Sage business cloud regnskapsgjennomgang og vurdering

Sage, en global leder innen regnskapsløsninger, lanserte nylig Sage One Accounting som Sage Business Cloud Accounting - tjenestens andre navneendring på to år. Navneendringen var ikke ledsaget av forbedringer som ville hjulpet regnskapene for småbedrifter å skille seg ut blant konkurransen. Noen ganger ser det ut (og fungerer) som en applikasjon som er bedre egnet for regnskapsfolk, i stedet for små bedriftsledere. Du får ikke den friske, moderne teknologien du ser i ZipBooks eller Editors 'Choice-vinnende Intuit QuickBooks Online. Fortsatt får Sage Business Cloud Accounting den interne mekanikken riktig, og det kan være en god og rimelig passform for veldig små bedrifter som ikke trenger QuickBooks Online eller Xeros muligheter.

Nettstedet har en blanding av grunnleggende verktøy (inntekts- og kostnadsstyring) og avanserte verktøy (flervaluta, fleksible brukertillatelser), men det mangler noen av funksjonene mellom disse to nivåene, for eksempel tidssporing og innkjøpsordrer. Det støtter imidlertid tilkoblinger til dine online finansielle kontoer. Det tilbyr også flere betalingsprosessorer, slik at kundene kan betale fakturaene sine via et bankkort eller online-konto, og rapporteringsstallen er imponerende. Tjenesten koster $ 25 per måned. Sage tilbyr fortsatt en juniorversjon, Sage Business Cloud Accounting Start, som koster $ 10 per måned og kun tilbyr administrasjon av inntekter og kostnader. Begge nivåene tilbyr en 30-dagers gratis prøveperiode.

Sages priser sammenligner godt med Intuit QuickBooks Online, som starter på $ 20 per måned for sin Simple Start-plan; Essentials legger til fakturerings-, flerbruker- og tidssporingsmuligheter for $ 35 per måned; og Plus ($ 60 per måned) gir deg full sporing av prosjekt og lager. Men ZipBooks 'startplan er gratis, og tilbyr ubegrensede kontakter og fakturering, en bankstrøm og administrasjon av inntekter og kostnader. Wave er også gratis å bruke, selv om det krever transaksjonsgebyrer.

En kjent start

Sage Business Cloud Accounting tilbyr mer konfigurasjonshjelp enn de fleste konkurrenter gjør. Den ber først om det grunnleggende, for eksempel din forretningsadresse og datoen da selskapet startet. Når du har fullført de første trinnene, åpnes en ny skjerm full av sideinnstillinger. Dette er bra: De fleste konkurrenter overlater det til deg å finne veien dit. Denne skjermen inneholder koblinger til andre sider, der du kan opprette eller importere kunder og leverandører i CSV-format; koble til bankkontoer; gå gjennom kontoplanen; legge inn startbalanser; og gjennomgå rapporten om prøvebalanse. Det er også valgfrie konfigurasjonsverktøy som du ikke trenger å fullføre, for eksempel tilpasning av fakturaer og en gjennomgang av standardinnstillinger.

Sage Business Cloud Accounting tar en annen tilnærming til dashbordet (hjemmesiden) enn konkurrerende nettsteder gjør, ved å bruke det til disse installasjonsverktøyene. I stedet for å vise en side med diagrammer og tall som gir deg en rask oversikt over bedriftens økonomiske status (kontosaldoer, inntekter og utgifter totalt), består den av fem skjermer som er tilgjengelige ved å klikke på fanene: Komme i gang (oppsett, den første siden som åpnes), salg, utgifter, kontantstrømoppstilling og kontantstrømsprognose.

Fanene Salg og utgifter åpner separate skjermer med diagrammer og data som andre nettsteder viser på åpningssiden. Oversiktene på én side på konkurrerende regnskapsnettsteder er mer tilgjengelige og konsoliderte enn denne tilnærmingen på flere skjermer, men Salgs- og utgiftssidene til Sage Business Cloud Accounting er fremdeles effektive sammendrag som viser flere diagrammer som gir nødvendige daglige data (Forfalte leverandørregninger, utestående salgsfakturaer, og så videre).

Du vil også klikke på Innstillinger i skjermens øvre høyre hjørne, når du gjør deg klar til å begynne å bruke nettstedet. Denne skjermen dupliserer noe av det du allerede gjorde hvis du gikk gjennom konfigurasjonen, men legger til elementer som betalinger og analysetype, som lar deg definere opptil tre kategorier (avdeling, prosjekt og kostnadskode). Det gjør også noe under denne prosessen som ingen av konkurrentene vi har testet, gjør: Det gir noen statlige, fylkeskommunale og lokale omsetningsavgift for din geografiske beliggenhet. Disse innstillingsskjermbildene er tilgjengelige på hele siden; ved å besøke dem, kan du dra nytte av all tilpassbarhet og funksjonsdybde som tilbys.

Vismannens brukeropplevelse

Nettstedets brukergrensesnittstruktur er lik den for andre nettsteder vi har gjennomgått. Det er en horisontal verktøylinje øverst som deler firmadataene dine inn i logiske informasjons- og aktivitetsgrupper: Sammendrag, salg, utgifter, kontakter, produkter og tjenester, bankvirksomhet, tidsskrifter, rapportering og innstillinger. De fleste av disse grupperingene åpnes i rullegardinmenyer for sine individuelle funksjoner. Klikk for eksempel på Salg, og du kan velge mellom Kurs og anslag, Salgsfakturaer, Salgskredittnoter og Hurtige oppføringer.

