Innholdsfortegnelse:
- 1 Start showet øyeblikkelig
- 2 Gå B eller W for å få fokus på deg
- 3 Hopp over kulene
- 4 Ta enkelt skjermbilder
- 5 Begynn med et tomt lerret
- 6 Hold valgruten praktisk
- 7 Sett inn bilder fra Flickr, OneNote
- 8 Legg til nett og linjaler
- 9 Animer dine diagrammer
- 10 Bruk lesevisning for å forhåndsvise
- 11 Sett opp en Kiosk-presentasjon
- 12 Utgang til video
- 13 Gjør musikk utvidet over flere lysbilder
- 14 Ikke kopier og lim inn; Duplisere.
- 15 Animer noe
- 16 Kombiner figurer
- 17 Fjern bakgrunnsbilder
Video: Top 15 Microsoft PowerPoint Tips & Tricks (Oktober 2024)
Det kommer en tid i nesten hver eneste unge (eller gamle) kontorarbeideres liv der avlukket må vike for styrerommet, eller enda verre, til daisene. Det betyr å snakke i offentligheten, og oftere enn ikke, at snakk vanligvis er ledsaget av lysbilder. Slike presentasjoner er inngrodd i den offentlige bevisstheten, fra å se administrerende direktører med store navn spore hastigheter og feeds om nye dingser, til fascinerende TED-samtaler om hvert tema under solen. Selv lærere i klasserommet gir leksjoner på en måte som den gamle tavlen aldri kunne formidle.
Det er rimelig å si at de aller fleste av disse presentasjonene er laget med PowerPoint, presentasjonsverktøyet som er en stift i Microsoft Office-pakken. Nettstedet SlideNirvana.com anslår at PowerPoint er på minst 1 milliard datamaskiner over hele verden (med en B!). Hvis til og med en tredjedel av dem bruker programvaren, tilsvarer det fortsatt hele befolkningen i USA som lager lysbildebaserte utstillinger.
Og de fleste av dem suger. Det er kanskje ikke kvantifiserbart, men så mange artikler er skrevet om det faktum - og så mange av oss lever gjennom dem - det er vanskelig å argumentere for (makt) poenget. På samme måte er det skrevet mange, mange artikler og hele bøker om hvordan man kan lage effektive presentasjoner. Dette er ikke en av disse historiene.
Denne samlingen av tips handler om vagaries av den kraftige PowerPoint-programvaren i seg selv. Det er ment for de med et inntrykk av det grunnleggende og utover som leter etter den ekstra lille gåsen for å få mest mulig ut av programmet. Vi håper med disse triksene - noen av dem uunngåelig vil ha noen råd for bedre presentasjoner og lysbildefremvisning - bidra til å gjøre ditt neste taleengasjement enda mer overbevisende. Merk at disse tipsene er spesifikke for PowerPoint 2013, den nyeste versjonen.
(Bilder i lysbilder ofte laget med lysbildefremvisning fra SlideShare .)
1 Start showet øyeblikkelig
Vi har alle sett for mye av programlederens bærbare skjermer, fulle av rotete ikonstrødte stasjonære datamaskiner eller uleste e-poster, mens de prøver å starte en PowerPoint-presentasjon. Få rett til det ved å navngi filen med en.PPS (eller.PPSX) filtype. Det er et PowerPoint-show, og et raskt dobbeltklikk på det går rett inn i lysbildefremvisningen, ikke PowerPoint-redigeringsmodus. Klikk Esc for å avslutte lysbildefremvisningen.
2 Gå B eller W for å få fokus på deg
Når du presenterer, er lysbildene ment å hjelpe deg, høyttaleren - ikke bli en distraksjon. Når tiden er inne for å sørge for at publikum legger merke til deg alene, trykker du på B-tasten for å sende skjermen til en fullstendig black out, eller W-tasten for å gå til en hvit ut. Trykk deretter på hvilken som helst tast eller klikk med musen for å komme tilbake til lysbildene. Det er en god teknikk for å få øynene opp for deg, selv om lysbildet er fullt av notater, animasjoner eller video.
3 Hopp over kulene
Ta en signal fra Steve Jobs og Tim Cook. Punktliste ser ikke riktig ut. Den smarte måten å lage en liste på er å slippe hvert listeelement om gangen, helst ved siden av et stort bilde som er det virkelige fokuset. Gi hver listeartikkel sin egen grunn når du snakker… men aldri med kulene.
4 Ta enkelt skjermbilder
Hvis presentasjonen din handler om å demonstrere noe som vanligvis er på dataskjermen, gjør PowerPoint det enkelt å ta skjermbilder. I kategorien Sett inn klikker du på Skjermbilde-ikonet, og du vil se et miniatyrbilde av hvert av de åpne vinduene. Endre størrelse på vinduet for å vise nøyaktig hva du vil først, så kom tilbake og velg det - det vil falle ned i lysbildet du redigerer.
