6 måter moderne utskriftsteknologi kan hjelpe virksomheten din

Presentert av Epson - Hvis du har relegert skriveren din til back-burner-status, kan det være lurt å gå tilbake for et friskt utseende. Takket være administrert utskrift og grønn utskrift virksomheten vil kunne endre måten dine ansatte nærmer seg utskrift og hvordan du betaler for det. Her er seks spesifikke eksempler for å komme i gang.

Administrert utskrift

Husker du forrige gang du måtte fylle tonerkassetten inn på din laserskriver? Og så forrige gang du så enda en regning for den samme toneren og lurte på hvor det gikk? Det er bare ett eksempel på hva en administrert utskriftstjeneste kan gjøre for deg. Hvis du aldri har hørt betegnelsen, kan du tenke på det som bare en ny utvikling av Software-as-a-Service (SaaS) bortsett fra at dette er Printing-as-a-Service (PaaS). Funksjonene vil variere, men registrer deg for en slik tjeneste, og du kan velge den skriveren som passer for ditt miljø, betale abonnementsavgift og begynne å skrive ut. Alt du trenger å levere er papiret. Abonnementstjenesten vil ta seg av tonertilbehør, skriverproblemer og all den andre hodepinen. I tillegg vil de fleste tjenester også levere disse tre fordelene:

• Utskriftsvurdering: De fleste organisasjoner har ingen anelse om hva utskriftsprosessen egentlig er - hvem som skriver ut, hva de skriver ut og hvor mye de skriver ut. Det er fordi de fleste kontorer ikke bare består av to eller tre standardkontorskrivere per etasje, men også utallige "skyggeprintere" i form av personlige utskriftsenheter som brukere har installert på pultene sine (enten seg selv eller for å støtte noen lite kjent forretningsprosess). Det kan på alvor føre til ikke bare tonerkostnader, men også papir, maskinvare og IT-timer. Når du velger en administrert utskriftstjeneste, må du se etter en som vil sende en spesialist på stedet for å kontrollere antall skrivere du har installert og studere hvordan de brukes. Deretter kan du gjøre denne kunnskapen til en anbefaling om riktig antall og type skrivere organisasjonen din virkelig trenger.
• Granulær styring: Administrerte utskriftstjenester skal være tunge på ledelsen. Se etter tjenester som ikke bare administrerer tilkobling og skriverhelse, men som også sporer kostnader og bruk. Noen kan gi detaljer ned til det individuelle brukernivået. Ikke bare gir dette detaljert informasjon om hvem som skriver ut mest, hvorfor og hvor mye det koster, men det lar deg bruke den informasjonen (sammen med det du lærte under utskriftsvurderingen) til å hele tiden justere og optimalisere utskriftsprosessen, uten å betale mer enn abonnementet ditt.
• Kostnadskontroll med forenklet utskrift: Den mest åpenbare fordelen ved å ansette en administrert utskriftstjeneste er å nyte et forenklet liv. Alle de små hodepineene som sendte deg skurrende til forsyningsskapet eller ringe IT, blir nå håndtert av tjenesteleverandøren. Tilbyderen utnytter typisk avansert og proprietær styringsprogramvare som gir dem den slags kontroll, mens de fremdeles opprettholder en tilstedeværelse utenfor stedet ved å utnytte skyen. Men den samme teknologien har ofte flere fordeler, og det mest bemerkelsesverdige i dette tilfellet er at brukerne dine sannsynligvis vil ha muligheten til å skrive ut til hvilken som helst skriver i abonnementet ditt, uansett hvor de er over internett. For selv en mellomstor stab av salgsveikrigere sparer det ikke bare penger ved faksing, men det gir ekstra fleksibilitet for å få dokumenter til akkurat den personen de trenger å nå, raskere og mer pålitelig.
• Forsterket sikkerhet: Implementering av administrert utskrift betyr også å øke sikkerheten, noe som er avgjørende når du snakker om tilkoblet utskrift. Administrert utskrift kan hjelpe med autentisering og identitetshåndtering samt mer praktiske sikkerhetsfunksjoner, for eksempel PIN-koder eller IP-filtrering.

