Gjennomgang og vurdering av Aceproject

Når vi velger et prosjektstyringsverktøy, ser vi etter online apper med et stort utvalg av funksjoner, jevn og rask brukeropplevelse og høy verdi. AceProject er ikke spesielt rask eller rik med funksjoner, men den har gode bein og er et rimelig tilbud for små lag. Det er steder hvor du vil se nøye på detaljer, for eksempel i hvor mye informasjon du kan legge til en hvilken som helst oppgave, eller en nydelig Save And… -funksjon som øker produktiviteten. Men AceProject hopper over noen aspekter ved prosjektledelse som er essensielle for mange team, for eksempel en kalender og en chatteboks i appen. Det er litt bedre enn gjennomsnittet, men det slår ikke PCMags to anbefalte redaktørvalg, som tilbyr små bedrifter mer i funksjoner og verdi: Teamwork Projects og Zoho Projects.

Et annet arbeidsstyringsverktøy tjente PCMags Editors 'Choice, selv om det er mer egnet for mellomstore til store organisasjoner som ønsker å endre måten de jobber fullstendig på. LiquidPlanner er et fantastisk alternativ, men det krever total innkjøp og mye trening for å høste fordelene fullt ut.

Priser og planer

I likhet med mange plattformer for prosjektledelse, tilbyr AceProject forskjellige nivåer av tjenester som passer behovene til ulike team og budsjetter. Det mest grunnleggende nivået kalles passende Basic, og det er gratis å bruke for fem brukere som jobber med to prosjekter om gangen, med en grense på 50 aktive oppgaver om gangen og 1 GB lagringsplass. Andre begrensninger inkluderer ingen API for utviklere, FTP-tilgang eller daglige sikkerhetskopier (alle betalte kontoer har disse funksjonene). Den største advarselen om gratiskontoen er at den blir slettet hvis det ikke er aktivitet på den i 30 dager.

Blant de betalte kontoene er de eneste forskjellene, bortsett fra pris, i antall brukere, prosjekter og oppgaver som støttes, og hvor mye plass som er tildelt. Funksjonsmessig er de alle de samme.

AceProject's standardplan koster $ 19 per måned for 10 brukere å administrere 10 prosjekter med opptil 1 000 aktive oppgaver på 5 GB lagringsplass. Det er litt uvanlig at en prosjektledelsesapplikasjon setter en grense for antall oppgaver. Disse to første tjenestegradene er fine for veldig små bedrifter, men begrensningene vil sannsynligvis være for alvorlige for de fleste organisasjoner.

Neste nivå opp, kalt Advanced, blir kvitt begrensningen i antall oppgaver. Det koster $ 39 per måned for 25 brukere, 25 prosjekter og 10 GB plass. En sølvnivå koster $ 59 per måned for 50 brukere, 50 prosjekter og 15 GB plass. Toppnivået, Gold, koster $ 99 per måned for ubegrensede brukere og prosjekter, og 20 GB plass.

Hvis alle disse valgene lar hodet spinne, kan du se på en prosjektledelsesplattform med færre alternativer. Comindware Project, for eksempel, belaster $ 9, 99 per bruker per måned eller $ 99, 99 per bruker hvis du betaler for et år på forhånd, uten forvirrende planer om å vade gjennom. Det er bare to alternativer med Comindware: La selskapet være vertskap for kontoen din i skyen, eller være vert for den på dine egne servere. Uansett er prisen den samme, og den er en av de laveste du finner.

Generelt er gebyrstrukturen per bruker per måned ofte en indikator på at et program er bedre egnet for større organisasjoner enn veldig små. Andre prosjektledelsesplattformer med en lignende prisstruktur inkluderer LiquidPlanner (fra $ 29 per bruker per måned), Clarizen (fra $ 45 per bruker per måned) og den virksomhetsfokuserte Workfront (ca. $ 30 per bruker per måned, avhengig av oppsett).

Noen prosjektstyringsplattformer krever en flat månedlig rate for et ubegrenset antall brukere i stedet. Disse inkluderer Zoho Projects ($ 50 per måned for en rimelig sammenlignbar plan) og Teamwork Projects (som koster $ 49 per måned for en lignende plan). For små lag er disse alternativene sannsynligvis mye mer attraktive. Til de prisene lar Zoho deg styre 50 prosjekter og Teamwork tilbyr 40.

Gratis alternativer for prosjektledelse eksisterer, men de har vanligvis begrensninger. Teamwork Projects tilbyr en gratis konto, men den støtter bare to prosjekter. Zoho Projects og ProofHub tilbyr en gratis konto, men de støtter bare ett prosjekt. Volerro tilbyr også en gratis konto, men det følger ikke med noen analyser.