Når du har valgt et skjermbilde for dataregistrering - si forhandlerregninger - bruker Sage Business Cloud Accounting standard Windows-konvensjoner for dataregistrering og navigasjon. Du velger oppføringer fra lister du har laget med kunder, leverandører eller produkter, og klikker deretter på merkede knapper og fyller ut tomme felt når flere alternativer ikke er tilgjengelige. Både opptaks- og skjemamaler fungerer som dette. Nettstedet gjør noe annet som ikke er vanlig, men prisverdig: Hvis du forlater en skjerm uten å fullføre og lagre, viser det en advarselboks og gir deg en sjanse til å fullføre siden før du avslutter.

Visuelt, selv om det er forbedret med årene, ser Sage Business Cloud Accounting datert sammenlignet med et nettsted som ZipBooks. Det har også en tendens til å løpe saktere enn de andre nettstedene vi har gjennomgått, og navigasjonsverktøyene deres er utilgjengelige fra noen skjermer, noe som tvinger deg til å bruke Tilbake-knappen i nettleseren. På den lyse siden har Sage myket opp noe av språket som brukes på hele nettstedet ved å endre eller fjerne noen av de ukjente setningene.

Sage tilbyr en rimelig god opplevelse på både iOS-appen og Android-appen, men det gjør ikke like mye som det nettleserbaserte grensesnittet. Appen rommer det regnskapsmessige arbeidet du sannsynligvis vil gjøre når du er ute av kontoret eller besøker en kunde. Du kan for eksempel se kontakter og transaksjoner; opprette fakturaer og tilbud registrere betalinger; og legg inn transaksjoner. Mobilversjonen mangler de utdypende rapportene som finnes i fullversjonen, men du kan se innstrømning og utstrømning av pengene dine, og sjekk sammenliknende resultatgrafer.

Registreringer, transaksjoner, rapporter

Sage Business Cloud Accounting tilbyr sjenerøse importalternativer, og den støtter CSV-import av en rekke typer data. Rekordformene er så grundige som de trenger å være, og kan sammenlignes med de i konkurransen - bedre enn noen, inkludert Kashoo. Kundeformer inneholder for eksempel standardfelt for kontaktinformasjon, kredittgrense, betingelser og aktivitet (salg til dags dato, siste salg, forfalt saldo og så videre).

Sages produkt- og serviceposter er også bra. For en ting tilbyr nettstedet muligheten til å etablere tre vareprisnivåer. Dette betyr at du kan tilordne forskjellige priser til varer og velge riktig når du fakturerer kunder, i stedet for å måtte endre priser manuelt. Produktoppføringer er grundige nok, og skjermbildet for vareaktivitet viser all nøkkelinformasjonen om hvert produkt i en visuell oversikt, for eksempel mengde på lager, omorganiseringsnivå, siste salg og gjennomsnittlig kostnad. Det er også enkelt å justere lagernivåene. Nettstedet tilbyr ikke en dedikert tidssporingsfunksjon som inkluderer en tidtaker og muligheten til å merke elementer som fakturerbare, men vareposter kan øremerkes som tjenester.

Det er ingenting som særlig skiller seg ut med nettstedets transaksjonsformer, med unntak av deres fordeling av omsetningsavgift (stat, by, fylke) og tilgjengeligheten av nåværende aksjenivåer i salgsformer. Du kan opprette og skrive ut eller sende e-postfakturaer; sitater og estimater (nettstedet skiller mellom de to, noe som er bra); kunde- og leverandørkredittnotater; og regninger (ingen innkjøpsordrer). Sage Business Cloud Accounting tilbyr også en funksjon som heter Quick Entries, som lar deg legge inn regninger og kreditnoter raskt, alt på samme skjerm.

Regnskapsnettsteder for små bedrifter trenger ikke å tilby dusinvis av rapportmaler for å være nyttige for ledere som trenger målrettet oversikt over sine økonomiske data. Antallet som er inkludert og deres tilpassingsnivå, bør imidlertid samsvare med dybden og bredden på nettstedenes funksjoner. Sage Business Cloud Accounting tilbyr et tilstrekkelig antall, både rapporter som bør drives av regnskapspersonell regelmessig (kundefordring, aksjebevegelser og kontantbokrapport) og de som bør genereres og analyseres med jevne mellomrom av en regnskapsfører - inkludert kontantstrømoppstilling, Resultat og tap og balanse. Tilpassbarheten deres kan imidlertid være bedre, og noe ukjent språk (Day Book, Cashbook) bør endres til mer vanlige termer.

Mange listevisninger av data fungerer som minirapporter; Du kan ofte se undergrupper av data du trenger ved å bruke flere filtre.

Et vismannsvalg?

Selv om den ligger i skyen, ser og føles Sage Business Cloud Accounting ut datert. Nettsteder som ZipBooks og WorkingPoint har gjort en prisverdig jobb med å gjøre det som kan være en veldig regimentert, kompleks prosessvennlig og enklere å forstå enn regnskapsprogramvare gjorde for 20 år siden. Sage Business Cloud Accounting får det grunnleggende riktig, men det skiller seg ut på noen få områder, for eksempel flere prisnivåer, automatisk omsetningsavgift og analyse etter avdeling og prosjekt. Men pris, grensesnitt, navigasjon, funksjonssett og generell brukervennlighet er ikke på nivå med QuickBooks Online, vårt redaktørvalg for regnskapsprogramvare for små bedrifter.