Zoho bøker gjennomgang og vurdering

Zoho er ikke et dedikert selskap for finansielle tjenester som Intuit: Det er en utvikler av veldig gode integrerte produktivitetsapplikasjoner online. Siden 2011 skjedde en av disse Zoho Books, som setter sammen verktøy som tilfredsstiller brorparten av regnskapsbehov for små bedrifter. Zoho Books brukervennlighet, fleksibilitet og dybde innen standard bokføringsområder - salg og kjøp, tids- og prosjektsporing og lagerstyring - er like og noen ganger overgå det som tilbys av konkurrerende nettsteder. Det gir også flere hjelpemidler enn de fleste konkurrenter, noe som er avgjørende for regnskapsløsninger. Blant småbedrifters regnskapsnettsteder er Zoho Books en utmerket verdi, selv om de integrerte lønnsalternativene er begrensede.

Priser og planer

Etter en 14-dagers gratis prøveperiode til Zoho Books, kan du abonnere på basisplanen for $ 9 per organisasjon per måned, som begrenser deg til 50 kontakter, en bruker pluss en regnskapsfører og fem automatiserte arbeidsflyter (mer om det senere). De støttede funksjonene inkluderer fakturaer, kostnadssporing, prosjekter og timelister. Standardplanen ($ 19 per organisasjon per måned) gir deg høyere grenser for alt i Basic, og legger til regninger, leverandørkreditter og rapporteringskoder. Professional ($ 29 per organisasjon per måned) tilbyr ubegrensede kontakter og brukere og 10 automatiserte arbeidsflyter per modul, i tillegg til innkjøpsordrer, salgsordrer og lagersporing.

Prissettingen sammenlignes gunstig med våre redaktørers valg, Intuit QuickBooks Online, som starter på $ 20 per måned for sin Simple Start-plan. Den neste lagen opp er Essentials, som legger til fakturering, flere brukere og tidssporingsmuligheter for $ 35 per måned. Plussplanen på $ 60 per måned tilbyr full sporing av prosjekt og lager. Sage Business Cloud Accounting starter på $ 25 per måned. ZipBooks 'startplan er gratis, og tilbyr ubegrensede kontakter og fakturering, en bankstrøm og administrasjon av inntekter og kostnader. Wave er også gratis å bruke, selv om det krever transaksjonsgebyrer.

Siden vi sist gjennomgikk det, har Zoho Books innarbeidet dusinvis av små endringer som forbedrer fleksibilitet og brukervennlighet, og noen få store endringer, som tillegg til lønn for California og Texas, eksportmaler, dokumentskanning, hurtigtaster og en godkjenningsarbeidsflyt for transaksjoner.

Det er et område der Zoho Books ikke oppfyller eller overskrider standard satt av Intuit QuickBooks Online og Xero, men det er et kritisk område for noen selskaper: Som nevnt ovenfor, er lønn kun tilgjengelig for California og Texas; New York er oppe neste gang. Men på alle andre områder - kontakt- og vareposter, transaksjoner, lager- og prosjektstyring, tilpassbarhet, automatisering og brukergrensesnitt - er det blant de beste vi har vurdert.

Generøs oppsett, importalternativer

I sin installasjonsprosess tilbyr Zoho Books det beste fra begge verdener. Nettstedet leder deg gjennom en serie skjermer etter at du har opprettet en konto (ZipBooks mangler dette verktøyet), noe som hjelper deg med å konfigurere dine personlige innstillinger. Det forteller deg på hver side at du kan gå tilbake til innstillingsalternativene senere hvis du foretrekker det.

Som noen konkurrenter deler Zoho Books oppsettarbeidene dine i grupper med relaterte oppgaver. Først på noens liste er selskapsprofilen, som inneholder detaljer som kontaktinformasjon, skattegrunnlag og regnskapsår. Nettstedets tilpasningsevne blir tydelig selv på denne siden, som vanligvis er en kuttet og tørket samling av fakta: Du kan definere opptil fem tilpassede felt. Deretter legger du inn åpningsbalanser. Og hvis mer enn én person trenger å bruke Zoho Books, kan du konfigurere dem som flere brukere ved å tilordne dem til et av flere tilgangsnivåer, som alle kan klones og noen kan redigeres.

Det er lite data du ikke kan importere til Zoho Books. Du kan laste ned eksempelfiler for å sikre at kartleggingen din er riktig, og deretter importere kontakter, vareposter og salgs- / kjøpstransaksjoner i CSV og en håndfull andre globale formater (sistnevnte funksjon er unik for Zoho Books blant småbedriftsregnskapstjenester vi testet).

