Video: The Third Industrial Revolution: A Radical New Sharing Economy (Oktober 2024)
E-post er et problem for nesten alle, men spesielt på kontoret skaper det distraksjoner og bruker tid som kan brukes bedre til å utføre faktisk arbeid. Noen mennesker refererer til å sjekke og svare på e-post som "gjør arbeid med arbeid", i stedet for å gjøre arbeidet selv.
Bedriftseiere og ledere kan hjelpe både seg selv og sine ansatte mot å overbelaste e-post på jobben.
Oppfordrer først kommunikasjon ansikt til ansikt. Å få ansatte til å snakke med hverandre når e-post ikke er nødvendig, kan virkelig bidra til å redusere unødvendige e-poster. Ansikt til ansikt-samtaler er også bedre enn e-post for berørte emner, når tone og stemning virkelig betyr noe. Svært få mennesker er like flinke til å formidle følelsene sine på skriftspråk som de er muntlig.
For det andre, bruk et direktemeldingsprogram. For raske spørsmål og svar kan du virkelig ikke slå IM. Noen virksomheter forbyr ansatte å installere slike programmer, men jeg tror de faktisk er en virkelig velsignelse på kontoret. Du kan få direktemeldinger i en frittstående app, eller en som er innebygd i en online forretningsplattform, som Podio, Yammer, Jive. Hvis organisasjonen din bruker Google Apps, kan du alltid bare utnytte Google Talk. Uansett hvilken IM-app du velger, må du sørge for at alle i organisasjonen bruker samme ting. Og hvis IT-avdelingen har begrensninger på hva ansatte kan installere, må du sørge for at teamet vet hvilken IM-app alle skal bruke slik at de kan bekrefte installasjonene.
For det tredje, finn et bedre sted enn e-post for vanlige meldinger. Et tydelig eksempel er når ansatte e-post for å fortelle alle at de er syke, er på ferie eller drar tidlig. Dette er vanlige meldinger som legger til e-post rot, men ikke trenger å gjøre det. En løsning kan være å ha en delt kalender. En annen kan være for en administrativ assistent å holde rede på hvem som er inn og ut, og sende en konsolidert e-post i stedet.
For det fjerde, være en rollemodell på e-post. Hvis du er sjef for et selskap eller en avdeling, må du sørge for at e-postvanene dine gjenspeiler hva du vil at ansatte skal gjøre. Skriv kortere e-postmeldinger når du kan. Snakk med mennesker ansikt til ansikt når det er den riktige kommunikasjonsmåten. Bruk IM, og gjør hva annet du vil at ansatte skal gjøre. Folk vil følge ledelsen, og det er slik du utvikler en bedre selskapskultur rundt e-post.
Tilleggsressurser
For flere tips om å bekjempe overbelastning av e-post, se disse relaterte artiklene:
- Intervju: The Push for Zero Email
- Hvordan kutte ned på uønsket e-post
- Intervju: SaneBoxs Dmitri Leonov på e-postadministrasjon
- 11 tips for håndtering av e-post
