Trello anmeldelse og vurdering

Online verktøy for samarbeid og kommunikasjon kommer i et bredt utvalg. Noen, for eksempel Jira, er populære blant programvareutviklere, som kan bruke en smidig eller tidsmessig arbeidsstil. Trello tar en annen tilnærming og bruker i stedet en kanban-stil arbeidsmetodikk, som er svært visuell. Trello er et arbeidsområde på nettet, som brukes til å administrere arbeid av alle slag, enten det er forretningsprosjekter eller personlige gjøremål. Det fungerer ganske enkelt, med dra-og-slipp-evner og et intuitivt grensesnitt. Hvis du tenker på å bruke det til ekte prosjektstyring, bør du imidlertid vurdere at det mangler grunnleggende prosjektledelsesgrunnlag som Gantt-diagrammer, tidsporingskomponenter og rapporteringsverktøy. Du kan legge til disse funksjonene gjennom appintegrasjoner og plugins, men de er ikke inkludert som standard når du registrerer deg for Trello eller betaler for en premiumkonto. Trello er iøynefallende og morsom, og det er en veldig god samarbeidsløsning for visse typer arbeid og team. Å finne ut om det er riktig for teamet ditt, kan imidlertid ta litt prøving og feiling.

Pris og planer

Trello tilbyr fire servicenivåer: en gratis konto, pluss tre versjoner av betalte kontoer kalt Gold, Business Class og Enterprise.

Gratiskontoen gir deg mye å prøve uten for mange restriksjoner. Du kan opprette og administrere så mange tavler, lister og kort du vil og legge ved filer på opptil 10 MB. Det er ingen grenser for antall personer som kan bli medlem av kontoen din. Begrensningene er at du bare får én Power-Up, eller integrasjon, per styre. Power-Ups inkluderer Salesforce, Join.me (for videokonferanser), Slack, Zendesk, Github og så videre. Den fullstendige listen over Trello Power-Ups er online.

I tillegg til den ene integrasjonen, kan du koble til tre forskjellige skylagringstjenester: Google Drive, Box og Dropbox. Med en gratis konto får du bare grunnleggende funksjonalitet med lagringstjenestene, noe som betyr at du kan legge til lenker til filer på Trello-kortene dine. Hvis du velger å gjøre en av disse lagringstjenestene til Power-Up, får du litt ekstra funksjonalitet. Når det gjelder Google Drive, kan du forhåndsvise filer rett fra Trello og til og med lage nye dokumenter rett fra Trello-appen.

For $ 5 per måned eller $ 45 per år, kan du oppgradere din gratis Trello-konto til en Gold-konto. Det er to alvorlige fordeler med å ha en gullkonto. For det første øker den maksimale filstørrelsen for vedlegg til 250 MB. For det andre får du tre Power-Ups (integrasjoner) per brett i stedet for bare en. De andre fordelene, for eksempel tilpassede emoji og flere klistremerker, føles mer som kjøp i appen for videospill enn produktivitetsforbedre.

Business Class- og Enterprise-regnskapet er en annen historie. Den største forskjellen mellom dem og gratis- og gullkontoer er at toppnivåene kommer med administrasjonskontroller.

Trello Business Class koster $ 119, 88 per bruker per år, noe som virker på $ 9, 99 per person per måned. Det er det dobbelte av det det pleide å være. Med dette kontonivået får du ubegrenset Power-Ups, en maksimal filstørrelse vedlegg på 250MB, og mange tilpasningsalternativer. Administratoren av en Business Class-konto kan spesifisere hvilke brukere som kan opprette tavler, med hvilke tillatelsesnivåer - alt fra offentlige styrer til private tavler til tavler som bare er synlige for dem i organisasjonen. Trello Business Class gir deg også muligheten til å invitere folk til å ha skrivebeskyttet tilgang til styrene dine, slik at du trygt kan dele relevant informasjon med eksterne samarbeidspartnere. Du kan deaktivere kontoer om personer som har forlatt organisasjonen uten å utslette alle historiske data. Bedriftskontoer kan også integreres med Google Apps.

Trello Enterprise, som bruker tilpassede priser, er ment for organisasjoner med mer enn 100 personer. Enterprise-kontoen kommer med alt på Business Class-kontoen, men med telefonstøtte, en dedikert kontakt hos Trello og forenklet fakturering. Se Trellos Enterprise-side for mer informasjon.

Trello pleide å være ganske billig, spesielt for team som er mindre enn 15 personer, men som jeg nevnte, har prisen doblet seg siden 2015. Nå er Trellos kostnad mer i tråd med andre produktivitetsapper, inkludert dedikerte prosjektstyringsapper, som tilbyr litt mer. Selvfølgelig er kanban-stil samarbeidsverktøy som Trello og ekte prosjektstyringsapper ikke det samme, så det er ikke en sammenligning av epler til epler.

