resepsjonist og gratis nummerporting, som du kan sette i gang under installasjonsprosessen (figur 6).

Figur 6. Porting av eksisterende tall er inkludert og utføres enkelt gjennom installasjonsprosessen.

Brukere kan velge flere unike lokale telefonnumre med forskjellige retningsnummer til en pris av $ 9, 95 hver per måned. Din opprinnelige tjeneste leveres med ett gratis 800-nummer med 500 innkommende anropsminutter per måned og 3, 4 øre per minutt utover det. Ytterligere avgiftsfrie tall er tilgjengelig fra $ 9, 95, også med 500 gratis minutter og 3, 4 cent i ekstra minutter. Hver bruker kan ringe eller motta samtaler fra enten Cisco- eller Yealink IP-telefoner som tilbys av Ooma, analoge telefoner (kablede eller trådløse) koblet til Linx eller til Ooma Base Station, og en mobiltelefonklient. Selv om administratorer kan gi brukere tilgang til alle disse samtidig, er hver bruker begrenset til å bruke en av hver enhetstype om gangen. Det betyr at mens brukere kan installere Ooma Office-appen på mer enn en enhet (inkludert mobiltelefoner og nettbrett), kan de ikke ha dem alle tilkoblet samtidig.

Tjenesten tilbyr imidlertid viderekobling til ethvert land- eller mobilnummer. Det ville også være fint om det var en app for Mac- og Windows-PCer, slik at folk kan bruke stasjonære datamaskiner eller bærbare datamaskiner som sin telefon. Webklienten lar brukere starte telefonsamtaler ved å legge inn eller lime inn nummeret og velge enheten som skal brukes til samtalen (figur 7).

Figur 7. Ooma Office har ikke en Mac- eller PC-klient, men du kan starte anrop fra skrivebordet, den bærbare datamaskinen eller en hvilken som helst internettilgjengelig enhet.

Brukererfaring

Hvis du vil at brukerne skal ha IP-telefoner på pultene sine, kan du velge mellom inngangsnivå, to-linjers T21P E2 fra Yealink ($ 69.99) eller den mer funksjonelle T23G fra Yealink ($ 99.99), som Ooma sørget for for denne anmeldelsen. T21P E2 har to-linjetaster for opptil fire samtidige samtaler og fire myke taster, mens T23G kan støtte tre linjer og opptil seks samtidige samtaler.

Ooma tilbyr også to Cisco-telefoner: SPA 303 ($ 109.99) med tre linjer og støtte for seks samtidige samtaler og den firelinjede SPA 504G, som kan håndtere opptil åtte samtidige samtaler. Ooma tilbyr også CP920 IP-konferansetelefon fra Yealink for 399, 99 dollar.

Kvaliteten på Yealink T23G-testenheten var tilstrekkelig. Ooma DP1 var en avansert telefon, men den må brukes sammen med Ooma-basestasjonen. Den andre telefonen vi brukte i testing var en billig Vtech CD-1103 analog telefon (7, 98 dollar på Walmart) som du ville brukt for å fortelle en ansatt at de skulle begynne å jobbe med CVen. Merkelig nok var det Vtech som hadde best lydkvalitet på gjengen.

En begrensning av telefonvalgene er at du må hente telefonene dine fra Ooma fra fra en forhandler som har konfigurert telefonene spesielt for Ooma. Du kan ikke bare legge til SIP-telefoner du allerede har, eller som du får andre steder til Ooma-nettverket.

I likhet med mange sky-PBX-tjenester i dag, kan brukere som ikke trenger en bordtelefon, bruke alle funksjonene i Ooma Office på mobiltelefonene sine med Ooma-mobilappen og mange av funksjonene på sine analoge telefoner.

Nøkkelegenskaper

I tillegg til funksjonene som allerede er nevnt, tilbyr Ooma Office musikk, overføring, samtaleoppringing, anropsrapporter og muligheten til å lage rutene for anropsruting basert på definerte arbeidstider. Til tross for at de mangler de ekstra funksjonene som rivalene tilbyr - ofte til en høyere pris - ser det ut til at de begrensede alternativene vil oversette til færre potensielle problemer for raslende kunder. Kanskje det er grunnen til at Ooma Office nylig toppet PCMags Business Choice Awards.

Ooma er upapologetisk at sky-PBX-en er designet for de minste små bedrifter. Imidlertid kjøpte selskapet Voxter i 2018, som tilbyr en Unified Communications-as-a-Service (UCaaS) som er mer fokusert på bedriftsbrukere. Som et resultat har Ooma gitt nytt navn til Ooma Office-gruppen "Ooma Business", som vil bestå av de to tilbudene (selskapet har også forretningslinjer for boligkommunikasjon og hjemmesikkerhet).

Alt i alt, hva den avanserte Ooma Office-tjenesten mangler i pizzazz, gjør selskapet opp med en praktisk telefontjeneste rettet direkte mot mindre virksomheter. Hvis du først og fremst leter etter en enkel løsning, er Ooma et solid alternativ, spesielt siden det ikke krever en kontrakt. Hvis du bare kommer inn i sky-PBXer, er Ooma et ganske trygt første skritt.