5 Flotte ting tilkoblede skrivere kan gjøre for bedriften din

Presentert av Epson- Moderne virksomheter bruker skybaserte applikasjoner for all slags daglig kommunikasjon og oppgaver, fra online samarbeid til enterprise resource planning (ERP). Ikke bare det, men dagens administratorer og ansatte samhandler med disse tjenestene via smarttelefoner og andre tilkoblede enheter noen ganger oftere enn de gjør på skrivebordet. Så når det gjelder en hverdagslig forretningsprosess som er så grunnleggende som utskrift, hvorfor skal organisasjonen din forbli forankret i en analog tidsalder med lokale utskriftsjobber og sammenfiltrede ledninger?

Alle skrivere med nettverkstilkobling kan koble seg til nettet. For denne artikkelen fokuserer vi på trådløse skrivere som er aktivert for skybasert utskrift, som kan synkronisere en datamaskin, mobil enhet eller nettleseren din til en sky-tilkoblet skriver via en internettforbindelse. For å lære hvordan du gjør dette, er det flere forskjellige måter å koble til og sende sikre filer fra enheten din til en sky-tilkoblet skriver. De beste trådløse skriverne på markedet har en tendens til å bruke en kombinasjon av Wi-Fi, NFC (Near-Field Communication) og sikre virtuelle nettverkstilkoblinger, inkludert tjenester som Google Cloud Print for å sende og skrive ut filer over nettet hvor som helst.

En sømløs tilkoblet utskriftsopplevelse gir en rekke fordeler for bedrifter og deres ansatte. Nedenfor belyser vi fem av de mest betydningsfulle måtene organisasjonen din kan ha nytte av å grøfte den gamle kontorstunen til fordel for en moderne, sky-tilkoblet skriver.

1. Komfort

Det første du vil merke når du setter opp en skriver koblet til Google Cloud Print eller en annen av skytjenestene som tilbys av store skriverleverandører, er at det ikke er noen drivere å installere og konfigurere. Skrivere kommer "skyklare" ut av esken, og mange tjenester kommer også med Android- og iOS-apper for å skrive ut direkte fra smarttelefonen eller nettbrettet. De nettkoblede skriverne eliminerer også behovet for manuelle oppdateringer, automatisk oppdatering av drivere og firmware uten menneskelig innblanding.

Alle filene du skriver ut blir sendt over nettet gjennom den skybaserte utskriftstjenesten, slik at datamaskinen ikke engang trenger å kommunisere med skriveren direkte. Bare logg inn på en maskin eller mobil enhet med en internettforbindelse, logg inn på kontoen din på en gitt skybasert utskriftstjeneste og begynn å skrive ut.

Dette letter også mer praktisk utskriftsinnhold og deling av dokumenter. De fleste skybaserte utskriftstjenester lar deg "dele" tilgang til den sky-tilkoblede skriveren med en annen pålitelig part så enkelt som å dele et online dokument med dem, inkludert muligheten til å administrere delingsrettigheter. Så hvis en uten ansatt eller en klient jobber på kontoret og raskt trenger å skrive ut boardingkortet for hjemreisen, kan du dele tilgang til nettskyskrivere med dem, og de kan skrive ut fra smarttelefonen eller den bærbare datamaskinen.

2. Ekstern tilgjengelighet

Bortsett fra skyklare skrivere, kan skybaserte utskriftstjenester også synkronisere med den eksisterende nettverkstilkoblede skriveren hjemme eller på kontoret. Når enheten din er synkronisert med skyserveren, spiller det ingen rolle hvor du skriver ut eller til og med om skriveren er hundrevis eller flere kilometer unna.

Dette er en stor velsignelse for hjemmekontorarbeidere og teletjenester. Hvis du holder en virtuell presentasjon under et møte ved å bruke en videokonferansetjeneste og vil at alle som sitter rundt konferansebordet skal ha rapporten i hendene, kan du skrive ut kopier av rapporten fra hjemmekontoret direkte til skriveren i hjørnet av konferanserommet. En ansatt som har skrivebordet rett ved siden av skriveren, er ikke forskjellig fra en bruker som skriver ut til den maskinen fra et annet land.

3. Kostnad og energieffektivitet

Tilkoblet utskrift er også en enkel måte å sentralisere og effektivisere bedriftens utskriftsoperasjoner, spesielt for oppstart og små til mellomstore bedrifter (SMB). I stedet for å installere og vedlikeholde flere skrivere som er koblet til nettverket i hele kontoroppsettet, kan bruk av tilkoblet skriver og skytjeneste kutte betydelig på vedlikeholds-, blekk- og tonerkostnader hvis alle maskiner på kontoret skriver ut til en eller to sky-tilkoblede skrivere (i stedet for å ha en skriver for hver datamaskin eller klynge arbeidsstasjoner på kontoret).

Avhengig av organisasjonens størrelse og planløsning, kan det hende du fortsatt trenger flere skrivere. Men spesielt trådløse skyklare skrivere gir deg mye mer fleksibilitet. Jo nyere den tilkoblede skriveren du investerer i, desto bedre vil energibesparende funksjoner være. De aller fleste trådløse skrivere har nå en eller flere strømsparende eller økonomimodus som reduserer den totale utskriftskostnaden og energiforbruket når skriveren ikke er aktivt i bruk.

4. Sikkerhet

Den første innvendingen din IT-administrator vil gi når du vurderer overgangen til skyutskrift er sikkerhet. Folk er naturlig nok mer komfortable med kablede tilkoblinger enn trådløs fildeling og synkronisering når det gjelder oppfatningen av sikkerhet, spesielt når de sender og skriver ut konfidensiell forretningsinformasjon over internett.

Cloud printing har dette dekket ende til ende med HTTPS nettforbindelser, og sikrer dokumenter og filer med SSL-kryptering fra det øyeblikket de blir sendt til det øyeblikket de skriver ut. Filene sitter heller ikke på en server etterpå. Etter at en jobb er behandlet og fullført, blir de tilknyttede dokumentene slettet fra serveren til den skybaserte utskriftstjenesten.

5. Skalerbarhet

Tilkoblede skrivere lar bedriftens utskriftsoperasjoner skalere så raskt som bedriften vokser, fra oppstart eller SMB til store bedriftsorganisasjoner. Google bruker til og med sin skybaserte utskriftstjeneste i egen regi. Når driften skaleres opp og du ansetter flere ansatte eller åpner nye kontorer, kan det å investere i en skybasert tilkoblet utskriftsinfrastruktur spare deg for mye penger på lang sikt.

Det tar også litt av smerten ved å utvide arbeidsstyrken. Tilkoblede skrivere gir IT-administratorer en mindre hodepine å bekymre seg for når du skal sette opp en ny ansattes stasjonære eller bærbare datamaskin, forsyne mobilenheten sin med MDM-programvare eller en vaskeriliste med andre oppgaver som sikrer at brukerens sluttpunkter er sikre og i samsvar med selskapets policy. Når det er på tide å sette opp den ansattes skrivertilgang, fungerer det bare.