Smartsheet gjennomgang og vurdering

Hver vellykket virksomhet bruker allerede regneark, og sannsynligvis for mye mer enn bare budsjettering. Smartsheet gjør de kjente radene og kolonnene med celler om til en prosjektstyringsapp. Resultatet er en unik hybrid som takler alt fra budsjettering og rapportering til ressursstyring og oppgavesporing. Denne skybaserte appen gjør absolutt regneark smartere, og for visse typer arbeid kan det være å foretrekke fremfor en mer tradisjonell plattform for prosjektstyring. Hvis velprøvd og mer sannhet er mer det du hadde i bakhodet, må du imidlertid se til våre mer tradisjonelle Editors 'Choice-vinnere innen prosjektledelse, Zoho Projects og Teamwork Projects.

Priser og planer

Smartsheet tilbyr fire nivåer av service, samt en 30-dagers gratis prøveperiode. Den har imidlertid ikke et gratis servicenivå. Det er to plantyper du kan registrere deg på direkte fra nettstedet: Standard Individual ($ 19 per person per måned eller $ 168 per person når du betaler årlig) og Standard Business ($ 32 per person per måned eller $ 300 per person årlig). Det pleide å være et alternativ som heter Smartsheet Team, men det ble avviklet.

Utover det har Smartsheet en Enterprise-plan og Enterprise Premier. Begge disse tjenestegradene er designet for store organisasjoner som trenger omfattende administrator- og sikkerhetskontroller. Kontakt selskapet for et pristilbud for et av foretaksalternativene.

For å få gratis prøveperiode, trenger du en bedrifts-e-postadresse - det betyr en som ikke er en åpenbar gratis e-postkonto. Du trenger imidlertid ikke et kredittkort. Den gratis prøveperioden har også noen begrensninger. For eksempel kan du bare ha 50 ark om gangen. Du kan imidlertid dele arkene med et ubegrenset antall samarbeidspartnere og legge til kolleger for å prøve ut noen av forretningsplanfunksjonene. Hver person får også 5 GB plass. Du kan leke med Smartsheet-skjemaer (dette er nettformer og andre typer datainnsamlingsformer), men du kan ikke publisere dem mens du bruker gratis prøveversjon.

Forskjellen mellom Standard Individual og Standard Business-kontoen kommer ned til begrensninger i noen funksjoner og brukeradministrasjonsfunksjoner. Individuelle kontoer kan ha 10 samarbeidspartnere per vare, totalt 10 ark, fem rapporter og ett dashbord. Denne lagringsenheten har 50 GB lagringsplass per lisensiert bruker. Bedriftskontoer får ubegrensede samarbeidspartnere, rapporter og dashbord, og de kan ha 100 ark per lisensiert bruker. Bedriftskontoer får også 100 GB lagringsplass per lisensierte brukere; kontroller for administrasjon av brukere, grupper og ressurser; og tilgang til aktivitetslogger.

Prissammenligninger

Hvordan sammenligner Smartsheets pris og verdi med andre apper? Det kommer virkelig an på hvordan du bruker tjenesten. Hvis du for eksempel bruker den til prosjektstyring, kan prisen sammenlignes med mellomtonerapper i den kategorien, som går mellom $ 30 og $ 45 per person per måned. De mest konkurransedyktige prisstyrte programstyringsappene koster alt fra mindre enn $ 5 til $ 12 per person per måned.

Hvis du bruker Smartsheet mer fra databasen og regnearkvinklene, kan du sammenligne det med Airtable. Luftbord koster mindre, starter på $ 12 per person per måned og går opp til $ 24 per person per måned. Den appen har også et gratis servicenivå, så du kan prøve den så lenge du trenger.

Komme i gang med Smartsheet

Det er mye å gjøre med Smartsheet, hvis du er villig til å legge inn litt arbeid. Nesten alt du kan gjøre i et regnearkprogram, kan du gjøre i Smartsheet. Ikke alt om appen er imidlertid veldig intuitiv, og du bør planlegge å investere litt tid på å se videoopplæringsprogrammer og lære inn- og outs for programmet.