Utmerket brukergrensesnitt, navigasjon og hjelp

Zoho Books dashbord gir mer økonomisk informasjon enn Kashoos gjør, men det er ikke så interaktivt som Xero. Kortsiktige og forfalte fordringer / gjeld og kontantstrøm vises øverst i både tall og grafer. Nedenfor er et tilpassbart diagram som sammenligner inntekter og utgifter, og en regnskap for de beste utgiftene dine. Prosjektstatus og kontosaldoer, med lenker til transaksjonsregistre, avrunder skjermens data.

Zoho Books 'brukergrensesnitt er usedvanlig rent, attraktivt og lett å forstå. Den venstre vertikale ruten viser navigasjonslenker til Zoho Books funksjonelle områder: Dashbord, kontakter, varer, bank, salg, kjøp, regnskapsfører, timeliste og rapporter (og nå, lønn). Noen tar deg rett til en arbeidsskjerm, mens andre viser en undermeny med alternativer. En effektiv kombinasjon av knapper, nedtrekkslister, utfyllingsfelt og avmerkingsbokser gjør navigasjons- og dataregistreringsalternativer ganske tydelige.

Klikk på det lille tannhjulikonet i øverste høyre hjørne, så åpnes en meny som viser koblinger til konfigurasjonssider for mange funksjoner. Disse inkluderer valutaer, avgifter, maler, påminnelser og automatisering. Det er også en kobling til en side som viser alle de innebygde integrasjonene som Zoho Books har med andre applikasjoner (foruten sin egen Zoho CRM, Zoho Expenses og andre), som Office 365, Outlook, Avalara, Slack og Square.

Du vil også klikke på lenken til tjenestens Innstillinger før du starter opp den økonomiske virksomheten. Blant mange andre ting kan du slå av noen av de mer avanserte modulene, spesifisere klientportalinnstillinger (uvanlig på dette produktnivået), lage flere tilpassede felt for nesten alle typer poster og transaksjoner, og etablere innstillinger for leveringsmerknader og pakkelapper (to verktøy som ikke finnes på konkurrentenes nettsteder).

En lenke for å hjelpe ressurser vises også øverst til høyre på skjermen. Zoho Books 'tallrike veiledningsverktøy (vanlige spørsmål, dokumentasjon, fellesskap) som konkurrerer med Xero, som har noen av de beste støttealternativene jeg har sett. Du kan også kontakte eksperter via chat, telefon og e-post. Merk imidlertid at Zoho Books ikke har nesten det nettverket av eksperter som hun har tilgjengelig som QuickBooks har bygget opp i mer enn et kvart århundre siden det ble utgitt. Når det er sagt, er bassenget respektabelt for et produkt som først kom ut i 2011.

Imponerende poster

Zoho har satt sammen et sett med maler, transaksjonsformer og rapporter som imponerer. Vær imidlertid oppmerksom på at QuickBooks fremdeles har kanten når det gjelder rapportering av tilpassing.

Kontakter kan være kunder eller leverandører eller begge deler. Du oppgir den primære kontaktinformasjonen øverst i hver post, og flytter deretter ned til et fanevindu nedenfor som lar deg veksle mellom skatte- og betalingsdetaljer, adresse, kontaktpersoner, tilpassede felt, rapporteringsmerker og merknader. Ingen andre regnskapssider for småbedrifter vi har sett på, lar deg lage opptil 10 tilpassede felt for poster, og ikke en av dem støtter så grundige profiler for kontakter.

Når du har bygd noen kontaktposter, kan du se hver i et vindu som igjen er bedre enn Zoho Books 'rivaler. Nøkkelkontaktinformasjon vises på standardskjermbildet, i tillegg til tall og grafer for fordringer / gjeld og inntekter / utgifter - slags mini-dashbord for hver kunde. Klikk på fanen Transaksjoner, så får du en liste over alle transaksjoner med den kontakten og statusen for hver. Fanen Siste aktiviteter åpner en slags revisjonsspor for den nåværende kontakten.

Lagerstyringsegenskaper overgår også konkurransen. Vareposter inneholder standardfelt (salgs- og kjøpsbeskrivelse, priser og kontoer), men du kan også opprette og bruke måleenheter. Hvis du indikerer at du vil spore inventar, kan du fylle ut felt for åpningslager, åpningslager per enhet, ombestillingspunkt og foretrukket leverandør. Fakturaer viser antallet som er tilgjengelig når du skriver inn et element. Du kan også enkelt sette opp prislister og justere lagernivåene her. Ingen andre småbedriftsregnskapssider tilbyr denne dybden av lagersporing, spesielt med letthet som Zoho Books gjør.