Starter

Når jeg så på AceProject for første gang, fikk jeg følelsen av at det var en produkt-over-form slags produkt. Det er ikke vakkert, men det er greit. Du kan endre tema hvis du blir lei av aksentfargene. Du kan også tilpasse dashbordet som du ser når du først logger inn for å vise en oversikt over oppgaver, bare oppgavene dine, prosjektsiden du var i forrige gang du var logget inn, og så videre. Når du setter opp en konto, velger du en tilpasset URL, så har du "CustomName.aceproject.com" eller et lignende sted å logge på.

Jeg hadde ikke problemer med å invitere nye brukere til å bli med på prosjektene mine, men jeg synes det var forvirrende å være på den andre siden. Jeg forventet å motta et e-postvarsel som ber meg gå til AceProject-nettstedet og opprette en pålogging. Det er slik de fleste prosjektledelsesapper fungerer. Jeg har imidlertid aldri fått en slik invitasjon fra AceProject. Etter å ha ventet på en dag, i tilfelle det var forsinkelser via e-post, gikk jeg rett og slett til URL-en og tilbakestil passordet. Det virket som om e-postadressen min var i systemet, men jeg har aldri mottatt en invitasjon. Jeg gjorde dette med tre forskjellige adresser. Ingen av dem fikk beskjed.

Når jeg hadde opprettet noen få kontoer, tilpasset jeg brukerkontoer og startet med å lage et dummy-prosjekt. AceProject gir mange alternativer når du setter opp et nytt prosjekt. Du kan bruke en mal for prosjektet eller opprette en ny fra bunnen av og sette et budsjett enten i tid eller penger. En detalj jeg liker er at det er en Lagre og… -funksjon når du oppretter et nytt prosjekt, slik at etter at hver del av installasjonen er fullført, kan du lagre den og gå til neste ting du vil gjøre, enten det er å lagre og invitere brukere eller lagre og se oppgavegrupper .

Oppgaver og detaljer

Hver oppgave kan ha en mottaker, forfallsdato, notater, estimert tid, prioritetsnivå og mer. Faktisk kan du legge til mange detaljer til AceProject-oppgaver. For eksempel kan du tildele en oppgave til et team i stedet for til en person. Du kan merke det som en viss type oppgave, for eksempel tillegg, korreksjon, forbedring, problemstilling eller endring. Du kan til og med tilordne noen som korrekturleser til oppgaven å se over etter at hovedansvarlig har fullført den.

Det du imidlertid ikke kan gjøre, er å tilordne noen arbeid på et bestemt tidspunkt på døgnet, noe som kan være viktig for team som jobber på trange frister. Du kan heller ikke gå inn i et møte, som også vil ha en tilknyttet tid, som en oppgave i et prosjekt. Noen ganger er møter oppgaver i seg selv og er en rutinemessig del av en prosjektmal.

Det er ingen milepæler i AceProject, men du kan gruppere oppgaver sammen, og du kan opprette avhengigheter mellom oppgavene. Jeg var litt forvirret over hvordan man oppgir avhengigheter. Jeg la til en forgjengeroppgave, men det var ikke noe alternativ å gjøre den nye oppgaven til en etterfølger. Jeg hadde ingen problemer med å skape avhengigheter så lenge jeg la til en forgjenger, noe som betydde at jeg måtte tenke på hva som måtte skje før oppgaven jeg redigerte skjedde i stedet for handlingsserien som bare kunne skje etter at var fullført. Med andre ord, jeg måtte bakover.

En fin touch er at du kan se alle privilegiene, basert på den tildelte rollen din, i innstillingene. Hvis du vil gjøre noe i AceProject og finner at du ikke kan, er det en god idé å sjekke nøyaktig hvilke privilegier du har før du erklærer at noe i produktet er ødelagt.

For å laste opp filer er det dra-og-slipp-støtte, men det er tregt og krasjet da jeg prøvde det. Å velge filer manuelt fungerte mye bedre. Sider lastes ganske sakte generelt på AceProject. Funksjonaliteten er alt der, men hastigheten og påliteligheten trenger arbeid.

Dypere funksjoner

AceProject tilbyr Gantt-diagrammer, som du kan tilpasse, så vel som noen få forskjellige typer rapporter, for eksempel for utgifter, tid og personlig arbeidsmengde. Det er annen statistikk du kan drifte deg inn i som gir en oversikt over hvor mange oppgaver hvert teammedlem blir tildelt, og hvor mange timer med arbeid hver person har på sin plate.

Det er en tidtaker for å holde oversikt over hvor mange timer du bruker på forskjellige oppgaver, men mens den kjører, kan du ikke bruke AceProject. Jeg antar at det er en sunn påminnelse om at du må slå av tidtakeren før du kommer tilbake til AceProject og sjekker av en oppgave, men det er ille hvis å laste opp kommentarer og filer til prosjektstyringsplattformen er en del av arbeidet du vil telle.