Når du starter med Smartsheet, som kjører i skyen (via en web-app) og på iOS og Android, lager du enten et blankt ark eller velger en mal. Malene er ordnet etter kategori, som inkluderer menneskelige ressurser, markedsføring, IT, prosjekter, salg og andre områder. For å gi deg en ide om rekkevidden, kan du finne maler for de mest generelle bruksområdene, som for eksempel tilbakemelding fra kunder og årlig kalender etter dag, samt mer målrettede bruksområder, for eksempel vedlikehold av utleieeiendommer, kostnadsrapport, salgspipeline av rep, og Arrangementsplan og budsjett. Så er det maler for prosjektledelse spesifikt inkludert:

• Agile prosjekt med Gantt
• Utgave Tracker med skjema
• Lanseringsplan for prosjektet
• Prosjekt med Gantt og budsjettvarians
• Prosjekt med Hard Deadline og Gantt
• Sprint Planning Board

Uansett hvordan du dykker i appen, vises overlegg på skjermen for å forklare alle de fremtredende funksjonene. Et verktøytips og lenke til dokumentasjon og treningsvideoer er alltid innen rekkevidde, som du trenger noen gang. Selv om du er en Excel-whiz, kan det hende at Smartsheet fortsatt ender med å stubbe deg til tider. Ikke alle formlene er identiske på tvers av de to appene.

Smartsheet holder et ryddig grensesnitt. Regnearket opptar midten av skjermen. En Microsoft-lignende verktøylinje øverst har formateringsknapper pluss alternativer for å endre visningen. Når et Gantt-diagram følger med arket ditt, kan du velge å se det; det vises til høyre for cellene. Skyvekontrollene lar deg endre bredden på vinduene for å tilpasse visningen bedre.

Et sammenleggbart panel på venstre side lar deg se alle arkene du har laget, eller som folk har delt med deg. Du bruker den til å bevege deg raskt mellom arkene.

På høyre side av grensesnittet er det flere ikoner som lar deg se eventuelle samtaler som har funnet sted på dette arket, vedlegg og kommentarer relatert til korrekturforespørsler. Avhengig av tilgangsnivå og kontotype, kan det hende du også ser oppdateringsforespørsler, en aktivitetslogg, en publiserings-knapp som gjør arket synlig på en offentlig URL og et sammendrag av arket.

Funksjoner og bruk

Smartsheet gjør regnearkdata mer dynamisk for ikke-Excel-guruer blant oss. Hver rad eller kolonne kan være en rullegardinmeny med tilpassede verdier, en kontaktliste, en dato, en avmerkingsboks, et symbol og så videre. For å opprette en oppgaveliste, for eksempel, kan du legge avmerkingsbokser ned en kolonne og navngi den Fullført, og deretter sette en kolonne kalt oppgavenavn ved siden av. Du kan til og med legge til en tredje kolonne som inneholder kontaktlisten din, slik at du kan legge til en utpekt. Med Smartsheet kan du også tilordne flere personer til en oppgave. I kontaktlistekolonnen må du velge å tillate flere kontakter per celle.

Hvis du tenker på å bruke Smartsheet til bare enkel oppgavesporing, kan du også sammenligne det med andre arbeidsstyringsapper, for eksempel Airtable og Trello. Spesielt Trello tjener stor ros for å være så enkel å bruke. Det kan bare gjøre en brøkdel av det Smartsheet kan, men hvis alt du ønsker fra appen er en måte å samarbeide administrere og spore oppdrag på, kan Trello være en bedre passform.

I motsetning til Trello, kan du imidlertid legge hierarkier til oppgavelisten din i Smartsheet. Med et klikk kan du innrykke rader under overordnede rader. Du kan enkelt dra celler og rader inn og ut av overordnede rader, eller ta tak i den overordnede raden for å flytte den og alle barnereggene.

Vil du se regnearket på en annen måte? Legg til en kolonne for start- og sluttdatoer, og du kan generere et Gantt-diagram for arket. Legg til noen kolonner til og juster noen innstillinger, og oppgaver kan kobles sammen på Gantt-diagrammet for å gjenspeile når den ene slutter og den andre begynner. Dessverre deler Gantt-diagrammet inelegant skjermen med regnearket.

Smartsheet utmerker seg med å legge til den typen verktøy du ønsker standard regneark gitt på en mer brukervennlig måte. Med det betingede formateringsverktøyet kan du for eksempel definere parametere utfylling av tomt. Det tar bare noen få klikk for å sette opp et ark som automatisk fremhever en hvilken som helst rad som har verdier du vil legge vekt på. Det samme gjelder rapportgenererende system som spretter ut nye ark basert på dine spesifiserte kriterier.

Fordi Smartsheet har alle verktøyene til et regnearkprogram og en prosjektleder, kan du lage kraftige hybriddokumenter. For eksempel kan du lage et budsjettark som bruker formler for å beregne utgiftene for hvert prosjekt i et selskap, og du kan også tilordne hvem som er ansvarlig for hvert prosjekt, hvor langt det prosjektet har kommet og tidspunktet for begynnelsen av hvert prosjekt. og slutt.

