Bli organisert: hvordan du bruker sporendringer i google docs

Siden 2014 har Google Dokumenter tillatt folk å spore endringer mens de redigerer eller samarbeider om arbeidet med andre. Muligheten til å spore endringer gir deg mer redigeringskraft på to måter. Først kan du redigere ditt eget arbeid uten å gjøre endringene dine, i tilfelle du eller noen andre ønsker å gjennomgå dem. For det andre kan du opprette et dokument og dele det med andre, og de kan foreslå endringer i filen, som du eller noen andre kan se og godta, avvise eller ytterligere endre. Det gjør prosessen med å samarbeide mer oversiktlig og enklere å administrere.

Mens mange omtaler denne funksjonaliteten som Spor endringer - det er det det heter i Microsoft Word, og det har eksistert i lengre tid der - kaller Google det For å foreslå. Det fungerer på samme måte som funksjonen i Microsoft Office. Faktisk, hvis du importerer en Google Doc til Microsoft Word eller omvendt, blir alle sporede endringer eller forslag bevart og synlige.

Slik bruker du forslag i Google Dokumenter.

Slik aktiverer du forslagsmodus

Hvis du skriver og redigerer solo, eller foreslår endringer i andres arbeid, kan du starte med å aktivere forslagsmodus. På øverste høyre hjørne av skjermen ser du på et pennikon og ordet redigering på skrivebordet. Klikk på den, og velg Forslag. På mobile enheter kan du se i innstillingsmenyen, der det heter Foreslå endringer. Slå den på.

Når du har aktivert Forslag, vises de nye redigeringene dine på siden som redigeringer i stedet for engasjert tekst. For eksempel vises hver sletting som tekst med en gjennomgående gjennomgang. Nye ord du skriver vises i en ny farge (i dette tilfellet grønt).

For hver endring du foreslår, oppretter Google Dokumenter en liten oppsummeringsboks i høyre margin som viser hvem som foreslo endringen og hva er det. Disse sammendragsboksene gir deg og andre redaktører også makt til å godta eller avvise endringene, som jeg dekker mer detaljert senere.

Hvordan dele dokumentet

Hvis du vil motta foreslåtte endringer fra andre mennesker, må du først dele dokumentet ditt og aktivere redigering. I det øverste høyre hjørnet på skrivebordet klikker du på den blå deleknappen. På mobil er alternativet i innstillingene under Del & eksport. Du kan dele dokumentet med bare personer du velger, eller ved å generere en kobling som synliggjør dokumentet for alle som har koblingen.

Her er den viktigste delen: Du må gi samarbeidspartnerne redigeringstillatelse. Velg Kan redigere fra det aktuelle alternativet.

Når samarbeidspartnerne dine mottar dokumentet, bør de sjekke at de foreslår i stedet for å redigere, slik at alle kan se endringene. Når team jobber på denne måten ofte, vil alle være vant til å se endringene sine på skjermen og vil umiddelbart vite om Suggesting ikke er aktivert. Hvis folk er ukjente med å spore endringer, kan det hende du må minne dem på.

Slik bruker du kommentarer

En vanlig regel for redigering (som alle bryter hele tiden) er å aldri skrive inn i dokumentet noe du ikke vil ha publisert. Legg for eksempel aldri en vits som plasseringstekst, og skriv aldri en kommentar på linje. Spørsmål og lengre tanker for diskusjon hører som kommentarer.

For å legge til en kommentar, se etter ikonet i verktøylinjen som ser ut som en taleboks med et plussmerke i midten. Alternativt kan du utheve litt tekst og en kommenteringsknapp vises i høyre margin. Klikk på den, så kan du legge til kommentaren din.

Kommentarer vises i høyre margin sammen med alle andre sporede endringer. Samarbeidspartnere kan svare på kommentarer, som lar deg ta en diskusjon rett i dokumentet om endringene du kan gjøre.

Hvordan godta, avvise og løse kommentarer

Når alle forslagene er inne, kan den som har det endelige ordet om arbeidet lese gjennom dokumentet og godta eller avvise endringene.

For kommentarer har du et alternativ til å "løse" hver enkelt. Å løse en kommentar sletter samtalehistorikken permanent og for alle, så sørg for at saken virkelig er løst før du trykker på den knappen.

Hva ser andre mennesker?

Noe å huske på når du foreslår endringer og kommenterer et dokument, er hva andre ser om de har tilgang til den samme filen. For eksempel, med mindre de har valgt bort, mottar forfatteren eller forfatterne som kommer fra, en e-postvarsel om hvert eneste forslag du kommer med og kommenterer du legger til i nær sanntid. Dette betyr at hvis noen foreslår en redigering og deretter ombestemmer seg, ser forfatteren fortsatt det opprinnelige forslaget via e-post. Det er en styggedom.

Jeg anbefaler på det sterkeste å deaktivere disse varslene, spesielt hvis du synes redigeringsprosessen er vanskelig. I stedet for å plage deg selv med kunnskapen om enhver liten tanke som krysser redaktørenes sinn, kan du gå til Google Drive, klikke på tannhjulikonet og velge innstillinger. Kontroller at begge boksene ikke er merket av under Varsler.

Slik bruker du versjonshistorikk

Et annet verktøy som ikke strengt tatt er en del av Suggesting, men som likevel er nyttig for skriving og redigering av samarbeid, er Versjonshistorikk.

Se under Fil> Versjonshistorikk. To alternativer vises: Navn på gjeldende versjon og Se versjonshistorikk.

Du kan bruke Navn nåværende versjon for å lagre en kopi av filen din før du åpner den for andre personer for redigering. På den måten, hvis noe går galt, som en samarbeidspartner glemmer å slå på Forslag, kan du raskt og enkelt gå tilbake til forrige utkast.

Det andre alternativet, Se versjonshistorikk, viser tidligere lagrede versjoner av filen merket etter dato og klokkeslett. Du kan endre navnene til noe mer beskrivende hvis det hjelper. Når du ser på tidligere versjoner av filen din, ser du endringer uthevet i en annen farge. Det er et nyttig verktøy for å slå klokken tilbake når du kanskje godtok eller avviste endringer og nå skulle ønske du ikke hadde gjort det.

Hvordan sammenligne dokumenter

Det siste verktøyet som er verdt å nevne, er et nytt som heter Sammenlign dokumenter. Det er under Verktøy-menyen (Verktøy> Sammenlign dokumenter). Med dette verktøyet kan du sammenligne to dokumenter for å se hva som er forskjellig mellom dem. Det er nyttig å finne endringer som ble lagt til (med vilje eller på annen måte) i dokumentet ditt, enten av deg eller noen andre. Denne visningen kan også trekke kommentarer til filene også.

Hvis du samarbeider med en gruppe mennesker som ikke er vant til redigering av grupper, kan du alltid lagre et utkast til arbeidet ditt og sammenligne det med den redigerte versjonen for å sikre at ingen endringer ved et uhell glider av deg.

Flere Google Docs-tips

Det er noen få andre tips som er verdt å vite om du bruker Google Docs ofte. For det første må du være sikker på at du vet hvordan du lagrer Google Dokumenter frakoblet. På den måten vil internettbrudd og andre uventede hendelser ikke forstyrre arbeidet ditt. Du kan også kryptere Google-dokumenter som er lagret i Drive, et annet nyttig tips. Husk å utforske listen over de beste tipsene for Google Dokumenter også.