Noen prosjektstyringsverktøy, for eksempel Wrike, har lite grafer og diagrammer i hjørnet av skjermen som gir deg et helhetsbilde av prosjektets helse. Er mange oppgaver forfalte? Går fremgangen som forventet? Blir ikke kritiske oppgaver fullført i tide? AceProject har ingen av disse visuelle funksjonene innebygd i grensesnittet, noe som er synd fordi de er veldig nyttige. Du kan få mye av den samme informasjonen fra rapportene, men det er ikke det samme som å ha dem foran og midt.

Jeg liker at du i AceProject kan laste opp filer til plattformen, og de vises i et forhåndsvisningsbildefremvisning som lastes ganske raskt. Men du kan ikke merke filene for å kommentere dem fra webgrensesnittet. Hvis du leter etter den slags funksjoner, har Mavenlink en som heter Smart Snips, som lar deg gi markerte kommentarer til opplastede filer. Du kan tegne en boks rundt et avsnitt du vil diskutere og legge til en kommentar. Volerro har også markeringsverktøy, selv om de er ganske rudimentære sammenlignet med Mavenlinks.

Selv om du kan diskutere prosjekter og oppgaver ved å legge til kommentarer til dem, er det ingen andre mellomrom i AceProject å ha samtaler. Jeg henviser her til chattebokser i appen, så vel som fora eller diskusjonsfora. Mange prosjektstyringsapper inkluderer dem. Comindware har for eksempel diskusjonsfora, kalt Rom, der team kan ha samtaler som kan være litt tangensielle for et bestemt prosjekt eller oppgave, men som gjelder virksomheten eller driften for øvrig. Zoho Projects har tekstprat og live videochat, som virkelig kan bidra til å fremme kommunikasjon mellom eksterne lagkamerater. Clarizen, Volerro og ProofHub har en standard chatboks inkludert. Teamwork Projects tilbyr en egen desktop-app for chat gratis, men den er ikke i samme vindu som arbeidsområdet, slik det er i Zoho Projects.

Hvis bedriften din allerede har en app for teamprater, for eksempel Slack eller HipChat, kan du integrere den med AceProject, men bare hvis du bruker API-er. Det er ikke en enkel måte å koble tjenesten til denne typen samarbeidsprogramvare hvis du ikke er programmerer.

Apper og tilleggsutstyr

Lag med en mobil arbeidsstokk vil kanskje vite at AceProject har native apps for Android, iPhone, iPad og Windows Phone. Du kan også få tilgang til appen fra hvilken som helst mobilnettleser. Mobilappene er best egnet for raske handlinger, for eksempel å se på oppgaver, legge til kommentarer, legge inn arbeidstid og sjekke av fullførte oppgaver.

Det er ingen plug-and-play-integrasjoner, for eksempel muligheten til å koble til et eksternt lagringssystem som Dropbox, Box eller Google Drive. Men du kan opprette tilpassede integrasjoner fordi det er API-tilgang for utviklere for betalte kontoer. Gratis kontoholdere får ikke API-tilgang.

Ikke alle virksomheter som trenger en prosjektledelsesapplikasjon har et team av utviklere som er klare til å bygge integrasjoner. Når det er tilfelle, er det nyttig å stole på Zapier, et tredjepartsverktøy som gir deg et enkelt brukergrensesnitt for å lage integrasjoner mellom systemer som ikke innfødt støtter hverandre. Dessverre er AceProject ikke i Zapier-nettverket, selv om det er mange andre prosjektledelsesapper. Noen få eksempler er Clarizen, LiquidPlanner, Mavenlink, Teamwork Projects, Wrike og Zoho Projects.

Litt bedre enn gjennomsnittet

AceProject er et rimelig alternativ for prosjektstyring, selv om det ikke er det mest avanserte systemet du vil finne. Selv om det er en pålitelig løsning, er den ikke spesielt glatt. Jeg liker at hver rekke tjenester har det samme funksjonssettet, og den eneste virkelige forskjellen mellom planene er antall prosjekter, personer og lagringsplass som støttes. Totalt sett sitter den litt til høyre for midten på klokkekurven: litt bedre enn gjennomsnittet.

En liten bedrift vil sannsynligvis høste mer verdi og ha en morsommere prosjektledelseserfaring i en app som er litt mer sofistikert. Zoho-prosjekter og teamarbeid-prosjekter er våre anbefalinger for små team, mens LiquidPlanner er vårt foretrukne valg for større organisasjoner som administrerer mange prosjekter.