5 Begynn med et tomt lerret
Mange skylder på dårlige lysbildepresentasjoner på en skyldige: ferdiglagde lysbildemaler. Det er mange av dem som er inkludert i PowerPoint, og tusenvis av dem online, gratis og til salgs. Det beste du kan gjøre for å lage en presentasjon til din egen, er å starte fra ingenting. Ta opp det blanke, personaliser det med din egen kunst, og bruk noen unike skrifter. Det går langt i retning av å gjøre noe unikt og minneverdig for publikum.
6 Hold valgruten praktisk
Gå til Rediger-delen på Hjem-fanen og velg Velg> Utvalgsrute. Det vises på høyre side (du kan dra det til venstre). Hold det åpent mens du jobber - dette kontrollpanelet som lar deg ikke bare navngi hvert element på skjermen, men ordne rekkefølgen på lagene med elementer (for eksempel hvis et bilde er bak teksten, flytt det opp). Klikk på det lille øyeikonet ved siden av hvert element for å skjule det, slik at du kan konsentrere deg om de andre områdene.
7 Sett inn bilder fra Flickr, OneNote
Gå til kategorien Sett inn og velg Online bilder. Blant alternativene du vil se for innsetting av bilder, er standard ting som Office.com Clip Art og Bing Image Search (sørg for at de er Creative Commons-bilder!), Men også Flickr, OneNote og Facebook. Et raskt klikk på hver vil knytte din Microsoft-konto til de aktuelle kontoene (i Flickrs tilfelle er det din Yahoo ID), slik at du kan hage bilder fra kontoen du vil sette inn. Klikk på alternativet Se mer, og det er en søkeboks. Du kan ikke søke i andres kontoer, bare dine egne. Så Flickr-brukere, du må fremdeles besøke nettstedet for å laste ned flotte, høyoppløselige Creative Commons-bilder som er gratis å bruke i presentasjonen.
8 Legg til nett og linjaler
Det er mye enklere å sammenstille ting i PowerPoint enn det pleide å være, men hvis du vil gjøre det visuelt, bruk rutelinjer og linjaler. De er ikke på som standard, men de er enkle nok til å slå på - høyreklikk på et sted utenfor selve lysbildet, men ikke i sidefeltene. Du får en rullegardin for å slå på rutenett og linjaler, samt mer tydelige linjer for den horisontale og vertikale delingen av hvert lysbilde; legg en markør over disse linjene, og du kan dra dem rundt. Høyreklikk på dem, og endre farge slik at de skiller seg ut.Når du høyreklikker på rutelinjene (faktisk prikker som er i nærheten), får du en rullegardin og kan velge Rutenett og guider. Det fører til en dialogboks der du kan be PowerPoint om å "knippe" elementer til linjene, slik at de automatisk justeres. Du kan endre avstanden mellom linjene, så rutenettet ikke er overveldende.
9 Animer dine diagrammer
Å feste et Excel-esque-diagram er omtrent så enkelt som det blir i PowerPoint: Gå til Sett inn fanen, klikk Diagram, og det vil feste et inn med prøveinformasjon du enkelt kan erstatte. Hva er kult: animere diagrammet ett element av gangen. Når du har satt inn et diagram, klikker du på kategorien Animasjoner, slår deretter på animasjonsruten og klikker deretter Legg til animasjon. Velg en animert effekt. I animasjonsruten der du ser oppføringen for diagramets animasjon, høyreklikker du og velger Effektalternativer. Dette lar deg legge til lyd og endre animasjonstimingen, men i den endelige fanen - Kartanimasjon - endre gruppediagram fra "Som ett objekt" til "Etter kategori." Når diagrammet vises på skjermen, vil det vises ett element av gangen mens du klikker, med stolper eller kakestykker som kommer etter hverandre, som om hvert var sitt lysbilde.
10 Bruk lesevisning for å forhåndsvise
Du trenger ikke å hoppe til lysbildefremvisningsmodus for å se hvordan presentasjonen vil se ut mens du jobber. Bytt til Lesevisning, et av valgene på Vis-fanen, og du får et øyeblikkelig inkling, uten at PowerPoint overtar hele skjermen (inkludert Windows-verktøylinjen). Enda raskere måte: klikk på "åpen bok" -ikonet i statuslinjen nederst i PowerPoint for raskt å hoppe frem og tilbake.
11 Sett opp en Kiosk-presentasjon
Kioskmodus er når presentasjonen er satt til å bare spille, om og om igjen, enten det er med menneskelig innblanding eller ikke. Uansett spiller den bare og hopper ikke ut for å gi seeren tilgang til skrivebordet. Det er perfekt for messer og naturlig nok kiosker som du finner i et kjøpesenter.For å gjøre det, klikk på fanen Lysbildefremvisning, velg Konfigurer lysbildefremvisning, og klikk ved siden av Browsted at kiosk i dialogboksen (fullskjerm). Du kan også stille den til å løpe kontinuerlig, eller til og med å hoppe over lydfortellinger du har innebygd, eller animasjoner. Gå deretter til Overgang-fanen til Varighet-boksen, slik at du kan stille inn en tid for hvor lenge et lysbilde skal vises - klokka er i sekunder. Hvis du klikker på Bruk på alle, tilordner den selvfølgelig den timingen til hvert lysbilde.