Bærekraftig utskrift

Bærekraftig utskrift høres ut som et markedsføringssummerord som vil gi liten håndgripelig fordel for bedriften din. Men i praksis hjelper det ikke bare miljøet, men det kan også spare deg for betydelige kontanter. En "grønn" utskriftsløsning som kan hjelpe de fleste bedrifter, men ikke umiddelbart kommer til tankene når du tenker på miljøvennlige fasiliteter, er en multifunksjons- eller alt-i-ett-skriver. Ved å flytte til en slik enhet sparer du ikke bare på strøm (en enhet kontra minst to og ofte tre), men du sparer også på plass og bruk av forbruksvarer. I tillegg, hvis du flytter til en slik enhet gjennom en administrert utskriftstjeneste (som de som er beskrevet ovenfor), vil du ikke bare få den nyeste utskriftsteknologien, men også den siste grønne teknologien. Så langt skriverne går, fordeler det seg i to generelle kategorier av potensielle fordeler:

Toner- og kassettreduksjon: De fleste av de store produsentene med store navn har utviklet nye skrivermotorer de siste årene som har som mål å redusere bruken av toner og blekk, samt redusere eller til og med eliminere antall brukte blekkpatroner som avvikles. på deponier. Canon og Epson har begge patroner, miljøbevisste skriverlinjer, mens Brother, HP og Xerox alle har kassettgjenvinningsprogrammer som kan hjelpe deg med å kaste bort brukte kassetter for mindre innvirkning på miljøet.

Utnytt smartere programvare: Dette er faktisk en sidefordel av en skyoptimalisert utskriftsstrategi. De fleste administrerte utskriftsleverandører vil tilby slike løsninger, men du kan også konfigurere dem hvis du har noen IT-koteletter. Det er ganske enkelt et spørsmål om å kartlegge forretningsprosessene som involverer skrivere til så mye programvare som mulig snarere enn til papir. Har du for eksempel virkelig behov for å skrive ut den innkjøpsordren for regnskap? Eller ville det være like effektivt, om ikke enda mer effektivt, pålitelig og sikkert, at skriveren ganske enkelt genererer en fil som dukker opp i en skylagringsmappe som regnskap har tilgang til? De kan da ganske enkelt åpne den i hvilken programvare de bruker og videreføre forretningsprosessen derfra. Denne typen skift kan ikke bare omfatte skylagring, men også andre applikasjoner, inkludert dokumenthåndtering, CRM (customer relations management), enterprise resource planning (ERP), og til og med e-post eller online samarbeidsprogramvare, for bare å nevne noen. Det kan eliminere aldringsteknologier, spesielt faksing og kopiering, og lar deg legge til et lag med øyeblikkelig organisering og datasikkerhet som papir ganske enkelt ikke kan tilby. Det kan også enkelt og sikkert inkludere mobile enheter og eksterne arbeidere, noe som vanligvis er veldig vanskelig å gjøre med eldre enheter.

Utskrift er muligens ikke den IT-teknologien vi hører mest om, men det betyr ikke at kategorien har sluttet å innovere. Hvis du fortsatt bruker behemoth-kontorskrivere som fordamper toner og tygger gjennom trær, er det på tide å se nærmere på hva som er tilgjengelig i dag. Sett deg ned med folkene i organisasjonen som bruker skriverne dine mest, og kartlegg nøye hvorfor og hvordan disse enhetene brukes. Så matcher du det skriverprodusentene tilbyr i dag i forbindelse med skytjenester og SaaS-baserte forretningsapper. Du kan bli sjokkert over hvor mye mer effektiv virksomheten din kan drive, samtidig som du sparer betydelige penger.