Likevel er det godt å vite hvor mye programvare som er i samme generelle kategori, for å få en følelse av hva som er en god del og hva som ikke er det. PCMags to favorittplattformer for prosjektstyring, Zoho Projects og Teamwork Projects, har eksepsjonell attraktive priser. Teamwork Projects betaler $ 49 per måned plan (fast avgift) for ubegrensede brukere, og den planen inneholder støtte for opptil 40 prosjekter med 20 GB lagringsplass. Det inkluderer også interaktive (dra-og-slipp-kompatible) Gantt-diagrammer og verktøy for å spore milepæler - alt det du forventer av en streng prosjektledelsesapplikasjon. En lignende pakke fra Zoho Projects koster en flat $ 50 per måned for 50 prosjekter og 100 GB lagringsplass.

Mange andre prosjektstyringsapper belaster per bruker per måned. LiquidPlanner, for eksempel, starter på en mye høyere $ 29 per bruker per måned avgift (og har et ti bruker minimum), men det har omfattende rapporterings- og faktureringsverktøy. Comindware Project, en tradisjonell prosjektledertjeneste med litt mer beskjedne funksjoner, fungerer som den samme prisen som Trello Business Class: $ 9, 99 per bruker per måned.

Komme i gang med Trello

Trello og andre kanban-apper bruker tavler, lister og kort i stedet for tidslinjebasert struktur sett i prosjektstyringsapper, som ser på prosjekter, oppgaver og milepæler. Prosjektledelse er designet for prosjekter som har en konkret sluttdato og en leverbar, mens kanban styrer er designet for å hjelpe team med å styre forskjellige typer arbeid, og ikke nødvendigvis endelige prosjekter.

Det hjelper å ha et eksempel, og jeg vil gi et veldig grunnleggende. Se for deg at du har et kanban-styre for en huskeliste for familien. Du kan forestille deg det som et plakattavle med klistremerker. Det er tre kolonner (Trello kaller dem lister) merket å gjøre, gjøre og gjort. I den første oppgaven-kolonnen legger familiemedlemmer kort med en oppgave som må gjøres. La oss også si at familien har bestemt at hver person har ansvar for ikke mer enn tre oppgaver om gangen. (Det er en typisk kanban-stilregel - den hjelper brukere å fokusere.) Når familiemedlemmer velger oppgaver som de vil gjøre eller blir tildelt dem, skriver de navnet sitt på de aktuelle kortene og flytter dem inn i kolonnen Gjør. Når en oppgave er fullført, flytter den ansvarlige den inn i Ferdig-kolonnen.

Fra eksemplet kan du skaffe to store fordeler med kanban. Den ene er at designen og reglene for engasjement begrenser hvor mye arbeid folk kan ha på tallerkenene om gangen, slik at de ikke blir overveldet. Det andre er at alle har synlighet i tilstanden til arbeidet som organisasjonen (i dette tilfellet familien) trenger å gjøre. Dette gir mulighet for både ansvarlighet og muligheten til å hjelpe andre teammedlemmer som faller bak.

Kort i Trello kan ha mye detaljer om dem. I tillegg til å ha en oppgave og navnet på den som er tildelt, kan et kort ha en liste over undervurderinger, forfallsdato, en detaljert beskrivelse, hyperkoblinger, vedlegg og mer.

interaktivitet

Trello er en interaktiv nett-app, med veldig gode dra-og-slipp-evner. Hvis du for eksempel vil laste opp bilder eller legge ved PDF-filer til et kort, kan du velge dem fra datamaskinen din og dra dem rett på kortet. De laster opp på bare noen få sekunder. Du kan også laste opp fra Google Drive, Box, Dropbox eller en URL. Jeg liker at Trello tar alle visuelle eiendeler du laster opp og legger til en av dem som et omslagsbilde til kortet ditt, slik at du enkelt kan identifisere oppgaven når du ser på brettet.

Selv om du kan tilordne noen til et kort og angi en forfallsdato, vil du ikke finne mer avanserte prosjektstyringsfunksjoner, for eksempel å estimere best- og worst-case-scenarier for hvor lang tid en oppgave kan ta å fullføre. Det er også rart for meg at kort ikke kan sjekkes ut som gjort, selv om de kan ha en forfallsdato, men kanskje jeg prøver å pigeonhole dem til å være oppgaver når de ikke er det. Du kan imidlertid arkivere kort når du er ferdig med dem.

Trello lar deg legge til fargekodede etiketter på kort, men til tross for store forhåpninger, fant jeg at de var et svikt. Hver etikett må være fargekodet, noe som betyr at du går tom for lett identifiserbare farger etter kanskje 10 eller 12. Jeg vil heller bare se nøkkelordene jeg valgte å bruke som etiketter eller tagger og ha pålitelige verktøy for å søke og filtrere informasjon basert på dem.