Transaksjonsskjemaer og mer

Zoho Books tilbyr flere transaksjonstyper og mer fleksibilitet i selve skjemaene enn noe annet produkt. Utover de vanlige salgsformene som konkurrentene støtter, inkluderer det fakturaer, leveringsnotater og pakker. Fakturaer inneholder felt for fraktkostnader og justeringer i tillegg til rabatter og omsetningsavgift. Innkjøpstransaksjoner - utgifter, regninger, innkjøpsordrer og så videre - er på samme måte detaljerte og fleksible. I likhet med poster kan transaksjonsformer inneholde opptil 10 tilpassede felt, som er unikt for Zoho Books.

Ingen andre på dette løsningsnivået tilbyr automatiserte arbeidsflyter slik Zoho Books gjør. Dette verktøyet kommer med litt av en læringskurve - det er faktisk ganske sammensatt med mindre du har jobbet med multisegmentformler før - men det kan være ganske nyttig. Du kan for eksempel spesifisere at du vil at salgssjefen skal motta et e-postvarsel når et estimatbeløp endres med mer enn $ 250. Det er et enkelt eksempel - du kan lage formler med enda flere forhold og resultater.

Siden i fjor la Zoho Books til en funksjon som vanligvis ikke finnes på regnskapsnettsteder for små bedrifter - muligheten til å kreve godkjenning for salg og kjøpstransaksjoner. Når dette er slått på i Innstillinger, er det bare en administrator (eller noen som er utpekt av administratoren) som kan godkjenne transaksjoner som fakturaer og innkjøpsordrer.

Også nytt i år er dokumenthåndtering. Skann dokumenter som regninger og kvitteringer, og send e-post eller last dem opp til Zoho Books. Nettstedet leser deretter dato, selgernavn, beløp og utgiftskategori (etter at Zoho Books gjenkjenner et mønster for kategorisering eller bare automatisk "vet") og oppgir informasjonen i transaksjonsformer; du fullfører resten. Fem skanninger per måned er inkludert i abonnementsavgiften, men du kan kjøpe mer. Ingen andre produkter på dette nivået tilbyr en slik funksjon.

Prosjektledelse i Zoho Books er mer dyktig enn andre i denne gruppen, med unntak av Kashoo. Du kan tilordne prosjekter til kunder og velge mellom fire typer faktureringssatser (fast kostnad, basert på oppgavetimer), og deretter tilordne brukere og oppgaver til dem. Du kan også registrere tidsoppføringer hver for seg og gjøre dem fakturerbare eller legge inn timer arbeidet i et regneark-format. Mindre regnskap mangler denne funksjonen, selv om QuickBooks Online er ganske kapabel ved sporing av tid.

Små bedrifter må vanligvis samarbeide med en regnskapsfører for å oppgradere fra en liten bedriftsapplikasjon til en mellomtone, så eksportfunksjonene er viktige. Zoho Books og QuickBooks Online har blant annet disse.

En god mobilopplevelse

Zoho Books viser like stor fortreffelighet i sin iPhone-app og Android-app som i nettleserbasert versjon. Kontaktoppføringer, for eksempel som er ganske robuste i nettleserbasert versjon, blir eksepsjonelt godt utført i mobilappen. Åpne en, så vil du øyeblikkelig se kontaktinformasjon og fordring / fordring. Ikoner på dette skjermbildet lar deg ringe, sende e-post eller sende en melding til kontakten, mens et annet ikon tar deg til lenker for å opprette nye transaksjoner, godta betalinger og mer.

Andre verktøy er like dypt, som appens produktoppføringer, regning-betaling, tidssporing, rapporter og prosjekter. Faktisk kan du sannsynligvis føre virksomheten din fra telefonen din om nødvendig - appene er så omfattende. iPhone- og Android-versjoner har forskjellige navigasjonssystemer, men tilbyr et lignende sett med verktøy. IPhone-appen bruker en verktøylinje nederst på skjermen, mens Android fungerer fra en vertikal meny; begge er ganske effektive og attraktive.

En utmerket verdi

Zoho Books imøtekommer et bredt utvalg av forretningsbehov. Du kan enkelt bruke det du trenger uten å ha mer avanserte funksjoner i veien. Det har ikke rapporten tilpassing eller et stort nettverk av rådgivere slik våre redaktørers valg, QuickBooks Online gjør, og den tilbyr heller ikke de omfattende lønnsalternativene som konkurrenter har. Men tjenesten tilbyr flere unike funksjoner som ikke finnes i konkurrenter, for eksempel tilpassede transaksjonsfelt, CSV-import og automatiserte arbeidsflyter. Likevel, hva Zoho Books gjør, gjør det ekstremt bra. Hvis du er i markedet for en ny regnskapsløsning og allerede har en lønnstjeneste du er fornøyd med, er Zoho Books vel verdt å vurdere.