Hemmeligheten bak rømming fra kioskmoduspresentasjoner? Trykk Esc-tasten.
12 Utgang til video
Det andre alternativet for en kiosklignende presentasjon som bare spiller og spiller, er å sende ut hele lysbildedekket til et videoformat. Den bruker overgangstidene du har forhåndsinnstilt, lyden du har spilt inn for å spille av hvert lysbilde, til og med animasjonene du har angitt i hvert lysbilde. (Videoer også, hvis de kommer fra harddisken din - den gir ikke ut en innebygd video fra YouTube eller lignende.) Den resulterende WMA- eller MP4-filen fungerer som en sjarm i en spiller som VLC Player, som selv kan være satt til fullskjerm med konstant sløyfe.
13 Gjør musikk utvidet over flere lysbilder
Det er enkelt å sette inn lyd i et lysbilde - du klikker på kategorien Sett inn, velger Lyd, og du kan velge fra Online Audio (selv om det aldri fungerer for meg. Jeg får bare Microsoft Clip Art som et alternativ uten noe å velge mellom; MS trenger en takle SoundCloud), lyd på harddisken din som en MP3-fil, eller muligheten til å spille inn din egen fortelling. Som standard spiller all lyd som er satt inn på et lysbilde for akkurat det lysbildet. Du kan endre det.Klikk på høyttalerikonet som viser at du har innebygd lyd. Du ser lydverktøy over kategoriene øverst. Velg den nye avspillingsfanen. I Start-delen merker du av for "Spill over lysbilder." Det er det - nå vil lyden spille av i løpet av de neste lysbildene, til musikken går tom. Enda bedre, klikk på Trim Audio for å få den delen du trenger. Du kan også gjøre musikkikonet usynlig ved å merke av "Skjul under visning", men det gjør det umulig å klikke på det og starte lyden. (Det er imidlertid en god idé å bruke den når du sender ut lysbildene til video.)
Dette fungerer ikke så bra med voice overs, men du kan prøve det. Hver lydinnlegning har sin egen volumglider, så skru ned den generelle lydstyrken på et musikalsk bakgrunnsspor hvis du planlegger å sette inn annen lyd.
14 Ikke kopier og lim inn; Duplisere.
Du kan trykke på Ctlr-C for å kopiere og Ctrl-V for å lime konstant hvis du må gjenbruke et element på et lysbilde om og om igjen. Duplisering er enklere: hold Ctrl mens du klikker og drar på det aktuelle objektet. Det vil lage en nøyaktig dupe. Fortsett å velge og lage dupes, og de vil også plassere seg jevnt ut også.Den store tingen å dupe er hele lysbildet eller sett med lysbilder. Bare velg en eller flere lysbilder i venstre navigasjonsrute, gå til Sett inn, klikk på Ny lysbildemeny og velg Dupliser valgte lysbilder.
15 Animer noe
Du kan ta tak i omtrent ethvert element av et PPT-lysbilde og få det til å bevege seg. Velg elementet, gå til Animasjoner-fanen, og i høyre ende av Animasjonsgalleriet, klikk på pil ned for å få "Mer". Det vil være mange, mange bevegelsesalternativer å velge mellom for hvordan et element vises, får vekt eller forsvinner - men for animert bevegelse, gå til fjerde seksjon. Hvis du velger Custom Path, kan du få objektet til å gjøre omtrent alle ville bevegelser du ønsker på skjermen før det legger seg.En av reglene for gode presentasjoner pleier selvfølgelig å ikke animere noe hvis du kan hjelpe det. Så husk det. Ingen vil ha et publikum med bevegelsessyke.
16 Kombiner figurer
Du kan sette inn mange forhåndsopprettede figurer fra kategorien Sett inn. Men visste du at du kan blande og matche dem for å lage unike nye former? Bare legg dem dit du vil, velg alle objektene, klikk på tegneverktøyene> Format-fanen og bruk Merge former-menyen til å lage noe nytt som kombinerer dem, trekke fra hverandre der de skjærer hverandre og andre morsomme alternativer. Det er en kul måte å lage et Venn Diagram på. Dette verktøyet fungerer til og med med tekst og bilder, slik at du kan sette inn et bilde i en form, bilder i et ord eller sette inn tekst i en form.
17 Fjern bakgrunnsbilder
Du kan rydde opp i et bilde ved å ta ut bakgrunnen. Velg den, klikk på Bildeverktøy> Format-fanen, og klikk deretter Fjern bakgrunn. Det er nesten så enkelt, men det du ser er et bilde belagt i lilla - alt i den fargen er det PowerPoint vil fjerne. Du må justere den med markeringsområdene for å beholde og merke områder for å fjerne verktøy. Juster først området slik at du får alt bildet du ønsker - det vil prøve å beskjære det tett. Når du bruker et av verktøyene, kan du klikke og dra linjer for å vise hva som skal bli eller gå (minustegn betyr at det blir slettet), eller bare klikke på forskjellige steder. Klikk på Behold endringer for å drepe den bakgrunnen død.