Som jeg har nevnt, har Trello ikke noen av sine egne tidssporingsverktøy, Gantt-diagrammer eller fremdriftsrapporter, men du kan legge til noen av disse funksjonene gjennom tredjeparts Google Chrome-utvidelser. Jeg snakket med en som heter Plus for Trello som legger til tidssporing, rapporter og skrumfunksjoner (scrum er en arbeidsstil som fokuserer på iterasjon, populær blant programvareutviklere). De er ikke dårlige, men de er heller ikke på langt nær så kraftige som funksjonene for rapportering og tidsestimering som finnes i LiquidPlanner, for eksempel. LiquidPlanner kan gjøre ting som å konfigurere en hel tidslinje med oppgaver som er avhengige av hverandre hvis til og med en person går glipp av en tidsfrist.

Du kan koble Trello til andre forretningsapper utover det som er i Chrome Extension-butikken. Tidsrapporteringsverktøy Toggl og Harvest tilbyr begge integrasjon med Trello. Det er greit hvis du er interessert i å samle sammen en unik pakke verktøy som teamet ditt kan bruke. Mange lag vil foretrekke en enkelt pakke som tilbyr alle funksjonene de trenger ut av esken, men det er ingenting i veien for å ta DIY-tilnærmingen, hvis du har ressurser til å gjøre det.

En av Trellos styrker er at det er mer enn en måte å bruke det på. Den er fleksibel nok til å bøye seg mot viljen din, og du kan bli ganske kreativ. For eksempel opprettet jeg et styre i Trello for å holde rede på reiseideer. Listene mine er for forskjellige reiseregioner, og kortene er for spesifikke turer. Inne i kortene har jeg notater om når festivaler skjer i disse områdene, lokale venner jeg bør kontakte før ankomst, og bilder av stedet. Jeg har også en sjekkliste med subtasks, som å sjekke om jeg trenger visum, bestille fly, bestille overnattingssteder, og så videre.

Trellos fleksibilitet kan virke som en eiendel, men det kan også være en belastning ved at du må finne ut hvordan du best kan bruke tjenesten. Jeg har lenge følt det på samme måte med Asana, et fantastisk oppgavehåndteringsverktøy som har så få regler for hvordan jeg bruker det at det kan være skremmende for nye brukere når de prøver å finne ut hvordan det kan fungere for dem. Både Trello og Asana kan være utmerkede verktøy, men det krever et sterkt, tett sammensveiset team å stille opp med litt prøving og feiling når du først tar i bruk verktøyet og bestemmer hvordan det skal brukes.

Apper og tilleggsutstyr

Trello klarer seg bra med mobilapper. Tjenesten tilbyr Trello for Android-telefoner og nettbrett, i tillegg til iPhones og iPads. Det er også en Trello-app for Slack. Mobilappene er nesten identiske med nettstedet. På den ene siden betyr det at det er enkelt å flytte fra Web-appen til mobilappene. På den annen side har ikke mobilappene de samme eiendomsbildene på skjermen, og jeg synes det er veldig vanskelig å bruke dem som frittstående produkter uten at webappen fungerer som det primære grensesnittet. Trellos mobilapper fungerer med andre ord best som ledsagerapper til Web-appen, ikke som din viktigste måte å samhandle med tjenesten.

I tillegg til de mange Chrome-utvidelsene og kompatible apper du kan legge til Trello, støttes det av Zapier og Ifttt. Zapier og Ifttt er tjenester som lar deg koble til apper og verktøy online som ikke er interoperabelt, og nøkkelen er at du ikke trenger å vite hvordan du skal kode for å få dem til å snakke med hverandre. For eksempel kan du koble Trello og GitHub slik at hver gang en ny utgave opprettes i et valgt GitHub-arkiv, opprettes automatisk et Trello-kort på et spesifisert brett med utgiftsdetaljene.

Fleksibel, visuell og lett

Trello tilbyr en fleksibel app for å administrere arbeid samarbeidende. Fordi det er fleksibelt, kan det imidlertid kreve litt eksperimenter for å finne ut hvordan du best kan bruke det på teamet ditt og arbeidsmengden du administrerer. Det er et rimelig lett, fleksibelt og fokusert alternativ til kraftige Editors 'Choice-samarbeidsverktøy som Asana, som krever mye mer tid å sette opp, og som, hvis ikke implementert riktig, faktisk kan trekke fokuset ditt fra jobben. Hvis det du virkelig ønsker er tradisjonell prosjektstyringsprogramvare, kan du finne Trello-lys på funksjoner, da det mangler innebygde rapporteringsverktøy, tidssporingsprogrammer og til og med tradisjonelle oppgaver som du kanskje kjenner dem. For enkel prosjektledelse anbefaler jeg Zoho Projects og Teamwork Projects, våre redaktørvalg på PCMag.