Selvfølgelig kan du gjøre mye mer med Smartsheet. For eksempel kan du koble celler på ett ark til celler på et helt annet ark, og la data flyte mellom prosjekter. Du kan opprette webskjemaer for å samle data som automatisk legges til det aktuelle arket. Med litt finagling kan du legge til fremdriftslinjer i Gantt-diagrammer. Med enda mer finjustering kan du se og administrere hvor mye arbeid som tildeles hver person i bedriften, og balansere belastningen deretter. Tjenesten kan også importere de gamle regnearkene dine, slik at du kan gjøre ditt eksisterende organisasjonssystem mer smart.

Tar Smartsheet videre

Smartsheet har et par pene funksjoner som er verdt å lære. Spesielt er arbeidsflyt verdt å utforske. Arbeidsflyter er en funksjon som lar deg lage din egen automatisering i appen. Du angir noen parametere, og når betingelsene er oppfylt, skjer en annen handling automatisk. Du kan for eksempel opprette følgende arbeidsflyt: Etter 1. januar, når et element er merket "fullført", varsler du Mary Manager med en melding som minner henne om å gå gjennom arbeidet med klienten.

Workflows-grensesnittet er enkelt å bruke, selv om det ikke ser veldig imponerende ut, med et ganske rudimentært design.

I en tidligere anmeldelse av Smartsheet bemerket vi at det ikke er et ideelt system for tidssporing, rapportering og noen få andre vanlige forretningsoppgaver. Gjerne kan du være i stand til å finne og tilpasse en mal som fungerer etter dine spesifikke behov, eller du kan bygge et system hvis du er flink nok med regneark. Men det er foreløpig ingenting i appen for tidssporing. Da vi spurte en representant for selskapet om dette problemet, nevnte de at Smartshee nylig hadde anskaffet 10000ft, en forretningsapp for ressursplanlegging, prosjektplanlegging og tidssporing. Med tiden kan du forvente å se mer synergi mellom de to appene.

Noe annet som bemerkes i en tidligere anmeldelse som er endret, er hvordan Smartsheet lagrer data. Tidligere var det ingen automatisk lagring i det hele tatt. Du måtte trykke en lagringsknapp manuelt, noe som er svært uvanlig for en skybasert app. Nå er det imidlertid alternativer for automatisk lagring med intervaller. Sørg for å velge de to alternativene i dine personlige innstillinger: Lagre automatisk etter 1 minutts inaktivitet og lagre endringene mine automatisk når jeg legger igjen et ark, en rapport eller et dashbord. Disse innstillingene er bedre, men er fortsatt ikke ideelle. Vi vil gjerne se at Smartsheet har automatisk lagring for hver aktivitet.

Integrasjon og mobile apper

Ut av boksen fungerer Smartsheet med en god del andre apper og tjenester, for eksempel Box, Dropbox og Google Drive. Det er også en omfattende app-butikk for å legge til mer funksjonalitet. Hvis du ikke finner det du trenger, kan du bruke Zapier til å koble Smartsheet til andre apper eller jobbe med Smartsheets API.

På mobilsiden har Smartsheet apper for iOS og Android. Mobilappen er godt optimalisert i den forstand at den ikke er så overveldende og svimlende som du kanskje forestiller deg for et regneark-program. Det fungerer best for ting som å fange opp diskusjoner eller bevise filer.

Begge verdens beste og verste

Smartsheet er et kraftig prosjektstyringsverktøy på både gode og dårlige måter. For mange prosjektledere har regneark kjent og fleksibilitet. De håndterer rådata, og du kan bygge dem for å gjøre hva du vil. Det kan være møysommelig å lære å bruke dem hvis du ikke allerede har det fort. Dessuten kan mengden tilpasning de noen ganger trenger kreve ferdigheter som er et hakk ved faktisk dataprogrammering.

Det gode: Smartsheet er kraftig og fleksibelt, med en enorm del av hjelpedokumentasjon og opplæringsvideoer. Det dårlige: Du ender opp med å beherske både prosjektstyringsprogramvare og regnearkprogramvare.

Hvis prosjektledelse via regneark lyder opp smugene dine, vil du ikke finne noe bedre enn Smartsheet. Hvis du er en liten bedrift som trenger å bli sprukket med prosjektledelse raskt uten en Excel-master ved din side, hold deg til noe som er mer brukervennlig. De beste valgene dine bør være redaktørens valg Zoho Projects, som er utmerket for små bedrifter med et budsjett, Teamwork Projects, som er kjent for sin brukervennlighet, og LiquidPlanner, som er best for veldig store organisasjoner med sammensatte behov.